مقدمه:
در یک سازمان هر فرد برای پیشرفت و نیل به اهداف تعیین شده شغلی نیاز به آگاهی از موقعیت خود دارد این آگاهی موجب می شود تا او از نقاط ضعف و قوت عملکرد و رفتار خود مطلع گردد و تمهیدات لازم را برای اثر بخشی بیشتر کوششهایش بکار برد.
از طرفی سازمان ها نیز نیاز به شناخت کارآئی کارکنان خود دارند تا براساس آن وضعیت نیروی انسانی خود را بهبود بخشند و بدین طریق بر حجم تولید و ارائه خدمات خود بیفزایند.
ارزشیابی ابزاری است که سازمان ها و کارکنان را در تامین این نیاز ها کمک میکند حال چنانچه این ابزار به خوبی طراحی و به نحو صحیح مورد استفاده قرار گیرد ، وسلیه مناسب برای تشویق ، آموزش و بهسازی و بعضاً تنبیه کارکنان خواهد بود .
ازجمله مهمترین مسائل دربرنامه‌های ارزشیابی ،تعیین معیارهای شایستگی ومکانیزم سنجش آنهاست .
برای این منظور عمدتا معیار های مختلفی در ارتباط با صفات افراد و فرآیند و نتایج کار ، تعیین و برای سنجش آنها نیز از مقیاسهای متعدد و متنوع استفاده شده است .
در طراحی نظام ارزشیابی حاضر ، با بررسی مفاهیم ارزشی ، اندیشه منطقی و بهره گیری از تجارب چند ساله ، دیدگاهی نو بدست آمده و برای تحقق آن با تکیه بر تکنیک‌های « مدیریت مبنی بر هدف » و « مقیاس رتبه‌ای ترسیمی » از روش « مدیریت عملکرد » استفاده شده است .
در این دیدگاه نظر نخست آن است که شایستگی کارکنان ، در حاصل و نتیجه کار آنان مشهود متجلی است و موفقیت آنان در پایان کار ، حاکی از شایستگی آنان خواهد بود . ولی صرف این موفقیت ، تصویر کاملی از شایستگی را بدست نمی دهد و تمام شایستگی آنان را نمایان نمی‌سازد بلکه نحوه کسب موفقیت نیز درخور اهمیت است . بنابراین علاوه بر مسئله نیل به هدف و کسب موفقیت ، چگونگی این حرکت و میزان تلاش و کوشش کارمند در طول اجرای فعالیتها ، توانائیها و نیز تصمیمات اخلاقی وی نیز مورد سنجش واقع می شود .
کارمند یک سازمان عضو جامعه بزرگتری ( جامعه ) است که اعضاء آن تحت تاثیر فرهنگ و اعتقادات مخصوص آن جامعه قرار میگیرد . بنابراین چگونگی فرهنگ و معتقدات اجتماعی نیز بدون شک تاثیر قابل ملاحظه ای در طرز رفتار افراد و نیل به اهداف سازمانی را به همراه دارد.
تئوری های ارزشیابی
تعاریف ارزشیابی :
تعریف های متعددی پیرامون ارزشیابی عملکرد کارکنان توسط نویسندگان مدیریت ارائه گردیده است ، که به چندین نمونه ازآنها« درکتابهای مدیریت مذکور است» اشاره می گردد :
1 - ارزشیابی شایستگی عبارت است از سنجش منظم وسیستماتیک کار افراد دررابطه با نحوه انجام وظیفه آنها درمشاغل محوله وتعیین پتانسیل موجود در آنها جهت رشد وبهبود .
2 - فراگردارزشیابی عبارت است از یک سلسله اقدامات رسمی برای بررسی عملکردکارکنان در فاصله زمانی معین وشامل تمامی رفتارهای فرد درارتباط باکارکرد او درآن دوره زمانی میگردد .
3 - هرگونه اقداماتی که به گردآوری ، نظارت ، مشارکت و ارائه وکاربرد اطلاعات موجود درمورد کارکنان با هدف افزایش کارآیی می انجامد ارزشیابی گفته می شود.
4 - منظورازتعیین شایستگی ارزیابی درجه کفایت ولیاقت کارکنان از لحاظ انجام وظایف مشاغل محوله وتقبل مسئولیت ها درسازمان است که باید بطور عینی وسیستماتیک بعمل آید .
5- ارزشیابی عملکردمبتنی برکار همان گونه که از عنوان موضوع برمی آید عبارتست از سنجش و اندازه گیری کار ونتیجه بدست آمده از کار با مقیاس وشاخصی که بعنوان کمیت وکیفیت مورد نظر را با دقت وبه گونه ای عینی وبه دور از داوری های شخصی وملاکهای مبهم ارزشیابی بتوان اندازه گیری کرد .
وجوه مشترک درکلیه تعاریف فوق وسایر تعاریفی را که در این جا ذکر نشده را می‌توان به گونه زیرخلاصه نمود :
ارزشیابی عبارت است از:
1 - سنجش واندازه گیری حاصل ازکار ونتایج حاصله
2 - ارزشیابی باید بصورت منظم وسیستماتیک انجام پذیرد
3 - ارزشیابی باید برای یک دوره زمانی مشخص صورت پذیرد
4 - ارزشیابی باید براساس وظائفی که به هریک از کارکنان محول می شود انجام شود .
« ابراهام مازلو » معتقد است که یک فرد عادی ( در فرهنگ غرب ) در کودکی تحت تاثیر نیازهای فیزیولوژیکی و ایمنی قرار میگیرد . در سنین اولیه زندگی نیاز به عشق و محبت در او ظاهر میشود ولی در سالهای بعد و در دوران رشد شخصیت ، بتدریج نیازهای قدر و منزلت و خودیابی بر رفتار او حاکم می شود.
به اعتقاد وی ، هرکوششی که باعث وقفه و مانع سیر تکامل رشد روانی به ترتیب مذکور شود برای فرد زیان آور است . در جامعه امروز سازمانها بدون توجه به نیازهای کارکنان خود افراد می‌خواهند که همه وقت و انرژی خود را صرف ازدیاد تولید و ارائه خدمات و افزایش بهره وری کنند که این امر باعث عدم ارضاء نیازهای خودیابی که لازمه رشد شخصیتی آنان است میگردد که نتیجه نهائی آن کاهش کارآئی سازمان و اثربخشی اهداف سازمانی را بدنبال خواهد داشت .
بنابراین توجه مدیران به نیازهای مختلف افراد تحت سرپرستی و ارضاء نیازهای مختلف آنان باعث ایجاد انگیزه و افزایش کارآئی وبهره وری آنان در انجام وظایف شغلی و در نهایت افزایش بهره وری سازمان و به دنبال آن در نیل اهداف سازمان را تسهیل می نماید.
انگیزش : بین آنچه که انسان انتظار دارد و آنچه بدست می آورد ، تفاوت و فاصله وجود دارد لذا برای از بین بردن یا کاهش این اختلالات و فاصله ، انسان به انجام عمل معین یا رفتار خاص ( انگیزش ) دست می زند . برای توضیح این مطلب ، مفاهیمی همچون پاداش ، هزینه ، نتیجه و سطح مقایسه تعریف می شود.
پاداش ( Reward) : کوششی را که یک فرد برای رفع نیازها و ارضاء خاطر خود انجام میدهد به پاداش گویند. شخصی که بدین ترتیب نیاز او ارضاء شده و رضایت خاطری بدست آورده است پاداش گرفته و لیکن پاداش صرفاً به پول و مزایای مادی اطلاق نمی شود.
هزینه ( Cast) : هزینه عبارت از گذشت و محرومیتی که در نتیجه انجام فعالیت معینی ، برای شخصی که آن فعالیت را انجام داده است حاصل می شود ( مانند خستگی و نگرانی )
نتیجه : به تفاضل هزینه ها از پاداشهای حاصل از عمل معینی نتیجه گفته می شود.
اگر نتیجه مثبت باشد آن عمل متضمن فایده و چنانچه نتیجه منفی باشد متضمن ضرر و زیان است
سطح مقایسه : نتیجه همیشه از حداقل مورد انتظار که همان سطح مقایسه است باید بیشتر باشد تا منجر به عمل خاصی شود.
البته به غیرازعوامل صدرالذکر ، عوامل دیگری نیز مانند عوامل فرهنگی ( سنن و عادات دیرینه ) عقاید مربوط به حرفه و شغل ، عادات انجام کار ، آداب و سنن اجتماعی و هنجارهای آن در طرز رفتار اداری فرد موثر می باشند.
کاربرد نتایج ارزشیابی : موضوع بند 4 مصوبه شماره 3140/دش مورخ 28/3/72 شورایعالی اداری به منظور اعمال ضابطه شایستگی در تصمیمات اداری و وضعیت خدمتی کارکنان ، از نتایج ارزشیابی سالانه به طور وسیع در موارد زیر استفاده می شود.
- 1تشخیص خدمت برجسته : ( موضوع بند ه تبصره 4 ماده 3 قانون نظام هماهنگ )
الف : تشخیص از طریق ارزشیابی
ب : تشخیص از طریق بروز لیاقتهای ویژه
- 2انتصاب به پست های مدیریت و سرپرستی : دستگاهها مکلفند در انتصاب کارکنان خود پستهای مدیریت و سرپرستی به امتیاز ارزشیابی که حداقل 27 امتیاز است دقت وتوجه نمایند. و میانگین امتیازات ارزشیابی سه دوره آخر ارزشیابی اینگونه کارکنان نباید از 25 کمتر باشد.
- 3ارتقاءگروه : به موجب ماده 2 آئین نامه تغییر گروه مستخدمین رسمی و ثابت موضوع تبصره‌های یک و پنج ماده 3 قانون نظام هماهنگ و تبصره 3 ماده مذکور
- 4تعیین نیازهای آموزشی و بهسازی کارکنان : آموزش شغلی ، آموزش اصول سرپرستی و مدیریت ، اموزش معارف اسلامی ، کارآموزی ، آموزشهای بلند مدت
- 5تغییر شغل کارکنانی که در سه دوره متوالی حدنصاب مقرر در ارزشیابی سالانه (17 امتیاز از مجموع 30 امتیاز فرم ارزشیابی ) را کسب ننمایند شغل دیگری متناسب با استعدادها و توانائیهای آنان ، بدون تغییر گروه ، ارجاع میشود.
- 6افزایش فوق العاده شغل برجستگی در اجرای بند 5 مصوبه شماره 3140/دش مورخ 28/3/72 شورایعالی اداری و مصوبه شورای حقوق و دستمزد ، ( 20 درصد و 10 درصد )
- 7تعیین ضریب افزایش سنواتی ، مطابق بخشنامه شماره 5413/ د مورخ 13/9/73 هیات وزیران
- 8کاهش فوق العاده شغل
- 9پرداخت پاداش شایستگی
- 10اخراج
- 11تعیین مسیر ارتقاء شغلی ( کارشناس ارشد ، خبره و عالی)
- 12ضوابط همترازی ( ماده 8 ) قانون ( ن ه پ ک)
- 13طرح ارزیابی مشاغل تحقیقی و تخصصی
معیارهای ارزشیابی :
- 1عوامل عملکردی ( وظایف عمده و ابعاد مهم شغل و فعالیتها و طرحهائی که توسط کارمند در طول یک دوره ارزشیابی انجام میگیرد.
تعداد عوامل عملکری در مشاغل مختلف معمولاً بین 3 تا 8 عامل است .
- 2عوامل فرآیندی : عبارت است از معیارهائی که میزان و کیفیت تلاش و توان کارمند و یا بطور کلی رفتار و نحوه فعالیت وی را در رسیدن به اهداف شغلی و رعایت موازین اسلامی نشان میدهد.
عوامل فرآیندی شامل :
الف: معیارهای رفتار شغلی
ب: معیار رفتار اخلاقی
عوامل فرآیندی فرمهای ارزشیابی متصدیان مشاغل عمومی در چهار سطح سازمانی مدیران ، سرپرستان ، کارشناسان و کارکنان انجام میگیرد.
الف : معیارهای رفتار شغلی کارکنان
رعایت مقررات و انظباط اداری
رفتار و برخورد مناسب با ارباب رجوع و همکاران
پشتکار و جدیت در کار
کوشش در فراگیری مهارتهای شغلی
قابل اعتماد بودن
انعطاف پذیری
خودجوشی
ب: معیار رفتار اخلاقی :
رعایت شعائر ، اخلاق و رفتار اسلامی
عوامل عملکردی عبارت است از وظایف عمده یا ابعاد مهم شغل و یا فعالیتها و طرح هایی که کارمند در طول دوره ارزشیابی انجام آنها را برعهده دارد این عوامل ناظر برنتایج کار بوده و بخشهای مهم و زمینه های کلیدی شغل را شامل می شوند از این رو وظایف جزئی و عرعی مورد سنجش قرار نمی گیرد.
همانگونه که قبلاً گفته شد تعداد عوامل عملکردی در مشاغل مختلف معمولا بین 3 تا 10 عامل است در طرح ارزشیابی برای متصدیان مشاغل عمومی چهار عامل در نظر گرفته شده است و برای متصدیان مشاغل اختصاصی با توجه به ماهیت مشاغل آنها تعداد عوامل عملکردی می تواند حداقل 4 تا 10 عامل تعیین نمود .
به منظور آگاه ساختن کارمند از شرایطی که کار از لحاظ کمی و کیفی در حد قابل قبول یا استاندارد انجام می شود و نیز ایجاد مبنائی دقیق برای سنجش عوامل و تعیین میزان موفقیت کارمند در انجام وظایف و نیل به اهداف شغلی ، حدود و انتظار یا استانداردهای عملکرد یا حدود انتظار برای هر عامل تعیین می شود.
هرچه تعداد استانداردهای عملکرد بیشتر باشد ویژگیهای جنبه های بیشتری از عمکرد مورد بررسی و سنجش قرار خواهند گرفت در صورت وجود استاندارد برای شغل سرپرست می تواند از آن بعنوان ملاک تعیین حد قابل قبول کار ، با توجه به شرایط خاص کار و مقتضیات واحد مربوط استفاده کند.
عوامل فرآیندی :
عبارت است از معیارهائی که میزان و کیفیت تلاش و توان کارمند و یا بطور کلی رفتار و نحوه فعالیت وی را در نیل به اهداف شغلی و رعایت موازین اخلاقی و اسلامی نشان میدهد . عوامل فرآیندی ممکن است عیناً در شرح وظایف کارمند منعکس نباشد ولی وجود آنها دسترسی به اهداف شغلی را تسهیل و یا کیفیت مطلوب تحقق آنها را موجب خواهد شد . عوامل فرآیندی شامل معیارهای رفتار شغلی و رفتار اخلاقی است .
الف –معیارهای رفتار شغلی :
هفت عامل برای ارزشیابی رفتار شغلی متصدیان شاغل عمومی و اختصاصی در نظر گرفته شده است و به منظور ایجاد هماهنگی در برداشت مدیران و سرپرستان از عوامل مزبور ونیز سنجش دقیق آنها مصادیقی برای هر یک از عوامل ذکر شده است معیارهای رفتار شغلی متصدیان مشاغل عمومی در فرمهای 3 گانه مدیران ، سرپرستان ، کارشناسان و کارکنان درج شده است .
تهیه و تدوین معیارهای رفتار شغلی متصدیان مشاغل اختصاصی بر عهده واحد ارزشیابی دستگاه می باشد.