تحقیق مقاله مقدمات داده پردازی

تعریف داده(Data)

هر اطلاع مفید ولازم درباره چیز یا امری رایک داده می گویند.به شناسنامه خود نگاه کنید.نام، نام خانوادگی،نام پدر ،سال تولد،محل تولد،شماره شناسنامه وسایر اطلاعات آن ،همه درباره شماست.

اینها داده های مرتبط با شما هستند و شما را از دیگران متمایز ومجزا می کنند؛ به شما سود می رسانند؛

حقوق شما را محفوظ می دارند وبه دولت امکان می دهند که برای شما برنامه ریزی کندو امکانات فراهم سازد.

داده ها در همه امور، نقش بازی می کنند.مثلا در دادوستد، داده ها نقش بسیار بزرگی دارند.اطلاع ازاین که چه مقدارپول دارید؛ بابت چه کالا وخدماتی پول گرفته یا پرداخته اید؛ از چه حسابی پول برداشته وبه کدام حساب واریز کرده اید؛ چقدر طلبکبرید وچقدر بدهکارید؛و…. همه، داده های مالی شما هستند . حسابداران با چنین دا ده های مالی  سروکاردارند وآن را مدیریت می کنند وازآن ها نتیجه گیری می کنند.

گفتیم که داده ها باید مفید ولازم باشند.مثالی می زنیم:

اگردر شناسنامه شما وزن یا قد شما را می نوشتند،صحیح بود؟ پاسخ منفی است.ذکر وزن وقد در شناسنامه کاربردی ندارد و وجود آنها لازم نیست، هر چند که مفید است.اما در پرونده پزشکی شما هم لازم هستند وهم مفید،زیرا به شناسایی وضع سلامت شما ونیز، به شناخت ودرمان بیماری شما یاری میرسانند.

داده ها با هم ارتباط دارند.

اگر بدانید شماره شناسنامه شخصی 259 است، آیا می توانیداورا پیدا کنید؟ این کار دشوار است. ممکن است شماره شناسنامه خیلی از مردم259 باشد. حالا اگر بدانید که نام آن شخص مثلا مسعود است یافتن او آسانتر می شود؛ هر چند که هنوز هم شاید اسم خیلیها مسعود وشماره شناسنامه شان 259 باشد.اما اگر در همین حال، نام خانوادگی او را هم بدانید دیگر یافتن اوساده می شود.نتیجه ارتباط داده ها به یکدیگر، شناسایی سریعتر است.داده هایی که به هم ارتباط نداشته باشند یا نتوان ارتباط آنها را نسبت به هم پیدا کرد، کاربرد زیادی ندارد وشاید اصلا به درد نخورد.

داده های نامرتب کاربرد ندارند.

اگر اطلاعات وداده های زیادی را بدون نظم وترتیب در جاهای مختلف پخش کنید، چطور می توانید به هنگام نیاز ازمیان آنها چیز خاصی را پیدا کنید؟داده ها هم مثل اشیای یک خانه یا انبار هستند وفقط از طریق نظم دادن وطبقه بندی وتازه کردن آنهاست که می توان از آنها سود برد .

داده ها چگونه مرتب میشوند؟

راههای مختلفی برای مرتب کردن داده ها وجود دارد.یکی از آسانترین روشها آن است که داده هارا به شکل یک جدول در آوریم. همه شمامی دانید جدول چیست.برنامه دانشگاه شما یک جدول است.دفتر حضور وغیاب کلاس شما یک جدول است صورتحساب بانکی پدر ومادر شما یک جدول است . اصول تمام جدولها یکی است ودرک آن نیز بسیار آسان است.در تمام آنها،برای مرتب کردن اطلاعات صفحه را خط کشی کردند وآن به شکل سطر ها وستونها در آوردند.به این ترتیب ، مجبورید اطلاعات را به شکل مرتب و زیر هم ،در جدول وارد کنید.در بالای هر ستون جدول،نام آنچه را که قرار است در آن ستون وارد کنید،می نویسید.در هر سطر اطلاعات،نام شخص یا چیزی را که آن داده ها به او مرتب است می نویسید.مثالی می زنیم.کتابهایی را که در خانه یا دانشگاه دارید،در نظر بگیرید.می توانید یک جدول درباره ی آنها تشکیل دهید و اطلاعات مرتبط با کتابها را در آن نگهداری کنید.در مورد هر کتاب می توانید داده هایی از قبیل نام کتاب،نام نویسنده،نام مترجم،نام ناشر،تعداد صفحات،تاریخ نشر و… را به صورت زیر،تبدیل به یک جدول کنید. 

حال،برای هر کتاب اطلاعات مرتبط با آن را در یک سطر این جدول می نویسید:

(چدول در فایل اصلی موجود است)

البته می توان این جدول را به هر شکل دیگری تهیه کرد و درباره ی هر کتاب اطلاعات دیگری مانند نوبت چاپ،شماره ی شناسایی کتاب و…را نیز در جدول وارد کرد.مهم،اطلاعاتی ست که شما درباره ی هر کتاب مفید و لازم می دانید و داده های شما  به شمار می آیند.این جدول،داده های شما را مرتب می کند.به این جدول داده ها(Data Table)می گویند.

جستجو در جدول داده ها

گفتیم که مرتب کردن اطلاعات ، جستجو در آن را آسان می کند فرض کنید که جدولی از کتاب های موجود در خانه یا دانشگاه خود را تهیه کرده اید واینک می خواهید بدانید که مثلا کدامیک در سال 1371چاپ شده است.

در این صورت، به شکل زیر عمل می کنید:

ستون تاریخ نشر را می بینیم وآن را از بالا به پایین مرور می کنید . در هر خانه ای از این ستون که عدد 1371 که دیدید آن سطر جدول را با یک قلم رنگی رنگ می زنید یا بیرون جدول ، کنار نام کتاب ،یک علامت می گذارید. وقتی همه جدول را مرور کردید تمام سطرهایی که علامت دارند یا رنگ شده اند، کتابهای مورد نظر شماهستند به همین شکل، جستجوی نام نویسنده خاص ویا هر مورد دیگر ،آسان می شود.

با ارزان شدن وتوانمندشدن رایانه ها،بزودی برنامه نویسان بر آن شدند تا برنامه های کاربردی قدرتمندی را برای کار با اطلاعات ایجاد کنند.که در عین حال آسان وهمه فهم باشد.یکی از آخرین محصولات نرم افزاری ویژه ی این کار،برنامه های اداری شرکت میکروسافت است،این سلسله از برنا

مه های میکروسافت آفیس(MicrosaftOffice)نام دارد و مجموعه ای از چند برنامه ی ک

اربردی برای ماشینی کردن دفاتر کار است.

یکی از قطعات این مجموعه برنامه ها،برنامه ی کاربردی اکسس است که برای داده پردازی و استفاده از اطلاعات ایجاد شده است.این برنامه می تواند یک پایگاه داده ها را اداره کند.اینک ببینیم که پایگاه داده ها چیست؟

تعریف پایگاه داده ها

گفتیم که یکی از روشهای آسان اداره ی داده ها،ایجاد جدول مرتبی از آنهاست که به آن جدول داده ها (DataTable)می گویند.

برنامه ی اکسس،دو یا چند جدول داده را،پایگاه داده ها (Database)می نامدو می تواند آن رابه خوبی اداره کند.برنامه ای را که می تواند یک پایگاه داده ها را اداره کند،برنامه ی مدیریت پایگاه داده ها(Database Management Program)می گویند.اکسس،یک برنامه ی مدیریت پایگاه داده هاست.به مجموعه ای از جدولهای داده ها،پایگاه داده ها می گویند.

تعریف فیلد(Field)و رکورد(Record)

همان طور که قبلا گفتیم،اکسس با جدول های داده ها کار می کنیم.هر جدول،از تعدادی سطرو ستون تشکیل شده است.اکسس به هر یک از ستون ها،یک فیلد،(Field) میگویند.بنابراین،جدول کتابخانه ی ما در مثال قبلی 6فیلد دارد.همچنین اکسس،هر سطر جدول داده ها را نیز یک رکورد می خواند.

در همان جدول کتابخانه ها،در مثال قبلی ،شما سه رکوردرا می بینید.به این ترتیب، هر رکورددر آن

داده ها را نیز یک رکورد(Record)می خواند.در همان جدول کتابخانه ها،در مثال قبلی،شما سه رکورد را می بینید.به این ترتیب،هر رکورد در آن جدول شامل شش فیلد است.درک مفهوم فیلدو رکورد در کار با اکسس بسیار مهم است،اما پس از مقداری تمرین،به راحتی آن را فرا گرفته،به کار گفتیم که هر پایگاه داده،از تعدادی جدول تشکیل می شود.حال ببینیم چرا چند جدول رادر یک پایگاه داده ها می گذارند؟و این کار چه مزیتی دارد؟به مثال زیر توجه کنید:

فرض کنید یک جدول داده ها دارید که فیلد های آن اطلاعاتی درباره ی سفارش های مشتریان یک فروشگاه مثل نام و نام خانوادگی و تاریخ ومقدار خرید هر کالاست و جدول دیگری داریدکه در آن فیلد های دیگری مثل اطلاعاتی درباره ی شهر،محله،خیابان،کوچه،تلفن وموارد از این دست درباره ی همان مشتری ها موجود است.حال،چگونه بایدمثلا کشف کنید که فلان مشتری ساکن فلان خیابان،چقدر خرید کرده است.اطلاعات خرید وفروش مشتری در یک جدول و اطلاعات سکونتی همان مشتری،در جدول دیگر است.

برای این کار،باید در هر یک از جدول های یک فیلد مشترک پیدا کنید.یعنی فیلدی که هم در این جدول و هم در آن جدول موجود باشد.بعد:

1اطلاعات را از جدول اول برمی دارید و به فیلد مشترک نگاه می کنیدوداده ی موجود در آن،مثلا نام خانوادگی یا شماره ی شناسنامه را جایی یادداشت می کنید.

2در جدول دوم،فیلد مشترک را پیدا می کنیدو در آن داده ای را که یادداشت کرده اید می یابید.حالا رکورد مورد نظررا پیدا کرده ایدوباید در آن به سراغ فیلد نشانی بروید وآن را یادداشت کنید.

به این ترتیب،این دو جدول به هم ربط پیدا می کنند.ربط دادن جدول ها به هم،از طریق یک فیلد مشترک،قدرت مانور شمارا در جستجوی داده هاو نتیجه گیری از آنها بسیار افزایش می دهد ودر حجم جدولها صرفه جویی می کند.زیرا،دیگر لازم نیست که مثلا در مقابل هر رکوردی که برای خرید و فروش مشتری به وجود می آورید،یک بار هم،آدرس او را در همان جدول بنویسیدو می توانید این داده را از جدول دیگری بردارید.به این مدل از پایگاه داده ها،پایگاه داده ها ی ارتباطی (Relational Database).اکسس،از این مدل پایگاه داده ها استفاده میکندو به همین سبب به آن مدیرپایگاه داده های ارتباط (Relational Database Management System) به طور خلاصهRDMBSمی گویند.

تعریف پایگاه داده های ارتباطی

پایگاه داده های ارتباطی،مجموعه ای از جدولهای داده است که یک فیلد مشترک در هر یک از

جدولها وجود دارد و از طریق آن می توان داده ها را به هم ربط داد.           

تعریف کلید

اکسس،به فیلدی که لا اقل در دو جدول داده ها مشترک باشد،فیلد کلیدی(KeyField)یا به اختصار (کلید)می گویند.علت این نام آن است که این فیلد،کلید وارد شدن از یک جدول به جدول دیگر است.گفتیم که دو جدول اکسس از طریق یک فیلد مشترک می توانند به همدیگر ارتباط یابند.حالا،این موضوع را برای بیش از دو جدول بررسی می کنیم.در این مورد مثالی را مشاهده کنید.

فرض کنید دو جدول داده هایاکسس دارید که در اولی مشتریان معرفی می شوندو به هر یک از آنها یک شماره ی مشتری که حتما باید غیر تکراری و بدون مشابه باشد،اختصاص می یابد.حالا اگر جدول دیکری داشته باشیم که به خرید های مشتریان اختصاص یافته باشدو در آن هم،برای هر بار خرید مشتریان یک رکوردثبت و نگهداری شود.اگر در این جدول،از همان شماره ی مشتری های تعریف شده در جدول مشتریان استفاده کنید،این دو جدول به هم ارتباط می یابند.هر چند که در هر دو جدول،داده های تکراری وجود دارد(یعنی فیلد شماره ی مشتری)،اما این تکرار اجتناب ناپذیراست و در عوض،باعث می شودکه از تکرار بزرگتری که همان اطلاعات کاملجدول مشتری هاست،در جدول خرید مشتریان،جلوگیری شود.