آشنایی با تعریف صفحه گسترده :
مقدمه:
برنامه صفحه گسترده برنامه ای کاربردی است که معمولا برای کارهای مربوط به امور مالی به کار می رود که مقادیر داده ای را با استفاده از خانه ها سازمان می دهد برنامه‌های صفحه گسترده معمولا قابلیت های گرافیکی را برای خروجی و انواع متعددی گزینه های قالب بندی برای متن ، مقادیر عددی و ویژگی های گراف و نمودار را فراهم می‌کند . در بین صفحه گسترده ها برنامه اکسل از معروفیت خاصی برخوردار است.
محیط اکسل :
محیط نرم افزار اکسل به صورت زیر می باشد:
چند تعریف مهم :
صفحه کاری : صفحه کاری در اکسل شبکه ای از سلول ها می باشد که در خانه ها می توان عدد، متن و فرمول را قرار داد. از تب های پایین صفحه گسترده می توان صفحه کاری مورد نظر را با کلیک بر روی آن فعال کرد.
سطر و ستون : هر صفحه کاری از شبکه ای از خانه ها تشکیل شده که این خانه ها به صورت سطری و ستونی شماره گذاری شده است
آدرس خانه : برای دسترسی به خانه ها از برچسب ستونها و شماره سطرها استفاده می شود برای مثال A5 نشاندهنده خانه ای است که در ستون اول وسطر پنجم قرار دارد.
خانه : صفحه کاری حاوی تعداد زیادی خانه است . هرخانه می تواند عدد ، متن ، فرمول و .... را در خود جای دهد . خانه ، سل یا سلول نیز نامیده می شود.
خانه فعال : زمانی که خانه ای با ماوس کلیک می شود یا با صفحه کلید حرکت کرده وبرروی آن قرار گیریم آن خانه فعال می شود.
جعبه ابزارها : جعبه ابزارها برای بیشتر دستورهایی که در لیست منوها قرار دارد میان برهایی فراهم می کنند. در اکسل جعبه ابزارهای زیادی وجود دارد که طبق پیش فرض جعبه ابزاراستاندارد دیده می‌شود .
نمایش یا عدم نمایش جعبه ابزارها : از منوی View گزینه Toolbars را کلیک می کنیم و سپس بر روی جعبه ابزار مورد نظر کلیک می کنیم . در اینصورت اگر آن جعبه ابزار قبلا انتخاب شده بود از حالت انتخاب خارج می شود اما اگر انتخاب نشده بود به حالت انتخاب در می آید
فصل دوم:
شروع کار با محیط اکسل
شناسائی اصول ورود اطلاعات در صفحه کاری:
همه اطلاعات صفحه کاری در خانه ها وارد می شوند. برای وارد کردن اطلاعات در یک خانه به روش زیر عمل می شود:
1. خانه مورد نظر را به وسیله mouse برمی گزینیم .
2. اطلاعات مورد نظر را وارد می کنیم .
3. برای ثبت اطلاعات خانه دیگری را برمی گزینیم یا کلید Enter را فشار می دهیم . برای کنسل کردن از کلید ESC می توان استفاده کرد .
توجه :
وقتی خانه ای را برمی گزینیم محتوای آن نیز در خط فرمول نشان داده می شود .
وارد کردن اطلاعات عددی :
هرمقدار عددی دربرگیرنده یک یا چند رقم و کارکترهای ویژه می باشد . کارکترهای عمومی مجاز در مقدارهای عددی به صورت زیر هستند
صفر تا 9 : هرترکیبی از عددها
+ : هنگامی که به همراه E به کار می رود ، نشان دهنده توان است .
- :نشانگر عددهای منفی است .
‘ : علامت جدا کننده رقم ها ( هرسه رقم )
/ : جداساز تاریخ یا نشانگر عددها کسری
& :نشانگر مقدارهای ارزی
% : نشانگر درصد
. : نشانگر اعشار
E : نشانگر توان
e : نشانگر توان
: : جدا ساز زمان
فاصله : جدا ساز عددهای کسری و تاریخ و زمان مانند: 4:25 2/5/2001
توجه :
- با بهره گیری از منوی tools|options|edit می توان شمار رقم های اعشاری را با بهره گیری از کادر fixed decimal ثابت کرد.
- اگر بخواهیم عددها به صورت کارکتری شناخته شوند و نتوان روی آن محاسبه انجام داد، در این صورت پیش از وارد کردن عدد از کارکتر آپستروف استفاده می شود. مانند: ‘ 19454
وارد کردن متن :
با گزینش هر خانه می توان رشته مورد نظر را تایپ کرد.
وارد کردن تاریخ و زمان :
برای وارد کردن تاریخ و زمان کافی است آنها را بر پایه قالب تاریخ یا زمان وارد کرد. در این صورت قالب آن خانه به صورت خودکار تاریخ یا زمان خواهد شد. مانند: 04/9/2001
وارد کردن یادداشت :
زمانی که از چند صفحه کاری و چند فایل استفاده می شود ، مستندها برای خانه هایی که دارای عددها وفرمول هستند بسیار مهم خواهد بود تا بتوان در تجزیه و تحلیل برنامه ها دچار فراموشی نشده و همیشه سندهای مورد نیاز و توضیح های ضروری را در اختیار داشته باشیم . به عنوان مثال اگر عدد ثابتی در خانه A7 نوشته شده، می توان با استفاده از یادداشت نشان داد که این عدد به فرض در صد مالیات را نشان می دهد . برای وارد کردن یادداشت برای خانه مورد نظر از منوی Insert گزینه comment را بر می گزینیم . درکادر ظاهرشده می توان اطلاعات مورد نظر را وارد کرد . تنها عامل محدود کننده طول یادداشتها ظرفیت حافظه می باشد . خانه هایی که دارای یادداشت هستند یک مثلث سرخ کوچک در گوشه بالایی سمت راست خانه نشان داده می شود ( علامت نشان دهنده یادداشت ها را می توان با استفاده از گزینه comment indicator only از منوی Tools وکلیک روی option انتخاب تب Viewدر وضعیت فعال یا غیر فعال قرار داد .)
وارد کردن فرمولها :
در هرخانه می توان فرمول مورد نظر را قرار داد وفرمولها امکان انجام انواع محاسبه ها ، مانند جمع، تفریق، ضرب، تقسیم و …. را فراهم می سازند . هرفرمول با علامت = آغاز می شود وبه دنبال آن عملگرها و متغیرها قرار می گیرند .
عملگرهای ریاضی مورد استفاده در اکسل در زیر نشان داده شده است .
+ : جمع
- : تفریق
* : ضرب
/ : تقسیم
^ : توان
% : درصد
درفرمول ها باید ترتیب انجام عملیات رعایت شود تا محاسبه ها درست انجام گیرد . ترتیب اولویت عملگرها در زیر نشان داده شده است:
- نفی (نقیض )
% درصد
^ توان
* ، / ضرب وتقسیم
+ ، - جمع وتفریق
& ترکیب متون
< > , >= , <= , = , <, > مقایسه
مثال : حاصل عبارت " 2 * 5 + 2 = " با توجه به اولویت ها برابر 12 خواهد بود
فصل سوم:
آشنایی با ذخیره و ویرایش فایل ها
شناسایی اصول ذخیره وبازیابی فایلهای WORK BOOK :
روش باز کردن فایل های WORK BOOK موجود: برای این کار از منوی فایل گزینه OPEN را انتخاب میکنیم. با استفاده از کادر Look in می توان در مسیر مورد نظر قرار گرفت و پوشه ای را باز کرده وفایل مورد نظر را برگزید , سپس روی کلید دستوری open کلیک کرد.
اگر مسیرفایلی را فراموش کرده ایم می توان نام آن را در مقابل کادر file name نوشت و روی کلید دستوری Find Now کلیک کرد. با استفاده از کادر last modified می توان برای جستجو, محدوده زمانی تعیین کرد. بطور مثال برای جستجوی فایلهایی که امروز ایجاد شده اند گزینه today را برمی گزینیم .
روش ذخیره کردن فایل ایجاد شده : پس از ایجاد فایل work book یا پس از انجام تعییر برای ذخیره آن از منوی File گزینه save را بر می گزینیم. اگر می خواهیم فایل را برای نخستین بار ذخیره کنیم ، کادر مکالمه save as ظاهر می شود که می توان مسیر مورد نظر را برگزید و سپس در مقابل کادر File name نام مورد نظر را وارد کنیم .
به صورت پیش فرض فایل ذخیره شده با نوع اکسل ( پسوند xls. ) ذخیره می شود , اما می توان آن را به گونه های دیگری نیز ذخیره کرد . برای این کار نوع مورد نظر را می توان از کادر save as type برگزید .
با استفاده از option می توان برای فایل کلمه رمز تعیین کرد .
اگر کلمه رمز در مقابل password to open نوشته شود هنگام باز کردن فایل باید کلمه رمز را وارد کنیم و اگر کلمه رمز در مقابل password to modify نوشته شود در هنگام ویرایش فایل باید کلمه رمز وارد کرد .
انتخاب گزینه only recommended – read سبب فقط خواندنی شدن فایل می شود و انتخاب گزینه always create backup سبب ایجاد فایل پشتیبان خواهد شد .
شناسائی اصول گزینش یک یا چند خانه :
برای ویرایش محیط صفحه گسترده در اکثر مواقع باید خانه ها را انتخاب کنیم . برای انتخاب یک خانه روی آن خانه کلیک می کنیم به عبارت دیگر خانه فعال، خانه انتخاب شده به شمار می رود .
محدوده ای از خانه ها را نیز می توان انتخاب کرد. برای این کار روش های گوناگونی وجود دارد :
روش نخست :
خانه نخست را بر می گزینیم و کلید سمت چپ ماوس را پائین نگهداشته وبه انتهای محدوده برده وکلید را رها می کنیم .
روش دوم :
خانه اول را انتخاب می کنیم و کلید shift را پائین نگهداشته و به انتهای محدوده حرکت کرده و کلید shift را رها می کنیم .
روش سوم :
در کادر نام ، آدرس محدوده را می نویسیم برای مثال اگر در کادر نام A2:B6 نوشته شود این محدوده به حالت انتخاب شده در می آید .
توجه :
- همان گونه که هرخانه آدرس خاص خود را دارد محدوده خانه ها نیز آدرس مخصوص به خود را دارد . آدرس یک محدوده به صورت آدرس خانه آخر : آدرس خانه اول می باشد که در یک محدوده مستطیلی آدرس خانه اول و آدرس خانه آخر از روی قطر محدوده مستطیل تعیین می شود .
- اگر بخواهیم محدوده انتخاب شده از حالت انتخاب خارج شود کافی است در محل دیگری کلیک کنیم .
شناسائی اصول پاک کردن و ویرایش یک یا چند خانه :
روش پاک کردن یک یا چند خانه : برای پاک کردن محتوای خانه ها به روش زیر عمل می شود :
1- خانه های مورد نظر را انتخاب کنید .
2- از منوی Edit گزینه clear را انتخاب نمایید . دراین صورت چهار گزینه به صورت زیر ظاهر می شود :
ALL : همه چیز خانه ها ( محتوا ، فرمتها و یادداشتها ) پاک می شود .
Formats تنها فرمت سل های انتخاب شده پاک می شود .
Contents Del تنها محتوای سل پاک می شود . کلید میان بر این گزینه بعد از انتخاب خانه های مورد نظر فشردن کلید Del می باشد .
Comments تنها توضیحات مربوط به سل پاک می شود .
نحوه ویرایش خانه ها : دو محل برای ویرایش سل ها وجود دارد : انجام عمل ویرایش در خط فرمول و انجام عمل ویرایش در سل( خانه ) مورد نظر .
ویرایش در سل : برای ویرایش خانه مورد نظر کافی است در آن محل دوبار کلیک نماییم .