فناوری اطلاعات
عدم تطابق با نیازهای واقعی کسب و کار یا از بین رفتن این تطابق به مرور زمان
عدم توانایی تغییر مداوم، همراه با ذائقه مشتریان
وقوع افزونگی اطلاعات در سازمان ها
وابستگی سازمان به سامانه ای خاص و در حالت بدتر به تولید کننده آن
افت انعطاف پذیری سازمان در قبال نیاز به تغییر رویه های کسب و کار
تولید سامانه هایی با قابلیت مشابه
افزایش هزینه های تولید، توسعه و نگهداشت
عدم تمایل مدیران به ادامه تولید و توسعه سامانه های اطلاعاتی
تبدیل سامانه های تولید شده به دکور
مهمترین چالش: تغییر و پویایی فرایندهای سازمان
سیستم های اطلاعاتی نمی توانند با سرعت ایده پردازی انسانها تغییر کنند
معرفی BPMS
مدیریت فرآیند کسب وکار
یک روش و سیستمی برای تعریف، مدیریت، تحلیل و بهینه سازی فعالیت ها می باشد.
BPM
پاردایمی است مرکب از مفاهیم مدیریتی و فناوری اطلاعات
BPMS
نوع خاصی از نرم افزار می باشد که از تمام چرخه عمر فرآیندهای کسب وکار پشتیبانی می کند.
تئوری های مدیریتی
مدیریت کیفیت جامع
شش سیکما
مهندسی کسب و کار
تفکر سیستمی
+
تکنولوژی های مدرن
توسعه نرم افزارهای کاربردی
یکپارچه سازی سیستم ها
معماری سرویس گرا
مدیریت گردش کار
مدیریت تراکنش های اطلاعاتی
XML and Web Services
BPM =
تنها اصل ثابت در عصر جدید ضرورت تغییر است.
عینیت بخشیدن به BPM با کمک فناوری اطلاعات
تا یک ده گذشته فناوری ها این توانایی را نداشته است که خود را کاملا با شرایط واقعی فرآیندهای سازمانی وفق دهد و نیاز به نوعی از سیستم ها برای پیاده سازی BPM مدتها احساس می شد.
سیستم های مناسب برای BPM باید این ویژگیها را داشته باشند:
رویکرد و ساختار افقی(فرایندی) داشته باشند (بجای رویکرد عمودی – وظیفه ای)
قابیلت تغییر و انعطاف بالائی داشته باشند (به دلیل تغییر مداوم کسب و کار)
در سطح کل سازمان به کار گرفته شوند (چون فرایندها به هم وابسته اند)
در پاسخ به این نیاز سه نسل از سیستم های اطلاعاتی تا کنون به وجود آمده اند:
سیستم های (ERP (Enterprise Resource Planning
سیستمهای (WFM (Workflow Management
سیستمهای مدیریت فرایندهای کاری (BPMS (Business Process Management System
نسل اول: سیستم ERP
بعد از ده 1990 پکیجهای ERP مانند SAP، People Soft و Oracle Financials به عنوان نرم افزارهای در سطح مدیریت، فروش رفتند و به عنوان نرم افزاری که میتوانند تعداد زیادی و یا حتی اکثر احتیاجات شرکتها را برآورده کنند معرفی شدند. سیستم های ERP قرار بود قابل اطمینان و کارا ، با قابلیت انعطاف ، سریع و شفاف باشند. اما طبق گزارشات و نتایج عملی بدست آمده، تعداد کمی از سازمانها و شرکتها انتظاراتی را که از پروژه هایERP داشته اند را بدست آورده اند، حتی بوجود آورندگان سیستمهای ERP ایجاد نسل جدید این گونه سیستمها را در دستور کار دارند. در عمل سیستمهای ERP هیچکدام از قابلیتهای وضوح و قابلیت انعطاف سریع را برآورده نکردند. مضاف بر اینکه به دلیل هزینه زیاد پیاده سازی سیستم های متفاوت نرم افزاری، عملکرد آنها در مواجهه با فرآیندهای کاری متوقف شد.
نسل دوم: سیستم WFM
سیستمهای گردش کاری یکی از راه حلهای دیگری است که تاکنون ارائه شده است. این سیستمها مبتنی بر زیست چرخ، مستندسازی و عملیات بر اساس فرمهای اطلاعاتی است. بصورت کلی این سیستمها از فرآیندهای دفتری، استاتیک و خوش تعریف پشتیبانی می کنند. از آنجایی که فرآیندها بصورت واضح و آشکار در نرم افزار بیان می شوند این نرم افزارها شفافیت و وضوح را برآورده می سازند. این نرم افزارها قابلیت تغییر و بروزرسانی سریعی دارند به خاطر اینکه آنها تعاریفی را ایجاد می کنند که به راحتی و به سرعت قابل تغییرند. محدودیت اصلی که اینگونه سیستمها دارند عدم یکپارچه سازی است: در زمینه ارتباط این نوع سیستمها با یکدیگر ضعف وجود دارد. برنامه های پیاده سازی بر مبنای جریان کار وابسته به کسب و کاری هستند که برای آن کسب و کار بوجود آمده اند و به راحتی قابل بکارگیری در مورد مشتریان ، تأمین کنندگان و شرکای تجاری دیگر نمی باشند.
نسل سوم: سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)
همه راهها در حال منتهی شدن به سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی به عنوان هسته سیستم های سازمانی آینده هستند . نسل جدیدی از سیستمها در حال ظهور می باشند که هدف اصلی آنها هماهنگ کردن فرآیندها با کار دیگران است , شعار اصلی آنها این است که "جزئی از سیستم یا افراد آنها باشیم". این سیستم ها که از سال 2005 به بعد در حال فراگیر شدن هستند اکثر مبتنی بر تکنولوژی و پروتکل های معماری سرویس گرا هستند. دلیل استفاده این سیستم ها از معماری سرویس گرا قابلیت بالای انعطاف پذیری و استفاده مجدد این معماری است که در مباحث مدیریت فرایندهای کاری مورد نیاز است.