تحقیق مقاله پیاده سازی یک سازمان بر اساس IS شرکت کامکان

پیش­گفتار

شرکت کامکان یکی از تولیدکنندگان عمده­ی پیچ و مهره در ایران است. بیشتر فعالیت­های این شرکت به صنعت خودروی کشور ربط دارد. در صنعت خودرو کیفیت بالا و قیمت پایین دو عنصر بسیار اساسی برای ادامه­ی فعالیت به شمار می­آیند. و این شرکت نیز که تا بحال با توان ساخت بالا و کیفیت مطلوب به یک تولید کننده­ی خوشنام پیچ و مهره تبدیل شده­است. ناگزیر از بهبود این دو عنصر است تا بتواند حضور خود را در بازار ادامه دهد. در شرایطی که کشورهای شرق آسیا با قیمت بسیار پایین این محصول را تولید می­کنند و کیفیت و توان تولیدشان در حال بهبود است و اقتصاد ایران  ممکن است در جهت گشودن مرزها پیش رود، اهمیت این موضوع بیشتر مشخّص می­شود.

            شرکت کامکان در حالی به فعالیت خود ادامه می­دهد که قیمت مواد اولیه (فولاد) در جهان روز به روز بیشتر می­شود و توقّع مشتریان که پایین آوردن قیمت است بالا می­رود؛ تنوّع محصولات شرکت با توجه به نوع کار بسیار زیاد است و کنترل آن بسیار مهم است؛ توقّع مشتریان در ارایه­ی مدارک کیفیتی و مهندسی بالا رفته­است؛ شرکت خود را ملزم به رعایت استاندارد کیفیتی ISO TS/16949 می­داند؛ هزینه­های سربار شرکت به خاطر تنوّع محصولات و کنترل کیفیت زیاد است.

            در چنین شرایطی، می­بینیم که اطلاعات زیادی در این سازمان در جریان است و کنترل داده­ها و جمع­آوری اطلاعات چندان ساده نیست. هدف از انجام این مطالعه، ارایه­ی راه حلی مبتنی بر فن­آوری اطلاعات[1] برای مدیریت بهتر اطلاعات، کنترل بهتر بر فرآیندهای کاری در جهت رسیدن به اهداف سازمان و رسیدن به شاخص­های مهم حضور قدرتمندانه­تر در بازار است.

            این مطالعه در چهار فاز انجام شده­است:

در فاز اول، به بررسی وضعیت فن­آوری اطلاعات در سازمان می­پردازیم. امکانات رایانه­ای، امکانات ارتباطی، و موارد استفاده از آنها در فرآیندهای کاری سازمان را مشخّص می­کنیم. این امکانات می­تواند از این موارد باشد: نرم­افزارها[2]، سخت­افزارها[3]، شبکه­ها[4]، سیستم عامل­ها[5]، واسط­های کاربر[6].

در فاز دوم، کاریرد فن­­آوری اطلاعات و انواع سیستم­های اطلاعاتی[7] در سازمان را معرفی­ می­کنیم. در این فاز سیستم­های اطلاعاتیی که امکان بهره­گیری از آنها در هر بخش یا هر فرآیندی از سازمان وجود دارد، معرفی می­شوند. انواع این سیستم­ها عبارت­اند از: OAS[8], ES[9], DSS[10], MIS[11], TPS[12], GSS[13], EIS[14] .

در فاز سوم، سیستم اطلاعاتی سازمان را طرح­ریزی[15] می­کنیم. به ترسیم موقعیت شرکت، اهداف[16] و راهبردهای[17] شرکت می­پردازیم و بر اساس آن استراتژی سیستم اطلاعاتی و ماموریت[18] سیستم اطلاعاتی را تدوین می­کنیم. برای این کار از روش SWOT نیز استفاده می­کنیم. سپس جریان اطلاعاتی سازمان را با روش DFD[19] مشخّص می­کنیم و با روش [20]BSP ، معماری اطلاعات سیستم اطلاعاتی را تعیین می­کنیم.

در فاز چهارم، برنامه­ریزی پیاده­سازی سیستم اطلاعاتی انجام می­شود. منابع و امکانات مورد نیاز سیستم اطلاعاتی تعیین می­شوند و چگونگی اجرای پروژه، زمان­بندی آن و چگونگی مدیریت پروژه مشخّص می­شوند. درباره­ی هزینه­ی پیاده­سازی و  چگونگی مدیریت سیستم اطلاعاتی و نگهداری سیستم اطلاعاتی نیز مطالبی نوشته شده­است.

این طرح می­تواند زمینه­ای باشد برای طراحی دقیقتر سیستم اطلاعاتی و می­تواند برای برنامه­نویسی یا خرید سیستمها مورد استفاده قرار گیرد.

معرفی سازمان

سازمان مورد مطالعه، یک سازمان تولیدی است که دو پایگاه تولیدی در تهران و سیرجان دارد. پایگاه تهران تحت نام ".قالب­سازی تکوین"  دومین سال فعالیت خود را سپری می­کند و پایگاه سیرجان نیز به نام "شرکت تعاونی پیچ و مهره سازی کامکان " از سال 1364 فعالیت می­کند. محصول نهایی این سازمان پیچ، مهره و پین است. قالب پیچ و مهره نیز به عنوان یکی از لوازم تولید، در این دو شرکت ساخته می­شود. هردو پایگاه تولیدی تجهیزات قالبسازی و تولید پیچ ومهره را دارند. مشتریان عمده­ی سازمان به طور عمده شرکتهای خودروسازی داخلی و تامین کنندگان و قطعه­سازان آنها هستند.

تنوّع محصولات این سازمان به دلیل نوع سفارشات آنها زیاد است. حدود 600 نوع قطعه سفارشات این سازمان را تشکیل می­دهد.

حدود 300 نفر نیروی انسانی سازمان را تشکیل می­دهد که 100 نفر از آنها در تهران و 200 نفر در سیرجان کار می­کنند.

این سازمان به دلیل اینکه با صنایع خودروسازی کار می­کند، موظف به رعایت استانداردهای کیفیت است و هم­اکنون گواهی­نامه­ی ISO TS دارد.

خلاصه­ای از فرآیندهای سازمان

با مراجعه و اعلام خواست مشتری، بخش بازرگانی فرم امکان­سنجی یا برآورد ساخت را با مشخصاتی که مشتری اعلام کرده­است، به بخش­های درگیر سازمان مثل برنامه­ریزی، طراحی قالب، آزمایشگاه، کنترل کیفیت، مهندسی و تولید می­دهد. در صورت مثبت بودن پاسخ واحدها، بازرگانی قیمت قطعه را مشخّص می­کند و با مشتری قرارداد می­بندد. بازرگانی بر اساس قرارداد و نیاز مشتری، حکم ابلاغ سفارش صادر می­کند و به واحدهای درگیر ارسال می­شود.

واحد برنامه­ریزی تولید براساس اطلاعات ابلاغ سفارش و اطلاعاتی که بخش مهندسی و طراحی قالب در مورد قطعه می­دهند، درخواست خرید مواد اولیه و قالب­ابزار می­دهد و با در نظر گرفتن ظرفیت خالی دستگاهها، راندمان واقعی، مدت لازم برای رسیدن درخواست­های خرید و پیچیدگی قطعه،  زمان تولید را برای هر ابلاغ سفارش را تعیین می­کند.

بخش طراحی قالب، براساس استاندارد، نقشه­ی قطعه و نیز نوع ماشین­های تولیدی، قالب را برای تمام مراحل تولید تهیه می­کند.

بخش مهندسی، برای هر قطعه­ای که باید تولید شود، بر اساس اطلاعات نقشه و استانداردها، طرح کنترل صادر می­کند که در واقع دستورالعمل کنترل کیفیت و مشخص­کننده­ی مراحل تولید است. علاوه بر آن، واحد مهندسی مسؤول ارایه­ی مدارک کیفیتی مثل مدارک SQA نیز هست.

بخش کنترل کیفیت در تمام مراحل ساخت موظف به ارزیابی کیفی محصولات است.

محصول تولیدشده، به انبار محصولات وارد می­شود و ورود آن به اطلاع بازرگانی رسانده می­شود. بازرگانی بر اساس نیاز مشتری حواله­ی فروش صادر می­کند و انبار بر اساس حواله مجوّز خروج کالا می­دهد. وقتی کالا به دست مشتری رسید، از او رسید کالا دریافت می­شود. با ارایه­ی حواله­ی فروش، مجوّز خروج و رسید مشتری، فاکتور صادر می­شود که به واحد مالی و حسابداری داده می­شود.

به نظر می­رسد که این سازمان با توجه به تنوّع ریاد محصولات، تنوّع قالب­ابزارها و مراحل تولید و حجم مدارک مهندسی، کنترل کیفیت و مالی به یک سیستم اطلاعاتی کارآمد نیاز دارد. مصرف روزانه 700 برگ کاغذ و تعداد زیاد نیروی انسانی و هزینه­ی زیاد مکاتبات و تماسهای تلفنی، لزوم رایانه­ای کردن سیستم اطلاعاتی این شرکت را بیشتر می­نمایاند.

فاز یک

وضعیت موجود فن­آوری اطلاعات در سازمان

            بسیاری از کارهای این سازمان با استفاده از تکنولوژی اطلاعات انجام می­شود، به ویژه بسیاری از کارهای تخصصی. اما سیستم اطلاعاتی که کل سازمان را پوشش دهد، وجود ندارد.

            در این فاز سیستم­های اطلاعاتی موجود و نیز تمام استفاده­هایی که از فن­آوری اطلاعات و رایانه می­شود، شرح داده می­شوند.  فهرست امکانات سخت­افزاری و نرم­افزاری سازمان در آخر آورده­شده­است.­

            با توجه به وضعیت کلی سازمان، به نظر می­رسد که فن­آوری اطلاعات هنوز جای زیادی برای رشد و گسترش در این سازمان دارد که مدیریت سازمان برنامه­ای را جهت گسترش کل شبکه سخت­افزاری، ایجاد یک پایگاه داده واحد برای کل سازمان، ایجاد یک شبکه سراسری برای کل سازمان در ارتباط با اینترنت تدوین کرده است.

سیستم­های اطلاعاتی در بخش­های سازمان:

بخش انبار و بخش مالی: شاید بهترین سیستم اطلاعاتی سازمان که مبتنی بر رایانه است در این بخش از سازمان باشد. کلیه­ی فعالیت­های مالی سازمان از راه نرم­افزار مالی و انبار رای­ورز ثبت می­شوند و بیشتر عملیات اجرایی حسابداری و مالی را پشتیبانی می­کند. تمام ورود و خروج­های انبار، رسیدها و حواله­ها، گزارشات مالی، فاکتور، اسناد مالی و... توسط این سیستم انجام می­شود.

نرم­افزاری که در این بخش استفاده می­شود، تحت شبکه و تحت سیستم عامل DOS کار می­کند. پایگاه داده­های آن نیز FoxPro است.

بخش مهندسی: این بخش نیز به خوبی از رایانه و سیستم­های اطلاعاتی استفاده می­کند. علاوه بر اینکه از نرم­فزارهای تخصصی برای کارهایی مثل نقشه­کشی، محاسبات آماری و... استفاده می­شود، این واحد برای طرح­ریزی کیفی و تهیه­ی مدارک کیفی و مهندسی و نیز طرح کنترل تولید، از نرم­افزار ویژه­ای که به طور سفارشی و با همکاری اعضای بخش نوشته­شده­است، استفاده می­کند. این نرم­افزار اطلاعات فنی قطعه را به طور مرتب در پایگاه داده­های خود قرار می­دهد. و آنها را در فرمتهای از پیش تعیین شده بیرون می­دهد. این سیستم یکی از نقاط قوّت سازمان است.

نرم­افزار این سیستم با زبان Visual Basic 6.0 نوشته شده و پایگاه داده­های آن Access می­باشد.

بخش برنامه­ریزی: این بخش اطلاعات مربوط به برنامه­ریزی تولید قطعات را با استفاده از نرم افزار Excel مدیریت می­کند. تعداد قطعات تولید شده، وضعیت تولید، مانده تولید و مراحل تولید هر قطعه با استفاده از رایانه و این نرم­افزار مدیریت می­شوند.

بخش اداری: فعالیت­های این بخش شامل حقوق و دستمزد ، امور کارکنان و نیز مکاتبات درون سازمانی می­شود. حضور و غیاب کارکنان به وسیله­ی دستگاه کارت­خوان ثبت می­شود. و محاسبه­ی حقوق در بخش مالی با توجه به اطلاهات این بخش محاسبه می­شود.

مکاتبات درون سازمانی و برون­سازمانی نیز از راه دبیرخانه کنترل می­شود. و برای این کار نیز از رایانه استفاده می­کنند.

بخش فروش: آن بخش از فعالیت­های فروش که مربوط به وصول مطالبات و صدور فاکتور و پیش­فاکتور فروش می­شود، به وسیله­ی سیستم مالی رای­ورز پشتیبانی می­شود. برای آنالیز قیمت و نگهداری اطلاعات و سوابق قطعات و مشتری­ها نیز از نرم­افزارExcel  استفاده می­کنند.

بخش خرید: این بخش نیز برای نگهداری اطلاعات مواد خرید از نرم­افزار Excel استفاده می­کند.

امکانات رایانه­ای سازمان

بسیاری از بخش­های سازمان با رایانه کار می­کنند. و بخش­های مالی، مهندسی، فروش، و نیز بخشی از رایانه­های سیرجان، شبکه­ی داخلی دارند. شبکه­ی مالی و مهندسی به علّت مشترک بودن پایگاه اطلاعاتی و نرم­افزار، انسجام و کارایی بیشتری دارند. جزییات تجهیزات رایانه­ای سازمان در پیوست آمده­است.

برخی از کاربر­های سازمان برای انتقال داده­ها از Disc ,CD استفاده می­کنند یا داده­ها را چاپ می­کنند و سپس با دست دوباره وارد می­کنند. این کار مثلاً بین انبار و حسابداری و بین فروش و مالی صورت می­گیرد. مسلماً وود شبکه­ای چامع­تر، انتقال داده­ها را آسان­تر خواهد کرد.

توپولوژی شبکه­ی مهندسی و شبکه­ی سیرجان، Star است. و سایر شبکه­ها به صورت خطی هستند.

یکی از مشکلات سازمان، فاصله­ی طولانی بین دو پایگاه است. این دو پایگاه باید اطلاعات زیادی را مبادله کنند، و این کار هم­اکنون با تلفن، نمابر و Email انجام می­شود، که هزینه­ی بالایی دارد و به راحتی صورت نمی­گیرد.

ارتباطات تلفنی سازمان

یک شبکه­ی داخلی تلفن در پایگاه سیرجان و یکی در تهران وچود دارد. تمام بخشهای سازمان تلفن دارند و همه­ی آنها به شبکه متصل­اند. و ارتباط این دو پایگاه با یکدیگر و با بیرون سازمان، از راه دبیرخانه­های دو پایگاه برقرار می­شود.

به نظر می­رسد که این سازمان با توجه به تنوّع ریاد محصولات، تنوّع قالب­ابزارها و مراحل تولید و حجم مدارک مهندسی، کنترل کیفیت و مالی به یک سیستم اطلاعاتی کارآمد نیاز دارد.تعداد زیاد نیروی انسانی و هزینه­ی زیاد مکاتبات و تماسهای تلفنی، لزوم رایانه­ای کردن سیستم اطلاعاتی این شرکت را بیشتر می­نمایاند.

فاز دو

کاربرد سیستم­های اطلاعاتی در سازمان

در این فاز از پروژه فرآیندهای سازمان و جریان اطلاعاتی سازمان و رویه­های اجرایی سازمان تا حد زیادی شناخته شده­اند. و سعی کردیم بر اساس دانشی که در زمینه­ی فن­آوری اطلاعات داریم، پیشنهاداتی برای بهبود کار ارایه دهیم. در این فاز کاربری انواع سیستم­های اطلاعاتی مثل OAS, ES, DSS, MIS, TPS, GSS, EIS در فرآیندها و بخش­های سازمان بررسی خواهدشد.

بخش فروش

کارهای بخش فروش به طور خلاصه:

ارتباط با مشتری: گزارش وضع سفارشات به مشتریان:

این کار یکی از مهمترین وظایف بخش فروش است که شامل گرفتن سفارش از مشتری و همچنین دادن گزارش وضع سفارشات به وی است. بخش فروش، برای انجام این کار، احتیاج به برقراری ارتباط مستمر با بخش­های مختلف از جمله تولید، انبار و برنامه­ریزی دارد.

پی­گیری مراحل تولید و تحویل در جهت تامین خواست مشتری

اعلام امکان­سنجی:

پس ار دریافت سفارش از مشتری، این بخش ملزم به بررس امکان تولید سفارش وی وهمچنین شرایط تولید آن مثل کنترل کیفی، انبارداری، خرید مواد اولیه و غیره است.

ارایه­ی قیمت و زمان ساخت به مشتری:

بخش فروش، با بررسی پاسخ امکان­سنجی تمام بخش­ها - که در آن امکانات لازم برای ساخت قطعه ذکر شده­است - قیمت و زمان تحویل سفارش مورد نظر مشتری را معین می­کند. این اعلام تحت عنوان پیش­فاکتور به مشتری داده می­شود.

بستن قرارداد:

برای قطعی شدن سفارش ساخت، باید به آن جنبه­ی حقوقی داد که در این مرحله اتفاق می­افتد. طی مذاکره با مشتری و موافقت طرفین قرارداد بسته می­شود.

دریافت مطالبات مالی از مشتری:

این کار طبق اسناد مالی فروش صورت می­گیرد.

صدور فاکتور فروش:

این کار پس از ساخت کالا برای اعلام ساخته­شدن قطعه انجام می­شود.

صدور حواله­ی فروش:

این حواله، نوعی مجوز خروج کالا از انبار به شمار می­آید.

پیشنهادات:

ارتباط اطلاعاتی با بخش مالی برای صدور فاکتورها و حواله­های فروش

ایجاد امکان سفارش­گیری از راه پایگاه اینترنتی به ویژه برای مشتریان غیرایرانی

انجام حسابداری صنعتی با استفاده از داده­های سایر بخش­ها به ویژه بخش مالی جهت آنالیز قیمت به گونه­ای دقیق­تر و صحیح­تر

ایجاد امکان پی­گیری مراحل سفارش توسط مشتری، بدون واسطه

تهیه­ی بانک اطلاعاتی از مشتریان، شامل: حجم و نوع سفارش­ها و وضعیت پرداخت مشتریان و نیز آینده­ی سفارشات و در نهایت پیاده کردنCRM

تهیه­ی بانک اطلاعاتی مربوط به قطعات شامل: مشخصات فنّی، شرکتهای رقیبی که این محصول را تولید می­کنند، سود قطعه، اولویت استراتژیک قطعه، میزان تقاضای قطعه و تخمینی از میزان سفارش آینده

بخش مهندسی

            کارهای بخش مهندسی به طور خلاصه:

پاسخ به امکان­سنجی:

این واحد اعلام می­کند که آیا توانایی ساخت قطعه با توجه به ویژگی­های فنّی قطعه خواسته شده، در کارخانه وجود د ارد یا نه.

تهیه­ی طرح­ریزی کیفی، مدارک SQA، تهیه­ی طرح کنترل، تهیه­ی نقشه، تهیه­ی مستندات MSA, SPC, OPC, FMEA,APQP:

تهیه­ی مجموعه­ای از مدارک کیفی و مهندسی که پیش­بینی تمام موارد کیفیتی و خطاهای ممکن در کار، مراحل تولید، گزارش آماری پارامترهای محصول را می­پوشاند.

ارایه­ی طرح­ریزی کیفی و طرح کنترل(به طور کلی مشخصات فنی لازم برای تولید و کنترل کیفیت) به بخش تولید و کنترل کیفیت

دفاع فنّی از قطعات در برابر مشتری:

در صورت اعتراض مشتری به کیفیت قطعات، کارشناسان مهندسی موظف به پاسخ­گویی به مشتری و بررسی مشکل هستند. (گاهی اوقات اشتباه از مشتری در ارایه­ی مشخصات کالای درخواستی است

انجام تحقیقات روی  چگونگی ساخت قطعه در جهت کاهش هزینه و افزایش کیفیت:

در کنار فعالیتهایی که به طور مستقیم به محصول ربط دارند، واحد مهندسی، موظف به انجام تحقیقاتی روی نحوه­ی ساخت و ویژگی­های قطعه است که تغییراتی در راستای افزایش کیفیت و کاهش قیمت داده­شود.

پیشنهادات:

ایجاد پایگاه داده­ای از سابقه­ی مشخصات فنّی قطعات و نقشه­ها و مستندات لازم(یادشده در فهرست کارهای بخش مهندسی)

گرفتن بازخورد از بخش تولید در راستای افزایش بازدهی تولید با تغییر در طرح­ریزی کیفی و ثبت آن در پایگاه داده

گرفتن بازخورد از مشتری در راستای افزایش رضایت او با تغییر در مشخّصه­های فنّی و نقشه­ی قطعات

ایجاد پایگاه داده­ای از استانداردهای مورد نیاز به گونه­ی قابل جستجو

استفاده از نرم­افزارهای تخصّصی برای انجام کارهایی مثل نقشه­کشی(این کار هم­اکنون انجام می­شود)

ایجاد نرم­افزاری که مستندات کیفی لازم محصولات را بسازد(generateکند)

ایجاد یک e-board مشترک با کارشناسان بخش­های برنامه­ریزی، تولید و کنترل کیفیت برای انتقال تجربه­ها و ثبت آنها و استفاده از آنها در جهت بهبود کارها

بخش برنامه­ریزی

            کارهای بخش برنامه­ریزی به طور خلاصه:

پاسخ به امکان سنجی:

 پاسخ به اینکه آیا توانایی و ظرفیت لازم برای تولید قطعه هست. با توجه با برنامه­ی کالاهای در دست ساخت.

گزارش­گیری از انبار برای آگاهی از وضع موجودی محصول و نیز ملزومات ساخت قطعه در انبار

برنامه­ریزی تولید قطعات بر اساس امکانات موجود تولید، زمان لازم برای تولید، سفارشات و طرح­ریزی کیفی قطعه

پیشنهادات:

استفاده از نرم­افزارهای تخصصی برنامه­ریزی تولید و تخصیص

به کارگیری نرم­افزارهای بهینه­سازی برنامه­ریزی

ایجاد پایگاه داده­ای از امکانات تولید شامل: ظرفیت دستگاه­ها، زمان تولید هر قطعه در هر دستگاه، هزینه­ی تولید قطعات در دستگاه­ها و با روشهای گوناگون ساخت

ایجاد یک پایگاه داده از تجربه و دانش به گونه­ای که بتوان برای ساخت قطعات در آینده از آن استفاده کرد

[1] Information Technology(IT)

[2] Soft wares

[3] Hard wares

[4] Networks

[5] Operating Systems(OS)

[6] User Interfaces(UI)

[7] Information Systems(IS)

[8] Office Automation System

[9] Expert System

[10] Decision Support System

[11] Management Information System

[12] Transaction Processing System

[13] Group Support System

[14] Executive Information System or Executive Support System(ESS)

[15] Planning

[16] Objectives

[17] Strategies

[18] Mission

[19] Data Flow Diagram

[20] Business Systems Planning