فرض کنید شما مدیر انبار یک شرکت چند ملیون دلاری هستید و قادرید با دقت بالا روند فروش محصولات شرکت را در بازه زمانی هفته، محدوده های جغرافیایی مختلف، در مورد هر خط تولید و یا در مورد هر فرد فروشنده مشخص کنید. فرض کنید شما صاحب یک شرکت حسابداری هستید و می توانید دقیقاً تعیین کنید که کدام یک از مشتری های شما با مشکلات مالیاتی مواجه خواهند شد. آیا این امور غیر ممکن اند؟ در واقع نه. چنین مواردی و موارد مشابه آنها به راحتی قابل تحقق اند و می توان با دقت 95% و یا حتی بیشتر چنین پیش بینی هایی را انجام داد به شرطی که سازمان ما قادر باشد به نحو مناسبی از پس مدیریت یک منبع با ارزش بر آید و این منبع با ارزش همان اطلاعات است.
در سال 1986 بانک آمریکا پایگاه داده تحلیلی ای با ظرفیت 15 گیگابیت داشت و روزانه 5 گزارش از آن دریافت میکرد. که هزینه هر کدام از آنها حدود 2430 دلار بود. امروزه این بانک ظرفیت پایگاه داده تحلیلی خود را به 800 گیگابایت افزایش داده و روانه 2000 گزارش از آن دریافت می کند که هزینه هر گزارش حدود 24 دلار است. به این ترتیب بانک قادر است رفتارهای مشتریان خود را به خوبی حدس بزند و در سرمایه گذاری ها از این اطلاعات بهره فراوان ببرد. برای مثال بانک میتواند با استفاده از پایگاه داده خود تعیین کند چه مقدار از مشتریان او در منطقه x عضو باشگاه Y هستند. مشخص است که بانک آمریکا تنها از یک راه توانست به چنین موفقیتی دست پیدا کند و آن مدیریت صحیح منابع اطلاعاتی بود.
سازمانها باید اطلاعات را به گونه ای مدیریت کنند که کیفیت آن را تضمین کند. کیفیت اطلاعات سه ویژگی را در مورد آن مد نظر قرار می دهد. 1- اطلاعات باید به دست فرد مناسب برسد ( فردی که اطلاعات به وی مربوط می شود و برای انجام فرایندهای کاری روزانه به آن نیازمند است). 2- اطلاعات باید در زمان مناسب به افراد برسد ( اطلاعات تاریخ گذشته ارزشی برای کاربر آن ندارند) 3- اطلاعات باید به شکل مناسب به افراد برسد و صحیح باشند ( به شکلی که برای افراد به راحتی قابل فهم باشد و آنها را سر در گم نکند و همچنین آنها را به اشتباه نیاندازد.)
به منظور مدیریت صحیح اطلاعات و تضمین کیفیت آن سازمانهای مختلف از ابزارهای مختلفی استفاده می کنند. به طور عمده این ابزارها عبارتند از پایگاه داده[1]، سیستم مدیریت پایگاه داده[2]، پایگاه داده تحلیلی[3] و کاوش داده[4]. اینها راه حلهایی هستند که فناوری اطلاعات برای تحقق مدیریت صحیح اطلاعات در اختیار سازمانهای مختلف قرار می دهد. سازمانها با استفاده از این ابزارهای می توانند مکانیزم مدیریت اطلاعات سازمانی خود را بهبود بخشیده و هر چه بهتر کیفیت اطلاعات ارتقاء دهند. در ادامه این مبحث به بحث در مورد این ابزارها می پردازیم.
1- پایگاه داده
1-1- مفاهیم بنیادی:
همانطور که برای مثال نوشتار را می توان در قالب حروف, کلمات، جملات، پاراگرافها، بخشها و کتاب ساختار دهی کرد به طور مشابه داده ها را نیز می توان در قالب کاراکترها، فیلدها، رکوردها جداول و پایگاه داده ساختار دهی کرد.
کاراکتر: اولیه ترین عنصر منطقی داده کاراکتر است. که از یک حرف الفبا، یک عدد یا نمادهای دیگر تشکیل شده است.
فیلد: سطح بعدی از ساختار داده را فیلد می نامند که نام دیگر آن قلم داده ای[5] است و از گروهی از کاراکترها در کنار یکدیگر تشکیل شده است. برای مثال نام یک فرد یک فیلد است که از چندین کاراکتر از نوع الفبایی تشکیل شده است. به طور خاص یک فیلد بیانگر یک ویژگی[6] در مورد یک موجودیت [7] است. برای مثال نام یک فرد یک ویژگی است که در مورد او مصداق پیدا می کند.
رکورد: فیلدهای داده ای مرتبط به هم یک رکورد را تشکیل می دهند. بنابراین یک رکورد مجموعه ای از ویژگیهاست که در مورد یک موجودیت بیان میشوند. برای مثال کارمند یک موجودیت می باشد که دارای ویژگیهایی همچون، نام، نام خانوادگی، شماره پرسنلی، پست سازمانی و ... می باشد. مجموع این ویژگیها در مورد یک کارمند در کنار یکدیگر یک رکورد را تشکیل می دهند.
فایل داده ای: مجموعه ای از رکوردهای مرتبط با هم یک فایل داده ای یا جدول را تشکیل می دهند. بنابراین یک فایل داده ای مربوط به کارمند شامل رکوردهایی درباره کارمندان یک سازمان یا شرکت است. معمولاً فایلها را بر اساس اطلاعاتی که در آنها ذخیره شده است نام گذاری می کنند. برای مثال فایلی که اطلاعات مربوط به دانشجویان در آن ذخیره شده باشد را فایل دانشجو یا جدول دانشجو می نامند.
پایگاه داده: مجموعه ای از فایلهای داده ای ( شامل رکوردهای مرتبط با هم) را پایگاه داده می نامیم. در زیر تعریف کاملتری از پایگاه داده را مشاهده می کنید.
"پایگاه داده مجموعه ای از اطلاعات است که بر اساس ساختار منطقی خود سازماندهی شده اند و مورد استفاده قرار می گیرند."
در این تعریف دو نکته حائز اهمیت است. ابتدا اینکه یک پایگاه داده مجموعه ای از اطلاعات است و دوم اینکه اطلاعات بر اساس ساختار منطقی خود سازماندهی شده اند.