تحقیق مقاله نقش بودجه جامع در نظام جدید مدیریتی

سه وظیفه اصلی مدیریت در یک سازمان عبارت است از :

برنامه ریزی - اجراء  - کنترل

این امر به تجربه ثابت شده است که اگر مدیر بهترین برنامه را در اختیار داشته باشد ولی آن را در کشو خود قرار دهد مدیر موفقی نخواهد بود و چنانچه در بعد اجرایی . مدیری با قابلیت زیاد فاقد هدف و برنامه باشد . همانند راننده ای است که از تجربه کافی برخوردار است ولی مقصد را نمی داند و چنانچه یک سازمان مجهز به مدرن ترین سیستم کنترلی باشد ولی فاقد برنامه باشد عملا جزء مشکل چیز دیگری نخواهد داشت .

بررسی شرایط فوق نشان دهنده این واقعیت است که بین سه وظیفه مهم یاد شده یک حلقه مفقوده وجود دارد که همان بودجه است و وجود برنامه در کنار مدیر این اطمینان را به او می دهد که دارای یک برنامه مدون برای یک سال آینده خود باشد و در اجراء به علت این که قبل از اجراء مقصد را می داند سعی در رسیدن به این هدف خواهد کرد . که خود تضمین کننده موفقیت اوست . در نهایت با اعمال کنترل بین برنامه ( در قالب بودجه ) و عملکرد واقعی و استخراج انحرافات از بودجه و تحلیل به موقع آنها سه وظیفه فوق به نحو مطلوب تحقق خواهد یافت .

بودجه

بودجه یک سند برنامه ریزی است که قبل از انجام فعالیت ها تهیه می شود و اغلب برنامه  جهت اجراء   (plan of Action) نامیده می شود . بودجه می تواند از اطلاعات مالی ، اطلاعات غیر مالی  و یا ترکیبی از هر دو تهیه شود . این اطلاعات برای یک سری از رویداد ها از پیش برآورد می شود . هدف اولیه بودجه عبارتست از (( پیش بینی  رویداد ها و فعالیت های مالی و غیر مالی )) . همان طور که ملاحظه می شود بودجه عملا ترجمه سیاست ها و هدف های موسسه است که در قالب برنامه تجلی پیدا کرده است . نکته دیگری که از تعریف فوق می توان نتیجه گرفت این است که بودجه صرفا متکی به اطلاعات مالی نیست بلکه اطلاعات غیر مالی را نیز در برخواهد داشت . به طور مثال ارقام مربوط به تعداد تولید یا فروش اطلاعات غیر مالی است که در ساختار بودجه منعکس می شود و یا مثلا تعداد نفر ساعت مورد نیاز در یک دوره مالی از موارد دیگری است که اطلاعات غیر مالی است ، درصد ظرفیت به کار گرفته شده و درصد ظرفیت بیکار ، اوقات تلف شده ناشی از عدم بکارگیری صحیح ظرفیت به علت محدودیت های بودجه و .... نیز از مصادیق دیگری  است که ظاهرا اطلاعات غیر مالی بوده ، ولی قابل تبدیل به داده های مالی خواهد بود .

بودجه  از قبل تهیه می شود ، لذا دارای پوشش زمانی است که می توان ماهانه ، ۶ ماهه و یا سالانه باشد . بدیهی است بودجه می تواند برای دوره های بیش از یکسال مثلا ۵ ساله یا ۲۵ ساله نیز تهیه شود که در این صورت هر قدر زمان دوره پوشش بودجه بیشتر باشد ارقام بودجه طبعا به صورت کلان ارائه خواهد شد و هر قدر این دوره کوتاه تر یاشد دسترسی به اطلاعات قابل اطمینان تری وجود خواهد داشت .

 فرآیند یک بودجه پویا

 فرآیند یک بودجه پویا در نمودار زیر نشان داده شده است . هدف های سازمان در قالب برنامه های کوتاه مدت ، میان مدت و بلند مدت بیان خواهند شد و بودجه متاثر از این هدف ها و برنامه ها است . به عبارت دیگر بودجه ترجمان هدف ها و برنامه های مدیریت است .

پس از تهیه بودجه که در ادامه نسبت به چگونگی شکل گیری آن بحث خواهد شد یک شاخص اندازه گیری در اختیار مدیریت قرار خواهد گرفت . عملکرد واقعی که به دنبال اجراء مشخص می شود با بودجه مقایسه و انحرافات از بودجه استخراج می شود . صرف محاسبه انحرافات کافی نیست و لازم است انحرافات محاسبه شده فوق با دقت و وسواس مورد تجزیه و تحلیل کارشناسانه قرار گیرد . در اینجا ذکر این نکته ضرورت دارد که وجود انحرافات نامساعد در یک سازمان لزوما بیانگر عدم کفایت مدیریت و بالعکس وجود انحرافات مساعد نیز بیانگر کفایت مدیریت ها نیست .

انحراف از بودجه می تواند ناشی از عوامل قابل کنترل و یا غیر قابل کنترل باشد .می تواند ناشی از عوامل داخلی یا خارجی باشد ، می تواند خود در یک رابطه علت و معلولی ناشی از وجود انحراف مساعد و نامساعد در بخش دیگری از سیستم باشد .

بنابراین  لازم است تحلیل گر همانند یک قاضی اقدام به جمع آوری ادله کافی کرده و پس از حصول اطمینان از صحیح بودن شاخص (قانون ) اقدام به ثضاوت در مورد موفق یا موفق بودن مدیریت کند .

این واقعیت در بودجه نیز مطرح است که با متر غلط نمی توان یک سنجش صحیح انجام داد و با هر تکنیکی که بکار گرفته شود اگر وسیله سنجش (متر ) غلط باشد لزوما اندازه گیری نیز غلط خواهد شد .

پس از اطمینان از علل وجودی انحرافات و تجزیه و تحلیل آنها اقدام به اعمال عملیات اصلاحی می شود که دو نوع بازخورد از آن می توان گرفت .

۱- بازخورد برای برنامه ریزی آینده

۲- بازخورد برای کنترل آینده

بازخورد نوع اول به مدیریت کمک خواهد کرد  تانسبت به اصلاح احتمالی برنامه ها و حتی سیاست ها و هدف های خود اقدام کند و بازخورد نوع دوم در مقام سنجش به مدیریت کمک کرده و اجازی می دهد یک سنجش واقعی انجام گیرد .

اهمیت بودجه

 بودجه در این فرآیند نقش مهمی را ایفاء می کند و این بدان معنی است که تهیه یک بودجه متکی به اطلاعات درست منجر به اندازه گیری عملکرد صحیح تری شده و انحرافات از بودجه معنی دار می شود که به تحلیل گر کمک می کند تا با تحلیل درست انحرافات ، اقدام به عملیات اصلاحی صحیح تر کرده که خود منتج به بازخورد صحیح می شود و درست برعکس اگر بودجه درست ایفای نقش نکند کل فرآیند زیر سئوال خواهد رفت . بنابراین نمی توان نتیجه گرفت که صرف داشتن بودجه ، عامل موفقیت است ، بلکه داشتن یک بودجه صحیح و متکی به ارقام قابل اعتماد عامل اصلی موفقیت است .

مروری بر تحولات نظام بودجه ریزی

مقدمه

با توجه به خصوصیات متفاوت اقتصادی، اجتماعی کشورهای صنعتی پیشرفته و کشورهای کمتر توسعه یافته، در ادبیات مربوط به بودجه‌ریزی به این دو گروه از کشورها جداگانه اشاره شده است. کاربرد سیاست مالی در کشورهای صنعتی با کاهش بیکاری به وسیله ایجاد تحرک در تقاضا از طریق کسری بودجه بوده است. در دوره‌هایی که تقاضا در سطح پایینی قرار دارد. کشورهای صنعتی با منابع تولیدی عاطل از جمله تجهیزات سرمایه‌ای و نیروی انسانی روبرو هستند. در این گونه مواقع سیاست مالی با ایجاد تحرک لازم در تقاضا می‌تواند اثرات دوری را به حداقل برساند.

در کشورهای در حال توسعه مشکل حادتر است. در این کشورها بیکاری دوری نبوده بلکه ساختاری است، و استفاده از سیاستهای مالی برای ایجاد قدرت خرید بیشتر موجب افزایش قیمت و واردات خواهد شد. علاوه بر این کشورهای در حال توسعه با مشکل عدم ثبات کوتاه مدت ناشی از عواملی چون کشت نامطلوب در بخش کشاورزی، کاهش قیمت کالاهای صادراتی و نظایر آن روبرو هستند. لذا، نقش سیاست مالی در این کشورها علاوه بر نقش متعارف آن، ایجاد رشد اقتصادی و افزایش نرخ بهره‌برداری از ظرفیت‌های موجود تولیدی است. در این کشورها به دلیل ضعف بازارهای مالی، وجود بخش‌های غیرپولی در اقتصاد و همچنین نقش عمده دولت در فرآیند تولید، از سیاستهای پولی استفاده کمتری می‌شود.

تفاوت‌های مربوط به کاربرد سیاستهای مالی لزوماً ارتباطی با کاربرد نظام‌های بودجه‌ریزی ندارد. شمار زیادی از کشورهای در حال توسعه از نظام بودجه‌ریزی کشورهای استعماری سابق (انگلیس و فرانسه) و همچنین نظام‌های بودجه‌ریزی کشورهای آمریکای لاتین (که مخلوطی از نظام بودجه‌ریزی فرانسه و انگلیس است) استفاده می‌کنند. به همین دلیل است که بررسی‌های بعمل آمده در زمینه نظام بودجه‌ریزی به جای اشکال‌های فنی، بیشتر اشاره به عوامل اداری- تشکیلاتی داشته‌اند. "کایدن و وایلدافسکی" در بررسی که در این زمینه کرده‌اند، کشورهای فقیر را کشورهایی با مشکلات بودجه‌ای خاص تلقی کرده‌اند. آنها کشورهای فقیر را کشورهای با درآمد سرانه کمتر از 900 دلار، سطح پایین تجهیز منابع، بدون حساب بودن هزینه‌ها و نظام اداری ضعیف دانسته‌اند. بررسی‌های تجربی که در این زمینه بعمل آمده است، نشان داده که تفکیک فوق در بسیاری موارد قابل تعمیم نیست و شمار زیادی از کشورها علیرغم داشتن درآمد سرانه کمتر از 900 دلار، از نظر بودجه‌ای ضعیف نیستند و حتی بعضی از آنها با مازاد بودجه مواجه هستند. از دیدگاه تجهیز منابع نیز در بعضی از کشورهای موسوم به فقیر، نسبت مالیات به تولید ناخالص داخلی بیشتر از 20 درصد می‌باشد. تجزیه شوکهای اول و دوم نفتی نیز نشان داده است که تورم، وابستگی و افزایش مستمر کسری بودجه مشکلاتی است که در بین تمامی کشورها مشترک می‌باشد و اختصاص به گروه خاصی از کشورها ندارد. لذا، برای قایل شدن تفکیک بین کشورها باید به دنبال ضوابط دیگری بود. یکی از ضوابطی که در این زمینه مورد توجه قرار گرفته است، نوع هزینه‌های بودجه و برخی از وجوه نهادی آنها است. بدین منظور هزینه‌ها به 4 گروه تقسیم شده است: (1) فعالیتهای عمومی سنتی و برخی امور حاکمیتی (دفاع، آموزش، بهداشت و...)، (2) فعالیتهای صنعتی و بازرگانی دولت، (3) پرداختهای انتفاعی به بخشهای تولیدی (صنایع و کشاورزی و...)  و (4) پرداختهای انتقالی به خانوارها و افراد، نقش هر یک از اقلام فوق بستگی به بینش سیاسی دولت و جایگاه ساز و کار بازار در اقتصاد دارد. ویژگیهای خاص زیر را می‌توان برای کشورهای مختلف در ارتباط با معیارهای فوق بیان کرد: