مقدمه
مدیریت پایگاه داده ها (چه داده های متنی یا تصویری یا غیره) شاید مهمترین کاربردی بوده است که همواره از کامپیوترهای تجاری خواسته شده است. به همین دلیل در چند سال گذشته قبل از ظهور محیطهای مبتنی بر رابط گرافیکی شاهد حکومت زبان cobol بر امپراطوری کامپیوتر بودیم. بعد از این امر ظهور برنامه dBase و فروش حیرت آور آن خبر از همین احتیاج مبرم به پایگاه داده ها می داد.
باز در این عرصه نیز شرکت مایکروسافت بیکار ننشست و Access که کاستیها و اشکالات برنامه های قبلی را برطرف نموده و کار با داده ها را به صورت فوق العاده ای راحت تر میکند عرضه کرد.
این برنامه که همراه با کار در محیط کاملا گرافیکی ویندوز حتی قابلیت نصب در شبکه و internet را نیز دارد بدون شک یک نیاز شرکتهای تجاری, برنامه نویسان, طراحان صفحات وب و حتی برای اشخاص معمولی برای کنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است.
ما در این دوره آموزشی شما را با قابلیت access آشنا کرده و شاید اگر اغراق نکرده باشم شما را استاد این برنامه بی نظیر خواهیم کرد شما نیز لحظه به لحظه به آشنایی با قابلیتهای این برنامه مطمئنا مشتاق یادگیری هرچه سریع آن خواهید شد.
آشنایی با اکسس
اکسس که یکی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و کنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.
این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شکل دلخواه.
به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یک چک را در کامپیوتر خود ذخیره کنید شما با استفاده از برنامه اکسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چک ایجاد کنید و اطلاعات را به صورت کاملا گرافیکی در آن وارد کنید.
شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو کرده البته تمامی این امکانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدکرد.
از موارد استفاده برنامه اکسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یک شرکت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات کارمندان (حتی عکس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد.
شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبکه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن کلید رمز گذاشته یا حتی در سطح کاربران مختلف مقدار دسترسی هر کاربر را تعیین کنید.
برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .
جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که اکسس نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :
- حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233
- 16 مگابایت Ram
- حدود 600 مگا بایت فضای آزاد
تعریف کلی از اکسسAccess
اکسس ابزاری برای تولید بانکهای اطلاعاتی رابطه ای است. بانکهای اطلاعاتی امکان گردآوری انواع اطلاعات را برای ذخیره سازی ،جستجو و بازیابی فراهم میکند.
اجزا بانک اطلاعاتی اکسس عبارتند از:
DataBase:
1. Table
2. Query
3. Form
4. Report
5. Macros
6. Modules
• Table :(جدول ) هر جدول برای نگهداری داده‌های خام بانک اطلاعاتی است.داده‌ها را شما در جدول وارد می‌کنید.جداول سپس این داده‌ها را به شکل سطرها و ستونهایی سازماندهی میکند.
• Query :هر پرس و جو برای استخراج اطلاعات مورد نظر از یک بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیردهر پرس و جو می‌تواند گروهی از رکوردها را که شرایط خاص دارا هستند انتخاب کند.پرس و جوها را میتوان بر اساس جداول یا پرس و جوهای دیگر اماده نمود. با استفاده از پزس‌وجوها میتوان رکوردهای بانک اطلاعاتی را انتخاب کرد، تغییر داد و یا حذف نمود.
• Form :متداولترین روش استفاده از فرمها،برای ورود و نمایش داده‌ها است.
• Report :گزارش ها می‌توانند بر اساس جدول ،پرس‌وجوها باشند ،قابلیت گزارش چاپ داده‌ها می‌باشدگزارشها را میتوان بر اساس چند جدول و پرس‌وجو تهیه نمود تا رابطه بین داده‌ها را نشان داد.
• Macro :ماکروها به خودکار کردن کارهای تکراری ،بدون نوشتن برنامه‌های پیچیده یا فراگیری یک زبان برنامه نویسی ، یاری میکند، در واقع ماکروها یکسری قابلیت‌هایی هستند که امکان سریع سازی را فراهم می‌سازند.
• Modules : محیط بسیار قوی و با کیفیت برای برنامه‌نویسی محاسبات و عملیات پیچیده روی سیستم بانک اطلاعاتی.
تکنیک‌های کار در اکسس
الف - تعریف دادهData :
هرگونه اطلاعات لازم و کاربردی درباره یک موجودیت را یک داده می‌گویند.
ب- تعریف Fild :
به هر ستون یک جدول که در بر گیرنده کلیه اطلاعات مربوط به آن ستون میباشد و بخشی از یک موجودیت را تشگیل میدهد فیلد گفته میشود.
ت- تعریف Rcord :
به هر سطر یک جدول که اطلاعات مربوط به یک موجودیت را نشان میدهد ، رکورد گویند.
ث- تعریف پایگاه داده‌ای ارتباطی:
پایگاه داده‌های ارتباطی، مجموعه‌ای از جدولهای داده است که یک فیلد مشترک در هر یک از جدولهای موجود دارد و از طریق آن میتوان داده‌ها را بهم ربط داد.به این مدل از پایگاه داده‌ها ، پایگاه داده‌های ارتباطی RelationShip می‌گویند.
به دو صورت زیر میتوان یک پایگاه داده رابطه‌ای ایجاد نمود:
Database :
1. Blank database
2. Database Wizard
Blank DataBase
در صورت انتخاب Blankکلیه اشیائ اکسس شاملTable ,……… قابل طراحی توسط کاربر میباشد. برای ایجاد پایگاه داده ابتدا باید نام ومسیر Data Base را تعیین نمود.
گزینه‌های زیر در اجزا Table, Query,Form مشترک میباشد
1. Open(نمای ورود داده)
2. Design(نمای طراحی)
3. New(ایجاد شئ جدید)
Macros ,modules دارای گزینه‌های زیر می‌باشند:
1. Run(اجرا)
2. Design
3. New
Report شامل:
1. Preview(پیش نمایش)
2. Design
3. New
قواعد نامگذاری فیلدها
1. نام فیلدها نباید از 64 کاراکتر بیشتر باشد
2. حتما باید اول نام فیلدها با حروف الفبا شروع شود ولی در ادامه نام میتوان از ارقام نیز استفاده کرد.
3. در نام فیلد از علامتهایی همچون ] , [ , ? ,! , ) ,( نباید استفاده کرد.
Data Type : اصل و اساس جدول را مشخص میکند و در واقع نوع داده و اطلاعاتی که در فیلد ذخیره میشود را مشخص میکند.
نوع داده شامل گزینه‌های زیر میباشد:
Text:نوع داده متنی شامل حرف و عدد که از 1 تا 255 کارکتر را می‌پذیرد.
Memo : نوع داده متنی که 65000 کارکتر حرفی را می‌پذیرد.
Number : نوع داده عددی است و برای نگهداری عملیات محاسباتی به کار می‌رود.
Date/Time : نوع داده تاریخ و زمان که برای مشخص کردن تاریخ و زمان به کار می‌رود.
Currency : نوع داده که برای مقادیر پولی به‌کار می‌رود.
AutoNumber : نوع داده که به طور متوالی رقم می‌اندازد.
Yes/No : نوع داده به صورت گزینشی
Ole Object :کلیه برنامه‌های کاربردی که ole را پشتیبانی میکند ، نگهداری میکند.
HyperLink :کلیه سندها و صفحات Web را نگهداری میکند.
LookUp Wizard : امکان انتخاب گزینه‌ها را به صورت انتخاب از لیست فراهم میکند.این گزینه روی دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت میتوان آن را ایجاد نمود :
1. از Table or Query
2. ایجاد مقادیر توسط کاربر
در هر دو مورد از طریق ویزارد با انتخاب گزینه‌های مورد نظر به آسانی Look Up ایجاد می‌گردد.
• Description :
ایجاد توضیحات در مورد فیلدها در صورت لزوم
• Field Properties :
متناسب با نوع داده خصوصیات را نشان میدهد و نشان می‌دهدچه خصوصیاتی را میتوان وارد کرد.
Table Wizard
امکان استفاده از جداول از پیش طراحی شده برای جدول مورد طراحی.
در قسمت Table wizard گزینه‌های زیر موجود است:
1. Sample Tabales :نمونه جدول توسط این گزینه انتخاب میشود.که بر اساس دو مورد
A. Business
B. Personal
قابل انتخاب میباشد.
2. Sample Fields :نمونه فیلد را تعیین میکند.
3. Fields In My Table : تعیین فیلد برای جدول مورد طراحی توسط دکمه‌های راهنما.
4. NEXT
5. در این مرحله انتخاب نام برای جدول و تعیین فیلد کلید اصلی ،در صورتی که پیش فرض را بپذیرید خود برنامه کلید اصلی ایجاد میکند در غیر این صورت خود باید تعیین نمایید.
6. NEXT
7. در این مرحله میتوان نحوه اجرا جدول را تعیین نمود:
أ. اجرا در نمای ورود داده Data Enter
ب. اجرا در نمای طراحی Modify
ت. اجرا در نمای ورود داده همراه با ایجاد فرم از ان 8. Finish
Import Table :وارد کردن یک فایل از برنامه‌های تحت آفیس به عنوان جدول
Link Table :پیوند یک فایل از برنامه‌های تحت آفیس به عنوان جدول
آشنایی با خصوصیات فیلدها در محیط طراحی
• Field Size :
نوع داده Text,Number,AutoNumber دارای فیلد سایز می‌باشند.
Text
Field size: 50
مقدار این نوع داده به صورت عددی بوده که بطور پیش فرض مقدار 50 را نشان میدهدبه عبارتی دیگر کنترل کننده تعداد کارکترهای ورود داده برای فیلد است.
• Format :
نحوه نمایش و قالب بندی را کنترل میکند فرمت برای نوع داده‌های زیر کاربرد دارد:
Text :
Number,Autonumber,Currency :
Date/Time
• Input Mask :
این خصوصیت نحوه ورود داده‌ها را از لحاظ قالبندی کنترل میکند.داده‌های از نوع Text , Number , Date/Time , Currency دارای این خصوصیت می‌باشند ، گزینه‌ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زیر میباشد:
1. 0 : احتیاج به عدد است
2. 9 : عدد یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست
3. #:عدد،علامت مثبت ، علامت منفی و فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست
4. L :احتیاج به حرف است
5. ? :حرف می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست
6. A :احتیاج به حرف یا عدد است
7. : a حرف یا عدد می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست
8. & :احتیاج به حرف یا فاصله خالی است
9. C :هر کارکتر یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست
10. < : کارکترهایی که بعد از آن وارد میشود را به حروف کوچک تبدیل میکند
11. > : کارکترهایی که بعد از آن وارد میشود را به حروف بزرگ تبدیل میکند
12. ! :باعث می‌گردد کارکترها از راست به چپ وارد شوند
13. \ :کارکترهای که به دنبال آن می‌آیند به جای اینکه به عنوان کد خوانده شود به صورت تحت الفظی نمایش می‌یابد.
• Caption :
عنوان و برچسبی برای فیلد طراحی شده میباشد.در این قسمت قابلیت فارسی نویسی داریم.
• Default Value :
ازقابلیت این خصوصیت برای فیلد طراحی شده تعیین یک مقدار به صورت پیش فرض میباشد.
• Validatin Rule :
خصوصیتی است که امکان کنترل ورود داده ها را دارا میباشد، به عبارتی دیگر با تعیین مقدار در این خصوصیت کاربر را ملزم به وارد کردن مقادیر تعیین شده می‌نمایید.
انواع عملگرها
عملگرهای مقایسه‌ای :
1. >
2. <
3. =
4. >=
5. <=
6. < >
عملگرهای منطقی:
1. And
2. Or
3. Xor
4. Not
5. Between ….And….
• Validation Text :
درصورتی که کاربر مقادیری خارج از مقادیر تعیین شده در خصوصیت قبل وارد نماید پیغام خطا صادر می‌نماید.(کاربر می‌تواند خود پیغام مناسبی درج نمایید)
• Required :
در صورت فعال کردن این خصوصیت ورود داده برای آن فیلد الزامی می‌باشددر صورت وارد نکردن داده پیغام اخطار میدهد.
• Allow Zero Length:
مشخص میکند که آیا متنی به طول صفر در فیلد قابل قبول است یا خیر.
Edit روی محیط Design
• مراحل درج سطر Insert Rows
• استفاده از منو Insert انتخاب Rows
• استفاده از ابزار Insert Rows
• مراحل حذف سطر Delete Rows
• استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و یا Delete
• استفاده از ابزار Delete Rows
• انتخاب سطر و انتخاب Delete از روی صفحه کلید
آشنایی با تنظیم خصوصیات محیط ورود دادهData sheet View
(تصاویر در فایل اصلی موجود است)