تحقیق مقاله انواع سیستم های اطلاعاتی

سیستمهای اطلاعاتی بر حسب وظایفی که در سازمان بر عهده دارند و بر حسب هدفی که برای تحقق آن ایجاد شده اند دارای اجزای متفاوتی می باشند که در واقع تفاوت اجزای سیستم های اطلاعاتی تعیین کننده انواع متفاوت آنها می باشد. در این بخش به معرفی انواع مختلف سیستمهای اطلاعاتی و نحوه کارکرد آنها می پردازیم.

1- سیستم های پردازش تراکنش (TPS)[1]

در قلب هر سازمانی سیستمهایی وجود دارند که وظیفه اصلی آنها ثبت اطلاعات تراکنشی روزانه، ایجاد اطلاعات جدید بر اساس اطلاعات تراکنشی، ذخیره اطلاعات تراکنشی و اطلاعات منتج شده از آن و ارائه اطلاعات به کاربران مورد نظر است. سیستمهای پردازش تراکنش نیز از همین نوع هستند. سیستمهای مالی، انبارداری، حضور غیاب، منابع انسانی و ... از مثالهایی از سیستمهای پردازش تراکنش می باشند.  

سیستمهای پردازش تراکنش سیستمهایی هستند که عملیات روزمره درون سازمان را پردازش می کنند. یک سیستم تراکنش دارای نقاط واسطی برای ورود داده است و همچنین دارای یک پایگاه داده است که اطلاعات سازمانی در آن ثبت می شوند.

در شکل می‌توانید یک سیستم پرازش تراکنشی مربوط به ثبت سفارشات را ملاحظه کنید. در این مثال کارمند بوسیله سیستم اقدام به ثبت اطلاعات تراکنشی می‌کند (مانند اطلاعات مربوط به کارت اعتباری، اطلاعات محصول و غیره) سپس سیستم با پردازش اطلاعات وارد شده اطلاعات جدیدی را ایجاد کرده (مانند قیمت کل و میزان مالیات مشمول) براساس تراکنش انجام شده اطلاعات فعلی را در پایگاه داده بروز می‌کند و اطلاعات ایجاد شده را در اختیار کارمند قرار می‌دهد. به‌طورکل می‌توان گفت سیستمهای پردازش تراکنشی مسئول ثبت، تبدیل، ایجاد و ذخیره‌سازی اطلاعات هستند و اغلب با داده‌های عینی سروکار دارد.

ذخیره سازی و بازیابی داده ها از پایگاه داده

سیستم پردازش تراکنشی

پایگاه داده :

مشتری

فروش

محصول

کارمند سازمان

ثبت اطلاعات تراکنشی انجام شده

تبدیل اطلاعات به شکل مناسب برای کاربر

2- سیستم های منسجم با مشتریان(CIS)[2]

سیستمهای منسجم با مشتری در واقع به نوعی توسعه داده شده سیستمهای پردازش تراکنش هستند که فن آوری را به گونه ای در اختیار مشتری قرار می دهند که مشتری بتواند تراکنشهای روزمره خود را را با آن انجام دهد. یک مثال روشن در باره سیستمهای منسجم با مشتری ماشینهای خود پرداز بانکی هستند. این سیستمها به مشتری امکان می دهند در هر زمان و مکانی به حساب خود دسترسی داشته باشند و عملیات بانکی مورد نظر خود را انجام دهند. ماشینهای خودپرداز به مشتری این امکان را می‌دهند که با انعطاف بیشتری به پول خود دسترسی داشته باشند و از آن استفاده کنند و همین موضوع سبب مقبولیت اینگونه سیستمها شده است.

سیستمهای منسجم یا مشتری با قرار دادن قدرت پردازش در دستهای مشتری (به گونه‌ای که بتواند بدون تعامل به سازمان از خدمات آن بهره بگیرد باعث می‌شود قدرت پردازش غیرمتمرکز در سازمان ایجاد شود. به همین خاطر چنین سیستمهایی باید ابزاری برای تسهیل ارتباطات و تبادل اطلاعاتی بین سازمان و مشتری باشند.

سیستمهای منسجم با مشتری سیستمهای جدیدی هستند که از محبوبیت زیادی نیز برخوردار شده است. برای مثال مشتری می‌تواند از چنین نوع سیستمهایی در یک مغازه عطاری یا خشکبار فروشی قبل از ورود به آن به دنبال اجناس موردنظر خود بگردد و یا اینکه در پمپ بنزین بدون مراجعه به دفتر از طریق چنین سیستمهایی بهای بنزین را بپردازد. همچنین امروزه می‌توان از طریق اینترنت به هزاران هزار سیستم منسجم با مشتری دسترسی داشت و هرکاری را از طریق آنها انجام داد مانند سفارش بلیط کنسرت موسیقی و یا رزرو جا در یک کشتی سیاحتی.

لازم به ذکر است که سیستمهای TPS و CIS سیستمهایی هستند که از مفهوم OLTP حمایت می کنند.

3- سیستمهای اطلاعاتی مدیریت[3] (MIS):

اطلاعات بیانگر این هستند که یک شرکت یا یک بخش عمده از آن در گذشته به چه صورت عمل کرده است، در حال حاضر به چه صورت عمل می کند و در آینده چه عملکردی خواهد داشت. مدیران به مشاهده داده های خام سازمانی تمایل چندانی ندارند و اطلاعاتی برای آنها مناسب است که معنا و مفهوم خاصی را ارائه کند. از این رو تهیه گزارشهای مدیریتی برای بازنمایی عملکرد بخشهای مختلف یک سازمان اهمیت پیدا می کند.

سیستمهای اطلاعاتی مدیریت سیستمهایی هستند که قابلیت فراهم آوردن گزارشهای مدیریتی به صورت دوره ای و از پیش تعین شده و یا به صورت موقت را برای سازمان فراهم می آورند (گاهی این سیستمها را سیستمهای گزارش دهی مدیریت[4] نیز می نامند) که مبنای داده ای این گزارشها اغلب سیستمهای پردازش تراکنش و یا سیستمهای منسجم با مشتری است. توجه گزارشات این سیستمها به وضعیت درون سازمانی است و با محیط بیرون سازمان ارتباطی ندارند.

همچنین این سیستمها می توانند در مورد مشکلاتی که در حال وقوع هستند و یا به وقوع پیوسته اند نقش هشدار دهنده بازی کنند. این نکته نیز قابل ذکر است که گزارشهایی که توسط سیستمهای اطلاعاتی مدیریت ایجاد می شود معمولا در باره دلایل بوجود آمدن مشکل و راه حلهای ممکن آن مطلبی ارائه نمی کنند.

اجزای سیستم اطلاعاتی مدیریت

یک سیستم اطلاعاتی مدیریت دارای یک پایگاه داده است. همانطور که اشاره شد پایگاه داده سیستم اطلاعاتی مدیریت شامل اطلاعاتی است که که توسط سیستمهای اطلاعاتی دیگر همچون سیستمهای پردازش تراکنشی و سیستمهای منسجم با مشتری برای بازنمایی عملیلت و تراکنشهای روزانه جمع آوری شده اند.  اطلاعات و داده های موجود در پایگاه داده از طریق یک نرم افزار مولد گزارش[5] مورد استفاده قرار می گیرند تا گزارشهای مورد نیاز مدیریتی را تهیه کنند. خروجی حاصل از نرم افزار مولد گزارش در قالب نمودار ها، جداول و یا متن از طریق یک واسط کاربری[6] در اختیار مدیران و تصمیم گیرندگان سازمانی قرار می گیرد.

نکته برجسته در مورد سیستم های اطلاعاتی مدیریت وجود نرم افزار مولد گزارش به عنوان یکی از اجزای سیستم است. این نرم افزار گزارشهایی از نوع گزارشهای دوره ای، موقت و گزارشاتی بر مبنای استثناء را تهیه می کند.

Report Writer

Organizational Database

User Interface

Other systems   (TPS, CIS …)

User

Management Information System

Management Reports

گزارشات دوره ای گزارشهایی هستند که بر اساس یک برنامه زمانی مشخص مثلاً به صورت هفتگی، ماهانه و یا سالانه ایجاد می شوند. برای مثال گزارشی که میزان کارکرد هر کدام از پرسنل را در آخر هر ماه نشان می دهد و برای تصمیم گیری در پرداخت دستمزد مورد استفاده قرار می گیرد.

گزارشهای موقت گزارشهایی هستند که در مورد اتفاقات پیش بینی نشده و یا اتفاقاتی که با برنامه مشخصی رخ نمی دهند تهیه می شوند. برای مثال ممکن است یک سازمان برای دادن وام مسکن به گزارشی در باره سوابق پرسنل خود نیازمند باشد تا بتواند از این طریق افرادی که دارای شرایط لازم هستند را مشخص کند. 

مدیریت بر مبنای استثناء[7] یک روش و سبک خاص از مدیریت است که در آن مدیر زمانی وارد عمل می شود که عملکرد زیر مجموعه وی خارج از حیطه مجاز قرار بگیرد. از این رو تعیین استاندارد های عملکرد بسیاراهمیت دارد. برای تحقق مدیریت بر مبنای استثناء باید بتوان گزارش های لازم که بیان کننده این استثنائات می باشند را دراختیار مدیران قرار داد. نرم افزار مولد گزارش قادر خواهد بود چنین گزارشاتی را در اختیار مدیران قرار دهند. این گزارشات به سه شکل عمده وجود دارند.

اولین شکل گزارش بر مبنای استثناء به این صورت است که تنها زمانی گزارش تهیه می شود که استثنائی در عملکرد وجود داشته باشد. براس مثال گزارش اضافه کاری تنها زمانی تهیه می شود که عده ای از پرسنل ساعاتی را مازاد در سازمان حضور داشته باشند و در این گزارش میزان اضافه کاری هر کدام از پرسنل مشخص شده است. نوعی دیگر از گزارشات بر مبنای استثناء گزارشهایی است که اقلام اطلاعاتی را به صورت مرتب شده نمایش می دهند برای مثال چنانچه میزان خرید مشتریان مختلف را به صورت مرتب شده نمایش بدهیم مشتریانی که بیشترین خرید را داشته اند اولین اسامی را در لیست به خود اختصاص خواهند داد.