برنامه ریزی به معنای تعیین ، پیش بینی و طراحی فعالیت ها و اقدامات آینده سازمان است .
1-1 به فرایند تدوین تمهیدات یا روش پیگیری یا انجام کار برنامه ریزی گفته می شود .
1-2 برنامه ریزی عبارت است از تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهائی باید انجام شود.
1-3 برنامه ریزی عبارت است از تصور و طراحی وضعیت مطلوب و یافتن و پیش بینی کردن راهها و و سایلی که نیل به آن ها را میسر می سازد.
1-4 برنامه ریزی عبارت است از طراحی برای تغییر یک شئی یا موضوع خاص ، بر مبنای الگوی پیش بینی شده.
اهداف برنامه ریزی :
1- افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیتها
2- افزایش منفعت اقتصادی از طریق مقرون به صرفه کردن عملیات
3- متمرکز شدن بر روش های دست یابی به هدف و احتراز از انحراف از مسیر
4- مهیا ساختن ابزاری برای کنترل
******** برنامه ریزی ماهیتی پویا دارد. *********
در برنامه ریزی توجه به چهار ضابطه یا معیار ضروری است. که عبارتند از:
1- وحدت (Unity) : اقدامات یک برنامه بگونه ای با یکدیگر هماهنگ شوند که یک واحد متشکل را بوجود آورند.
2- انعطاف (Flexibility):گروهی از فعالیت ها و اقدامات باید بر اساس شرایط غیر قبل پیش بینی محیط تغییر کنند یا اینکه با آن تطابق یابند.
3-استمرار یا مداومت (Continuity): فعالیت ها باید استمرار داشته باشند و دچار رکود و توقف نشوند.
4- دقت (Precision): دقت در پیش بینی فعالیت ها و در وضعیت ها و همچنین دقت در طراحی اقدامات موجب کاهش ریسک و به اشتباه رفتن برنامه می شود.
برخی از مسائل ما در برنامه ریزی:
- نداشتن هدف مشخص
- رعایت نکردن الویت های کاری
- نداشتن برنامه معین
- نداشتن مهارت تصمیم گیری درست در نظر نگرفتن عادت ، توانایی ها ، و خصوصیات فردی خود در هنگام برنامه ریزی
- قبول مسئولیت فراوان
- بدخلقی و عدم تسلط بر ضعف در برقراری ارتباطات موثر با دیگران
- عجله کردن
- بی نظمی
- کار امروز را به فردا انداختن
- تنبلی و بدون دلیل وقت را تلف کردن
- ترس از نه گفتن
- کاغذ یاداشت نا مرتب
- زیاد از حد به جزئیات توجه کردن
ولی اینها تنها چند مورد بود . که ما به شناخت آنها می پردازیم . گام بعدی ما این است که با چه عملکرد و راهی به حل آنها بپردازیم.
راستی در مورد تفکر اجرایی صحبت کردیم، ولی خوبه یک گذری به انواع تفکر هم بزنیم.
میدانید چند وقت پیش به مسئله جالبی دیدم در نشریه ای تحت عنوان " جک اندیشی "
در مورد اینکه در جک چه چیزی است . چه دلیلی باعث خنده می شود .و اینکه عمومآ در جک منطق خاصی وجود دارد .و جک ها غالبآ حاوی نوعی خاصی از شیوه تفکری اند. و اینکه طراحان آن از هوشمندی خاصی برخوردارند که سایر مردم احتمالآ از آن بی نصیب یا کم نصیب اند. ولی مشکل در اینجا است که طراحان آن در یک مسیر مشخصی قدم بر نمی دارن . و اینکه از این شیوه تفکر آشنا نیستن . و به صورت عمیق به آن نمی پردازن.
و در این مقاله به دسته بندی جک می پردازد . که خیلی جالب آن را تقسیم بندی می کند. و این نشریه در مورد تفکر است و انواع تفکر را در قالب مقالات سیاسی و مدیریتی آموزش می دهد .
راستی اسم نشریه یادم رفت نشریه تفکر متعالی
نتیجه : این که جک ها غالبآ نوعی خاصی از شیوه تفکر هستن .
و خوبه به جک ها از جنبه دیگر آن هم توجه کنیم . و به صورتی نوعی دیگر هم به جک نگاه کنیم . که در این صورت هم می خندیم و هم از آن یک درسهایی دیگر هم می گیریم . و هم یک جریان هدفمند را ایجاد می کنیم .
با سپاس منتظر نظرات شما در مورد جک و ارتباط آن با تفکر هستم .
و اگر هدفی را دنبال نمی کنید . از انجام برنامه ریزی هم معاف خواهید بود و اگر در کارهای تان محدویت زمان و هزینه ندارید ، موضوع کنترل را فراموش کنید .
در این پست به ضرورت برنامه ریزی و این که اهمیت آن برای مدیران و.. می پردازیم
اهمیت و ضرورت برنامه‌ریزی
رشد و توسعه وضع موجود و به ویژه حل مسائلی که در مقابل هر جامعه و هر سازمان قرار دارد ، مقتضی روشها و راه حلهایی منطقی و عملی و بنابراین مستلزم مدیریت برنامه ریزی است ، لزوم این امر در کشور های در حال توسعه دو چندان می شود .
به طور کلی بسیاری از سازمانها نیز نمی دانند که در امر مشارکت خود در جامعه و ادارۀ امور چه باید بکنند و چه وظایفی عهده دارند .
بی برنامه گی علاوه بر تضاعف سازمانی ، موجب تداخل امور ، دوباره کاری ها ، اتلاف وقت ، اسراف بودجه و اختلاف و مبارزه مداوم بین اعضاء و واحدها و به اصطلاح کاغذ بازی های بی مورد مخصوصاً اسقاط تکلیف از خود و ارجاع آن به دیگران می گردد .
سازمان یا به طور کلی یک دستگاه دولت و به تبعیت از آن جامعه و کشور متبوع آن به فاجعه تعدد مراکز تصمیم گیری گرفتار می آیند و نهایتاً این گونه ملوک الطوایفی سازمانی ، جز به یک جنگ بین سازمانی داخلی ختم نمی گردد .
نیروی کار غیرمتخصص اگر مهمترین عامل رشد توسعه منفی نباشد ، یکی از مؤثرترین عوامل به شمار می رود . اما به فرض اینکه نیروی انسانی با پیش بینی و اقداماتی صحیح برگزیده شده باشد ، اگر بر طبق برنامه، یعنی تخصص ، وظیفه ، زمان ، شرایط کار به ویژه مزد و پاداش عادلانه مشغول نباشد ، بازدهی لازم را ارئه نمی دهد .تبعیض در تقسیم کار و امکانات بین کارکنان ، حس برابری و برادری آنان را زایل ساخته ، در مواردی به مقاومت در مقابل سازمان ، کم کاری ، بی کاری و حتی کارشکنی و خراب کاری در سایر امور می انجامد . غالباً غیبت یا تعلل فقط یک نفر از کارکنان کافی است تا تحقق فلان وظیفه سازمانی را در مخاطره قرار دهد و چه بسا عملاً آن را متلاشی کند . سلسله مراتبی که اسماً وجود دارد رسماً رعایت نمی گردد با همین که در بی برنامگی از ایفای نقش اصلی خود باز می ماند ، به شک و تردید کشیده می شود.
بدون برنامه ریزی ، تعیین هدف ها ، راه ها و تدارک وسایل رسیدن به آنها ، تقریباً هیچ گاه نمی توان به ارزیابی واقعی و صحیح مدیریت و کارکنان یک سازمان پرداخت . چون فی الواقع معیارهایی عقلانی در چند و چون کار کردن و کنترل آنان بر قرار نشده است .
نهایتاً در شرایط نبودن برنامه و اجرای آن ، حل هر مسأله ای چون بنا به برنامه و بدین ترتیب آینده نگری و پیش بینی صورت نمی گیرد ، غالباً به مسایلی جدید منتهی می گردد که چه بسا هر مسأله ای از آن ها خطیر تر از مسأله اولیه است .
فایده برنامه ریز این ست که با وجود آن و اجرای آن ، هیچ چیز به قدر و اقبال واگذار نمی شود . گزینش راه کلی عملیات ، راه انجام دادن هر عمل و حتی راه انجام دادن هر فعالیت ، سازمان را در موقعیتی منطقی و مناسب در رسیدن به هدف های خود قرار می دهد به وسیله می تواند به فعالیت عقلانی و عملی وظایف خود همت گمارد .
برنامه ریزی عملیاتی ، انتخاب راهی است که با طی آن می توان به هدف های مورد نظر دست یافت . ضمن برنامه ریزی می توان نزدیک ترین ، به صرفه ترین ، مناسب ترین راه ها را شناخت و از میان آن ها بهترین راه را انتخاب کرد . اولویت ها را نیز می توان از قبل ، مشخص ساخت و هر موضعی را پیش بینی کرد . مسلما ً پیش بینی آینده فقط تا حدودی و آن هم به سختی امکان پذیر است . اما با برنامه ریزی می توان به کارها جهت داد و از سرگردان بودن نیرو ها جلوگیری کرد . برنامه ریزی از لحاظ نیروی انسانی و به طور کلی اعضاء یک سازمان یا یک جامعه ، به معنی تعیین تکلیف هر عضو می باشد .
تنها برنامه است که می تواند به مجموعه آنها کلیت داده با وحدت بخشی نظم و آهنگ ( سیستماتیک ) ،از تفرقه و اختلاف بین آنها جلو گیری کند .
ضمن برنلمه ریزی عملیاتی ، اشتباهات احتمالی در بر آورد نیاز ها و تعیین هدف ها آشکار شده مدیران مسئولان می توانند بلافاصله با تجدید نظر در بر آورد نیازها و انتخاب هدفها ، از اتلاف وقت و اسراف بودجه ای که ممکن بود بدون برنامه ریزی بوجود آید جلوگیری کنند ، یا لا اقل آن را تعدیل کنند .
نتیجه :
برنامه عملیاتی ، معیارهایی به دست می دهد تا بتوان به توسط آنها به کنترل و ارزیابی پرداخت و در واقع بدون اجرای برنامه عملیاتی ، تقریباً هیچ گاه امکان ارزیابی و کنترل کار و فعالیت ها به صورت صحیح و منظم ( سیستماتیک ) وجود ندارد .
منابع :
1- اصول موفقیت و خردمندی
2- اصول مدیریت
3- اینترنت
- در پست قبل در مورد تعریف تفکر اجرایی و رابطه تفکر اجرایی و نقش آنها صحبت شد ولی بعد از بیان تعریفها و بیان برخورد اجرایی ما وارد مبحث برنامه ریزی می
شویم .
و در این پست به این مطالب خواهیم پرداخت .
1) تعریف برنامه ریزی
2) برنامه
3) کارایی برنامه ها
تعریف برنامه ریزی :
برنامه ها ، برای دستیابی به هدف های از پیش تعیین شده روشی عقلانی فراهم می آورند .
برنامه ریزی فراگرد فکری دشواری است که لازم می سازد تا آگاهانه راه های کنش را تعیین کنیم و تصمیم های خود را بر پایه هدف ، شناخت و بر آورده های سنجیده استوار سازیم .
برنامه ها :
برنامه ها مجموعه هایی هستند از هدف ها ، خط مشی ها ، روش های کار ، دستورها ، تعیین کار ویژه ، گامهایی که باید برداشته شود ، منابعی که باید به کار بسته شود ، و دیگر عناصر لازم برای اجرای یک کنش شناخته و معلوم .
یک برنامۀ اولی ممکن است چندین برنامۀ کمکی را بایسته سازد . باید برنامه ای با جزئیات لازم فراهم گردد.
باید پیش از آنکه هواپیماهای تازه به کار انداخته شوند طراحی شده به اجرا در آیند . افزوده بر آن همۀ این برنامه ها به هماهنگی و زمانبندی نیاز دارند ، زیرا شکست هر بخشی از این شبکه برنامه های پشتیبانی ، به معنی تأخیر در آغاز کردن برنامۀ عمدۀ شرکت و هزینه های غیر ضرور و از دست دادن در آمدها است .
برنامه بگونۀ معمول یک جزء از یک نظام پیچیده برنامه ها است که به برخی از برنامه های آن نظام بستگی دارد و برخی دیگر از آنها اثر می گذارند . این به هم پیوستگی ، برنامه ریزی را بسیار دشوار می سازد .
پی آمدهای برنامه ریزی سست یا نا بسنده به ندرت به صورت مجزا دیده می شود ، زیرا
نیرومندی برنامه به نیرومندی سست ترین جز آن برنامه پیوسته است .
یک روش کار یا دستور به ظاهر کم اهمیت اگر نادرست باشد ، می تواند یک برنامۀ مهم را به شکست بکشاند . هم آهنگ کردن برنامه ریزی نیاز به مهارت مدیری بسیار نمایان دارد . این کار به راستی به کاربرد بسیار جدی اندیشه و کنش نظام گونه نیاز دارد.
کار آیی برنامه ها :
ما کار آیی یک برنامه را از راه یاریهایی که آن برنامه در دستیابی به غرض و هدف های سازمان می کند در برابر هزینه ها و دیگر عواملی که برای تنظیم و اجرای آن به کار برده می شوند می سنجیم .
یک برنامه می تواند دستیابی به هدف ها را آسان سازد ،
ولی با یک هزینه بالای غیر ضروری . برنامه ها زمانی کار آمد هستند که با هزینه ای معقول دستیابی به هدف را ممکن سازند ، هزینه ای که تنها در قالب زمان یا پول یا ساخت اندازه گیری نمی شود ، بلکه میزان خشنودی فردی گروهی را نیز به حساب می آورد .
برنامه حتی می توانند دست یافتن به هدف ها را ناشدنی کنند ، هرگاه این برنامه ها گروه بسنده ای از مردم درون سازمان را نا خشنود یا نا شاد سازند . برنامه ها ی پرورش کار کنان به شکست انجامیده اند . از آن رو که گروه بی آنکه به درستی برنامه ها خرده گیری کند ، از روش هایی که به کار بسته می شد نفرت داشتند .
برنامه ریزی
مسؤلیت های مربوط به برنامه ریزی در یک تشکل غیر دولتی درست پس از آنکه تکلیف مأموریت سازمانی روشن شد، آغاز می گردند. به عبارت دیگر پس از تعیین جهت فکری و آرمان های کلی یک مجموعۀ سازمند، نوبت به گذار از مرحلۀ جهان بینی به تعیین روش های اجرائی سودمند و قابل دستیابی می رسد. همان گونه که گفته شد، مأموریت و آرمان سازمانی قرار است علت وجودی تشکل مورد بحث، وجه تمایز اش نسبت به سایر نهادهای مشابه، نوع آن و نظام ارزشی که بدان پایبند است را تعیین نماید. موارد مذکور معمولاً به صورت تلویحی از طریق تعیین راهبرد ها، راهکار ها و در نهایت اهداف سازمانی در سه محدودۀ زمانی بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت، بیان گردیده و به عرصۀ عمل در می آیند. معمولاً در نتیجۀ دستیابی به این مدارج است که تشکل ها از گذرگاه تأسیس عبور نموده و به عرصۀ حیات و کارائی می رسند. بدیهی است که راهبرد ها، راهکار ها و اهداف یک سازمان ممکن است بر اساس نوسان شرایط در محیط کاری و یا گذشت زمان دستخوش تغییرات شوند. به همین جهت، هر سازمانی نیازمند آن است که بطور منظم به بازنگری، اصلاح و به کارگیری این محصولات سه گانۀ برنامه ریزی سازمانی اش بپردازد. به انجام رساندن این بخش از کار، تشکیل دهندۀ یکی دیگر از وظایف اصلی مدیریت در هر مؤسسه ای است.
به طور کلی، می توان وظایف مربوط به برنامه ریزی را در به انجام رساندن سه کار کلی تقسیم نمود. نخست آنکه بایستی مقصودی برای برنامه ریزی تعیین شود. این مقصود می تواند به طور مجازی، توسط هدف یا آرمانی دور دست بازگوئی شده و مستند سازی گردد. در گام بعدی معمولاً بایستی به شناسائی و ارزیابی مسیر های مختلف برای دست یازیدن به مقصد یا مقصود تعیین شده، پرداخته شود. این به معنی توسعۀ گزینه های متفاوت برای انتخاب است. در پایان نیز نوبت به انتخاب از میان گزینه های مطرح شده می رسد. بدین ترتیب ، روش صورت بندی کلی برای رسیدن به برنامه های متفاوت شکل گرفته و می تواند در مقیاس های بسیار گسترده و در مورد بسیاری از شرایط به کار گرفته شود. حال همان گونه که اشاره شد، سطوح متفاوتی که در آن از روش صورت بندی مطرح شده برای برنامه ریزی استفاده می شود، نوع و ویژگی های مربوطه به خود را می طلبد و این خود منجر به تعریف انواع برنامه ریزی خواهد گردید.