بهره وری به عنوان یکی از راهکارهای مدیریتی نوین است که هدف آن افزایش کارایی کارکنان به منظور بالا بردن میزان اثر بخشی فعالیتهای آنان و یا افزایش تولید می باشد . در اینجا ضمن مرور دیدگاههای رایج پیرامون بهره وری ، به نقد رویکردهای موجود پرداخته و تلاش می کنیم تا بهره وری را در مراکز اطلاع رسانی مورد تحلیل قرار دهیم .
کتابخانه ها مانند بسیاری از موسسات با حجم عظیمی از کار روبرویند و در عین حال از کمبود بودجه و نیروی انسانی متخصص رنج می برند . بدین جهت مدیران کتابخانه ها امیدوارند که با پیاده سازی برخی برنامه ها ، به افزایش کارایی کتابداران . بهره وری بیشتر از امکانات موجود بپردازند .
تعاریف و دیدگاهها:
مهمترین عنصر موجود در تعاریف بهره وری توجه به افزایش تولید با صرف هزینه کمتر است . حتی در برخی موارد به اشتباه واژه بهره وری با واژه تولید اشتباه بکار برده می شود .
(( بهره وری عبارت است از رابطه بین خروجی یک سازمان و ورودیهای مورد نیاز آن )) . بهره وری را می توان از تقسیم خروجی با ارزش بر ورودی ، در یک دوره زمانی مشخص برآورد کرد .
بر همین اساس بهره وری را اینگونه تعریف می کنند : بهره وری عبارت است بهترین و اقتصادی ترین روش بهره برداری از منبع ذاتا محدود برای پاسخگویی به نیازهای ذاتا نامحدود بشر و ارزش و اهمیت بهره وری با استفاده بهینه از عوامل تولید.
از آنجایی که منطق سیستم ایجاد دگرگونی در ورودی به قصد تولید خروجی است ، هر کجا نگرش سیستمی حاکم باشد بحث بهره وری نیز مطرح است . چون بهره وری در محیط تولید معنی می یابد . هر نظام اطلاع رسانی ، خرد یا کلان سیستمی است که مجموعه ای از عناصر و فرایندها در تبدیل ورودی های آن به خروجی های قابل انتظار دخالت دارند. آنچه از این فرآیندها حاصل می شود اطلاعات یا خدمات اطلاعاتی است. و آنچه در بحث بهره وری در حوزه کتابداری و اطلاع رسانی کمطرح است این است که آیا مجموعه عناصر و فرآیندهایی که در تولید اطلاعات یا خدوات اطلاعاتی دخیل بوده اند توانسته اند محصول مورد نظر را عرضه کنند . ÷اسخی که می توان به چنین پرسشی داد آن است که معیارهای سنجش این محصول چیست و چگونه می توان آنرا ارزشگذاری کرد . آیا باید با محصول مشابه مقایسه کرد . آیا با رضایت سخص مصرف کننده قابل سنجش است ؟ یا با کاربرد آن در یک نظام اولویت بندی کلان ارزیابی می شود . سطوح مختلف بهره وری از همین جا معنی پیدا می کند . سطوحی که از خرد به کلان می توان به بهره وری سازمانی ، بهره وری بخشی ، و بهره وری ملی تقسیم کرد. بهره وری سازمانی حاصل نسبت ستاده های کتابخانه یا واحد اطلاع رسانی بر داده های آن است . در سطح خرد می توان به سنجش بهره وری هر یک از عناصر یا فرایندهای کتابخانه پرداخت غرض از عناصر مجموعه ای از عینیت ها از قبیل فضا ، تجهیزات ، لوازم فن آوری و نیروی انسانی است و منظور از فرایندها در نظری کلی همان مجموعه سازی ، سازماندهی و خدمات یا به تعبیری دیگر ورودی ، پردازش و خروجی است . اگر بپذیریم که بهره وری چیزی جز استفاده موثر و بهینه از عوامل و منابع موجود به منظور تولید کالا یا محصول نیست در هر کتابخانه این پرسشها در مورد عناصر مختلف مطرح است : تا چه پایه از حداقل فضا حداکثر استفاده شده است ، بدون آنکه به کارایی آن لطمه وارد شود ؟ آیا از تجهیزات متناسب با عملکرد آنها سود جسته ایم و در جایدهی تجهیزات در فضاها ، کاربری فضا و تجهیزات به گونه ای مطلوب مد نظر بوده است ؟ آیا نیروی انسانی با توجه به توانایی ها ، مهارتها و قابلیت هایشان به مسئولیت گمارده شده اند . و پرسشهای متعدد دیگری که درباره عناصر یک کتابخانه می توان مطرح ساخت . در عرصه فرایندها نیز می توان پرسشهایی از این دست را عنوان کرد : آیا شیوه فعلی مجموعه سازی با توجه به صرف هزینه و وقت مطلوب ترین شیوه است یا می توان به گونه ای دیگر اندیشید و با صرف هزینه و وقت کمتر از بازدهی بیشتری برخوردار گردید . آیا شیوهارائه خدمات مطلوب ترین است یا چنان به آن عادت کرده ایم که به شیوه دیگری نمی اندیشیم ؟ در سطح کلان نیز با توجه به اهداف کتابخانه این گونه پرسشها مطرح است : از این قبیل که آیا کتابخانه با توجه به تجهیزات ، بودجه ، فضا و نیروی انسانی توانسته است اهدافی که برایش تعریف شده و نوع خدماتی که از آن انتظار می رود دست یابد ؟ مدیریت کتابخانه از دیدگاه بحث حاضر مدیریت بهره وری است .
یکی از وظایف اصلی کتابخانه های امروزی تهیه و تامین منابع اطلاعاتی مناسب برای پژوهشگران می باشد ، لیکن طیف وسیع محققان و گستردگی پهنه تحقیقات و به تبع آن فراوانی نیازهای اطلاعاتی آنان از یک سو و هزینه گزاف تهیه منابع اطلاعاتی مختلف ، پراکندگی مراکز تولید ، پردازش داده ها از دیگر سو سبب پدید آمدن موانعی جدی در راه تحقیق شده و کاهش کارایی و بهره وری کتابخانه های تخصصی و آکادمیک را در پی داشته است .
برای بررسی میزان بهره وری اطلاعاتی از کتابخانه ها می توان شاخص ذیل را تعریف کرد:
میزان و ارزش اطلاعات بدست آمده
هزینه مصرفی = شاخص بهره وری اطلاعاتی
در این رابطه ، منظور از میزان ، حجم اطلاعات حاصل و منظور از ارزش ، اعتبار و مفید بودن آنهاست . هزینه مصرفی نیز شامل : زمان ، میزان بودجه مصرفی و نیز سایر امکانات به کار گرفته شده است. واقعیت این است که به دلایل متعددی شاخص بهره وری اطلاعاتی در کتابخانه های کشور بسیار پایین است ، مهمترین این دلایل عبارتند از :
پراکندگی منابع اطلاعاتی در سطح کشور
کمبود و یا حتی نبود اطلاعات در زمینه نحوه پراکنش اطلاعات در کشور
عدم تناسب مجموعه اطلاعات موجود با نیازهای پژوهشگران
تنوع فوق العلاده منابع اطلاعاتی و عدم امکان تامین همه منابع برای هریک از مراکز علمی
هزینه گزاف خرید منابع اطلاعاتی
عدم امکان استفاده موثر از منابع اطلاعاتی موجود در سایر مراکز علمی
عدم کارایی کامل افراد شاغل در کتابخانه و مراکز اطلاعاتی کشور
مجموعه عوامل فوق سبب می شوند که میزان و ارزش اطلاعات بدست آمده کم و هزینه صرف شده برای دستیابی به این اطلاعات بشدت زیاد باشد . از این رو با کاهش شاخص بهره وری اطلاعات میزان نارضایتی پژوهشگران ، افزایش و در نهایت شاخص تولیدات علمی آنان نیز کاهش می یابد.
یکی از عواملی که به ایجاد و پایدار شدن بهره وری کمک می کند مفهوم (( ارزش افزوده )) است . مدیریت مبتنی بر رویکرد معرفت شناختی به بهره وری در پی ایجاد ارزش افزوده از همه عوامل در اختیار می باشد . مدیر کتابخانه و همه کتابداران باید دریابند و نیز اعتقاد داشته باشند که در بسیاری از موارد کارکردهای کتابخانه می تواند دارای ارزش افزوده باشد . گزینش کتاب و سایر مواد فقط محدود به یک شخص خاص و یک دوره زمانی کوتاه نیست . همه می توانند از مواد کتابخانه در همه وقت استفاده کنند . فراهم آوردن شرایط استفاده سایر کتابخانه ها از منابع موجب بالا رفتن ارزش افزوده است . فهرست نویسی و رده بندی یا به عبارت دیگر ذخیره اطلاعات نیز دارای ارزش افزوده است . مدیر کتابخانه باید شرایط استفاده همه کتابخانه ها را از پیشینه ها ی کتابشناختی فراهم سازد تا از دوباره کاری و چند باره کاری در سطح کتابخانه ها و در نتیجه اتلاف سرمایه های ملی در سطح کشور جلوگیری کند . ایجاد دسترسی همگانی به منبع از طریق ایجاد دسترسی از راه دور به فهرست کتابخانه از دیگر راههای رسیده به ارزش افزوده است . همه این مفاهیم زمانی محقق می شود که مدیر و همه کتابداران به بهره وری بیشتر از کتابخانه و بالا بردن ارزش افزوده فعالیتهای خود اعتقاد داشته باشند . بنابراین مدیر کتابخانه باید برای انجام هریک از کارکردهای اصلی کتابخانه به صورتی برنامه ریزی کند که آن کارکرد ها دارای ارزش افزوده شوند . رشد فکری و مهارتی کتابداران نیز بعنوان مهمترین ارزش افزوده تلقی می شود . در واقع فکری ÷یش نیاز بهره وری است . مدیر کتابخانه و خود کتابداران باید شرایط لازم برای رشد فکری و مهارتی را به وجود بیاورند . در نهایت باید گفت که بهره وری فکر، پیش نیاز و مقدم بر هر نوع بهره وری است .
امروزه عملکرد کتابخانه ها تنها با تولیدات آن یعنی خدمات اطلاع رسانی سنجیده می شود بهره وری بیشترین ربط مفهومی را با این حوزه داراست . حتی کوچکترین عنصر در یک واحد اطلاع رسانی نیز می تواند موضوع سنجش بهره وری قرار گیرد . از چگونگی قرار گرفتن میز امانت یا تابلو اخبار و اطلاعات ، یا شکل کارت امانت تا روابط انسانی کارکنان در میزان بهره وری کتابخانه به عنوان یک سازمان دخیل است . بدین ترتیب هیچ لایه یا سطحی از عرصه کتابداری و اطلاع رسانی فارغ از سنجش بهره وری نیست آنچه در این جریان ضروری و حائز اهمیت است داشتن نگرشی سیستمی ، قبول ضرورت ارزیابی و سنجش بهره وری و حضور مدیریت های ارزیابی و سنجش است . مدیران کتابخانه ها باید درک کنند که مفهوم بهره وری در کتابخانه ها با سایر واحد های صنعتی – تولیدی متفاوت است و آنها نمی توانند از کتابداران به منزله ابزار برای افزایش فعالیتهای کتابخانه استفاده کنند. تاکید بر بعد انسانی بهره وری واقعی زمانی روی خواهد داد که فضا و امکانات لازم برای پی بردن کتابداران نسبت به نقش و توانمندی خود در افزایش خلاقیتها و شکوفایی استعدادها فراهم شود .
افزایش بهره وری خدمات کتابخانه های تخصصی و دانشگاهی
امروزه به دلیل کمبود منابع مالی و حجم روزافزون مدارک و اطلاعاتی که در جهان منتشر میشود ، نه تنهاهیچ کتابخانه تخصصی و دانشگاهی را نمی‌توان یافت که در زمینه نیازهای مراجعان خود مدارک لازم را دراختیار داشته باشد بلکه چنین امکانی نیز برای هیچ یک از آنها متصور نیست . به این ترتیب همکاری بین‌کتابخانه‌ها برای استفاده بهینه از منابع مالی ، مواد کتابخانه‌ای و ... موجود در کل کشور الزامی می‌نماید که این‌مهم با مکانیزمهای اشتراک منابع امکان‌پذیر است . تنها راهکار جامع موجود در این زمینه «امانت بین‌کتابخانه‌ها» است که حتی با فرض اجرای صحیح و فراگیر ، بخشی از مساله را حل می‌کند . بخش دیگری ازمساله با فراهم کردن تمهیدات لازم برای استفاده مستقیم و بدون واسطه از خدمات کتابخانه‌ها برای افرادی که‌به مواد کتابخانه‌ای موجود در آنها نیاز دارند حل میشود . این راهکار مکمل «امانت بین کتابخانه‌ها» است که‌با اجرای آن می‌توان بهره‌وری خدمات کتابخانه‌های تخصصی و دانشگاهی را افزایش داد .
بدون شک ، کتابخانه های تخصصی و دانشگاهی ، جایی که بیشترین مدارک علمی کشور اعم از کتاب ، ادواریها ،مواد دیداری و شنیداری و ... در زمینه های مختلف علوم و فنون در آنها گردآمده‌اند ، از مهمترین اجزای نظام‌اطلاع‌رسانی علمی کشور به حساب می‌آیند و هیچ پژوهشگری نیست که در فرایند پژوهش خود از استفاده از خدمات‌این کتابخانه‌ها بی نیاز باشد . اما به دلایل مختلف ، نمی‌توان هیچ کتابخانه‌ای را یافت که در زمینه نیازهای مراجعان‌خود ، مدارک لازم را در اختیار داشته یا قادر به گردآوردن آنها باشد . در چنین شرایطی لازم است تمهیدات لازم‌برای استفاده بهینه از منابع مالی و مواد کتابخانه‌ای موجود در کشور تقویت و فراهم شود .