تحقیق مقاله تهیه و طراحی سیستم اطلاعات منابع انسانی

چکیده: از نیروی انسانی به عنوان مهمترین منبع در سازمان و درکسب درآمد آن یاد می‌شود. شناسایی و کاربرد نیروی انسانی به‌عنوان مهمترین منبع - نه در قالب شعار- در وهله اول مستلزم آگاهی از ابعاد معرفتی ، مهارتی و نگرشی آن و در وهله دوم مستلزم اعتقاد و کاربرد اطلاعات و رفتار با برابر آن اطلاعات است. براساس آمارهای منتشره ، نقش اول ثروت آفرینی در کشورهای توسعه یافته را سرمایه های انسانی با 67 درصد به خود اختصاص می دهند و این در حالی است که مجموع سهم منابع طبیعی و منابع فیزیکی در این کشور ها تنها 33 درصد است. در چنین فضایی که رقابت رمز بقا و ماندگاری سازمانهاست ، سیستم کارآمد اطلاعات منابع انسانی و عملکرد مناسب آن به‌عنوان سلاحی رقابتی در پدیدآوردن فرصتها و غلبه بر تهدیدات برای سازمانهاست و در عین حال یک مزیت نسبی و چراغ راه مدیران به حساب می آید. این مقاله به برخی مهمترین ملاحظات کاربردی در تهیه و تدوین سیستم اطلاعات منابع انسانی ، ویژگیهای نرم افزاری و سخت افزاری آن و همچنین به برخی از مهم‌ترین مزایای ناشی از آن اشاره می کند.
مقدمه
گسترش فعالیتها و وظایف مدیران در قلمرو مدیریت منابع انسانی و تعامل مستمر بین این فعالیتها و لزوم طرح ریزیهای هماهنگ در جذب ، بهسازی ، نگهداری و کاربرد موثر منابع انسانی به عنوان مهمترین منبع استراتژیک هر سازمان ، ایجاد سیستم اطلاعات منابع انسانی و به روز نگه داشتن اطلاعات این سیستم را در سازمانهای بزرگ ضروری ساخته است.
سیستم اطلاعات منابع انسانی
با کاربرد سیستم اطلاعات منابع انسانی فرایندهای مجزا مانند ترفیعات ، انتصابات‌، سنوات خدمتی ، ارزشیابی و اقدامات انضباطی ، سیستم حضور و غیاب و... در قالب طرحی جامع و یکپارچه در آمده و بستر های تحول و توسعه منابع انسانی فراهم می آید. سیستم اطلاعاتی عبارت است از مجموعه‌ای از اطلاعات که برای تصمیم گیری ، کنترل ، جمع آوری ، بازیابی ، پردازش ، ذخیره و توزیع به‌کار می آیند". با تامل در این تعریف و با توجه به وظایف و فرایندهای مدیریت منابع انسانی، سیستم اطلاعات منابع انسانی را می توان چنین تعریف کرد: مجموعه‌ای جامع و یکپارچه از کلیه داده ها و اطلاعات مرتبط با نیروی انسانی با استفاده از تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری به منظور کمک به تصمیم گیری ، برنامه ریزی و انجام امور جاری نیروی انسانی در سازمان.
در نگاه به کل سازمان ، سیستم اطلاعات منابع انسانی یکی از زیر سیستم های اطلاعاتی مانند سیستم اطلاعات حسابداری و مالی ، تولید، فروش و... به شمار می آید. چنین سیستم هایی در قلمرو کاری واحد یک سیستم جامع و یکپارچه هستند اما در ارتباط با کل سازمان و سایر زیر سیستم های آن یک زیر سیستم قلمداد می شود. شکل 1 انواع سیستم های اطلاعاتی سازمان و ارتباط و تعامل آنها با یکدیگر را نشان می دهد:
ارتباط زیر سیستم های اطلاعاتی فوق از نوع تعاملی است ، بدین معنا که یک رابطه متقابل و پویا بین آنها برقرار بوده و کمیت و کیفیت اطلاعات یکی در نتیجه و کارایی زیر سیستم دیگر بسیار موثر است. یکی از مهمترین این زیر سیستم ها که در ارزیابی و عملکرد سایر زیر سیستم ها تاثیر قابل توجهی دارد، سیستم اطلاعات منابع انسانی است. در زیر به برخی زمینه های کاربرد و تعامل این سیستم ها با سیستم اطلاعات منابع انسانی اشاره شده است:

-سیستم اطلاعات کیفیت: تصمیم گیری و کاربرد نتایج ارزیابی نیروی انسانی در استقرار سیستم های مدیریت کیفیت و نگهداشت و توسعه آن با توجه به نقش و اهمیت نیروی انسانی.
- سیستم اطلاعات حسابداری: کمک در تعیین قیمت تمام شده و سهم نیروی انسانی در آن ، مدیریت بر هزینه ها و...
- سیستم اطلاعات تولید: تعیین میزان و نوع مهارت و توانمندیهای مورد نیاز نیروی انسانی در ساخت و تولید پروژه ها و ارزیابی وضع موجود .
- سیستم اطلاعات بازاریابی و فروش: ارزیابی نسبت فروش و عملکرد به تعداد نیروی انسانی و شناسایی ظرفیتها و فرصتها‌.
سیستم اطلاعات منابع انسانی دارای سه جز اصلی : 1) سیستم مدیریت 2)سیستم سخت افزار و نرم افزار و 3)سازمان (‌ساختار‌، سیستم ها و روشها) است. تهیه و اجرای سیستم اطلاعات منابع انسانی به مثابه تهیه و احداث ساختمان است. همچنانکه برای احداث یک بنا سه جزء اصلی مصالح و مواد ، طرح و نقشه و سازنده (معمار) مورد نیاز است ، برای تهیه سیستم اطلاعاتی نیز سه جزء اصلی فوق یعنی سیستم مدیریت به منزله سازنده، سیستم سخت افزار و نرم افزار به عنوان مصالح و مواد و سازمان به مثابه طرح و نقشه مورد نیاز است.

" هر چند نظام اطلاعات رایانه‌ای از دانش فنی رایانه برای پردازش داده ها و تبدیل آنها به اطلاعات معنی دار بهره می گیرد ، ولی میان رایانه و برنامه آن و نظام اطلاعاتی تفاوت چشمگیری وجود دارد. رایانه وسیله انبار و پردازش اطلاعات را فراهم می‌آورد‌. برنامه و نرم افزار وسیله برای کنترل عملیات رایانه است. دانستن کار با رایانه و نرم‌افزار‌ها در طراحی راه حلهای مشکلات سازمانی بسیار ضروری است،ولی راهنمایی و دلیل استفاده از اینها را نظام اطلاعات ارائه می دهد که رایانه بخشی از آن است. خانه سازی مثال روشنگر خوبی در این زمینه است . رایانه و نرم افزاردر حکم مصالح اند که به تنهایی نمی توانند اطلاعات سودمند و مورد نیاز سازمان را فراهم آورند. برای درک نظام اطلاعاتی بایستی به مسئله‌هایی که باید حل شوند ، ساختار و عوامل سازنده آن و فرایند های سازمانی که را ه حلها را اجرا خواهند کرد آگاه شد. مدیران امروز باید میان دانش فنی رایانه و دیگر بخشهای نظام اطلاعات پیوند مناسبی را به‌وجود آورند. برای درک نظام اطلاعات و بازشناسی آن از کارکرد محدود رایانه ، مدیران باید به ابعاد گسترده نظام شامل، سازمان، مدیریت و دانش فنی و تعامل آنها آگاه باشند. در آن صورت می توانند با به‌کارگیری سنجیده و بهنگام این عوامل ، راه حل مناسبی برای مسائل سازمان یافته به‌کار بندند. شکل 2 اجزا و ارکان سیستم اطلاعات منابع انسانی را نشان می‌دهد:
ابعاد سیستم اطلاعات منابع انسانی
سیستم های اطلاعاتی در فرایند تکامل، یک سیر تدریجی را طی کرده‌اند. در زیر به اختصار به این روند با ذکر کاربرد هایی از اطلاعات منابع انسانی اشاره می شود:
-1 پردازش داده: این سیستم، تغییرات را ثبت و فایل اصلی تغییرات را بهنگام می‌کند. مانند:تغییرات حضور و غیاب کارکنان یا آخرین عضویتهای استخدامی کارکنان سازمان.
-2 سیستم اطلاعات مدیریت: این سیستم‌، اطلاعات وتغییرات را مدیریت و کنترل می کند. مانند: شناسایی کارکنان مشمول بازنشستگی در سال آتی یا ارائه فهرستی از کارکنان برای انتصاب در یک پست خاص برابر شاخص های مورد نیاز .
-3 سیستم پشتیبانی تصمیم: این سیستم‌، مدیران را در در تعیین سیاست اطلاعات پشتیبانی می کند. مانند: تعداد نیروی انسانی مورد نیاز بر مبنای پروژه یا انتخاب نوع و میزان تسهیلات و خدمات رفاهی به کارکنان بر مبنای میزان بودجه.
-4 سیستم اطلاعات استراتژیک: این سیستم برای ایجاد خدمات اطلاعاتی جدید و استفاده از فرصتها برای کسب درآمداستفاده می شود که این امر باعث خواهد شد تا واحد های درگیر در سیستم اطلاعات از مراکز هزینه به مراکز سود تبدیل شوند. مانند: انعقاد قراردادهای جدید و یا حضور در پروژه های خارج از سازمان بر مبنای توان مهندسی و علمی کارکنان سازمان یا پیش بینی مهارتها و تواناییهای مورد نیاز و توانا سازی و آموزش کارکنان برای پروژه هایی که در سال های آتی به بهره برداری می رسد.
میزان و سطح استفاده از اطلاعات و گزارشهای سیستم های اطلاعاتی فوق در سلسله مراتب سازمان متفاوت است. اطلاعات و کاربردهای آن در سیستم پردازش داده و سیستم اطلاعات مدیریت غالباً مورد استفاده مدیران و کارکنان سطح عملیاتی و میانی سازمان و اطلاعات سیستم پشتیبانی تصمیم و سیستم اطلاعات استراتژیک غالباً مورد استفاده مدیران سطوح عالی سازمان است.
مراحل اصلی تهیه سیستم اطلاعات منابع انسانی
تهیه و اجرای موفقیت آمیز سیستم جامع و یکپارچه اطلاعات منابع انسانی در گرو عوامل گوناگونی است که فقدان هریک می تواند نتایج نامطلوبی را برجای گذارد. عواملی که بعضاً آشکار و بعضاً ناشناخته هستند ولی مطلقاً کم اهمیت نیستند و این بدان دلیل است که اجرای پروژه سیستم جامع علاوه بر تهیه یک نرم افزار کارآمد امکانات و اقدامات بسیاری را می طلبد تا به نتایج مطلوب برسد. برخی از مهمترین این عوامل عبارتند از:
-1 اعتقاد و حمایت مدیریت عالی سازمان: در تهیه و استقرارسیستم های جدید در سازمان از جمله سیستم های اطلاعاتی اعتقاد و حمایت مدیریت ارشد در راس سایر الزامات قرار دارد. مدیران عالی لازم است بدانند که پروژه طراحی و اجرای سیستم اطلاعات منابع انسانی فقط یک نرم افزار و تجهیز کامپیوتر نیست بلکه یک برنامه توسعه است که در تمامی ابعاد ساختاری سازمان اعم از عمودی و افقی نفوذ پیداکرده و عملکرد تمامی فرایندها را تحت تاثیر قرار می دهد.
مدیران عالی سازمان ممکن است از دو جهت پروژه را دچار دردسر کنند 1) وانهادن پروژه و محول کردن آن به مدیران میانی :از آنجایی که استقرار یک سیستم جامع به جابجایی قدرت و به هم خوردن توازن قوا در یک سازمان منجر می شود بنابراین با منافع مدیران میانی برخورد پیدامی کند (ایجاد شفافیت در امور و جلوگیری از پنهان کاری) و اگر از طریق مدیران عالی این موضوع کنترل نشود ، پروژه در هزار توی اختلاف نظر مدیران میانی نابود خواهد شد. همچنین گاهی اوقات مشکلات اجرایی پروژه ناشی از مسائلی است که حل آن در توان مدیران میانی نیست. 2) حمایت مطلق در عین حال بدون شناخت از پروژه: این حمایت مطلق از پروژه باعث می شود خطاهای منطقی نرم افزار کشف نشود ، مجری پروژه از موضوع سوء استفاده کرده و سیستم با کیفیت نامناسب عرضه کند، مدیران میانی مسئولیت کار سیستم را نپذیرند و به دلیل احساس تحمیلی بودن پروژه، کاربران برای راه اندازی سیستم فقط در حد رفع تکلیف همکاری کنند.
تکنولوژی اطلاعات قبل از اینکه یک سیستم سخت افزاری و مجموعه از الگوها باشد یک نظام فکری و فرهنگی است و می توان آن را فرهنگ تولید اطلاعات نامید. بدون ایجاد فرهنگ تولید اطلاعات ، نظام IT نمی تواند دوام داشته باشد. بنابراین آنچه در IT مهم است تفکر اطلاعات گراست. تکنولوژی اطلاعات از اتصال و ترکیب مجموعه‌ای از فکرهای مفید تولید شده ، شکل می گیرد و کامپیوتر و سوپرکامپیوترها و سیم و کابل ، ابزارهایی بیش نیست. در تکنولوژی اطلاعات فکر انسانهای خردمند است که تولید اطلاعات می کند.
-2 تامین منابع مالی و هزینه : تهیه و تدوین سیستم ها و روشها، خاصه سیستم های اطلاعاتی مستلزم پرداخت هزینه قابل توجهی است. این هزینه بویژه در قلمرو موضوعات و محورهایی همچون منابع انسانی که تمامی اصول و معیارها (قوانین و مقررات ) آن جهان شمول نبوده و یا حداقل در سطح ملی از وحدت رویه برخوردار نیستند به‌مراتب مشکل‌تر ، زمان برتر، تخصصی تر و پرهزینه‌تر است. به‌همین دلیل است که با وجود بیش از صدها نوع نرم افزار در زمینه منابع انسانی و امور اداری در بازار، به‌دلیل اصول و مبانی خاص سازمانی هیچکدام بدون اعمال تغییرات کلی و بنیادی قابل کاربرد نیست و بر همین اساس چنین سازمان هایی تامین این سیستم را در قالب پروژه با بهره‌گیری از منابع داخلی و یا عمدتاً خارج از سازمان انجام می دهند. در نگاه اولیه چنین به نظر می آید که چنین هزینه‌ای به منفعت نیست، ولی با ارزیابی و تحلیل وضع موجود و هزینه های ناشی از فقدان چنین سیستمی روشن می شود که چنین هزینه‌ای نه تنها اضافی نیست بلکه نوعی سرمایه گذاری است که منافع حاصل از آن در کمتراز یک سال قابل بازگشت است.
-3 نیاز سنجی: نیازسنجی به فاصله بین وضع موجود و وضع مطلوب اشاره می‌کند. نیاز سنجی فرایندی است علمی و پیچیده که مستلزم کاربرد روشها و فنون خاص آن حوزه از علم از سوی کارشناسان موضوعی و کارشناسان آشنا با روش شناختی تحقیق است. در سازمانهای بزرگ، لازم و ضروری است که نیازسنجی در تمام سطوح سازمانی انجام گیرد. ماهیت نیاز در سطوح مختلف سازمانی باوجود وجوه اشتراک دارای وجوه افتراق قابل توجهی نیز هست که تنها با مکانیزم نیازسنجی جامع و برقراری سیستم بازخورد پویا و پایا چنین زمینه‌ای فراهم می آید.
در سازمانهای با سیستم متمرکز کاربرد سیستم اطلاعات منابع انسانی جامع و یکپارچه با قابلیت اجرایی در تمام سطوح سازمانی یک ضرورت است که موجبات کنترل و نظارت، صرفه جویی، بهره وری، بهبود کیفیت، وحدت رویه، تبادل تجربیات و آموزه ها و ... را امکان‌پذیر می کند.
-4 نرم افزار متناسب و کارآمد: نرم افزار سیستم جامع باید دارای ویژگیهایی باشد که در نگاه اول در یک نرم افزار قابل جمع نیستند.برخی از این ویژگیها عبارتند از:1)گستردگی و وسعت حوزه های آن 2)یکپارچگی آن یعنی داشتن جداول مشترک زیاد و ارجاعات منطقی بین آنها 3)انعطاف پذیری آن 4)قابلیت رعایت توالی عملیات و کنترل های داخلی 5) تهیه گزارشهای مورد نیاز تا هر سطح و به هر تعداد و با هر شکل.
-5 سازماندهی مناسب:از نظر وزنی تهیه یک نرم افزار مناسب و کارآمد درصد بزرگی از یک پروژه استقرار سیستم جامع به حساب نمی آید. قسمت بزرگ مربوط به سایر فعالیتهایی است که باید انجام گیرد. توجه به این نکته حائز اهمیت است که اجرای موفق یک پروژه سیستم جامع در گرو ارتباط نزدیک و تنگاتنگ عناصر دخیل در پروژه است. این عناصر عبارتند از : مدیران عالی سازمان ، مدیر پروژه ، تیم پیاده سازی نرم افزار ، تحلیلگران ، مدیران میانی و کاربران. سازماندهی و تعریف ارتباط کاری این عناصر باید به‌گونه‌ای باشد که همگی به‌طور کاملاً مسئولانه در خدمت پیشبرد پروژه قرار گیرند، خصوصاً تعریف یک ارتباط کاری صحیح با تیم پیاده سازی نرم افزار یک اقدام کلیدی و استراتژیک است، به‌ویژه آنکه اگر این تیم از کارکنان شرکت نباشد و در قالب یک قرارداد به پروژه مربوط شده باشد.
-6 شناسایی اولویتها: برای تضمین اجرای یک پروژه ، تعیین مراحل و اولویتها حائز اهمیت است. برای این منظور توصیه می‌‌شود مراحل زیر در اولویت قرار گیرد:1)واحدهایی که مدیران میانی و کاربران آن باانگیزه تر هستند. 2) سیستم هایی که اثر روانی گسترده در سازمان دارند و مشکلات اساسی سازمان را حل می کنند مانند ارائه ترفیع یا گروه سنواتی به موقع کارکنان یا سیستم پرداخت به موقع حقوق و مزایا با جزئیات آن در پایان ماه 3) سیستم های گلوگاهی که تثبیت آنها بستر مناسبی را برای راه اندازی سایر سیستم ها ایجاد می کند.