با نگاهی به تاریخچه انبارداری از کشورهای صنعتی ملاحظه می شود که انبارداری و مسائل مربوط به بهره برداری بهتر از آن ، بعد از جنگ جهانی دوم مورد توجه قرار گرفت در آن زمان مسئله مهم و مورد نظر تسهیل و تسریع عملیات انبارنمودن کالا ، افزایش ضریب استفاده از فضا و بالا بردن حفاظت و ایمنی در انبارها بود . این روز که به ساخت و استفاده از تجهیزات مختلف جهت حمل و نقل و انبار نمودن کالا انجامید ، ارسال 1965 میلادی وارد مرحله جدیدی شد و استفاده از ارتفاع زیاد در انبارها به کمک تجهیزات پیشرفته تر رایج گردید . هدف از این کار استفاده هر چه بیشتر از ارتفاع به جای سطح ، به منظور کاهش هزینه نگهداری واحد کالا و نهایتاً حل مشکل انبار نمودن کالا .
فصل اول
کلیات
کنترل موجودی ها¹
سرمایه گذاری یک واحد تجاری در موجودیهّا مواد و کالا بخش عمده ی از دارائیهای جاری آن را تشکیل می دهند بنابراین ، حفظ تعادل در سرمایه گذاری در موجودیها نیاز به برنامه ریزی و کنترل دقیق دارد زیر نگاهداری موجودیها مازاد بر میزان مورد نیاز موجب افزایش هزینه های نگهداری این گونه اقلوم از طریق ایجاد زیان ناشی از ضایعات ، اشتغال فضای انبار و رکود بخشی از سرمایه واحد تجاری خواهد شد از طرف دیگر نبود یا کمترین موجودیها مواد و کالا به میزان کافی ممکن است موجب ایجاد وقفه از تولید ، افزایش هزینه های آماده سازی ماشین آلات و افزایش هزینه های سفارش گردد .
میزان سرمایه گذاری در موجودیها با توجه به شرایط موجود ، نوع صنعت و ویژگیهای واحد تجاری متفاوت است موجودیها به دو طریق بر سلامت مالی واحد تجاری تاثیر می گذارد . از یک طرف چون موجودیها جزء دارائیها محسوب می شوند بنابراین ، به عنوان ارزشهای ذخیره شده ارائه می گردند که بعد از فروش به در آمد و سود تبدیل می گردند . از طرف دیگر ، موجودیها غالباً سرمایه گذاری عمده می باشند و منابع مورد نیاز برای سرمایه گذاری در این گونه اقلوم از طریق ارزش ویژه با ایجاد بدهی تأمین می گردد . بنابراین می توان که میزان موجودیها تاثیر مستقیم بر بازده سرمایه گذاری دارد .
هنگامی که سرمایه گذاری از موجودیها افزایش می یابد بازده سرمایه گذاری به دلیل افزایش هزینه های تأمین مالی کاهش می یابد . بنابراین نگهداری موجودیها به میزان بیش از سطوح مورد نیاز تأثیر صنفی مضاعف بر بازدهی و سرمایه گذاری دارد .
مدیریت و کنترل موجودیها از اهمیت ویژه ای برخوردار است . و برای دستیابی به اهداف زیر ضروری می باشد .
1 . تولید با حداکثر کارایی .
2 . تأمین نیازهای مشتریان از نقطه نظر کیفیت کالا و تحویل به موقع و غیره به بهترین نحو ممکن .
3 . نگاهداری میزان موجودیها در سطوح منطقی و اقتصادی به منظور جلوگیری از رکود بخشی از سرمایه واحد تجاری در این گونه دارائها .
4 . به حداقل رساندن هزینه های نگهداری موجودیها .
5 . به حد اکثر رساندن سود طی دوره .
اصول کلی کنترل موجودیها¹
سیستم کنترل موجودیها ، صرفنظر از اندازه واحد تجاری ، تابع یک چرخه اصلی مشخص است . این چرخه با تعیین نیازمندیها تولید آغاز با تأمین تقاضاهای مشتریان تکمیل می شود خاتمه می یابد اصول کلی کنترل موجودیها شرح زیر خلاصه کرد .
1 . در واحد های تجاری که دایره خرید وجود دارد هیچ یک از قسمتهای واحد تجاری نباید بدون اطلاع اجازه دایره خرید اقدام به خرید یا ایجاد تعهد خرید برای واحد تجاری نمایند .
2 . انبار باید از قبول کالاهایی که قبلاً سفارش شده یا منطبق سفارش خرید نیست خودداری کند .
3 . بهای کالاهای خریداری شده باید پس از حصول از دریافت کالای مربوط توسط واحد تجاری و بر اساس نرخ و مبانع توافق شده قبلی پرداخت شود .
4 . کنترلهای کافی نسبت به مقادیر کالاهایی که در انبار نگهداری می شود از طریق سیستمهای مناسب انبارداری اعمال گردد .
5 . مقادیر اقلامی که توسط قسمتهای مختلف واحد تجاری مصرف می شود ، پیوسته کنترل شود .
6 . تعدیل مناسبی بین میزان سرمایه گذاری از موجودیها و هزینه های سفارش کالا ، نگهداری موجودیها و زیانهای ناشی از توقف تولید یا از دست دادن فرصتهای فروش در نتیجه کمبود موجودیهای مواد و کالا وجود داشته باشد .
حفاظت از موجودی ها
ضرورت حفاظت از موجودیهای مواد و کالا در واحدهای تجاری مختلف دلایل متفاوت داشته و به نوع ، ارزش ، وزن ، اندازه ، کاربرد و قابلیت فروش مجدد موجودیها بستگی دارد ، اقلوم کم ارزش که ممکن است مصارف شخصی نیز داشته باشد نیاز به اعمال کنترلهای اضافی دارد در حالی که اقلوم گرانبها از قبیل لوازم ریخته گری به دلایل اندازه ، وزن و محدودیت در کاربرد معمولاً نیاز به اعمال کنترل های زیادی نخواهد داشت .
واحدهای تجاری می توانند برای حفاظت از موجودیهای خود از طریق تدوین و اجرای مقرراتی در مورد انبارها و برررسی مستقر عملیات انبار اقداماتی پیشگیر را عمل آورند . برخی از این گونه اقدامات پیشگیری در مورد عملیات انبارها :
1 . ممنوعیت و محدودیت از ورود و دسترسی افراد غیر مجار به محدوده انبارها .
2 . شمارش ، توزیع یا اندازه گیری تمامی اقلام دریافت شده و کنترل دقیق آنها با سفارشهای خرید یا سایر مدارک که هنگام دریافت کالا ( نظیر فهرست بسته بندی ) در دسترس می باشد .
3 . کنترل مستقل اقلوم وارده به انبار از لحاظ تعداد ، وضعیت و مشخصات .
4 . وجود در خواست کالا نسبت به کلیه اقلومی که باید از انبار خارج شود .
5 . نگهداری اقلوم گرانبها در محوطه و قفسه هایی که بتوان آنها را به طور کامل محصور یا قفل کرد .
6 . کنترل و شمارش ادواری موجودیها و مطابقت با مدارک مربوط .
7 . بررسی مصارف غیرعادی ، کسریهای احتمالی و مصارف تأیید شده .
اصول انبارداری
امروزه با پیشرفت علوم و تکنولوژی ، امکان تولید انبوه کالا فراهم شده است و اینکار برنامه ریزی دقیق جهت استفاده بموقع و حداکثر از امکانات را می طلبد تقسیم کار و رشد جمعیت نیاز استفاده از فرآورده های دیگران را بوجود آورده است و این خود زمینه پیدایش سازمانهای بزرگ گردیده که در این نظامهای پیچیده فنی اجتماعی ، انبار به عنوان واسطه ، موجبات گردش کالا از تولید به مصرف را امکان پذیر می سازد . انبار می تواند در عرضه بموقع محصول ، جریان عادی تولید ، ثبات قیمت محصول ، تعمیر و نگهداری ماشین ها و . . . نقش مهمی ایفا نمایند بطوریکه نقش آن در تجارب غیر قابل انکار است .
همچنین نمی توان موجودی انبار را با توجه به شرایط بازار تنظیم کرد چون ممکن است به علت کوچکترین حرکات سیاسی و اقتصادی از کشور بعضی از صنایع دچار شد و بعضی دیگر دچار رکود شوند ولی آنچه سوال برانگیز است ، این است که در هر شرایط می باید چه میزان از مواد اولیه و یا کالا در انبار موجود باشد ، بهترین راه حل ایجاد رابطه بین میزان مورد نیاز ( حال احتمالاً در آینده ) و تأمین آن با توجه به زمان تهیه آن است .
ارزش موجودیهای انبار در صنایع مختلف ، متفاوت است و عوامل مختلفی در میزان نگهداری موجودی انبار واحدهای صنعتی تجاری موثرند .
همانند روش تولید ، دوره تولید ، میزان بکارگیری ماشین آلات ، نوع محصولات ساخته شده بازار مصرف ، نوع مواد اولیه مورد احتیاج ، نوسانات ارزی و قیمت بازارهای جهانی ، وضعیت واحد صنعتی از کل صنعت کشور و جهان و . . . اما انبار به دلایل متفاوتی برای موسسات و مراکز تجاری صنعتی از اهمیت خاصی برخوردار می باشد که اهم آنها عبارتند از :
1 . ارزش بالای کالا های شرکت که در انبار موجود است .
2 . ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با بخش هایی نظیر تولید ، تغییر ، نگهداری و فروش و جلوگیری از وقفه در تولید و فروش بعلت نرسیدن کالا
3 . حکم ضربه گیر بودن انبار در سازمانها ( بدین معنی که در برنامه ریزی های مواد مربوط به فروش و تولید انبار ضربه های حاصله در اثر کمبود محصول یا مواد را خنثی می نماید