مقدمه :
مدل سنتی سازمان یا به عبارتی گروه های بزرگ کارکنان که وظایف تخصصی را با هماهنگی متمرکز انجام می دهند، در سال های زیادی از قرن بیستم، از نظر اقتصادی قابل قبول بود. ولی امروزه این نوع سازمان ها اعتبار و سودمندی چندانی ندارد، زیرا بسیار پرهزینه هستند و از کاربری لازم نیز بی بهره اند. سازمان های جدید دیگر در بند هرم های سلسله مراتبی نیستند که در قله آن مدیر ارشدی که همه چیز را می داند و همه چیز را می بیند قلمرو پیرامون را تحت نظر داشته باشد.
به اعتقاد شوان تایسون، احتمالات بی شماری وجود دارند که اشکال سازمان های مقتدر جریه*** حاصل از بین رفتن لایه ها و سلسله مراتب هاست.
آنچه درآینده به وفور دیده خواهد شد، اشکال سازمانی هستند که ساختارشان مبتنی بر تشریک مساعی واحدهای مستقل بنا می شود.
(محمدعلی حسین نژاد، 1381)
چارلز هندی[1] در کتاب «عصر بی خردی[2]» می گوید که در اینده گردش کار سازمان ها دچار تحولات و تغییرات عمیقی خواهد شد. به عقیده او سازمان ها در حال تبدیل از سازمان های کار فشرده به ساختارهای جدید که بر پایه دانش استوار است، می باشند. هندی پیدایش سه نوع سازمان را در آینده پیش بینی کرده که عبارتند از :
الف) سازمان شامروک یا شبدری
هندی می گوید این نوع سازمان دارای سه لایه مرتبط و به یکدیگر پیوسته می باشد که از سه گروه کاملا مشخص و متمایز از کارکنان تشکیل می گردد و هر گروه اهداف و انتظارات خاص خود را از سازمان دارد. این سه لایه عبارت می باشند از :
الف -1- کارکنان هسته ای[3]
این گروه سلسله اعصاب سازمان هستند و برای سازمان دارای اهمیت حیاتی می باشند. هم دارای تخصص های خاص بوده و هم تخصص های عام و کلی را دارند که سازمان اداره و فن آوری را که جایگزین قسمت اعظم نیروی کار شده، کنترل می نمایند.
کارکنان هسته ای وفاداری زیادی نسبت به سازمان دارند، از مهارت و انعطاف پذیری قابل توجهی برخوردارند، اغلب در کسوب مربی، مشاور و تسهیل کننده فعالیت ها می باشد تا در مقام مدیر یا مدیر عامل و امثال آن.
(دکتر سیدرضا سید جوادین، 1382)
الف – 2- کارکنان قراردادی
این کارکنان بر اساس قرارداد و بر پایه حقوق مشخص متعهد به انجام کاری خاص می شوند و پرداخت به آنها بر اساس نتایج کار خواهد بود تا زمان مصروفه.
امتیاز این لایه سازمان این است که سازمان ها و شرکت ها فقط در مقابل نتیجه ای که دریافت می کنند پول پرداخت می نمایند و هم اینکه در هنگام تقلیل تقاضا برای کالائی و یاکم شدن منابع تأمین آن کالا طرف قرارداد باید با مشکل درگیر شود تا مدیریت سازمان و شرکت.
(فرزاد فخیمی، 1379)
الف – 3- نیروی کار قابل انعطاف[4]
این لایه شامل افرادی است که تمایلی به کار تمام وقت ندارند، معمولا کارهای متفاوتی انجام می دهند، متعهد به کار یا احتمالا یک گروه کاری اند ولی تعهد قوی نسبت به خود سازمان و یا مفهوم یک حرفه برای خود ندارند ولی سازمان را قادر می سازند که به تغییرات غیر قابل پیش بینی پاسخگو باشند و در برآوردن نیاز و تقاضای مشتریان به موقع اقدام نمایند.
به هر حال «سازمان شامروک» در حالی که از نظر کارکنان رسمی بسیار کوچک است دارای بازده زیادی می باشد و می توان آن را بر اساس یک بوروکراسی کوچک و یا مدیریت مدرن سازماندهی کرد. (سید رضا سید جوادین، 1382)
ب ) سازمان فدرال یا شبکه ای[5]
فدرالیسم عبارت است از گروه های مستقلی که تحت یک پرچم واحد به هم می پیوندند و دارای برخی جنبه های هویتی مشترک هستند. فدرالیسم به دنبال بزرگ شدن از طریق کوچک نگه داشتن، یا حداقل حفظ استقلال، از طریق پیوستن به یکدیگر به صورت اختیاری و در جهت مشارکت است.
سازمان شبکه ای، شبکه ای از سازمان هاست و مرزهای سازمان مختلف، استقلال کاری بالا و برنامه ریزی استراتژیک بوده، هدف های چندگانه مورد توجه است.
این نوع سازمان از اختیارات سازمان با ساختارهای کوچک و محدود استفاده می نماید، ولی از قدرت و منابع سازمان های بزرگ بهره می برد. سازمان از نوع فدرال بیش ترین توجه را به آینده دارد و همواره کارکنان خود را برای رقابت های فشرده آماده نگه می دارد.
(سیدرضا سیدجوادین، 1382)
ج ) سازمان سه بعدی[6]
سازمان شامروک و سازمان فدرال در صورت توسعه و تکامل به سازمان دیگری تبدیل می شود که «چارلز هندی» آن را سازمان سه بعدی با سه بعد هوش، اطلاعات و عقیده عنوان کرده است.
در این نوع سازمان کارمند باید دارای هوش کافی برای حل و فصل مسائل درون و برون سازمانی باشد و مرام خود را اطلاعات کافی مجهز نماید.
وظیفه مدیر در این گونه سازمان در نقش مربی، مشاور و تسهیل کننده فعالیت ها و امور جاری سازمان می باشد تا برخورد رسمی و ریاست گونه با مشکلاتی که در سازمان پدیدار می شود.
(فرزاد افخمی، 1379)
سازمان های مجازی
امروزه دیدن یک سازمان کار چندان ساده ای نیست. ما شاهد سازمان های گوناگون تجاری، آموزشی و ... هستیم که هر روز گسترده تر می شوند. سازمان ها دارای مرزهای مشخص و نامشخص و چرخه حیات می باشند.
ویژگی عمده مسائل سازمان های امروزی در بزرگی و وسعت میزان داده ها و اطلاعات است.
ساختارهای جدید سازمانی با بهره گیری از تکنولوژی اطلاعاتی و تأکید بر بهره وری نیروی انسانی به وجود آمده است. ازجمله این سازمان ها، سازمان مجازی است.
(فریبا عدلی، 1380)
تعریف سازمان مجازی
سازمان مجازی سازمانی است که گردآوردن بهترین تخصص ها، نبود مرزبندی های سنتی، برخورداری از قدرت انعطاف و بهره گیری از فرصت های محیطی از ویژگی های آن است.
(سید مهدی الوانی، 1380)
فلسفه وجودی سازمان های مجازی
سازمان های مجازی قواعد خود را بر اصول ویژه ای استوار کرده اند که عبارتند از :
- فلسفه اول : رضایت و کامیابی مشتریان است.
- فلسفه دوم : مهارت و دانایی کارکنان است.
- فلسفه سوم : سازمان مجازی به روحیه عمیق همکای کارکنان با یکدیگر تأکید دارد. (اساس سازمان مجازی)
- فلسفه چهارم : آمادگی برای تغییر است، سازمان باید خود را برای بهره گیری از فرصت های نهفته و تغییرات آینده آماده سازد. (وفا غفاریان، 1378)
نمودار فلسفه وجودی سازمان های مجازی (نمودار در فایل اصلی موجود است.)
ویژگی های سازمان مجازی
- مبتنی بر اطلاعات است.
- غیرمتمرکز است ولی از نظر فن آوری شدیداً متمرکز عمل می کند.
- انعطاف پذیر، چابک و سریعاً قابل انعطاف است.
- سرمایه گذاری های آن بهینه بوده و هزینه های سربار در آن حذف می شود.
- خلاق، پویا، سازگار و همراه با ساختار مجازی مبتنی بر کار گروهی است.
- تکنولوژی ارتباطات از ویژگی مهم و اصل آن است.
- مهارت و تخصص کارکنان بالاست.
- سازمان وجود دارد ولی قبل رؤیت نیست.
(احمد تابنده، 1379)
مشخصات سازمان های مجازی
- نداشتن مرز مشخص
- استفاده از منابع مشترک (توان مالی نیروی انسانی)
- غیرمتمرکز بودن از نظر زمانی
- متغیر بودن شرکا
- همسانی و برابری شرکا
- ارتباط الکترونیکی (پست الکترونیکی، پست صوتی، ویدئو کنفرانس)
- گرد آوردن بهترین تخصص ها و تجربه ها
- کارائی و اثربخشی بالا
- حضور فیزیکی در کل جهان
- ارتباط کارکنان از راه دور
- عملیات تجاری به صورت الکترونیک
24/2/86 ، www.AFTab.ir)
اهداف عمده سازمان مجازی
1- بهره برداری به موقع از انواع منابع موجود در بازار به منظور ارتقاء کیفیت و افزایش ارزش محصولات.
2- به کار گماردن نیروی کار متخصص از هر قشر، طبقه و ملیت
3- ایجاد نظارت درونی و خودجوش که تنها از محیطی بودن ابهام، قدرتمند و دارای اصول اجرائی مشترک و اعتماد قلبی و واقعی برمی آید.