تحقیق مقاله چگونه هزینه های شهری را کاهش دهیم

چگونه هزینه های شهری را کاهش دهیم

مقدمه

با توجه به سیاستهای دولت و خودکفا اعلام کردن شهرداری ها و وابسته نبودن شهرداری ها به منابع مالی دولت، مدیریت هزینه و ایجاد درآمد پایدار از اصلی ترین وظایف شهرداری ها در سال جهاد اقتصادی می باشد. بر اساس این رویکرد، اهمیت و ضرورت پرداخت به کاهش هزینه و صرفه جویی در هزینه و همچنین حرکت در جهت قطع وابستگی درآمد شهرداری از چند ردیف درآمدهای خاص (صدور پروانه، فروش تراکم و ....) به سمت ایجاد درآمدهای پایدار واضح و آشکار است.

در دنیای امروزی و شهرهای کنونی محدودیت منابع و رشد روزافزون نیازها، موضوع "مدیریت هزینه" را از یک مزیت به یک ضرورت تبدیل کرده است. سازمان ها و شرکت های مختلف تولیدی یا خدماتی پس از برنامه ریزی راهبردی و با در نظر گرفتن نقاط ضعف، قوت، فرصت ها و تهدیدهای موجود بر سر راه تولید یا ارائه خدمات با کیفیت و کمیت بالاتر و از طرفی هزینه کمتر در حال رقابت می باشند.کاهش هزینه ها در تمام ابعاد دارای اهمیت ویژه ای است و شهرداری با توجه به اینکه ارگانی مردمی است که ارتباط تنگاتنگی با مردم دارد رعایت و اهتمام به بحث کاهش هزینه ها در این عرصه اهمیتی دو چندان پیدا می کند. در واقع نیاز و انتظارات شهروندان باعث توجه بیشتر مدیریت شهری به ویژه مدیریت واحد شهری در کلانشهرها به مدیریت هزینه شده است. به عبارتی کاهش هزینه یکتهدید نیست بلکه فرصتی است که ظرفیت های ناشناخته سازمان را در مسیر حذف اتلاف ها و ایجاد بهبودفعال می کند.در این خصوص فرهنگ سازی و آموزش به موازات استفاده از فن آوری های روز دنیا بسیار مهم و اساسی خواهد بود و علاوه بر سیاست گذاری در زمینه تعدیل هزینه ها می توان از نظام مشارکت عمومی و اختصاصی بهره فراوان برد.

هزینه و ویژگی های آن

هزینه خود به تنهایی به معنی مصرف کردن منابع می باشد مدیریت هزینه نیز به معنای اداره کردن هزینه است. و اکثرا در مواردی اهمیت آن مشخص می شود که سازمان با بحران هزینه ای مواجه می گردد. مدیریت راهبردی هزینه نیز رویکردی است که با هدف مدیریت و افزایش اثربخشی در استفاده از منابعی که در اختیار سازمان است به نحوی که حداکثر منافع حاصل شود و یا به عبارت دیگر به معنای بهینه کردن هزینه در راستای فعالیت های اصلی و قابلیت های کلیدی سازمان می باشد. در این راستا می توان گفت که در بحث کاهش هزینه به دو بعد اصلی باید توجه داشت:

الف-زمانی که ما از طریق صرفه جویی در مصرف منابع ،می خواهیم به کاهش هزینه برسیم.

ب-وقتی که از طریق ارزان کردن منابع به دنبال کاهش هزینه هستیم ،یعنی همان منابع را با قیمت ارزان تر استفاده می کنیم که شایان ذکر است این مورد چندان در اختیار دستگاه نمی باشد و عوامل خارجی بسیاری در آن دخیل هستند.

نکته دیگر اینکه در شرایط تورمی، افزایش هزینه به هر صورت اتفاق می افتد و این مساله خارج از کنترل مدیریت است .

عوامل موثر بر کاهش هزینه ها

از جمله عوامل موثر بر کاهش هزینه ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1-      تغییر نگرش مدیریت

2-      شناخت ریسک و بازده

3-      شناخت دارایی های قابلیت ساز و استفاده از آن در راستای ماموریت سازمان

4-      مدیریت هزینه یعنی اداره کردن هزینه، بهینه کردن هزینه در راستای فعالیتهای اصلی و قابلیت های کلیدی سازمان ها. به عبارتی هزینه کردن تنها در راستای نیل به اهداف و برنامه های سازمان معنی دارد.

5-      شناخت محیط درونی همچون ریسک پول، امکانات، تجهیزات و نیروی انسانی و همچنین درک محیط بیرونی و مواردی از قبیل تورم، نوسانات نرخ ارز، قوانین و مقررات، حوادث غیر مترقبه، شرایط سیاسی و ...

6-      ارزش آفرین کردن هزینه های سرمایه گذاری

7-      استفاده از بهترین فرصت های جذب منابع

8-      به روز بودن اطلاعات

مدیریت هزینه (مدیریت راهبردی هزینه): رویکردی است با هدف مدیریت و افزایش اثربخشی در استفاده از منابع در اختیار سازمان، به نحوی که حداکثر منافع حاصل گردد. در این راستا، هزینه‌ها و مخارج فعالیت‌هایی که برای سازمان ارزش‌آفرین هستند (هزینه‌های مثبت)، کاهش نمی‌یابند.
کاهش هزینه(دیدگاه اول):کاهش در به‌کارگیری و مصرف منابع در هر واحد یا هر فرایند و فعالیت، بدون آنکه تأثیر منفی یا کاهنده بر کیفیت و عملکرد فعالیت مربوط داشته باشد؛ مشروط بر آنکه هزینه از یک دوره به دوره‌های آتی یا سایر واحدها و فرایندها انتقال پیدا نکند.
کاهش هزینه (دیدگاه دوم):افزایش کیفیت و عملکرد فعالیت‌های واحدها، فرایندها یا فعالیت‌ها، بدون اینکه افزایشی در به‌کارگیری و مصرف منابع رخ دهد؛ یعنی به‌کارگیری منابع، ثابت فرض شود.  
     
برخی روش‌های کاهش هزینه
1. ساده‌سازی پیچیدگی‌های فرایندهای کاری
2. استفاده از طرح‌ها و برنامه‌های مشخص، معین و مدون (برنامه‌ریزی و طراحی صحیح و کارشناسی پیش از اجرا)
3. صرفه‌جویی در مواد، زمان و انرژی و جلوگیری از ضایعات
4. اتخاذ سیاست‌های صحیح خرید، تهاتر، واگذاری (برون‌سپاری) یا اجرای امانی
5. استفاده از منابع تأمین (خرید یا ساخت) ارزان با کیفیت مورد قبول
6. خرید و حمل به موقع
7. کاهش هزینه خواب موجودی و سرمایه
8. کاهش دوباره‌کاری‌ها و تأخیرها

برخی روش‌های شناسایی پروژه‌های کاهش هزینه
1. خرید از منابع ارزان‌تر، تغییر در روش خرید و تغییر در روش پرداخت‌ها، چنانچه منجر به کاهش هزینه شود.
2. پروژه‌هایی که منجر به کاهش مصرف منابع شود، مشروط بر اینکه از کمیت و کیفیت اقلام قابل تحویل و خدمات مورد انتظار کاسته نشود.
3. پروژه‌هایی که منجر به آزادسازی منابع شود، مشروط بر اینکه از منبع آزادشده به صورت برنامه‌ریزی‌شده و حساب‌شده استفاده گردد.
4. حذف یا کاهش ضایعات و دوباره‌کاری‌ها، چنانچه منجر به کاهش هزینه یا افزایش بازده شود.
5. پروژه‌های تغییر یا اصلاح فرایند، چنانچه منجر به کاهش یا حذف دوباره‌کاری‌ها یا ضایعات و یا افزایش بازده شود.
6. تغییر و اصلاح فرایند (ترکیب چند فعالیت، عملیات، فرایند، واحد، سازمان یا اداره) چنانچه منجر به کاهش هزینه یا افزایش بازده شود.
7. تصمیم‌گیری‌های ساخت، خرید، تهاتر، واگذاری (برون‌سپاری) یا اجرای امانی در مورد فعالیت‌ها، برنامه‌ها و خدمات ؛ چنانچه منجر به کاهش هزینه یا افزایش بازده گردد.
8. تغییر در نوع مواد مصرفی (به جهت سهولت فراوری یا تغییر قیمت)، تغییر در طرح و برنامه با هدف ساده‌سازی انجام کار، انعطاف‌پذیری و مدیریت ریسک تصمیم‌ها، سهولت توالی عملیات و فرایندها، در دسترس بودن یا ارزان بودن تکنولوژی مورد نیاز، استفاده مجدد یا مشترک از منابع مصرفی و سرمایه‌ای چنانچه منجر به کاهش هزینه یا افزایش بازده گردند.
9. تغییر در سیاست‌های خدمت‌رسانی، بهبود روش‌های تأمین و مصرف منابع، چنانچه منجر به کاهش هزینه گردد.
10. حذف مغایرت‌های مختلف پروژه‌ها (زمان، هزینه، دامنه و ...) چنانچه منجر به کاهش هزینه گردند.

ایده‌هایی که جزء پروژه‌های کاهش هزینه در نظر گرفته نمی‌شوند:
1.  مواردی که باعث کاهش کمیت یا کیفیت خدمات شوند.
2.  مواردی که کاهش هزینه آنها، منجر به انتقال یا افزایش هزینه در دیگر واحدها، فعالیت‌ها و فرایندها شود.
3.  مواردی که منجر به انتقال هزینه به دوره مالی بعد شوند.
4.  مواردی که همسو با اهداف یا برنامه‌های راهبردی سازمان نباشند؛ منع قانونی داشته باشند و یا به تشخیص خرد جمعی، اجرای آنها به مصلحت نباشد.
5.  مواردی که اندازه‌گیری کاهش هزینه ناشی از اجرای آنها، امکان‌پذیر نباشد (نظیر تسریع در تهیه گزارش‌ها، تقویت بخش متره و دقت در برآوردها و ...)

برای صرفه جویی و کاهش هزینه باید ضمن تغییر قوانین و ساختارهای موجود نگاهی استراتژیک هم به کاهش هزینه داشت و به عبارتی در پاسخ به این سوال که چه نوع هزینه هایی را باید در فرآیند اجرای استراتژی کاهش هزینه ها مورد توجه قرار داد؟می توان به مهمترین سرفصل هایی که باید مورد توجه سازمان ها قرار گیرد، به این طور خلاصه و به شرح زیر اشاره نمود:

1- استفاده بهینه از تمامی ظرفیت های خدماتی و تولیدی و اعمال مدیریت صحیح نگهداری و تعمیرات روی کلیه تجهیزات موجود.

2- آموزش و توسعه فرهنگ رشد و بهره وری و هدفمندکردن نیروها به سمت بهبود شاخص ها از طریق گروه های بهبود وغیره.

3-مدیریت روی هزینه های خواب سرمایه.

4-مدیریت روی هزینه های انرژی و اتلاف سایر منابع.

5-مدیریت روی کاهش ضایعات منابع سازمانی، مواد اولیه و قطعات 0

6-ارتقای سطح کیفیت .

7-بهبود فرآیند و ارتقا سطح ارائه خدمات در جهت افزایش سرعت، دقت و پاسخگویی به نیاز مراجعین و مشتریان.

8-نگرش فرآیندی به ساختار سازمانی (انجام مهندسی مجدد در سازمان)

9-توجه بیش از پیش به سیستم های اطلاعاتی و گردش اطلاعات در سازمان برای سرعت ودقت بخشیدن به تصمیمات در  سازمان.

10-شناسایی و حذف فعالیت های بدون ارزش افزوده، فعالیت های موازی  و دوباره کاری ها.

11-کاهش سهم نیروی انسانی بخش های ستادی به اجرائی و تولیدی

12-فعال کردن نظام پیشنهادها، ترویج کارگروهی و ایجاد نظام ارزیابی و انگیزشی مناسب در سازمان.

13-نوآوری در ارائه خدمات.

رویکرد کاهش استراتژیک هزینه ها و بهبود عملکرد با تکیه بر اصل ارتباط میان بهبود عملکرد سازمان با کاهش هزینه ها توسعه یافته است. در این روش تمامی ابعاد یک سازمان با هدف بهینه سازی مورد مطالعه قرار می گیرد. تا از طریق شناسایی حوزه های ناکارا و بهبود عملکرد، هزینه ها کاهش یابد.

در این مقطع مطالعه تفصیلی تمامی ابعاد یک سازمان با هدف بهینه سازی و منطقی سازی آنها انجام می گیرد تا از طریق بهبود عملکرد، هزینه های شرکت در ابعاد مختلف به حداقل و کارایی آن به حداکثر برسد. در این شیوه به بهبود کارایی فرآیند، از طریق بهینه سازی وظایف مختلف و حصول اطمینان از عدم تکرار یا دوباره کاری در وظایف و فرآیندهای سیستم، کمک می کنیم، این مدل(کاهش استراتژیک هزینه ها) همچنین امکان تجدید ساختار و منطقی کردن ترکیب نیروی انسانی را نیز فراهم می آورد تا عملکرد دستگاه بهبود و هزینه ها کاهش یابد. همانگونه که در بالا اشاره شد از ویژگی های اصلی روش کاهش استراتژیک هزینه ها می توان به موارد زیر نیز اشاره نمود:

1.      پوشش وسیع: در این روش کل زنجیره ارزش سازمان تحت پوشش قرار می گیرد.

2.      تمرکز: در این روش فعالیت های کلیدی در کسب و کار اولویت بندی می شوند و به منظور ایجاد حداکثر ارزش مورد مطالعه قرار می گیرند.

3.      مشارکت: در فرآیند مطالعه کاهش استراتژیک هزینه ها، مشارکت کارکنان سازمان در کلیه سطوح وجود دارد. این امر سبب می شود که کارکنان نسبت به یافته ها و نتایج کار اطمینان داشته آنرا حاصل کار خود بدانند و در اجرای توصیه های بهبود، مشارکت فعال داشته باشند.

4.      الگوبرداری: در کاهش استراتژیک هزینه ها، عملکرد دستگاه با الگوهای برتر ملی و بین المللی مقایسه می شود تا اهداف مشخص و قابل حصول برای شرکت تعیین گردد.

5.      تسهیل در اجرا: در این روش، موارد ممکن به سرعت شناسایی شده و براساس میزان صرفه جویی، اهمیت صرفه جویی در عملیات، مدت اجرا و پیاده سازی؛ اولویت بندی و در مدت کوتاهی پیاده می شوند.

حفظ میزان درآمد و کاهش در هزینه ها و به تبع آن بهبود و افزایش سودآوری

7.      استفاده بهینه از منابع از طریق کاهش زمان گردش منابع و گردش بهتر موجودی ها

8.      انعطاف پذیری بیشتر در تعیین تعرفه ها

9.      بهبود در خدمات قابل ارائه به مشتری

مشارکت فعال کارکنان در امر کاهش هزینه ها

در مجموعه بزرگی همچون یک کلانشهر زمانی که سخن از کاهش هزینه شهری به میان می آید نگاه ها به شهرداری بر می گردد؛ اما واقعیت آن است که شهرداری به تنهایی در تحقق این مهم موفق نخواهد بود. کاهش هزینه های شهری دو سویه است، کاهش هزینه های شهرداری در ارائه خدمات و کاهش هزینه های تحمیلی از بدنه شهری یعنی شهروندان که استفاده کنندگان مستقیم خدمات شهری می باشند. هر دو مقوله در کنار هم فایده مند خواهند بود.

از جمله نهادهایی که همواره در جهت اصلاح الگوی مصرف اولین گام ها را برداشته اند شهرداری ها بوده اند زیرا اداره یک شهر در دست آنان است و حرکت مناسب در این مسیر به تحقق مدیریت شهری که از نیازهای ضروری شهروندان می باشد تاثیر گذار خواهد بود. اما همانطور که گفته شد این امر تنها با مشارکت و همکاری مردم امکان پذیر خواهد بود و تا چنین تفکری در عموم جامعه ایجاد نشود شهرداری به تنهایی نخواهد توانست به اهداف خود دست یابد.

گرچه راه های زیادی برای دستیابی به اعتماد پایدار شهروندان به مدیران شهری و افزایش مشارکت شهروندان وجود دارد، امّا آنچه در این میان حائز اهمیت است استفاده از خلاقیت و تکنولوژی جدید می باشد؛ بدین طریق تامین هزینه های شهری با روشهای ساده تر و اجرایی تر امکان پذیر خواهد بود. باید به سمتی حرکت کنیم که با به کارگیری عقلانیت و خلاقیت، علاوه بر راه های معمول که در آنها هزینه های اجرایی و خدماتی شهر توسط عوارض و بهای خدمات و به صورت مستقیم از مردم اخذ می گردد راه حل های جدید و بدیعی جهت استفاده از پتانسیل های شهری بیابیم تا با استفاده از شرایط بالقوه موجود در هر شهر بتوانیم بخشی از هزینه های شهری را بدون دریافت مستقیم هزینه ها از شهروندان پوشش دهیم.