سازماندهی
تعریف سازماندهی
سازماندهی ، فرایندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد وگروه های کاری و هماهنگی میان آنان ، به منظور کسب اهداف صورت می گیرد .
انواع مختلف سازماندهی
روش های بسیار متفاوتی برای دسته بندی سازمان ها هست ؛ سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی
سازمان رسمی وغیر رسمی :سازمان رسمی را مسؤلین به طور قانونی بنیانگذاری و تصویب می کنند و در آن تعداد مشاغل ، حدود وظایف و اختیارات و چگونگی انجام آن مشخص می شود . ساختارهای رسمی در واقع تخیلی هستند زیرا سازمان آن گونه که پیش بینی عمل نمی کند ؛ اما سازمان های غیررسمی بیانگر حالت واقعی است، یعنی چگونگی عمل سازمان را به طور واقعی نشان می دهد . بعد از انکه ساختار رسمی ایجاد می شود ، سازمان غیر به طور طبعیی در چارچوب آن پدیدار میگردد؛ سازمان غیر رسمی حاصل تعامل اجتماعی مداوم است و ساختار رسمی تعدیل ، تحکیم یا گسترش می دهد .
تعریف سازمان رسمی
در سازمان رسمی ، مدیر روابط سازمانی را به طور مکتوب و به کمک نمودار با دقت هر چه بیشتر برای کارکنان تشریح می کند . تغیرات بعدی در صورت لزوم می تواند به طور رسمی یا غیر رسمی انجام شود .
تعریف سازمان غیر رسمی
دراین سازمان ، مدیر روابط سازمانی را به طور شفاهی برای کارکنان توضیح می دهد و این روابط را بر حسب نیاز تغییر می دهد .
برنامه ریزی فرایندی است که به موجب آن شما آینده خود را دائماً می سازید « روجرفریتز»
انسان ذاتاً کنجکاو است با حواس پنجگانۀ خود به جستجو در دنیای اطرافش پرذاخته تلاش می کند تا مشاهداتش را در قالب های منسجم نظم بخشد . انسان امروزی نه تنها نیمی از روزش را به همکاری در تلاش های گروهی می گذراند بلکه نیم دیگر را به تماشای تلویزیون ، خواندن روزنامه و کتاب یا به مجامع عمومی برای سرگرمی سپری می کنند که همگی حاصل تلاش گروهی انسانها در واحدهای سازمانی است . نظریه پردازان سازمان از حوزه های گوناگون نظیر : مدیریت ، روانشناسی ، جامعه شناسی ، علوم سیاسی، اقتصاد، مردم شناسی، مهندسی ، مدیریت بیمارستانی و ... پدید آمده اند و هر یک چیزی براین موضوع افزوده اند . فرآیند سازماندهی معمولاً با مرحلۀ تکوینی شکل گیری در هر مؤسسه ای آغاز شده و شانه به شانۀ رشد و توسعۀ آن پیش می رود. به طور کلی در پی روشن شدن تکلیف علت وجودی هر سازمانی، امکان سازماندهی آن از طریق تکمیل همان گام هائی که پیش تر در بخش برپاسازی به آن اشاره شد یعنی: تقسیم حیطۀ کاری سازمان، تعریف اختیارات و تفویض مسؤلیت ها و تعیین روابط میان اجزای مختلف نهاد مورد بررسی، محقق می گردد. به طور کلی، منظور از سازماندهی به انجام رساندن گام های مطرح شده در یک مؤسسه است، به نحوی که مرزبندی مشخصی میان تمامی اجزای قابل تفکیک در نهاد مذکور به دست آید. در نتیجۀ یک سازماندهی خوب بایستی تمامی افراد درگیر در سازمان، جایگاه مشخصی یافته و شرح وظایف تنظیم شده ای داشته باشند. همچنین لازم است شیوۀ برخورد با سایر طبقات و قسمت های سازمانی و ضوابط و روابط میان تمامی افراد در بخش های مختلف به درستی مشخص باشد. بدیهی است که هر چه وسعت نهاد مورد نظر بیشتر باشد، چگونگی تعریف این مرزبندی ها و روابط مربوط به آنها پیچیده تر شده و اهمیت بیشتری پیدا خواهد نمود. به طور خلاصه، الگوهای بنیادین برای سازماندهی و یا مرزبندی وظایف کاری را می توان بر پایۀ معیار های زیر بیان نمود:
اهداف
نوع عملیات
نوع کاربران و مخاطبان
محل و منطقۀ جغرافیائی ارائۀ خدمت
تعداد افراد زیر پوشش
زمان خدمت دهی
نوع عملکرد
ماتریسی یا پروژه ای
مشارکتی یا گروهی
شایان ذکر است که امروزه به جهت دستیابی به نهاد های اجرائی کارآمدی که کارائی لازم برای حل مسائل اجتماعی را دارا باشند، بسیاری از سازمان ها ناگزیر از به کار گیری ترکیبی روش های مذکور برای سازماندهی خود می باشند. این بدان جهت است که اصولاً مسائلی که بشر با آنها روبروست، بسیار پیچیده و در هم تنیده شده اند و این به طبع، نیاز به یک سازمان مجهز و پیچیده را ایجاب می نماید. اما صرف نظر از شیوۀ برگزیده شده برای سازماندهی یک مجموعه، نحوۀ تقسیم کردن مسؤلیت ها، تشریح وظایف، تخصیص کارها، تفویض اختیارات، طلب نتایج و تعریف موازین پاسخگوئی همه از ضرورت هائی هستند که در دل فعالیت های مربوط به سازماندهی جای می گیرند. بحث دربارۀ جزئیات هر یک از این موارد به طور اختصاصی، مستلزم اشارات فراوان در نوشته ای مجزا خواهد بود که از مجال در اختیار این نوشته خارج است. اما آنچه در اینجا و در حوصلۀ این نوشته می گنجد، تنها اشاره به برخی از این موارد و تأکید روی بخشی از مفاهیم وابسته به آنهاست. مهمترین موضوع در این رابطه را می توان بحث مربوط به موازنۀ میان مسؤلیت های تعیین شده و اختیارات تفویض شدۀ مناسب با آنها دانست که طبق مطالعات صورت گرفته، بسیاری از مشکلات یک سازمان می تواند در گروی همین توازن نادرست میان اختیارت و مسؤلیت ها می باشد. در ادامه، بحث مربوط به واگذاری اختیارات و همچنین اشاره ای دربارۀ مسألۀ تأمین و تجهیز نیروی انسانی در زیر بخش های مجزا مطرح می گردند:
واگذاری اختیارات
تأمین و تجهیز نیروی انسانی
اهداف
در این روش، پیگیری اهداف سازمانی مبنای مرزبندی را تشکیل می دهند. به عنوان مثال اگر یک سازمان غیر دولتی در پی به انجام رساندن امور مربوط به حفاظت از محیط زیست باشد، اهداف مختلفی از جمله حفظ منابع دریائی، نگهداری از جنگل، جلوگیری از آلودگی منابع آب زیر زمینی و غیره می توانند مبنای مرزبندی وظایف در آن باشند. در نتیجه معاونت های زیر مدیر عامل و به طبع سایر افراد اجرائی مؤسسه، در جهت پاسخگوئی به اهداف تقسیم بندی شده و متناسب با آنها تعیین می شوند.
نوع عملیات یا خدمت دهی
از آنجائی که فعالیت های سازمانی را می توان بر حسب نوع عملیاتی شان تقسیم بندی کرد، قابلیت مرزبندی بخش های اجرائی در یک سازمان بسیار رایج است. مثلاً زیر بخش های اجرائی مدیر عامل را می توان میان معاونت های مالی، تدارکات، آموزش، پژوهش و غیره پخش نمود. این نوع سازماندهی که در ضمن یکی از مرسوم ترین روش در میان سازمان های موجود در ایران است را می توان تقسیم بندی سنتی سازمان نامید.
نوع کاربران و مخاطبان
ماهیت کاری برخی سازمان ها طوری ایجاب می کند که تقسیم بندی ارکان اجرائی در آنها بر حسب کاربران و یا مخاطبان خدمات شان انجام می پذیرد. به عنوان نمونه اگر یک سازمان غیر دولتی به منظور ارتقاء سطح پرورشی و آموزشی در جامعه برپا شده باشد، می تواند معاونت های اجرائی مختلفی برای کودکان، دانش آموزان و نوجوانان، دانشجویان و جوانان و به همین شکل برای سایر اقشار مورد نظرش، تعریف نماید.
محل و منطقۀ جغرافیائی ارائۀ خدمت
برخی مؤسسات غیر دولتی به سبب ویژگی هائی که در آرمان سازمانی شان تعریف کرده اند، دارای شعباتی در قسمت های مختلف کشور می باشند. در این صورت شایسته است تقسیم بندی در اولین لایۀ مدیریتی سازمانی (زیر مدیر عامل) بر حسب محل های تعریف شدۀ عملیاتی انجام شود. بدیهی است که مرزبندی درون هر یک از معاونت ها (در لایه های پائین تر سازمانی) می تواند به یکی دیگر از روش های سازماندهی انجام شود. به عنوان مثال اگر یک سازمان غیر دولتی، آرمان سازمانی اش را جلوگیری از آلودگی محیط زیست توسط دستۀ ویژه ای از کارخانه ها، مثلاً نیروگاه های حرارتی تعریف نموده، می تواند بخش های سازمانی مختلفی در نزدیکی هر یک از این نیروگاه ها برپا کرده و شکل دهی سازمانی هر بخش را به مدیران و مشارکت کنندگان محلی بسپارد. در نتیجه، معاونت های اصلی می توانند بر حسب نیروگاه های خاص در کشور و یا بر پایۀ استان ها و منطقه های میزبان تأسیسات شان تعیین شود.
تعداد افراد زیر پوشش
گاهی اوقات تقسیم بندی های سازمانی بر اساس تعداد مخاطبان و افراد زیر پوشش انجام می پذیرد. این قبیل مرزبندی معمولاً در مورد آن دسته از سازمان های غیر دولتی به کار می آید که آرمان عملیاتی محدود و مشخصی دارند و در نتیجه حجم کاری شان بر اساس افرادی که زیر پوشش دارند تعیین می گردد. مثلاً فرض کنید یک سازمان غیر دولتی به دنبال ارائۀ خدمات تدریس خصوصی رایگان در مقطع دبیرستان (مثلاً آموزش و آمادگی برای شرکت در آزمون سراسری) به دانش آموزان مناطق کم بضاعت در شهر تهران است. در چنین وضعیتی می توان تقسیم بندی بخش های سازمانی را بر حسب افراد زیر پوشش در مناطق مختلف تهران انجام داد. بدیهی است که از این مرحله به بعد تقسیم بندی ها می توانند بر اساس موضوع درس ها و یا موضوع دیگری از این قبیل باشد
زمان خدمت دهی
اگر خدمات ارائه شده توسط یک سازمان غیر دولتی ماهیت زمانی داشته باشد، بهترین راه برای مرزبندی سازمانی، تقسیم فعالیت های اجرائی روز میان معاونت های مختلف است. این شیوه در بسیاری از نهادهای تولیدی که ماهیت کاری پیوسته دارند و یا در بسیاری از مؤسسات خدماتی مثل درمانگاه ها و بخش مراجعات اضطراری در بیمارستان ها رایج است. به عنوان مثال اگر یک سازمان غیر دولتی توان خود را متمرکز بر ارائۀ خدمات بهداشتی رایگان یا بسیار ارزان شبانه روزی در یک منطقۀ محروم کشور کرده است، می توان فعالیت های مدیریتی را همانند یک شبانه روز به سه نوبت تقسیم نموده و به معاونت های مربوطه تفویض نمود. در این صورت سرپرستی هر یک از نوبت های روزانه به فعالیت خود پرداخته و پس از آن لازم است اطلاعات جمع آوری شده توسط هر یک به روش معینی بین تمامی آنان تقسیم گردد.
نوع عملکرد
در برخی سازمان ها ماهیت خدمات یا محصولات ارائه شده به گونه ای است که شکل دهی آنان را منوط به طی شدن مراحل و فرآیند های متفاوتی می نماید. در این قبیل سازمان ها می توان نوع عملکرد را مبنای سازماندهی قرار داده و معاونت ها را بر آن اساس تعیین نمود. مثلاً یک سازمان غیر دولتی که به جمع آوری و بازپروری کودکان و نوجوانان فراری، خیابان گرد و یا بزهکار مشغول است، پس از یافتن و جمع آوری خدمت گیرندگان لازم است نخست و در طی فرآیند های متنوعی، به درمان آسیب های روانی و اجتماعی وارد شده به قربانیان پرداخته و آنان را برای بازگشتن به جامعه آماده نماید. در این راستا، ممکن است بعضی از فعالیت ها پیرامون پژوهش های روانی در مورد های ویژه و برخی وابسته به روش های آموزشی باشند. در این مواقع، می توان عملکرد های متفاوت در سازمان مورد نظر را مبنای سازماندهی نهاد اجتماعی مورد نظر قرار داد.
ماتریسی یا پروژه ای
یکی از روش های نوین مدیریتی که امروزه به طور گسترده ای در سازمان های غیر دولتی به کار گرفته می شود، سازماندهی ماتریسی یا پروژه ای است. ورود این روش به حیطۀ سازماندهی به علت نیاز های جدیدی است که به تازگی، سازمان های امروزین را به طور دائم به چالش کشیده اند. به سبب پیچیدگی های فراوانی که نهاد های اجتماعی امروزه با آنها مواجه اند، بسیاری از مؤسسات به بیشتر از یک بنیان مرزبندی برای سازماندهی خود نیاز دارند. از دیگر سو، امکان ترکیب ساختار های سازمانی بر اساس خدمات و به طور همزمان بر پایۀ تخصص و یا محل های مختلف اجرا تنها در روش سازماندهی پروژه ای فراهم می شود. به این ترتیب که در یک سو تخصص های لازم برای انجام وظایف متنوع مورد نیاز سازمان زیر مدیریت و سرپرستی گروه های مختلف قرار می گیرد و از سوی دیگر بخش هائی برای به انجام رساندن پروژه و یا طرحی خاص که توسط فرد دیگری هدایت و اداره می شود، طراحی شده و راه اندازی می گردد. مهمترین حسن چنین ساختار هائی، توانمندی آنان برای ترکیب چند روش مرزبندی متفاوت است که هر یک فعالیت های مورد اجرای سازمان خود را از دیدگاه های متفاوتی نظاره گر می باشند. اهمیت دیگر این روش سازماندهی، افزودن بر ارتباطات مؤثر میان افراد و گروه های درون سازمانی است. دست آخر اینکه در سازمان های پروژه ای، منابع فیزیکی و مالی به طور وسیع تری در میان نیروی انسانی به اشتراک گذاشته شده و در عمل امکان ادارۀ مشارکتی سازمان غیر دولتی بالا تر خواهد رفت. ساختار چنین سازمان هائی به این صورت است که درست زیر مدیر کل، بخش های مرسوم مرزبندی وظایف قرار دارند و از طرف دیگر مدیران پروژه های مختلف تعریف می شوند و اختیار استفاده از منابع زیر دست سایر بخش های تعریف شده به آنان نیز داده می شود.