تحقیق مقاله شش سیگما چیست؟

شش سیگما چیست؟

سیگما حرف هجدهم از حروف الفبای یونانی و اصطلاحی در آمار است که به نمایش انحراف از وضع مطلوب( انحراف از استاندارد) می‌پردازد.شش سیگما یک روش جامع بهبود اثر بخشی سازمانی است که در درون خود از ساختار برنامه و ابزارهای توانمند مدیریت کیفیت برخوردار است معنای شش سیگما تلاش برای نزدیکی هر چه بیشتر به درجه تکامل و برتری در تولید محصول و با ارائه خدمات است. هدف شش سیگما کاهش انحراف از وضع مطلوب با تغییر‌پذیزی خروجی فرآیند‌هاست به طوری که حتی با 6  سیگما انحراف استاندارد فرآیند مورد نظر بین حدود بالا و پائین مشخصات فنی قرار بگیرد.

شش سیگما اساساَ یک هدف کیفی با ارزش و متعالی برای هر فرآیندی است. به همین سبب در قالب مباحث قابلیت فرآیند مطرح می‌شود. پروژه‌های شش سیگما را بعنوان پروژه‌های کاهش نرخ خطا تا حداکثر 4/3 نقص در میلیون( با استفاده از تکنیک‌هایی مانند تجزیه و تحلیل آماری، حل مسأله و اصول کیفیت) تعریف کرده‌اند و نقص را هر چیز خارج از رضایت مشتری می باشد .

از نگرش دیگر ، هدف شش سیگما بهبود رضایت مشتری است که دستیابی به این هدف از راه کاهش و از بین بردن ضایعات محصولات یا خدمات دارای نقص امکان پذیر است . از طرفی رضایت مشتری یک هدف متحرک است ، چرا که انتظارات مشتری پیوسته در حال تغییر است . «ارزش یک مشتری وفادار » و « هزینه یک مشتری از دست رفته » دو دلیلی که ما را به دنبال کردن هدف نقص وادار می‌کند .

در سطوح اجرایی هدف شش سیگما این است که فعالیت تولید و یا ارائه خدمات را در محدوده مشخصات مشتری قرار دهد و تغییرات فرآیند را به علت تأثیرگذاری منفی آن روی مشتری کاهش دهد.

به طور مختصر می توان خروجی های مورد انتظار شش سیگما را به صورت زیر بیان کرد :

بهبود رضایت مندی مشتریان

کاهش زمان چرخه تولید

کاهش عیب ها

افزایش بهره وری

افزایش فرآیند و قابلیت اطمینان محصول

کاهش کار در جریان

به دست آوردن سهم بیشتری از بازار

راهبران و پیشگامان شش سیگما

مقوله ضایعات صفر بر این رویکرد تأکید دارد که همه خطاها قابل پیشگیری هستند .  در حقیقت این مفهوم همان چیزی است فیلیپ  حدود سه دهه پیش مطرح کرد . در این راستا بسیاری از سازمانهای ژاپنی این مفهوم را به کار بستند سو به طور مؤثری از آن  سود بردند ،  در حالی که ضایعات صفر ابتدا در آمریکا به عنوان  و به طور مؤثری از آن سود بردند ، در حالی که ضایعات صفر ابتدا در آمریکا به عنوان  یک ابزار محرک معرفی شد .  شرکت موتورولا در سال 1980 در مقاله ای شش سیگما را چنین معرفی کرد :

« روشی است برای اندازه گیری احتمال که سازمان را قادر می سازد تا محصول با خدمتی یا ضایعات صفر تولید کند. »

این جریان که توسط موتورولا آغاز شد بود ، به سازمان های دیگر گسترش یافت و به عنوان  روشی برای رقابت ، به صورت مداوم و جدی اجرا شد .  شش سیگما یک معیار بر اساس بهترین کلاس کیفی است که میزان  ضایعات / خرابی آن 3.4 در یک میلیون محصول تولید شده یا خدمت ارائه شده است . نخستین بار شش سیگما در اندازه گیری ضایعات صفر صفر در صنایع تولیدی استفاده شد .

ضرورتی که موتورولا را سمت ابداع روش شش سیگما کشانید ،‌ قبول این واقعیت بود که در فضای رقابتی کسب و کار امروز ، دیگر نمی توان صرفا با تفکر خطای صفر و برخی راهکارهای عملیاتی به موفقیت رسید . در سال 1988 موتورولا موفق به دریافت جایزه کیفی مالکوم بالدریج (Malcolm Baldrige) شد . هدف از این اهداف این جایزه ، شناخت  شرکت های است که فرضیه با ارزشی را برای سایر سازمان ها در زمینه های مختلف کاری مطابق مدل معینی درآورند .  پیش از این سال ، شرکت در سه سال متوالی 170 میلیون دلار (صرف آموزش کارکنان خود کرده بود ، نتیجه ای کهاخذ کرد این بود که 2/2 میلیارد دلار در هزینه های ناشی از کیفیت نا مطلوب از جمله ضایعات ، دوباره کاری و هزینه های گارانت صرفه جویی کرد . جنرال الکتریک نیز اهیمت اجرای این برنامه را با توسعه پروژه هایشش سیگما از 200 در سال 1995 به 6000 عدد در سال 1997 نشان داد . همچنین این شرکت اعلام کرده که به سبب اجرای این برنامه در سال 1997 حدود 500 میلیون دلار و در سال 1998 بیش از 1.2 میلیارد دلار صرفه جویی داشته است .

کمتر از ده درصد شرکت هایی که به این روش رو می آروند ، می توانند طی یک مدت زمان معقول به کسب موفقیت هایی همچون افزایش قیمت سهام و یا بهبود تراز مالی شرکت نایل شوند .

موارد فوق نمایانگر این است که حرکت سازمان ها به سمت سطوح کاربردی شش سیگما به منظور صرفه جویی های میلیارد دلاری از یک سو کمک به بالا رفتن ارزش سهامشان  از طرف دیگر باید بسیار حساب شده و سنجیده باشد.

الگوریتم هفت مرحله ای اجرای شش سیگما در سازمان

برای سازمان‌هایی که قصد دارند شش سیگما را به عنوان استراتژی مدیریتی جدید خود معرفی سو مطرح سازند ، رویه‌ای در هفت گام وجود دارد . این  رویه در ادامه آورده شده که به همراه معرفی گامها توضیحات لازم ارائه شده است :

1)معرفی به مدیریت : 

در معرفی شش سیگما به سازمان ، سطوح مدیریت ارشد در اولیت نخست قرار دارد . این بخش از سازمان باید شش سیگما را به شکل حقیقی به عنوان  استراتژی مدیریت بپذیرند . سپس تیم اجرایی و دوره بلند مدت پیاده سازی شش سیگما در آن شرکت سازماندهی می شود .

شروع شش سیگما در یک سازمان یک تصمیم مدیریت و استراتژیک محسوب می‌شود که به همراهی و موافقت سطوح بالای مدیریت در سازمان نیاز دارد . تمامی عناصری که چهارچوب شش سیگما را تشکیل می دهند ، برای اجرای موفقیت آمیز در سازمان به همکاری مدیریت نیاز دارند . به ویژه اینکه بدون تعهد راسخ مدیریت ارشد ، فعالیتهای تیم پروژه و برنامه های آموزشی بندرت با موفقیت انجام می شود . اگرچه مدیریت ارشد بطور مستقیم در پیشرفت روزانه پروژه فعالیت نمی کند ، ولی نقش این بخش از سازمان بعنوان رهبر ، پشتیبان و مدافع پروژه بسیار حیاتی و حساس است . پروژه شش سیگما به مدیریت  فعال و واقع گرا نیاز دارد تا تعهد  و باور نسبت به پروژه را نه تنها در خود بلکه در تمام سازمان برای پیشبرد پروژه در چشم انداز آینده ایجاد نماید.

2) آموزش : در هر برنامه شش سیگما به آگاهی از چگونگی عملکرد فرایندها متودولوژی پیشرفت و توسعه ابزار آماری شرح فعالیت های تیم پروژه اولویت بندی در خواسته های مشتریان و سایر حقایق پروژه نیاز داریم . این اطلاعات باید از سطح سازمان گردآوری شده و بصورت یک آگاهی جمعی در اختیار تمامی پرسنل سازمان قرار گیرد.

تنها روش مناسب برای این موضوع یک برنامه آموزشی می باشد. پنج دوره آموزشی متفاوت و استاندارد شده در شش سیگما وجود دارد . برای تمایز این دوره ها از یکدیگر در شش سیگما از نظام رتبه بندی بوسیله کمربند که از هنرهای رزمی اقتباس شده استفاده می کنند. این رتبه بندی در جدول کمربندها نشان داده شده است .

جدول رتبه بندی کمربندها ( دوره ها )

دوره کمربند سفید (WB)تنها مختص آشنایی مقدماتی با مفاهیم شش سیگماست. مدت این دوره دو تا سه روز بوده و برای تمامی پرسنل ارائه می شود . مفاهیم ارائه شده دراین دوره شامل :

معرفی کلی شش سیگما به کارکنان

چهارچوب و ساختار تیمهای پروژه

و در نهایت آشنایی با تفکر و روشهای آماری می باشد.

دوره کمربند سبز (GB) از لحاظ محتوی و شرکت کنندگان در دوره مرحله متوسط محسوب می شوند . زمان دوره ناز برای ارائه این دوره یک تا دو هفته بوده و در خلال آن متودولوژی توسعه و پیشرفت اداری به مدیران میانی و سرپرستان بخشها آموزش داده می شود.

دوره کمربند دوره ای جامع فراگیر و پیشرفته است . هدف این دوره تربیت مدیران پروژه است . افراد موفق به گذراندن این دوره به مختصصین شش سیگما تبدیل می شوند . این افراد از میان بهترین مدیران جوان سازمان انتخاب شده و در برنامه رهبری و هدایت شش سیگما در گروه اصلی جای می گیرند . مدت دوره کمربند مشکی بین چهار تا شش ماه است . علاوه بر این مدت 20 روز نیز سمینارهای مطالعاتی برای شرکت کنندگان در دوره برگزار می شود. افرادی برای دوره کمربند مشکی برتر انتخاب می شوند که دوره کمربند مشکی را گذرانده و در زمینه فعالیت های پروژه دارای تخصص باشند. دوره کمربند مشکی  برتر جامع ترین دوره می باشد . در این دوره علاوه بر ارائه مطالب دوره کمربند مشکی برنامه ریزی و رهبری نیز آموزش داده می شود. قهرمانان پیش برندگان پیشتیبانان و افرادی با تجربه و آگاه در زمینه شش سیگما هستند.

این افراد از میان مدیران اجرایی ارشد سازمان انتخاب می شوند. دوره قهرمانی یا ارشد معمولا سه تا چهار روز به طول می انجامد.

مواردی که در این دوره بر روی آن تمرکز می شود شامل :

چگونگی هدایت کلی برنامه های شش سیگما

چگونگی تعیین مراحل پروژه بهبود و توسعه

و چگونگی ارزیابی تلاشهای انجام شده در جهت اجرا پروژه می باشد.

3) اولویت بندی اجرا در بخش های سازمان : اولویت اجرای شش سیگما را به بخشهای از سازمان تخصیص دهید که بیشترین اثر بخشی و نتیجه را به ارمغان آورد.

4) ممیزی کیفیت برای تمامی فرایندهای متاثر از پروژه شش سیگما مهم ترین مساله در طراحی سازمان بررسی کیفیت کالا ( خدمات ) ارائه شده بوسیله هر فرایند و تاثیر آن بر رضایت مشتریان است . برای این منظور مدیران دارای کمربند مشکی را به عنوان رهبران تمام وقت پروژه انتخاب کرده و از آنها بخواهید راه حل هایی برای مشکلات ممیزی کیفیت بیابند.

5) تقویت زیر ساخت ها برای اجرای پروژه شش سیگما این مرحله شامل ایجاد یا تقویت سیستمهایی همچون :

سیستمهای اندازه گیری

کنترل کیفیت آماری (SPC)

مدیریت دانش (KM)

سیستم مدیریت پایگاه داده ها (DBMS) و غیره می باشند.

6) روز شش سیگما در هر ماه : در هر ماه روزی را برای شش سیگما در نظر گرفته و روند پیشرفت پروژه های مرتبط را همراه با مدیریت ارشد سازمان بازبینی کنید.

7)ارزیابی عملکرد شش سیگما در سازمان از نگاه مشتری : عملکرد شش سیگما در سازمان را از دیدگاه مشتریان آن سازمان ارزیابی کرده و از طرفی بهترین های دنیا را شناسایی کنید. در صورت نیاز در برنامه اجرایی شش سیگما اصلاحاتی را انجام دهید. برای پیشرفت بیشتر به قدم نخست باز گردید.