تحقیق مقاله نگاهی به سیستم اطلاعاتی

نگاهی به سیستم اطلاعاتی

چکیده

استقرار یک سیستم جامع کارآمد همیشه از دغدغه های اصلی مدیران شرکت های بزرگ بوده است.

اجرای موفقیت آمیز یک پروژه سیستم جامع در گرو عوامل گوناگونی است که فقدان هر یک می تواند نتایج نامطلوبی بر جای گذارد.

مدیران مالی سازمان،مدیریت پروژه،تیم پیاده سازی نرم افزار،تحلیل گران،مدیران میانی و کاربران از جمله عواملی هستند که در اجرای موفق یک پروژه سیستم جامع دخالت دارند.

یکی از عوامل شکست پروژه سیستم جامع،طولانی شدن زمان اجرای مراحل مختلف پروژه است.یکی از مشکلات اساسی سیستم های جامع،گستردگی سیستم از نظر جغرافیایی و عدم امکان اتصال دایمی بخش های مختلف شرکت با یکدیگر است.

استقرار سیستم جامع در یک شرکت یک طرح توسعه ای است که بسیار پیچیده و حساس انجام می گیرد.استقرار سیستم جامع در واقع یک فرآیند توسعه انسانی و نوعی اصلاحات است.

در این پروژه به معرفی این سیستم بر مبنای معادله کلی سیستم اطلاعاتی کیفیت که از حاصل جمع سیستم اطلاعاتی و مدیریت کیفیت جامع بدست می آید،نیازمندی ها و همین طور ارایه مدلی جهت شکست سیستم اطلاعاتی کیفیت پرداخته ایم.

عنوان                                                                                       

1.نگاهی به سیستم اطلاعاتی

مقدمه

اطلاعات در قرن حاضر

طراحی سیستم اطلاعاتی کیفیت بر چه مبنایی است؟

پروژه طراحی سیستم های اطلاعاتی از کجا و چگونه آغاز می شود؟

2.طراحی سیستم اطلاعاتی کیفیت

مقدمه

مراحل طراحی سیستم اطلاعاتی کیفیت

تطابق سیستم های اطلاعاتی در بهبود کیفیت محصولات و خدمات

تی کیو ام

نکاتی در باب رعایت مبانی تی کیوام در کیو آی اس

3.ارائه گزینه های تفکیک سیستم اطلاعاتی کیفیت

مقدمه

گزینه اول

زیرسیستم های سیستم کیفیت

4.توصیه هایی چند در روند اجرای عملی کیو آی اس

مقدمه

توصیه های عملی

نتیجه گیری

پیوست

نگاهی به سیستم های اطلاعاتی

1 – 1 مقدمه

(هر کس که کار می کند،باید آن را خوب انجام دهد.)

پیامبر (ص)

بدون مقدمه باید گفت که به باور ما،ریشه بسیاری از مشکلات و معضلات اجتماعی و اقتصادی جامعه در عدم اجرای جمله پیشوای مذهبی مان است.رهنمودی که اگر جامعه عمل می پوشید،بی شک امروز شاهد بسیاری از عقب افتادگی های علمی و صنعتی مان نبودیم.

در دنیای رقابتی امروز،اطلاعات مانند سرمایه و نیروی انسانی در شمار عوامل تولید و به عنوان مهمترین مزیت نسبی بنگاههای اقتصادی محسوب می شود.

استقرار یک سیستم جامع کارآمد همیشه از دغدغه های اصلی مدیران شرزکت های بزرگ بوده است.اجرای موفقیت آمیز یک پروژه سیستم جامع در گرو عوامل گوناگونی است که فقدان هر یک می تواند نتایج نامطلوبی بر جای گذارد.

مدیران مالی سازمان،مدیریت پروژه،تیم پیاده سازی نرم افزار،تحلیلگران،مدیران میانی و کاربران از جمله عواملی هستند که در اجرای موفق یک پروژه سیستم جامع دخالت دارند.

یکی از عوامل شکست پروژه سیستم جامع،طولانی شدن زمان اجرای مراحل مختلف پروژه است.یکی از مشکلات اساسی سیستم های جامع،گستردگی سیستم از نظر جغرافیایی و عدم امکان اتصال دایمی بخش های مختلف شرکت با یکدیگر است.

استقرار سیستم جامع در یک شرکت یک طرح توسعه ای است که بسیار پیچیده و حساس انجام می گیرد.استقرار سیستم جامع در واقع یک فرآیند توسعه انسانی و نوعی اصلاحات است.

2 – 1 اطلاعات در قرن حاضر

قطعاً می توان “اطلاعات” را کالای قرن آینده نامید.کالایی که انتخاب تکنولوژی جاده های بس سهل الوصول را برایش آماده ساخته است.

اطلاعات(پردازش شده و پردازش نشده)خونی است که در رگهای سازمان جاری است و سیستم اطلاعاتی وسیله ای برای به جریان انداختن این خون در رگهای سازمان است.

اطلاعات و تکنولوژی در یک چرخه رو به رشد یکدیگر را با اثر متقابل ارتقا می دهند و هر یک به رشد دیگری کمک می کنند.ولی در این میان سیستم هایی که حجم عظیم اطلاعات را سامان داده،آنها را در قالب تکنولوژی جای دهد،و امکان استفاده مؤثر از آنها را پدید آورد نقشی بس مهم دارد.این وظیفه را سیستم های اطلاعاتی بر عهده دارد.

هر چند در قیاس با روند رشد سر سام آور تکنولوژی و اطلاعات،در ابتدا سیستم های اطلاعاتی و علوم مرتبط با آن از چنین رشدی برخوردار نبوده است ولی در سالهای اخیر این علوم با شیبی فزاینده به چرخه سه گانه اطلاعات “تکنولوژی” و “سیستم های اطلاعاتی” پیوسته است.

علم توسعه سیستم ها،در روند پیشرفت خود و در جهت حرکت به سمت پایه های استوار و مبتنی بر علوم پایه و متناسب با تکنولوژی نوین به ارایه متدولوژی های توسعه سیستم پرداخته است.

متدلوژی های توسعه سیستم ابزارها و روش هایی را به منظور راهبری فرآیند توسعه سیستم های اطلاعاتی ارایه می دهد که پیدایش آنها به اواخر دهه 60 بر می گردد.یعنی زمانی که مفهوم چرخه زندگی توسعه سیستم مطرح شد.این مفهوم به توسعه دهندگان آن ابزاری برای کنترل سیستم ارایه کرد.اما کمک چندانی در جهت افزایش کارآیی و کیفیت فرآیند توسعه سیستم نکرد.در اواسط دهه 70 متدولوژی های ساخت یافته به منظور افزایش کارآیی در امر آنالیز و طراحی توسعه یافت.متدولوژی هایی از این دست عموماً بر عملیات سیستم تأکید داشت و تأکید کمتری بر مدلسازی داده ها و موجودیت هایی که سیستم در مورد آنها داده ذخیره می کند به عمل می آورد.

در اوایل دهه 80 مدلسازی داده ها به عنوان وظیفه ای اساسی در توسعه سیستم مطرح شد.و این امر منجر به توسعه متدولوژی های داده گرا نظیر مهندسی اطلاعات شد.متدولوژی های توسعه سیستم در آخرین گام به رویکرد موجودیت گرا روی آورده و این نگرش را در آنالیز و طراحی همپای برنامه نویسی به کار گرفتند.

روند رشد متدولوژوی های توسعه سیستم به صورت روزافزونی ادامه دارد.و امروزه با توجه به پیچیدگی و بزرگی سیستم ها نمی توان بدون کمک متدولوژی مناسب به آنالیز ،طراحی و اجرای سیستم های بزرگ،پیچیده و کارآمد امیدوار بود.

متأسفانه در کشور ما کمتر به این مقولات توجه شده است و هر چند حضور سیستم های اطلاعاتی در مؤسسات و سازمانها ملموس است ولی برخورد اصولی با فرآیند آنالیز،طراحی و اجرای چنین سیستم هایی کمتر به چشم می خورد.چنین فقدانی علاوه بر اتلاف سرمایه ها جوی بدبینانه نسبت به اصل وجودی این گونه سیستم ها پدید می آورد.می توان به جرأت اظهار داشت که برای موفقیت در طراحی سیستم هایی با کیفیت بالا و مطلوب باید بر متدولوژی مناسب برای توسعه و طراحی آنها متکی بود.

3 – 1 برای طراحی سیستم اطلاعاتی چه باید کرد؟

پیش از بررسی هر سیستمی به منظور تهیه یک طرح کلی برای آن لازم است به مقوله تحلیل سیستم توجه شایانی شود.چرا که با تحلیل نیازهای سیستم می توان طرح کلی سیستم را بنا نهاد.

تجزیه و تحلیل سیستم ها کاربرد رویکرد سیستمی در طراحی سیستم های اطلاعاتی است.سایر علوم ممکن است برای تشریح پدیده هایی که با آن روبرو هستند از مفاهیم سیتسم ها استفاده نمایند.اما طرز تفکر سیستمی زیربنای فعالیت های تجزیه و تحلیل سیستم هاست.

نگرش سیستمی در سازمان:سازمانها سیستمهای پیچیده ای هستند که دارای زیر سیستم های به هم وابسته و متعامل اند که تغییرات در یک بخش باعث ایجاد تغییرات قابل پیش بینی و غیر قابل پیش بینی در سایر بخش های آن می شود.رویکرد سیستمی به سازمان به صورت یک کل و به اجزای ان در رابطه با نقشی که در عمل دارند،می نگردو این یکی از راههای منطقی بررسی سیستم ارتباطات درونی و یکپارچگی عملیات سازمان بخصوص در زمان معرفی یک سیستم جدید اطلاعاتی می باشد.

به طوری که در شکل صفحه پیشین می بینید اطلاعات از طرفی به عنوان بازخور مدیریت سازمان را از نتایج و عملکرد واحدها و زیر سیستم های مختلف آگاه می سازد و در اعمال کنترل فعالیت های این واحدها او را یاری می کند.

از طرف دیگر اطلاعات در ردیف منابع مهم سازمانی قرار دارد.همان طور که مدیریت منابع انسانی،مدیریت مالی،مدیریت تولید و نظایر آن در یک سازمان اهمیت دارند.مدیریت منابع اطلاعاتی نیز به دلیل اهمیت نقش آن در سازمان و پیشرفت های روز افزون تکنولوژی مربوطه از اهمیت و گستردگی خاصی برخوردار است.اطلاعات (پردازش شده و پردازش نشده) خونی است که در رگهای سازمان جاری است و سیستم اطلاعانی وسیله ای برای به جریان انداختن این خون در رگهای سازمان است.

4 – 1 سیستم اطلاعاتی کیفیت بر چه اساسی باید طراحی شود؟

مهمترین مسأله ای که منجر به تصمیم گیری در مورد چگونگی طراحی می شود،نوع انتظاری است که از سیستم می رود.این انتظار پس از تحلیل نیازهای کاربران سیستم بدست می آید.منتها قبل از تبیین نیازهای سیستم،لازم است سیستم را بشناسیم و قبل از شناخت سیستم مورد نظر باید سیستم را و نیز روشهای طراحی سیستم اطلاعاتی را بشناسیم.

سیستم اطلاعاتی در یک سازمان را می توان از ابعاد مختلفی مورد بررسی قرار داد که اهم آنها عبارت است از:

1.سیستم های اطلاعاتی بر اساس وظایف مختلف سازمانی.

2.سیستم های اطلاعاتی بر اساس عملیات و ساختار مدیریتی سازمان.

3. سیستم های اطلاعاتی بر اساس صورت فیزیکی آن.

سیستم های اطلاعاتی بر اساس وظایف مختلف سازمانی:

سیستم های اطلاعاتی را می توان برحسب وظایف مختلف سازمانی که از آن استفاده می کنند تعریف نمود.استاندارد خاصی برای تعریف این وظایف وجود ندارد اما غالباً مؤسسه ها یا سازمان ها دارای وظایفی مثل امور مالی،نیرو انسانی،بازار یابی و فروش،تولید،تدارکات،سیستم اطلاعاتی و نظایر آن می باشند.گرچه ساختار سازمانی مؤسسه ممکن است بر مبنایی غیر از این وظایف مثلاً بر حسب نوع محصول یا پروژه شکل گرفته باشند.اما سیستم های اطلاعاتی به طور منطقی حول محور این وظایف می چرخد و در واقع تصویری از هر یک از این وظایف است.

ممکن است داده ها و اطلاعات یکسانی مورد استفاده چند وظیفه سازمانی قرار گیرد اما این وظایف از لحاظ فعالیت ها،عملیات و مسئولیت های سازمانی مجزا هستند.بنابراین برای هر یک از آنها یک سیستم اطلاعاتی مختص همان وظیفه در سازمان وجود دارد.مثلاُ سیستم اطلاعاتی فروش و بازاریابی،اطلاعات و داده های مربوط به فعالیت های فروش را جمع آوری و پردازش می کند و نتایج را به صورت گزارش های چاپی و تصویری در اختیار فروشندگان یا مدیریت فروش قرار می دهد.یا مثال دیگر سیستم اطلاعاتی پرسنلی اطلاعات و سوابق مربوط به نیروی انسانی سازمان را جمع آوری می کند.و پس از پردازش های لازم،گزارش ها و تحلیل های مربوط به نیروی انسانی را در اختیار کارکنان،مدیریت،امور پرسنلی و نظایر آن قرار می دهد.به این روش اصطلاحاً روش فرآیندی هم می گویند،که از قدرت بسزایی برخوردار است.

سیستم های اطلاعاتی بر اساس عملیات و ساختار مدیریتی سازمان:

در جریان انجام عملیات و فعالیت های مربوط به هر یک از وظایف سازمانی و تعامل آنها با یکدیگر،پیوسته اطلاعاتی خام وارد سازمان یا مؤسسه می شود.یا در داده ها و اطلاعات موجود تغییر داده می شود.جمع آوری،پردازش نگهداری سوابق،به روز رسانی انجام.تغییرات مورد لزوم در این سوابق،تهیه نتایج عملکردهای این وظایف و توزیع آن بین استفاده کنندگان مختلف بر عهده سیستم های اطلاعاتی و عملیاتی مؤسسه است.

از انواع سیستم های اطلاعاتی عملیاتی مؤسسه می توان کنترل عملیات در واحدهای خودکار صنعتی،واژه نگارها در سیستم های خودکار اداری و پردازش.تراکنش ها در سیستم های اطلاعاتی مؤسسه ها را نام برد.

سیستم پردازش تراکنش ها:

تراکنش ها وقایعی است که در اثر انجام عملیات و فعالیت های یک مؤسسه رخ می دهد.مانند انجام فروشها،خرید ها،پرداخت ها،صدور سند،برداشت از حساب بانکی و نظایر آن.مثلاُ وقتی مؤسسه کالایی به مشتری به صورت غیر نقدی می فروشد،داده هایی مربوط به مشتری انبار محصولی که به مشتری داده می شود،فروشنده و نظایر آن باید جمع آوری و پردازش شود.از طرفی این واقعه خود باعث رخداد تراکنش های دیگری نظیر بررسی اعتبار مشتری،صدور صورت حساب،تغییر در موجودی ها،افزایش در میزان حساب های دریافتنی و نظایر آن می شود،که البته هر یک به نوبه خود داده های بیشتری را تولید می کنند.

سیستم پردازش تراکنش ها سیستمی است که جمع آوری و پردازش این تراکنش ها را بر عهده دارد.و بر اساس داده های پردازش شده انواع محصولات اطلاعاتی مانند فرمها،لیست های در گردش داخلی سیستم گزارش ها و لیست های چاپی و تصویری تهیه می کند.و به عنوان مبنایی برای تهیه گزارش های بعدی برای مدیریت سازمان مورد استفاده قرار می گیرد.شکل زیرین نقش سیستم پردازش تراکنش ها را در سازمان و مؤسسه نشان می دهد.

برای مدیریت سازمان به طور کلاسیک وظایفی بر شمرده شده است که اهم آن برنامه ریزی،کنترل و اساساً تصمیم گیری است.

همچنین مدیریت سازمان برای انجام وظایف محوله به صورت هرمی تشبیه می شود که از سه لایه عمده مدیریت سطوح بالا،سطوح میانی و سطوح پایین تشکیل شده است.برحسب این که مدیریت در کدام یک از لایه های مذکور قرار گرفته است برنامه ریزی کنترل و تصمیم گیری متفاوتی دارد.

به طوری که در سطوح بالا،برنامه ریزی ها استراتژیک و بلند مدت،در سطوح میانی،تاکتیکی و میان مدت و در سطوح پایین،کوتاه مدت و مربوط به فعالیت های جاری و روزمره است.