تعاریف مدیریت :
مدیریت یعنی هنر انجام دادن کارها بوسیله دیگران ( ماری پارکر فالت)
مدیریت یعنی یعنی شیوه ای منظم یا سیتماتیک برای انجام امور
مدیریت یعنی نفوذ در دیگران و تحت نفوذ قرار دادن آنها برای انجام کار
مدیریت یعنی فرایند برنامه ریزی ، سازماندهی ، هماهنگی ، رهبری و کنترل تلاشهای اعضا سازمان و مورد استفاده قرار دادن سایر منابع سازمانی برای رسیدن به هدفهای مشخص شده . ( دکتر علی رضائیان)
مدیریت یعنی استفاده بهینه از منابع برای رسیدن به هدفهای سازمانی ( بهره وری)
مدیریت یعنی علم و هنر تصمیم گیری
عناصر مدیریت عبارتند از:
برنامه ریزی
سازماندهی
هماهنگی
رهبری
کنترل
تعاریف مربوط به عناصر مدیریت
1- برنامه ریزی : (Planning) برنامه ریزی به معنای تعیین ، پیش بینی و طراحی فعالیت ها و اقدامات آینده سازمان است.
1-1 به فرایند تدوین تمهیدات یا روش پیگیری یا انجام کار برنامه ریزی گفته می شود .
1-2 برنامه ریزی عبارت است از تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهائی باید انجام شود.
1-3 برنامه ریزی عبارت است از تصور و طراحی وضعیت مطلوب و یافتن و پیش بینی کردن راهها و و سایلی که نیل به آن ها را میسر می سازد.
1-4 برنامه ریزی عبارت است از طراحی برای تغییر یک شئی یا موضوع خاص ، بر مبنای الگوی پیش بینی شده
اهداف برنامه ریزی
افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیتها
افزایش منفعت اقتصادی از طریق مقرون به صرفه کردن عملیات
متمرکز شدن بر روش های دست یابی به هدف و احتراز از انحراف از مسیر
مهیا ساختن ابزاری برای کنترل
در برنامه ریزی توجه به چهار ضابطه یا معیار ضروری است. که عبارتند از:
وحدت (Unity) : اقدامات یک برنامه بگونه ای با یکدیگر هماهنگ شوند که یک واحد متشکل را بوجود آورند.
انعطاف (Flexibility):گروهی از فعالیت ها و اقدامات باید بر اساس شرایط غیر قبل پیش بینی محیط تغییر کنند یا اینکه با آن تطابق یابند.
استمرار یا مداومت (Continuity): فعالیت ها باید استمرار داشته باشند و دچار رکود و توقف نشوند.
دقت (Precision): دقت در پیش بینی فعالیت ها و در وضعیت ها و همچنین دقت در طراحی اقدامات موجب کاهش ریسک و به اشتباه رفتن برنامه می شود.
مراحل سازماندهی :
الف ) طراحی و تعیین کارها و فعالیتهای ضروری
ب ) دسته بندی فعالیتها بر حسب مشاغل و منصبهای سازمانی طراحی شده
ج ) برقررای رابطه میان مشاغل برای کسب هدفهای تععین شده
مفاهیم مرتبط به مراحل سازماندهی:
صف و ستاد :
صف : واحدهائی هستند که وظایف اصلی سازمان را انجام می دهند و مستقیما به تحقق اهداف سازمانی کمک می کنند .
ستاد: واحدهائی هستند که از واحدهای صفی پشتیبانی می کنند .
مزایا و معایب تشکیل ستاد :
مزایا :
1- صرفه جوئی ناشی از تمرکز فعالیت ها دریک واحد
ارتقا سطح مهارت کارکنان متخصص برای ارائه خدمات تخصصی
معایب :
1- دست یافتن به کارائی به قیمت از دست دادن اقتدار منطقی در واحدهای صفی
2-ایجاد امکان سوء استفاده از قدرت در واحدهای ستادی ( برای کنترل صف)
افزایش بروز اختلال در روند ارائه خدمات ستادی به واحدهای صفی
2- تقسیم کار : ( دکتر الوانی و دانائی فرد)
تقسیم بندی افقی : تقسیم کامل سازمان به چند جزء
تقسیم بندی کار و فعالیتها بر مبنای وظیفه
طراحی اداره
ایجاد واحدهای پشتیبانی
تقسیم بندی عمودی : ( برقراری روابط از نظر اختیارات ):
سلسله مراتب ( حداکثر 7 سطح )
حیطه نظارت ( تعداد کارکنانی که مستقیما به یک مدیر گزارش می دهند 5
وحدت فرماندهی ( هر کارمند تنها به یک رئیس گزارش می دهد)
روابط رئیس با مرئوس
تعیین نوع حدود و اختیارت
روابط صف و ستاد
تمرکز و عدم تمرکز ( بر جایگاه اصلی تصمیم گیری در سازمان دلالت دارد)
سئوالات مربوط به سازماندهی :
چه کسی چه کاری را انجام دهد.( تخصیص کارها به افراد یا تقسیم کار
میزان اختیارات و مسئولیت هر فرد چقدر است؟
ارتباطات او برای انجام دادن وظایف کدام است؟
عناصر سازماندهی:
وظایف : فعالیت هائی که هر فرد به علت عضویت در سازمان باید انجام دهد.
مسئولیت: تعهد فرد برای انجام دادن وظایف می باشد که ضامن اجرای وظایف است
اختیارات : حق خواستن کار از دیگران است
نکته اول : هدفهای گوناگون به ساختارهای گوناگون احتیاج دارند
نکته دو م : سازماندهی وظیفه ای است که بصورت دوره ای انجام می شود ( نه بصورت مستمر و روزانه )به این ترتیب که با بروز مسائل جدید در سازمان ، ضرورت تجدید نظر ساخت سازمان مورد تاکید قرار می گیرد.به این ترتیب فقط در صورت بروز مشکل جدید یا تغییر راهبردهای سازمان برای تغییر ساختار اقدام می شود
سازماندهی بر مبنای وظیفه:
در این روش واحدهای سازمانی را بر مبنای وظایف سازمان ، طراحی و ایجاد می کنند. این روش معمولترین شیوه ساماندهی است و هنوز هم در بسیاری از سازمانها مورد استفاده قرار می گیرد