کنترل فراگردی است که از طریق آن عملیات انجام شده با فعالیتهای برنامه ریزی شده تطبیق داده می شوند. این فراگرد برای تصحیح مستمر عملکرد سازمان در جهت دستیابی به اهداف سازمانی به کار گرفته می شود و میزان پیشرفت در جهت تحقق اهداف را نشان می دهد. منظور از روشهای کنترل مدیریتی، روشها و ساز و کارهایی است که مدیران برای کسب اطمینان از سازگاری« رفتار و عملکرد کارکنان» با « استانداردها، برنامه ها و هدفهای سازمانی» به کار می گیرند. در فراگرد کنترل، برنامه های منظمی به اجرا در می آیند که طی آن اطلاعات مورد نیاز کسب می شوند و پس از ارزیابی و سنجش میزان انحراف، طرحهای اصلاحی مورد نیاز برای نیل به حداکثر کارآیی در تحقق اهداف، تنظیم می گردند.
کنترل امری است که باید بطور مستمر و دائمی به آن پرداخته شود. فراگرد کنترل، از مراحل اولیه اجرای برنامه تا آخرین مراحل آن و حتی پس از آن ادامه می یابد.( استونر، 1983، ص592؛ هل ریگل و اسلوکام 1989 ، ص623: اگراوال، 1982، ص245)
فراگرد کنترل از چهار مرحله اساسی( اصلی) تشکیل می شود:
1 تعیین معیارها و ضوابط کنترل: تعیین معیارها و ضوابط کنترل معینی، تعریف و تفسیر اهداف سازمان در قالب بازداده های دقیق و قابل سنجش. این معیارها و استانداردها چند نوعند:
استانداردهای کمی: برحسب عواملی نظیر درآمد، هزینه، میزان تولید، سرمایه و میان فروش بدست می آیند.
استانداردهای کیفی: برحسب عواملی مثل مطلوبیت محصول و خدمات تعیین می شوند.
استاندارهای مختلط: ترکیبی از استانداردهای کمی و کیفی بوده و برحسب مطلوبیت و کمیت خدمات و تولیدات تعیین می شوند. برای مثال: تعداد نامه هایی که هر ماشین نویس در طی یک روز تایپ می کند. ضابطه ی کمی است ولی میزان دقت وی در انجام کارش( تایپ نامه ها)، ضابطه ای کیفی است و ترکیب این موارد، ضابطه ای مختلط بدست می دهد که کنترل کار ماشین نویس را میسر می سازد.( رضائیان، علی، 1380 : ص 497)
2 مقایسه عملکردها با اهداف و استانداردها:
معمولاً برای مقایسه بین « عملکردهای انجام شده» و « اهداف تعیین شده» از روشهای
آماری و شاخصهای کمی، استفاده می شود. برخی از آنها عبارتند از:
الف: روش نمونه گیری: با توجه به انبوه تولید، نمونه هایی را انتخاب کرده و آنها را با استانداردهای از پیش تعیین شده مقایسه می کنند.
ب: روش مشاهده و مذاکره ی غیر رسمی: با مشاهده رفتار طبیعی کارکنان( در صورت میسر بودن آن)، از این روش استفاده می شود.
ج: روش پیش بینی: اگر برنامه ی عملیات بر اساس پیش بینی نتایج احتمالی عملکرد آینده باشد، از این روش استفاده می شود.
د: روش گزارش گیری: با استفاده از گزارشهای کتبی و یا اخذ توضیحات شفاهی، عملکرد سازمان مورد بررسی قرار می گیرد.