چکیده
کنترل یکی از مهمترین کارکردهای اساسی مدیریت است که در برنامه ریزی ، سازمان دهی ، رهبری و . . . اثر بسزایی دارد . کار هیچ سازمانی بدون کنترل موفقیت آمیز نخواهد بود زیرا کار در سازمان ، برای رسیدن به اهدافی صورت می گیرد و رفتار کارکنان باید تابع موازین و مقررات باشد . اما مدیرانی نیز باید بتوانند از طریق استفاده از دانش ، روش ها ، فنون و تجربه ، مسئله ی تضاد بین آزادی فردی و کنترل سازمانی را حل کنند . استفاده از روش خود کنترلی سبب می شود که افراد با تعمق و تفکر ، رفتار و عمل خود را از درون کنترل کنند . در این حالت ، عامل کنترل کننده ، بیرونی و تحمیلی نیست و فرد تمایل می یابد وظایف خود را بدون کنترل دیگران ، به طور صحیح انجام دهد .
در این مقاله سعی شد به معرفی فنونی پرداخته شود که فرآیند آموزش و پرورش را از نظر کنترل و کیفیت بهبود بخشد . امید است راهگشایی برای تحولات موجود در نظام آموزش و پرورش گردد . و آموزش و پرورش را در خط مشی برنامه ها و اهداف خود یاری نماید .
واژگان کلیدی :
کنترل ، نظارت ، کیفیّت اهداف ، ضرورت و اهمیت سازمان آموزش و پرورش ، مدیریت سازمان یا اداره ، طراحی سیستم .
مقدمه
فرآیند تحول و دگر گونی که طبعاً نیازهای جدیدی در نظام تصمیم گیری ، برنامه ریزی ، سازمان دهی و مدیریت آموزش و پرورش را می طلبد ، مستلزم بررسی های جدی تر و شناسایی عوامل مؤثر کیفی است . کوشش برای بهبود نظام های آموزشی که جزء آرمان های دوره ی گذشته بوده است ، دیگر کارآیی ندارد . تحولات چند سال گذشته ، نظام های آموزشی ما را به وضعی دچار کرده است که به ناچار باید در خود بازنگری کنند و بدانند که ماهیت وجودی و وظیفه شان چیست ؛ کجا هستند و باید به کجا برسند . با توجه به ویژگی های اجتماع نو ظهور باید الزامات آموزشی این دوره را درک کرد و آرمان آموزشی نوینی را که منطبق با شعائر اسلامی باشد ، خلق نمود ؛ سپس بر پایه ی این آرمان ها نظام های جدید یادگیری و توسعه ی نیروی انسانی خلاق و پویا را طرح ریزی کرد . توجه کلی نظام های آموزشی در راستای تحقیق بازده های مورد انتظار جامعه ، یعنی آموزش و پرورش دانش آموزان ، هدایت می شود . چنین انتظاراتی با تغییرات محیطی و تغییرات نظام های آموزشی عوض می شود . نظام های آموزشی باید قادر باشند خود را با تغییرات درون سازمانی و برون سازمانی ، تغییر وظایف ، عملیات ، ساختار و اجزای ترکیبی آنها وفق دهند و انطباق پذیری خود را با محیط به طور مستمر حفظ کنند . از این رو ، آموزش و پرورش وظیفه دارد که تحولات محیطی را به طور دائم مورد مطالعه و بررسی قرار دهد و هر گونه تغییر و تحول پیش بینی شده در تصمیم گیری های سازمانی را برای وصول به نقطه ی تعادل و مواجه شدن با تغییرات ، بر آورد و ترسیم کند . این امر مستلزم بررسی دقیق و کنترل کلیه ی متغیرهای درون سازمانی ، شامل نقش ، رسالت ، اهداف و استراتژی های جاری سازمان و منابع موجود ، نقاط قوت و ضعف سازمان ، فرصت ها و امکانات قابل کنترل داخلی در ارتباط با محیط های خارجی و به ویژه تهدیدها و فرصت های محیط که به نحوی در تنظیم استراتژیهای کل سازمان تأثیر دارد ، می باشد . از طریق تجدید نظر در اهداف ، تخصیص منابع و تعیین اولویت ها ، تعادل لازم بین متغیرهای داخلی و خارجی برقرار می شود . مدیریت کارآمد غالباً بر نظام کنترل و بهبود کیفیت تکیه دارد .
ایجاد یک نظام نظارت و کنترل دقیق در سازمان ، به نحوی که مشخص سازد کدام عوامل خوب کار می کنند و کدام نیاز به اصلاح و تغییر دارند . هدف کنترل و نظارت چیزی جز پیشگیری جنبه های بدو منفی و ایجاد آفرینندگی و تغییرات نیکو در نظام نیست . کنترل برای دست اندرکاران آموزش و پرورش معانی مختلفی داشته است . پاره ای آن را مشتاقانه پذیرفته و بکار گرفته اند و پاره ای دیگر آن را رد کرده در مقابل آن مقاومت نشان داده اند . در سال های اخیر رابطه ی بین موفقیت سازمانی و نظام کنترل به طور جدی مورد توجه قرار گرفته است ، به طوری که لیکرت ( 1967 ) یکی از عوامل مهم و مؤثر موفقیت سازمانی را وجود نظام کنترل پویا و منظم می داند . مک فارلند ( 1974 ) معتقد است که فقدان کنترل سازمانی موجب انحراف افراد از برنامه ها و مشی سازمان می شود .
اعمال کنترل اجباری ناشی از تصوراتی همچون ناآگاهی کارکنان از الگوهای کار ، فقدان دانش فنی ، عدم خود انگیختگی و خود کنترلی بوده است . متأسفانه هنوز هم این طرز تفکر در بسیاری از سازمان ها حاکم است . امروزه ، یعنی در عصر سیستم ها مفهوم کنترل مشترک و همگانی جانشین کنترل اجباری شده و شیوه ی کنترل در طی سال ها تغییر کرده است . در گذشته ی کنترل ازبالا به پایین هرم سازمانی ( مدیریت علمی ) و سپس از پایین به بالا ( مدیریت روابط انسانی ) اعمال می شد و اکنون برای تحقّق هر چه بهتر اهداف سازمانی ، از هر دو سو ( مدیریت سیستمی ) اعمال می گردد .
همان طور که مدیریت مدارس از حالت حفظ وضع موجود به حالت پویا و ثمربخش تغییر کرده ، نظام کنترل هم دچار تحول شده است و در حال حاضر ، به عنوان یک ابزار مدیریتی مؤثر به آن توجه می شود . در آموزش و پرورش هنگامی کنترل مؤثر اعمال می شود که توسط قشرهای مختلف و به مصداق کُلُکُمْ راعٌ کُلُکُم مَسْئولْ عَنْ رَعیّه صورت گیرد . سیستم کنترل مؤثر تلفیقی از کنترل فرد از خود ( خود کنترلی ) ، کنترل گروه از خود ( گروه کنترلی ) ، کنترل اداری و مدیریتی و کنترل خارجی می باشد .
اهداف کنترل
بیشتر مسائلی که سازمان ها با آن درگیر هستند ، ناشی از اختلاف سلیقه ها و گوناگون بودن علایق ، رفتارها مهارت ها و میزان آگاهی ها می باشد . کنترل ، وظیفه ی مدیریت سازمان است تا اطمینان حاصل شود که آیا قوانین ، مقرارات و رفتارهای کاری در راه تحقّق اهداف مقرر به نحو مؤثری مورد استفاده قرار گرفته است یا خیر ؟ بنابراین ، کنترل سازمانی بستری مهیا می سازد که کارکنان بتوانند به شیوه ی خاص خود به کار خلاق و ثمر بخش بپردازند . فایول ( 1949 ) می گوید کنترل به این علت است که بدانیم آیا هر عملی که در سازمان صورت می گیرد با برنامه ی از پیش تعیین شده مطابقت دارد یا خیر ؟ آیا دوره های آموزشی مؤثر واقع شده اند یا خیر ؟ آیا موازین و اصول رعایت شده است یا خیر ؟ او هدف کنترل را پی بردن به نارساییها ، اشتباه ها و رفع آنها می داند و می گوید کنترل باید روی همه چیز ، اشیا ، افراد ، کردار و رفتار ، صورت گیرد . حال در این جا به نظریه های معتبری که در این باره ابراز شده و همه به تفکر سیستمی کمک می کند ، می پردازیم :
1 . کنترل ، فعالیت های سازمانی را در چهارچوب مقرر آن حفظ و تداوم می بخشد (کانت ورزنِویک 1974 ، 467 ) .
2 . کنترل ، عملکرد و سطح بالای کیفیت خدمات را تضمین و استاندارد کرده میزان اعمال قدرت را سطوح مختلف سازمانی محدود می سازد ( هل ریجل و اسلوکم ، 1974 ، 245 ) .
3 . کنترل ، فرآیند رشد را در یک سازمان پر تحرک و پویا نظام می بخشد( کانت ورزنویک 1976 ، 203 )
4 . کنترل ، راه تحقیق اهداف سازمانی را هموار می کند . البته برای توفیق در این امر لازم است امر کنترل را به کارکنان واگذار کنیم ( وارکر 1982 ، 115 )
5 . فرآیند کنترل به مدیران کمک می کند تا وقوع تغییر را پیش بینی کرده آن را تحت تسلط خود در آوردن ( مایکل 1981 ، 322 ) .
با توجه به اهداف فوق لازم است که سازمان ها ابتدا شیوه های خود کنترلی رابرای خود تعبیه کنند . در واقع ، کنترل از طریق تصمیماتی که درباره ی آینده صورت می گیرد و متکی بر اطلاعات صحیح و روز آمدی است ، حمایت می شود . باید دانست که بدون اعمال کنترل صحیح در سازمان ، هر عملی می تواند خارج از چهارچوب و مرز قانونی خود صورت گیرد .
شیوه های کنترل
در دنیای صنعت برای انطباق محصولات تولید شده به استانداردهای مقرر ، شیوه های کنترل مختلفی توسعه پیدا کرده است تلویزیون ها تحت شرایط سختی کنترل می شود تا اطمینان حاصل شود که هر دستگاه تلویزیون مطابق استانداردهای ویژه آن آماده می گردد . در کارخانجات ماشین سازی و غیره نیز همین روش اعمال می شود . درسازمان های خدماتی ، نظیر بیمارستان ها نیز معیارهای ویژه ای برای کنترل کیفیت تعبیه کرده اند . یک نوع کنترل بی نظیر در صنعت ژاپن تعیین ملاک های کنترل کیفیت تولید و تکنولوژی متحول آن بوده است که به طور کل ، به گروه کار و حلقه های کنترل کیفی واگذار شده است . کارکنان نه تنها در توزیع قدرت ، تصمیم گیری ، برنامه ریزی و سازمان دهی کار ، بلکه در کنترل کیفیت تولید نیز شرکت فعال دارند . ( لوتانز 1981 ) .