مقدمه
سیستم های اطلاعات در اشکال گوناگون می‌توانند در سازمانها و کسب و کارها به کار گرفته شوند. مواردی نظیر انجام فعالیتها، حل مسایل سازمانی و پیگیری فرصتهای تجاری، همگی با استفاده از آن امکان پذیر می‌گردد.
در این مقاله قصد داریم سیستم اطلاعات تجاری (BIS) را که کارکردهای گوناگون سازمان نظیر بازاریابی، مالی، حسابداری، مدیریت عملیات و مدیریت منابع انسانی را پشتیبانی می‌کند، مورد بررسی قرار دهیم و در پی آن اثراتی که می‌تواند بااستفاده از این سیستم ها در عملکرد سازمانها و کیفیت خروجیهای آنها ایجاد شود را مورد مطالعه قرار دهیم.
اهمیت اطلاعات در تجارت
امروزه اطلاعات هم به عنوان یک منبع مهم استراتژیک در سازمان و هم به عنوان یک منبع عمده برای ارزش افزوده مطرح است. اطلاعات همواره به عنوان یک مزیت رقابتی قلمداد شده است. دستیابی به اطلاعات مربوط به فعالیتهای گوناگون سازمان از جنبه های مختلف می‌تواند بر عملکرد کلی آن اثرگذار باشد، برخی از مزایای آن به شرح ذیل است:
داشتن اطلاعات در زمینه نیازها و دیدگاههای مصرف کنندگان نسبت به کالاها و خدمات فعلی سازمان می‌تواند، به بهبود محصولات و ایجاد محصولات جدید منجر شود.
اطلاعات در مورد پیشرفتهایی که در زمینه مواد و کاربرد فناوری وجود دارد می‌تواند به کارایی و بهره وری در فرایند تولید و بهبود طراحی و کیفیت محصول منجر گردد.
ارتباطات پیشرفته میان کارکنانی که خدماتی را به مشتری ارائه می‌دهند و گروه عملیات طراحی و تولید محصول، موجب مشخص شدن نواقص کالا و مشکلات در نصب و اجرای عملیات خواهد شد و لذا موجب افزایش کیفیت شود.
وجود جریان صحیح اطلاعات بین بخشهای تولید و فروش می‌تواند وظایف پیش بینی و برنامه زمان بندی تولید را بهبود بخشیده و زمان تحویل را کاهش دهد.
به علاوه هر سازمانی که داده های صحیح، دقیق، بهنگام و جامع در اختیار داشته باشد و بتواند در کمترین زمان، به داده های مورد نیازش دسترسی داشته باشد، بهتر می‌تواند به اهدافش نایل شود.(7)
ویژگیهای اطلاعات مناسب :
اطلاعات مفید دارای چهار ویژگی هستند؛ 1 - بهنگام بودن 2 - کیفیت 3 - کامل بودن 4 - مربوط بودن. بهنگام بودن به اینکه آیا در هنگام تصمیم گیری دسترسی به اطلاعات امکان پذیر است یا خیر، اشاره دارد. کیفیت به معنای صحت اطلاعات است. افراد به سادگی می‌توانند بااطلاعات غلط تصمیم های اشتباهی را اتخاذ کنند. کامل بودن به مقدار اطلاعات گردآوری شده، دلالت دارد ومربوط بودن به میزان ارتباط اطلاعات بااهداف تصمیم ها اشاره دارد. معیارهای مناسب به مدیران کمک خواهد کرد تا اطلاعات و گزینه های صحیح را انتخاب کنند.(3)
مقاصد کلی اطلاعات
در یک دیدگاه کلی، اطلاعات داده های مورد نیاز برای تصمیم گیری را فراهم می‌کند. این امر از طریق توصیف حالات پدیده ها، تبیین رخدادها، پیش بینی رویدادها، پیشنهاد راهکارهای لازم و سرانجام ارزیابی فعالیتهای ارائه شده، صورت می‌پذیرد.
توصیف داده ها:
در این مرحله هدف از گردآوری داده ها توصیف شرایط موجود است. همچنین در این مرحله داده های مربوط به متغیرهای تاثیرگذار بر عملکرد سازمان و نیز نتیجه عملکرد سازمان جمع آوری می‌شود تا در مراحل بعد با تفسیر و تعبیر این داده ها به اطلاعات مورد نیاز دست یافت.
- تبیین رخدادها:
تبیین رخدادها عاملی است که ناآشنایی و غیرمنتظره بودن محیط را کاهش می‌دهد. در حوزه علم تبیین شرایطی است که تحت آن برخی رویدادها تغییر یا از اصول پذیرفته شده تبعیت می‌کند.
- پیش بینی :
ظپیش بینی مشخص می‌کند که چه رویدادی به عنوان نتیجه برخی از موقعیتها و یا مجموعه ای از شرایط، اتفاق خواهد افتاد. اطلاعات حاصل از پیش بینی کمک می‌کند تا آینده را بهتر بشناسیم و براساس آن به تدوین برنامه ها بپردازیم.
- پیشنهاد راهکارها :
این فرایند شامل مراحل تصمیم گیری است. تعیین اهداف، شناسایی گزینه های مربوط و نتایج احتمالی آنها، ارزیابی این نتایج و در پایان انتخاب تصمیم بهینه.
- ارزیابی :
به طور خاص در سازمان ارزیابی فرایند تعیین چگونگی موفقیت برخی برنامه ها یا اقدامات در دستیابی به اهداف تعیین شده است. اطلاعات مورد نیاز برای ارزیابی به مدیران کمک می‌کند تا برنامه های اجرایی را ارزیابی کنند و پتانسیل آتی آن را مشخص کنند. (4)
سیستم های اطلاعات فرابخشی
سیستم های اطلاعات اغلب ترکیب یکپارچه ای از سیستم های اطلاعاتی بخشی هستند. این قبیل سیستم ها فرایندهای تجاری را پشتیبانی می‌کنند.
فرایندهایی نظیر:
توسعه محصول جدید، تولید، توزیع، مدیریت سفارشها، پشتیبانی از مشتریان و نظایر آن. بسیاری از سازمانها به سیستم های فرابخشی به عنوان راهی استراتژیک برای استفاده از فناوری اطلاعات در سهیم ساختن منابع اطلاعاتی میان بخشهای مختلف می‌نگرند، که به موجب آن کارایی و اثربخشی فرایندهای تجاری خود را در دستیابی به اهداف استراتژیک خود، بهبود بخشند. به عنوان مثال، می‌توان از فرایند توسعه محصول جدید در یک سازمان تولیدی یاد کرد. این فرایند تجاری (محصول جدید) می‌بایستی از سیستم های اطلاعات فرابخشی استفاده کنند که چندین بخش را درگیر می‌کند.
سیستم های اطلاعات تجاری براساس وظایف و کارکردهای تجاری که آنها را پشتیبانی می‌کنند، مورد تجزیه تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرند.
همان گونه که در شکل دو مشاهده می‌شود، سیستم های اطلاعات تجاری به پنج بخش اصلی گروه بندی شده اند. این سیستم ها با یکپارچه شدن با یکدیگر به صورت فرابخشی سیستم های اطلاعات تجاری را شکل می‌دهند. (2)
1 - سیستم های اطلاعات بازاریابی:
سیستم اطلاعات بازاریابی شامل افراد و تجهیزات و روشهایی است که اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیران بازاریابی را به صورت صحیح و بهنگام، گردآوری، دسته بندی، تحلیل، ارزیابی و منتشر می‌کند. (5) شرکتهای تجاری به منظور شناسایی و پاسخ به تغییرات پرشتاب محیط امروزی، به گونه ای فزاینده به سمت استفاده از فناوری اطلاعات گرایش پیدا می‌کنند. به عنوان مثال وب سایت ها و سرویسهای اینترنتی امکان برقراری فرایند بازاریابی تعاملی را فراهم ساخته است که به موجب آن مشتریان می‌توانند در ساخت، بازاریابی، خرید و بهبود کالاها و خدمات، به عنوان یک شریک برای سازمان تبدیل شوند. (2)
بازاریابی دو جانبه (تعاملی):
رشد انفجاری فناوریهای اطلاعاتی تاثیر عمده ای را بر بخش بازاریابی داشته است. واژه بازاریابی دوجانبه به تشریح نوعی از بازاریابی می‌پردازد که برپایه آن، از اینترنت، اینترانت ها و اکسترانت ها برای ایجاد یک تعامل دو سویه میان سازمان و مشتریانش و یا مشتریان بالقوه اش بهره گرفته می‌شود. هدف بازاریابی دو جانبه توانا ساختن شرکت برای استفاده سودآور از این شبکه ها برای جذب و نگهداری مشتریانی است که می‌خواهند در ساخت، خرید و بهبود کالاها و خدمات با سازمان شریک باشند.
در محیط جدید اینترنتی بازاریابی، مشتریان تنها نقش یک شرکت کننده منفعل را که پیش از خرید تبلیغات رسانه ای را دریافت می‌کند، ایفا نمی کنند، بلکه به صورت فعالانه در یک محیط شبکه ای درگیر شده اند. بازاریابی دوجانبه مشتریان را تشویق می‌کند تا در توسعه محصول جدید، تحویل دادن و موضوعهای مربوط به خدمات (هنگام فروش و پس از فروش) دخالت کنند. این امر با استفاده از فناوریهای گوناگون اینترنتی نظیر گروههای مباحثه خبری، پرسشنامه ها و فرمهای نظرسنجی روی شبکه و نامه نگاریهای از طریق پست الکترونیک میسر شده است.
اتوماسیون نیروی فروش:
رایانه ها و شبکه ها بسترهایی را برای اتوماسیون نیروهای فروش فراهم آورده اند. نیروهای فروش می‌توانند از طریق شبکه ها از آخرین خدمات و اطلاعات شرکت آگاه شوند. این امر نه تنها باعث افزایش بهره وری شخصی فروشندگان می‌شود بلکه به طور چشمگیری سرعت دریافت و تحلیل داده های فروش را از بازار فروش برای مدیران بازاریابی در دفتر مرکزی شرکت، افزایش می‌دهد و این امکان را برای مدیران فروش فراهم می‌آورد که باارائه اطلاعات بهنگام از فروشندگان خود پشتیبانی کنند.
مدیریت محصول و فروش:
مدیران فروش باید عملکرد فروشندگان شرکتهایشان را برنامه ریزی، نظارت و پشتیبانی کنند. بنابراین، در بسیاری از شرکتها سیستم های رایانه ای گزارشهای تحلیلی فروش را ارائه می‌کنند که فروش هریک از محصولات، خطوط محصول، مشتریان، انواع مشتریان، فروشندگان و مناطق فروش را تجزیه و تحلیل می‌کنند. این گزارشها در پایش عملکرد فروش محصولات و فروشندگان و نیز در تهیه برنامه های پشتیبانی از فروش برای بهبود نتایج فروش به مدیران بازاریابی کمک می‌رسانند. مدیران محصول نیز به اطلاعاتی برای برنامه ریزی و کنترل عملکرد هریک از محصولات نیاز دارند. سیستم های اطلاعاتی می‌تواند در ارائه داده های مربوط به قیمت، درآمد، هزینه ها و رشد هریک از محصولات موجود و توسعه محصولات جدید یاری رسان باشند.
ترویج فروش و تبلیغات:
مدیران بازاریابی در تلاش هستند تا در حداقل هزینه های تبلیغات و ترویج، فروش را حداکثر سازند. سیستم های اطلاعات بازاریابی از اطلاعات تحقیقات بازار و مدلهای ترویج برای کمک در موارد ذیل بهره می‌گیرند: 1 - انتخاب رسانه و روشهای ترویجی 2 - تخصیص منابع مالی 3 - کنترل و ارزیابی نتایج حاصل برنامه های متنوع تبلیغاتی و ترویجی.
قیمت گذاری کالاها و خدمات: قیمت گذاری، تصمیمی بسیار مشکل است و قیمتها به طور مستمر تغییر پیدا می‌کند. برای مثال، شرکت باید در پاسخ به تغییرات قیمتی رقبا، قیمتهای خود را با قیمتهای آنها منطبق سازد.
بسیاری از شرکتها از پردازشگر تحلیلی آن لاین برای قیمت گذاری و دیگر تصمیمهای بازاریابی استفاده می‌کنند. موتورهای جستجو مشتریان را قادر ساخته است تا با مقایسه قیمتهای مختلف، کالا یا خدمت را در قیمتی که می‌خواهند، انتخاب کنند. شرکتها نیز این امکان را دارند تا قیمتهای خود را با رقبا مقایسه کنند. (3)
توزیع :
وجود پروفایل مشتریان در پایگاههای داده شرکت، این امکان را فراهم می‌سازد تا با تقسیم بندی جغرافیایی بتوان به یک شبکه توزیع بهینه دست یافت. خریدهای اینترنتی نحوه توزیع را تغییر داده است، به طوری که شرکتها باید نیروی بیشتری را برای تحویل کالاها و خدماتشان در سریعترین زمان و بالاترین کیفیت به کار گیرند. (3)
بازاریابی هدفمند:
بازاریابی هدفمند به ابزاری مهم در تدوین استراتژی های تبلیغی و ترویجی وب سایت های تجارت الکترونیک شرکتها تبدیل شده است. بازاریابی هدفمند شامل پنج جزء است: جامعه های ویژه، محتوا برای مخاطبان اصلی، زمینه مورد نظر، عوامل جمعیت شناختی و روانشناختی و رفتار مجازی،
تلاشهای تبلیغات و ترویج می‌تواند به تناسب بازدید هر فرد از سایت تغییر کند. این استراتژی براساس فایلهای کوکی که در بازدیدهای قبلی فرد بازدیدکننده روی دیسک سخت رایانه او قرار گرفته است، امکان پذیر گردد. این فایلهای کوکی شرکت را قادر می‌سازد تا به رفتار آن لاین یک فرد در وب سایت پی ببرد و آنگاه تلاشهای بازاریابی خود را متناسب با آن ارائه کند.