تجارت الکترونیک چیست؟
تجارت الکترونیک واژهای است که امروزه در مقالات و ادبیات بازرگانی و تجارت و رسانههای عمومی بسیار به گوش میرسد. این پدیده نوین هم به علت نوپابودن و هم به علت کاربردها و زمینههای بسیار متنوع فعالیت، نزد مراجع گوناگون تعاریف مختلفی دارد. همچنین تجارت الکترونیک پدیدهای چندرشتهای است که ازطرفی با پیشرفتهترین مفاهیم فناوری اطلاعات و ازسوی دیگر با مباحثی مثل بازاریابی و فروش، مباحث مالی و اقتصادی و حقوقی پیوستگی دارد. از اینرو تعابیر گوناگونی از آن پدید آمده است.
برخی فکر میکنند تجارت الکترونیک به معنی انجام امور تجاری بدون استفاده از اسناد و مدارک کاغذی است. برخی دیگر تبلیغات بر روی اینترنت و حتی خود اینترنت را مترادف با تجارت الکترونیک میدانند. برخی دیگر تصور میکنند تجارت الکترونیک یعنی سفارش دادن کالاها و خدمات و خرید آنها بهوسیله رایانه. همه دیدگاههای بالا بخشی از مفهوم تجارت الکترونیک را پوشش میدهند اما کامل نیستند.
تعاریف تجارت الکترونیک
سازمانها و موسسات علمی و تحقیقاتی و مراکز تجاری معتبر جهانی و پژوهشگران فعال در زمینه تجارت الکترونیک چندین تعریف از تجارت الکترونیک ارائه کردهاند:
تعریف لینچ و لیندکوئیست: <تجارت الکترونیک به معنای مبادله محصولات و خدمات درمقابل پول با استفاده از تواناییهای اینترنت است>.[1]
کالاکوتا و وینسون دو پژوهشگر مشهور تجارت الکترونیک در کتاب خود به نام <مرزهای تجارت الکترونیک> آن را اینطور تعریف میکنند: <تجارت الکترونیک واژه معادلی است برای خریدوفروش محصولات، خدمات و اطلاعات بهوسیله زیرساختارهای شبکهای>.[2]
تجارت الکترونیکی در حقیقت استفاده سیستماتیک از پیشرفتهای فن آوری شبکه و ارتباطات برای بهبود روشهایی که یک شرکت برای تعامل با فروشندگان و مشتریان خود به کار می گیرد . در واقع تجارت الکترونیکی یک موضوع اختیاری نیست بلکه الزام و ضرورتی اجتناب ناپذیر برای تجارت در دنیای امروز است . هنگامی که اغلب مردم به تجارت الکترونیک می اندیشند ، رابطه بنگاه به مصرف کننده را تصور می کنند ولی تجارت الکترونیکی به معاملات بنگاه به مصرف کننده محدود نمی شود و حجم معاملات الکترونیکی بنگاه به بنگاه در بعضی مواقع بیشتر از معاملات بنگاه به مصرف کننده است .
اطمینان از تجارت الکترونیکی :
مصرف کنندگانی که علاقمند به خرید مستقیم الکترونیکی هستند ، معمولاً نگران این هستند که آیا اینکه شرکت فروشنده قانونی است ؟ و یا آیا شرکت اطلاعاتی را که مصرف کننده به او می دهد ، محرمانه تلقی می کند ؟ برای پاسخگویی به این سوالها ، انجمن حسابداران رسمی آمریکا[1] ، یک سری خدمات اطمینان دهی به نام امین وب را ارائه کرد . شرکتهایی که در آزمون امین وب موفق می شوند ، می توانند یک آرم مشخص در برگهای شبکه های الکترونیکی خود قرار دهند که نشان می دهد سایت شبکه و عملیات تجارت الکترونیکی آنها توسط یک حسابدار رسمی بازرسی و نظارت می شود . اگر چه دیگر شیوه های اطمینان دهی وجود دارد ، اما امین وب در خدمات اطمینان دهی خود از چندین جنبه با اهمیت با دیگر شیوه های اطمینان دهی تفاوت دارد .
اول ، دامنه عملیات امین وب گسترده تر است . امین وب نه تنها قانونی بودن تجارت را تأیید می کند بلکه اطمینان لازم درباره فعالیتهای تجاری آن شرکت نیز می دهد .
دوم ، آرم (نشان) امین وب تنها پس از گذراندن آزمون تجارت الکترونیکی اعطا می شود . برای گرفتن آرم امین وب فروشندگان باید کلیه اطلاعات مربوط به روشهای برگشت کالا ها و شماره های خدمات مشتریان و اطلاعات فعالیتهایی مانند زمان تحویل کالا را افشا کنند . حسابدار رسمی در آمریکا قرارداد امین وب را منعقد کرده و رعایت روش های تعیین شده را بررسی می کند . همچنین حسابدار رسمی به دقت رسیدگی می کند شرکت سفارشهای مشتریان را اجرا کرده و احتیاطهای لازم را برای حفاظت از اطلاعات شخصی مشتریان انجام می دهد .
سوم ، در امین وب لازم است مقررات اخذ گواهی نامه مجدد رعایت شود. آرم (نشان) امین وب تنها برای 90 روز اعتبار دارد . پس از آن ، شرکت باید آزمون مجددی را بگذراند تا اطمینان حاصل شود دستورالعملهای تجاری روشنی را رعایت می کند . دیگر جزییات مربوط به امین وب و شیوه های بکار رفته در رسیدگی به شکایات را می توانید از سایت اینترنتیAICPA در www.aicpa.org پیدا کنید .
مبادله الکترونیکی داده :
مبادله الکترونیکی داده عبارتست از مبادله الکترونیکی اطلاعات میان شرکتهای تجاری . مبادله الکترونیکی داده با حذف ورود دستی داده های مورد نیاز به سیستم ، دقت و صحت آنها را بهبود می بخشد . همچنین با حذف ضرورت انتقال ، پردازش و ذخیره سازی اسناد و مدارک کاغذی ، هزینه های مربوط را نیز کاهش می دهد . علاوه بر این ، بهبود سرعت مبادله اطلاعات ، شرکت ها را قادر می سازد تا موجودی کالای کمتری نگه داری کنند . زیرا نیازی به نگهداری حجم زیاد کالا در زمان مورد نیاز برای ارسال اسناد و مدارک کاغذی نیست . جمع کل هزینه های صرفه جویی شده در مبادله الکترونیکی داده می تواند قابل توجه باشد . اگرچه مبادله الکترونیکی داده بیش از 20 سال است که امکان پذیر است ولی به تازگی توسط تعداد محدودی از شرکتهای بزرگ استفاده می شود . هزینه مبادله الکترونیکی داده اولین مانع برای استفاده از آن است ، که دو پیشرفت مهم درحال از بین بردن این مانع هستند . اول ، شبکه اینترنت نیاز به استفاده از خطوط شبکه مخصوص را ازبین می برد . دوم ، زبان علامتی قابل توسعه[2] ، زبان استاندارد تعریف داده ها در صفحات وب ، نیاز به نرم افزارهای پیچیده برای ترجمه اسناد ایجاد شده توسط شرکتهای مختلف را مرتفع می سازد . بنابراین ، مبادله الکترونیکی داده اکنون می تواند بسیار آسان تر از قبل پذیرفته شود و توسط واحدهای تجاری کوچکتر مورد استفاده قرار گیرد .
به هر حال ، استفاده ی کامل از منافع حاصل از مبادله الکترونیکی داده مستلزم این است که مبادله الکترونیکی داده ها به طول کامل با سیستم اطلاعاتی حسابداری شرکتها یکپارچه شود . شکل زیر تفاوت میان سیستم های مبادله الکترونیکی داده کاملاً یکپارچه و سیستم مبادله الکترونیکی مستقل را نشان می دهد . توجه داشته باشید که سیستم مبادله الکترونیکی داده مستقل صرفاً شیوه ای دیگر برای استفاده رایگان از سیستم شماره تلفن یا سیستم فاکس است . در هر دو مورد ، سفارشهای وارده باید جداگانه وارد سیستم اطلاعاتی حسابداری شوند ، همانگونه که اسناد ستاده نیز باید وارد سیستم مبادله الکترونیکی داده شوند . نه تنها این روش ، در صرفه جویی هزینه ها و بهبود دقت موفق نیست بلکه در به حداکثر رساندن خدمات به مشتریان نیز ناموفق است . مشکل مبادله الکترونیکی داده مستقل این است که با سیستم اطلاعاتی حسابداری یکپارچه نشده است . در این سیستم مشتریان نمی دانند در زمانی که سفارش خود را ارائه کرده اند آیا اقلام درخواست شده در انبار وجود دارد یا اینکه سفارش آنها برگشت داده می شود .
سیستم مبادله الکترونیکی مستقل
سیستم مبادله الکترونیکی یکپارچه
مبادله الکترونیکی داده های مالی :
اصطلاح انتقال الکترونیکی وجوه به انجام پرداختهای نقدی به صورت الکترونیکی به جای پرداخت توسط چک اشاره دارد . انتقال الکترونیکی وجوه معمولاً از طریق اتاق پایاپای خودکار[3] ، سیستم بانکی انجام می شود . دو نوع پرداخت از طریق شبکه اتاق پایاپای خودکار انجام می شود . [4]بستانکار اتاق پایاپای خودکار [5] بدهکار اتاق پایاپای خودکار .
اگرچه تقریباً کلیه بانکها می توانند وجوه نقد را از طریق شبکه اتاق پایاپای خودکار دریافت و ارسال کنند ولی هر بانکی قابلیت پذیرش مبادله الکترونیکی داده ها و پردازش فعالیت ها و ارسال الکترونیکی داده ها را ندارد . در نتیجه بسیاری از شرکتها مجبور می شوند از یک شبکه برای انتقال الکترونیکی وجوه و از یک شبکه مستقل دیگر برای انتقال الکترونیکی داده استفاده کنند .
راه حل ایده آل یکپارچه کردن سیستم انتقال الکترونیکی وجوه با مبادله الکترونیکی داده است که مبادله الکترونیکی داده های مالی نامیده می شود ؛ که با به کارگیری آن در سیستم اطلاعاتی حسابداری ، خریداران می توانند داده ها و وجوه را در یک برنامه و نرم افزار ارسال کنند .
مزایای کامل مبادله الکترونیکی داده های مالی زمانی آشکار می شود که بانکهای خریدار و فروشنده هر دو قابلیت اجرای مبادله الکترونیکی داده را داشته باشند . یعنی اگر بانک فروشنده قابلیت اجرای مبادله الکترونیکی داده را نداشته باشد ، خریدار هنوز دو راه برای مبادله الکترونیکی داده های مالی دارد . اگر بانک خریدار قابلیت اجرای مبادله الکترونیکی داده را داشته باشد ، خریدار می تواند ارسال داده ها و دستور انتقال وجه را با هم در یک پیام برای بانک خود ارسال کند . به طور متناوب ، خریدار می تواند به وسیله شبکه با سرویس اضافی مالی [6] ، مبادله الکترونیکی داده را اجرا کند . این شبکه سازمان مستقلی است و سخت افزار و نرم افزارهای تخصصی را برای پیوستن شبکه های مختلف مبادله الکترونیکی داده با شبکه اتاق پایاپای خودکار مورد استفاده توسط سیستم بانکی برای انتقال وجه و دستور انتقال وجوه را باهم برای شبکه با سرویس اضافی مالی ارسال می کند . شبکه مذبور دستور پرداخت را از فرمت مبادله الکترونیکی داده به فرمت سیستم اتاق پایاپای خودکار تبدیل کرده و این اطلاعات را برای بانک خریدار ارسال می کند . سپس بانک خریدار یک انتقال الکترونیکی سنتی وجوه (بستانکار اتاق پایاپای خودکار) برای بانک فروشنده ارسال می کند . در همین زمان شبکه با سرویس اضافی مالی داده های وجوه حواله شده برای فروشنده اطلاعات مبادله الکترونیکی داده و انتقال الکترونیکی وجوه را به طور جداگانه دریافت می کند . بنابراین ، هر دو باید یک شماره عطف مشتری مناسب برای سهولت مطابقت داشته باشند . در نتیجه ، در این شرایط اگر چه خریدار از مزایای مبادله الکترونیکی داده های مالی به طور کامل بهره مند می شود ولی فروشنده نمی تواند چنین عملی را انجام دهد .
تأثیر تجارت الکترونیکی :
تجارت الکترونیکی می تواند به طور مستقیم یا غیرمستقیم بر هر مرحله از زنجیره ارزش واحد تجاری تأثیر بگذارد . بیشترین اثر بارز آن بر فعالیتهای فروش و بازاریابی است . شرکتها می توانند دفتر راهنمای الکترونیکی [7] در ایستگاههای وب خود ایجاد کرده و سفارش فروشهای خود را خودکار [8] کنند. برای مثال ، سیستم ایستگاه وب شرکت سیسکو به مشتریان کمک می کند تا بخشهای مناسب و صحیح را برای نیازهای شبکه خود انتخاب کنند . این ایستگاه (سایت) در سال 1988 مبلغ 4 میلیارد دلار فروش داشت که تنها توسط ده نفر فروشنده انجام گرفت .
همچنین ایستگاههای وب که برای فروشها و بازاریابی خودکار طراحی شده اند ، می توانند کارایی مرحله عملیات چرخه ارزش را بهبود بخشند . برای مثال ، شرکت فورد از اطلاعات صوتی –تصویری شبکه ارتباطی خود برای سهولت ارتباط میان 120 طراح در جهان استفاده می کند . همچنین شرکت رایانه ایی دل (Dell) به کمک ایستگاه وب ثبت سفارش فروش خود ، مقدار کالای مورد نیاز برای معاملات فروش را به حداقل ممکن کاهش داد .
نتیجه آنکه چنین روشهایی هزینه فعالیتهای پشتیبانی مشتری را به شدت کاهش می دهد .
سیستم های اطلاعات در اشکال گوناگون می توانند در سازمانها و کسب و کارها به کار گرفته شوند. مواردی نظیر انجام فعالیتها، حل مسایل سازمانی و پیگیری فرصتهای تجاری، همگی با استفاده از آن امکان پذیر می گردد.
در این مقاله قصد داریم سیستم اطلاعات تجاری (BIS) را که کارکردهای گوناگون سازمان نظیر بازاریابی، مالی، حسابداری، مدیریت عملیات و مدیریت منابع انسانی را پشتیبانی می کند، مورد بررسی قرار دهیم و در پی آن اثراتی که می تواند بااستفاده از این سیستم ها در عملکرد سازمانها و کیفیت خروجیهای آنها ایجاد شود را مورد مطالعه قرار دهیم.
اهمیت اطلاعات در تجارت
امروزه اطلاعات هم به عنوان یک منبع مهم استراتژیک در سازمان و هم به عنوان یک منبع عمده برای ارزش افزوده مطرح است. اطلاعات همواره به عنوان یک مزیت رقابتی قلمداد شده است. دستیابی به اطلاعات مربوط به فعالیتهای گوناگون سازمان از جنبه های مختلف می تواند بر عملکرد کلی آن اثرگذار باشد، برخی از مزایای آن به شرح ذیل است:
داشتن اطلاعات در زمینه نیازها و دیدگاههای مصرف کنندگان نسبت به کالاها و خدمات فعلی سازمان می تواند، به بهبود محصولات و ایجاد محصولات جدید منجر شود.
اطلاعات در مورد پیشرفتهایی که در زمینه مواد و کاربرد فناوری وجود دارد می تواند به کارایی و بهره وری در فرایند تولید و بهبود طراحی و کیفیت محصول منجر گردد.
ارتباطات پیشرفته میان کارکنانی که خدماتی را به مشتری ارائه می دهند و گروه عملیات طراحی و تولید محصول، موجب مشخص شدن نواقص کالا و مشکلات در نصب و اجرای عملیات خواهد شد و لذا موجب افزایش کیفیت شود.
وجود جریان صحیح اطلاعات بین بخشهای تولید و فروش می تواند وظایف پیش بینی و برنامه زمان بندی تولید را بهبود بخشیده و زمان تحویل را کاهش دهد.
به علاوه هر سازمانی که داده های صحیح، دقیق، بهنگام و جامع در اختیار داشته باشد و بتواند در کمترین زمان، به داده های مورد نیازش دسترسی داشته باشد، بهتر می تواند به اهدافش نایل شود.(7)
ویژگی های اطلاعات مناسب :
اطلاعات مفید دارای چهار ویژگی هستند؛ 1 - بهنگام بودن 2 - کیفیت 3 - کامل بودن 4 - مربوط بودن. بهنگام بودن به اینکه آیا در هنگام تصمیم گیری دسترسی به اطلاعات امکان پذیر است یا خیر، اشاره دارد. کیفیت به معنای صحت اطلاعات است. افراد به سادگی می توانند بااطلاعات غلط تصمیم های اشتباهی را اتخاذ کنند. کامل بودن به مقدار اطلاعات گردآوری شده، دلالت دارد ومربوط بودن به میزان ارتباط اطلاعات بااهداف تصمیم ها اشاره دارد. معیارهای مناسب به مدیران کمک خواهد کرد تا اطلاعات و گزینه های صحیح را انتخاب کنند.(3)
مقاصد کلی اطلاعات
در یک دیدگاه کلی، اطلاعات داده های مورد نیاز برای تصمیم گیری را فراهم می کند. این امر از طریق توصیف حالات پدیده ها، تبیین رخدادها، پیش بینی رویدادها، پیشنهاد راهکار های لازم و سرانجام ارزیابی فعالیت های ارائه شده، صورت می پذیرد.