مراحل یک :تعریف سیستم :
1-1-اهداف و وظایف سازمان
از مهمترین وظایف سازمان خدمات در رابطه با امور تور گردانی ( داخلی و خارجی ) ،تورهای خصوصی ، فروش بلیط خطوط هوایی ( داخلی و خارجی ) فروش بلیط زمینی ( داخلی و خارجی ) را میتوان نام برد. این آژانس علاوه بر این موارد فعالیتهای دیگری هم دارد:
برگزار کننده سفرهای محلی و تفریحی ( اردوهای دانشجویی و دانش آموزی ، سفرهای نمایشگاهی ).
برگزار کننده تورهای سیاحتی به کیش و قشم .
بزگرار کننده سمینار به کنفرانس و تورهای ویژه دانشجویی.
تنظیم برنامه مسافرتی ، مسافران با حداقل هزینه .
انجام رزرواسیون هتل در سراسر کشور .
انجام رزرواسیون هتل در کشورهای خارجی .
اخذ ویزا از کشورهای آسیای میانه
2-1- نیروی انسانی و ساختار
نیروی انسانی فعال در این آژانس به صورت زیر هستند:
مدیر ( مدیریت ) :نظارت بر کار پرسنل و برنامه ریزی وتصمیم نهایی .
مدیر فنی : جانشین مدیر عامل و نرخ گیری بلیطهای خارجی ، ارائه بهترین مسیر و نظارت بر کار پرسنل .
حسابدار: کنترل و تصمیم گیری در کلیه امور مالی دفتر ( اعم از حسابهای دریافتی و پرداختی و …).
کارمند فروش بلیط داخلی :رزرو و صدور کلیه بلیطهای داخلی با سیستم رزویشن.
کارمند فروش بلیط خارجی : رزرو و صدور کلیه بلیطهای خارجی .
کارمند فروش تور داخلی و خارجی: پاسخ گویی و مشاوره با مسافر ( مراجعه
کننده ) جهت انجام تور داخلی و خارجی و گرفتن ویزا و رزو هتل.
صندوقدار :دریافت و پرداخت وجوه نقدی .
تحصیل وار: انجام امور بانکی و امور خارج از دفتر .
آبدارچی :مسئول نظافت و پاکیزگی محیط آژانس .
ساختار این سازمان بصورت سلسله مراتبی می باشد.
مدیریت
مدیر فنی
حسابداری
فروش بلیط خارجی
حسابداری
صندوق دار
فروش بلیط داخلی
تور داخلی
آبدارچی
3-1 تجهیزات و امکانات
تجهیزات و امکانات موجود در سازمان به صورت زیر است :
< >یک عدد کامپیوتر پنتیوم 233 برای قسمت فروش بلیط یک عدد کامپیوتر پنتیوم 233 در اختیار قسمت حسابداری .یک عدد کامپیوتر پنتیوم II در اختیار قست بازاریابی اینترنتی . یک عدد چاپگر سوزنی دراختیار قسمت حسابداری . دارای پنج خط تلفن جهت جوابگویی . یک مینی بوس برای تورهای درون شهری . دارای برنامه حسابداری بر روی کامپیوتر . نکته : بازاریابی اینترنتی توسط مسئول مربوطه به این صورت انجام میشود که ،توسط اینترنت و ایمیل فرستادن به هتلهای مختلف ( خارجی وداخلی )،موسسات مختلف جهت رزرو هتل و همچنین اردوها و تورهای تفریحی و سیاحتی و جهانگردی که موسسات مختلف جهت کارکنان یا اعضاء در نظر می گیرند تماس حاصل می نمایند. < >نیاز و نظرات کارکنان - طبق مصاحبه ای که در تاریخ دوشنبه 27/9/1381 در محل آژانس با حضور کارکنان انجام شد،نظرات و نیازهای ایشان بر این اساس بود که سیستمی کردن بخش تور به دلیل آنکه کار سرعت می یابد و ضریب اشتباهات کاهش یافته و از حجم کار از نظر نوشتن فرم ، بایگانی کردن اطلاعات قبلی و فعلی کاسته می شود و سیستمی کردن این قسمت عقیده و نظر مطلوبی است . کلاً نظرشان براین بود که با به کاربردن تکنولوژی کامپیوتری انجام عملیات دقیقتر و منظم تر با حجم کمتری می شود و از قبیل نیازها ،بیشتر عملیات نوشتاری و محاسباتی و تخمین سود را محاسبه و بدست آورد.
5-1 – نیازها و نظرات مدیر
< >طبق محاسبه ای که در تاریخ چهارشنبه 29/9/1381 با مدیر محترم آژانس محمد زاده انجام شد در مرحله اول هزینه برای ایشان مطرح بود که خواستار کم بودن هزینه را داشتن و سیستمی کردن این بخش را مفید و موثر می دانستند . نیازهای و درخواستی که مدیر محترم آژانس از این قسمت داشتند بحث گزارشات و آمار بود . گزارشات مطلوبی را برای مدیر و حسابداری داشته باشد و همچنین گزارشاتی که در باب آمار،یعنی گزارش از عملکرد سیستم در ماه یا چند ماه اخیر یا سال فراهم سازد. 6-1 – نیازها و نظرات مشتریان :
از لحاظ مشتریان این بخش پیش نهاد خوب بود،زیرا ما نیز بر این باوریم که ضریب اشتباهات در این صورت کاهش می یابد و کار به راحتی و در کم ترین زمان ممکن انجام می شود.
7-1 – جمع بندی نیازها ونظرات :
< >طبق بررسی نیازها و نظرات داده شده برای این سیستم ،نظرات و نیازها تقریبا مطلوب بوده و جای تامل دارد . طبق صحبتی که با مدیر آژانس شد قرار بر این شد که ما تا مرحله ای پیش برویم و ایشان را بیشتر با این منظور و هدف آشنا سازیم . البته نظر ایشان در این مورد مثبت بود. 8-1 – شرح و تعریف سیستم :
سیستم تور گردانی با ارائه خدمات مسافرتی و جهانگردی در جهت بهینه سازی سیستم اقدام به کامپیوتری کردن سیستم کرده است .
تعریف :ارائه خدمات تور های خارجی و داخلی ،رزرو هتل ،خدمات ویژه.