مقدمه
هنگامی که آدمی در مسیر رشد عقلانی خود به ضرورت برنامه‌ریزی در زندگی خویش پی برد، آن را در نظامهای اجتماعی به عنوان ابزاری در خدمت مدیریت و رهبری، مورد توجه قرارداد و امروز می‌بینیم که ساختار وجودی سازمانها آن سان پیچیده گشته‌اند، که بدون برنامه‌ریزیهای دقیق نمی‌توانند به حیات خود تداوم بخشند. اساس برنامه‌ریزی، بر آگاهی از فرصتها و تهدیدهای آتی و چگونگی استفاده از فرصتها و مبارزه با تهدیدها قرار دارد.
فلسفه برنامه‌ریزی
فلسفه برنامه‌ریزی به عنوان یک نگرش و یک راه زندگی که متضمن تعهد به عمل برمبنای اندیشه، تفکر آینده‌نگر و عزم راسخ به برنامه‌ریزی منظم و مداوم می‌باشد، بخش انفکاک ناپذیر مدیریت است.
ضرورت برنامه‌ریزی
فرد و سازمان برای رسیدن به اهداف خویش نیاز به برنامه‌ریزی دارند، بنابراین ضرورت برنامه‌ریزی، برای رسیدن به جزئیترین اهداف یک واقعیت انکارناپذیر است (خواه برای میهمانی باشد، یا سپری کردن یک روز تعطیل، یا به منظور فروش یک محصول).
بنابراین نیاز به برنامه‌ریزی از این واقعیت نشأت می‌گیرد که:
همه نهادها در محیطی متحول فعالیت می‌کنند.
عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی، برنامه ریزی را به صورت یک ضرورت انکارناپذیر در تمام نهادها درآورده است.
پیتر در اکر معتقد است که میان مؤثر بودن (انجام کارهای درست) و کارایی (درست انجام دادن کارها) تفاوت هست و این دو در مراحل انتخاب هدفها و آنگاه در چگونگی کسب آنها توأم می‌باشند.
تعریف برنامه‌ریزی
برای برنامه‌ریزی، متخصصان از زوایای مختلف، تعاریف متعددی ارائه کرده‌اند که ما در اینجا چند نمونه از آنها را یادآور می‌شویم:
برنامه‌ریزی عبارت است از:
1 تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن،
2 تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد،
3 تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند،
4 طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوه‌ای که از پیش تعریف شده، تغییر بدهد.
تعریف اصل برنامه‌ریزی
برای دست یافتن به هدف مورد نظر، باید قبل از تلاش فیزیکی یا اقدام به انجام کار، تلاش ذهنی یا برنامه‌ریزی کافی صورت بگیرد.
هدفهای برنامه‌ریزی
هدفهایی که در هر برنامه‌ریزی بدنبال می‌شود به شرح ذیل است:
1 افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیتها،
2 افزایش جنبه اقتصادی (مقرون به صرفه بودن عملیات)،
3 تمرکز بر روی مقاصد و اهداف و احتراز از تغییر مسیر،
4 تهیه ابزاری برای کنترل.
اولویت برنامه‌ریزی
اگر وظایف مدیریت را حول رئوس هرمی در نظر بگیریم (به نمودار 11 مراجعه شود)،
)در فایل word موجود است(نمودار 41 توالی وظایف پنجگانه مدیری
برنامه‌ریزی در رأس آن قرار می‌گیرد؛ و اگر چه وظایف مدیریت را به طور جداگانه بررسی می‌کنیم، ولی همه به هم مرتبط‌اند و در این بین برنامه‌ریزی از اهمیت و اولویت خاصی برخوردار است. توالی وظایف پنجگانه مدیر به طور کلی به شکل نمودار 41 قابل تجسم می‌باشد و همچنان که از نمودار پیداست بخش اعظم کار مدیر را برنامه‌ریزی تشکیل می‌دهد.
همان طوری که ذکر شد وظایف مدیری قابل تفکیک نیستند؛ و این ارتباط بویژه در وظایف برنامه‌ریزی و کنترل ملموستر است، زیرا اعمال برنامه‌ریزی نشده را نمی‌توان کنترل کرد.
کنترل کردن، یعنی نگهداری فعالیتها در یک مسیر و تصحیح انحرافات از روی برنامه.
برنامه ریزی، اهداف تمام تلاشهای گروهی را معین کرده، برنامه‌های دستیابی به آن اهداف را نیز طرح‌ریزی می‌کند تا مدیر بداند چه نوع ساختار سازمانی باید انتخاب کند و به تشخیص درست افراد مورد نیاز و ویژگیهای فردی لازم برای هر پست، قادر شود. آنگاه مدیر می‌تواند مؤثرترین نوع سبک هدایت و سرپرستی را انتخاب کند و استانداردهایی برای کنترل عملیات فراهم آورد. بنابراین می‌توان گفت:
برنامه‌ریزی شالوده مدیریت را تشکیل می‌دهد.
ماهیت پویای فرایند برنامه‌ریزی
شکل در فایل word موجود است
در برنامه‌ریزی گاهی برنامه‌ای تجدید نظر می‌شود و قبل از اجرای کامل برنامه قدیمی به اجرا در می‌آید. برای مثال در نقطه زمانی «1» برنامه A از حیز انتفاع می‌افتد و برنامه B در دستور کار قرار می‌گیرد. و همین طور در جریان بقیه کار، این تغییر جهت ممکن است روی دهد (نمودار 42).
) در فایل word موجود است(نمودار 42 پویای فرایند برنامه‌ریزی
به اجرا در می‌آید. برای مثال در نقطه زمانی «1» برنامه A از حیز انتفاع می‌افتد و برنامه B در دستور کار قرار می‌گیرد. و همین طور در جریان بقیه کار، این تغییر جهت ممکن است روی دهد (نمودار 42).
انواع برنامه‌ریزی
1 برنامه‌ریزی اساسی (استراتژیک)
برنامه‌ریزی اساسی، دور اندیشی سازمان یافته‌ای است که مراحل زیر را در بردارد:
الف) تعیین مأموریتها و هدفهای دوربرد،
ب) تفکیک مأموریتها به هدفهای کمی و کیفی کوتاه مدت، که این عمل را در اصطلاح هدفگذاری می‌نامند،
ج) تعیین خط مشی‌ها یا سیاستها،
د) طرحریزه و برنامه‌ریزی اجرایی (تاکتیکی).
برنامه‌ریزی استراتژیک، آینده را پیشگویی نمی‌کند ولی یک مدیر را می‌تواند در موارد ذیل یاری دهد،
الف) فائق آمدن مؤثر بر مقتضیات آتی،
ب) ارائه فرصت بموقع، برای تصحیح خطاهای اجتناب‌ناپذیر،
ج) کمک به تصمیم‌گیری درست در زمان مناسب،
د) تمرکز براعمالی که برای رسیدن به آینده مطلوب باید انجام شوند.
برنامه‌ریزی استراتژیک با پرسش سؤالاتی درباره هدف و عملیاتی که در جهت وصول به آن در حال حاضر اختصاص یافته است شروع می‌شود. برای مثال:
ما برای ارائه چه خدماتی تلاش می‌کنیم؟
رقابت ما به خاطر چیست؟
آیا باید آنچه با هم اکنون انجام می‌دهیم، ادامه دهیم؟
آیا نیازمند به خطوط تولید یا خدمات بیشتر یا کمتری هستیم؟
جو حاکم بر محیطی که ما در آن عمل می‌کنیم، چیست؟
کدام یک از تحولات تکنولوژیکی، اجتماعی و سیاسی در شرق وقوع می‌تواند در چگونگی انجام کارها تأثیر بگذارد؟
این تأثیر تا چه حد است؟
ما در مقابل این تأثیرات چه می‌توانیم بکنیم؟
تعیین نوع ساختار سازمانی
تعیین افراد و زمان نیاز به آنها
تشخیص مؤثرترین نحوه هئایت اففراد
برنامه:
هدف کوتاه مدت و چگونگی نیل به آن
برنامه‌ریزی، مقدم بر تمامی دیگر وظایف مدیریت است.
تعیین استانداردها و کنترل عملیات
که کمک کند ما را در
که بر نوع سرپرستی اثر دارد و در
ارزیابی موقعیتها با
لازم است برای
پاسخ سؤالات ذیل به مدیران کارهای تولیدی کمک می‌کند تا فعالیتهای خود را ارزیابی کرده، تصمیم بگیرند که چه قسمتهایی را نگهدارند و کدامها را اضافه یا کم کنند؛
چه محصولی فروش دارد؟
به چه قیمتی می‌توان فروخت؟
چه پیشرفتهای فنی صورت گرفته است؟
چه هزینه‌هایی را در دارد؟
نرخ دستمزد چقدر است؟
خط مشی دولت در مورد مالیات چیست؟
خط‌مشی سازمان در مورد سود سهام چگونه است؟
منابع مالی برای تأمین بودجه کدامند؟
محیط اجتماعی و سیاسی سازمان چگونه است؟
در بعضی از فرضیه‌ها، حتی خط مشی‌های آینده نیز پیش‌بینی می‌شود. برای مثال اگر سازمانی برای کارمندان خود برنامه بازنشستگی ندارد، گاهی در مفروضات برنامه‌ریزی، پیش‌بینی می‌کند که آیا این امر در آینده صورت خواهد گرفت یا خیر؟ و در صورت مثبت بودن جواب، چگونه باید باشد؟
2 برنامه‌ریزی اجرایی (عملیاتی)
توالی برنامه‌ریزی عملیاتی عبارت است از:
الف) تهیه برنامه‌ریزی عملیاتی عبارت است از:
الف) تهیه برنامه کوتاه مدت (تعین بودجه و زمانبندی)،
ب) تعیین معیارهای عملکرد و موقعیت: کمیت، کیفیت و هزینه،
ج) بازبینی و تعیین موارد انحراف،
د) تهیه برنامه جدید.
3 برنامه‌ریزی تخصصی (برنامه‌ریزی در سایر وظایف مدیریت)
الف) برنامه‌ریزی و کنترل تولید (مدیریت تولید): عبارت است از تعیین، تحصیل و تربیت کلیه نیازمندیهای لازم، برای تولید آتی محصولات و برای تأمین نیازهای قابل پیش‌بینی یا غیرمترقبه جامعه و بازار. برخی از هدفهای برنامه‌ریزی و کنترل تولید عبارتند از:
1) هماهنگ کردن سفارشات و تاریخ تحویل با ظرفیت تولیدی موجود و یا برعکس، 2) به حداقل رساندن بیکاری کارگران و ماشین‌آلات، 3) آماده کردن مواد و ابزار و قطعات در مواقع مورد لزوم، 4) به حداکثر رساندن گردش موجودی، 5) یکنواخت کردن مسیر ساخت در تمام کارگاهها، 6) فراهم کردن دستورالعمل برای کارهای تولیدی، تا مدیران و سرپرستان وقت خود را صرف سرپرستی و آموزش زیردبستان کنند. نه کارهای دفتری، 7) با خبر نگهداشتن مدیران و مسئولان از وضعیت موجود.
ب) برنامه‌ریزی پرسنلی (نیروی انسانی): عبارت است از تعیین تعداد افرادی که در سالهای آینده برای تأمین هدفهای سازمان باید انتخاب گردند، آموزش ببینند، ترفیع یابند، بازنشسته یا اخراج شوند و مانند آن که براساس آن تسهیلات و وسائل مورد نیاز تخمین زده می‌شود. برنامه‌ریزی نیروی انسانی با تهیه نمودار (چارت) سازمانی آغاز می‌شود و نمودار مسیر ترفیعات، آئین‌نامه استخدامی، برنامه‌های آموزش ضمن خدمت و غیره نیز از جمله موضوعهای آن است.
ج) برنامه‌ریزی مالی: عبارت است از تعیین میزان و چگونگی منابع مالی و متقابلاص تعیین میزان و چگونگی مصارف منابع مالی مذکور به منظور تأمین هدفهای مؤسسه و صاحبان و کنترل کنندگان آن.
دیدگاههای متداول در برنامه‌ریزی
1 برنامه‌ریزی (مدیریت) بر مبنای هدف و نتیجه
عبارت است از اینکه مهمترین مسائل سازمان تعریف شود و سپس با مشارکت کارکنان، برای هر واحد و هر قسمت از یک واحد و نهایتاص برای هر فرد شاغل هدفگذاری منظمی صورت گیرد. مدیریت و برنامه‌ریزی بر مبنای هدف، برای ترکیب اهداف فردی و سازمانی به کار می‌رود و بر این عقیده استوار است که مشارکت توأم رئیس و مرئوس در تبدیل اهداف کلی به اهداف فردی، تأثیر مثبتی بر عملکرد کارکنان دارد. فکر اصلی مدیریت بر مبنای هدف، این است که تدوین و پذیرش طرفینی تمامی اهداف، تعهد قویتری را در کارکنان ایجاد می‌کند؛ تا اینکه سرپرستی، یک جانبه هدفگذاری کرده، آنها را به زیردستان تحمیل کند. ساختار این اعتقاد در نمودار 44 آمده است:
بهبود عملکرد
منجر می‌شود به
تعهد کارکنان
منجر می‌شود به
تدوین و پذیرش طرفینی اهداف
سرپرست
کارکنان
)در فایل word موجود است(نمودار 44 ساختار مدیریت برمبنای هدف
برنامه‌ریزی امکانات و منابع براساس هدف و نتیجه، دارای شش مرحله است:
1) نقشها و مأموریتها، 2) نتایج مورد انتظار، 3) شاخصها، 4) هدفها، 5) طرحهای عملیاتی و 6) کنترل.
2 برنامه‌ریزی (مدیریت) براساس استثناء
عبارت است از تعیین هدف، تخصیص منابع و تعیین شاخصهای عملیاتی، و واگذاری امور به اتکار عمل مسئولان واحدها. مدیریت عالی سازمان، تنها هنگامی که انحرافات عملکرد واحدی از برنامه پیپ‌بینی شده بیش از حد مورد قبول باشد، در امور آن واحد دخالت خواهد کرد. ابزارهای اساسی و متداول در این روش عبارتند از: بودجه، هزینه‌های استاندارد و حسابداری مدیریت یا حسابداری مراکز مسئولیت (مراکز هزینه. درآمد، سرمایه‌گذاری).
3 برنامه‌ریزی اضطراری
عبارت است از پیش‌بینی و معین ساختن عکس العملها و پاسخ مناسب به حوادث یا شرایط جدیدی که در اوضاع و احوال سازمان ممکن است اتفاق بیفتد.
گاملهای عمده‌ای که در برنامه‌ریزی باید برداشت
مرحله 1 آگاهی از فرصتها (مسائل و نیازها)
گرچه این عمل قبل از برنامه‌ریزی واقعی باید صورت بگیرد و دقیقاً جزء فرایند برنامه‌ریزی محسوب نمی‌شود، ولی آگاهی از مسائل و مشکلات یا فرصتها، نقطه آغاز واقعی برنامه‌ریزی است. باید آینده اقتصادی، سیاسی، رقابت و تکنولوژی در محیط را ارزیابی کرده، از نقاط ضعف و قوت (وضع موجود) آگاه باشیم؛ باید چرایی و چه چیزی آنچه را که می‌خواهیم به دست آوریم (وضع مطلوب) بدانیم؛ باید دلایل تمایل به برطرف کردن عدم اطمینانها برای رسیدن به وضع مطلوب را بدانیم؛ زیرا تعیین اهداف واقع‌بینانه به چگونگی آگاهی و شناخت ما، بستگی دارد.
برنامه‌ریزی به تشخیص صحیح از وضعیت مسائل و فرصتها نیاز دارد؛ بنابراین پاسخ به پرسشهای زیر مفید خواهد بود:
الف) مقصود از برنامه در دست تدوین چیست؟
ب) آیا رسیدن به این مقصود نیاز به حذف برنامه فعلی، اصلاح آن، یا برنامه‌ای جدید دارد؟
ج) رسیدن بدین مقصود برای سازمان، چه اهمیتی دارد؟
مرحله 2 تعیین اهداف کوتاه مدت
گام دوم در برنامه‌ریزی، تعیین اهداف کوتاه مدت برای کل سازمان و برای تک تک واحدهای آن می‌باشد. این اهداف، نتایج مورد انتظار و زمان رسیدن به مواردی را که باید مورد تأکید قرار گیرد، معین می‌کند و آنچه را که با به‌کارگیری استراتژی، خط مشی، رویه، قوانین، بودجه و برنامه زمانبندی، باید به دست آید، مشخص می‌کند. اهداف سازمان به ماهیت برنامه جهت می‌دهد؛ هرچه مدیران واحدها، شناخت بهتری نسبت به اهداف سازمان داشته باشند و به آنان نیز فرصت داده شود، بیشتر می‌توانند به سازمان کمک کنند و بهتر اهداف واحد خود را منطبق بر اهداف سازمان نمایند.