با استفاده از ساختار سازمانی[1] کارها به صورت رسمی تقسیم ، گروه بندی و هماهنگ می شود. برای مثال ، از گذشته های دور شرکت جانسون اند جانسون فعالیتها را به واحد های نیمه مستقل واگذار کرده ، امور را برحسب نوع محصول سازماندهی نموده وبه مدیران واحدهای مختلف آزادی عمل نسبی(از نظر تصمیم گیری) داده است.
هنگامی که درصدد طرح ریزی ساختار سازمان بر می آیند یابد به شش عامل یا رکن اصلی توجه کنند. اینها عبارت انداز : تقسیم کار ،گروه بندی کارها، زنجیره فرماندهی، حوزه یا قلمرو کنترل، تمرکز و عدم تمرکز و سرانجام رسمی نمودن کارها .
تقسیم کار
درنخستین سالهای قرن بیستم،هنری فورد ازطریق تولید اتومبیل به وسیله یک خط مونتاژ به شهرت و ثروت زیادی رسید. به هرکارگر شرکت کاری خاص و تکرای واگذارشده بود، برای مثال یکنفر تنها باید چرخ جلو سمت راست را به اتومبیل وشخصی دیگر درجلوی سمت راست را نصب نماید. با تقسیم کارها و به استاندارد درآوردن آنها، که می بایستی بارها وبارها تکرار شود، شرکت توانست با نرخ یا سرعت بسیاربالایی اتومبیل تولید کند و هرکارگر مهارت محدود و ویژهای داشت.
فورد نشان داردکه اگرکارگران در کاری خاص تخصص پیدا کنند کارایی به میزان زیای افزایش می یابد . در زمان کنونی برای بیان تقسیم بندی کارها به اجزای کوچک تر از عبارت یا اصطلاح «تقسیم کار»[2] استفاده می کنند.
مقصود از تقسیم کار این است؛ به جای این که تمام کار به وسیله یک نفر انجام شود باید آن را به مراحل متعدد تقسیم کرد و هر مرحله را به عهده فردی خاص گذاشت . در واقع، افراد تنها درانجام بخش محدود یا خاصی ازکار تخصص پیدا می کنندو نه درهمه کارها.
درآخرین سالهای دهه 1940، بیشتر شرکتهای تولیدی و شرکتهای صنعتی ،کارها رابه صورتی دقیق تقسیم کردند. مدیریت این را به عنوان وسیله ای مناسب برای به کارگیری مهارت کارکنان ، به صورتی کارا ، مورد توجه قرارداد. دربیشتر سازمانها ،تعدادی ازکارها به مهارتهای زیادی نیاز دارندو برخی از آنها را می توان به وسیله افراد آموزش ندیده انجام داد. مثلاً اگر قرار باشند، همه افرادی که دریک واحد تولیدی کار می کنند مهارتهای لازم را داشته باشند، درآن صورت به استثنای مواردی که نوع کار(که حقوق بالایی می گیرند) باید به کارهایی مشغول شوندکه کارگران ساده وبدون مهارت از عهده انجام آنهابر می آیند. درچنین وضعی سازمان باید برای انجام کارهای ساده حقوق بسیاربالایی بپردازد و درنتیجه نمی تواند ازمنابع موجود به صورتی مؤثر وبا راندمانی بالا استفاده کند(درنتیجه سازمان عدم کارایی خواهد داشت).
اگر کارها تقسیم شوند،سازمان می تواند در بسیاری از موارد کارایی خود را بالا ببرد یا مانع از عدم کارایی شود.کارگر یا کارمند در اثر تکرار ،مهارت لازم رابرایانجام کارها کسب می کند. او پس از انجام یک کار (کنار گذارن اسباب و لوازم) و پرداختن به مرحله دیگری ازکار، وقت کمتری را از دست می دهد. مسأله مهم دیگر این است که از دیدگاه سازمانی آموزشهای تخصصی از کارایی بالایی برخوردارند. یافتن وآموزش دادن افراد برای انجام کارهای خاص وتکراری چندان مشکل نیست وهزینه کمتری باید برای آن صرف کرد. سرانجام این که ، ازطریق تشویق به ابتکار عمل واختراع دستگاههای جدید، تقسیم کار می تواند موجب افزایشکارایی گردد.
درنیمی از سالهای این قرن، مدیران، تقسیم کار را به عنوان یک منبع بی پایان برای تولید یا بهره وری فزاینده می دانستند. آنها تاحدی درست می اندیشیدند ، زیرا تخصص به میزان زیادی کاربرد داشت و درسایه مهارتهایی ویژه ، تولید و بهرهوری، افزایش می یافت . ولی در دهه 1960 مدارک و شواهدی به دست آمد که موجب کاهش کارایی (عدم صرف جویی اقتصادی ) می شد وبه صورت خستگی ، کسالت ،تنش ،کاهش تولید، کیفیت ضعیف، افزایش میزان غیبت و جابه جایی زیاد کارگران متجلی گردید و این بیش از صرفه جویی های اقتصادی بود . درچنین مواردی مدیران می توانستند با گسترش دامنه فعالیتهای شغلی کارایی را افزایش دهند. گذشته از این ، برخی ازشرکتها به این نتیجه رسیدند که اگر به افراد کارهای مختلفی را واگذار کنند وبه آنها اجازه بدهند تمام کار را یک تنه انجام دهند یا آنها رابهصورت تیم هایی درآورند که فرد درون آن بتواند با استفاده ازمهارتهای مختلف کارهای گوناگون انجام دهد، بازده، تولید، و بهره وری افزایش می یابد و درنتیجه رضایت شغلی کارکنان هم بیشتر می شود.
اگر چه در زمانی کنونی همه مدیران تقسیم کار را پدیده ای منسوخ شده به حساب نمی آورند، ولی آن را به عنوان یک منبع پایان ناپذیر افزایش تولید هم تلقی نمی کنند. آنهادریافته اند که دربرخی ازموارد تقسیم کارموجب صرفه جویی های اقتصادی می شود واگر در این را ه زیاد روی کنند مسائل و مشکلاتی به بار خواهد آمد. برای مثال ، می توان مشاهده کرد که درساندویچ فروشی مک دونالد کارکنان دارای مهارتهای مختلف درفروش، بسته بندی و عرضه محصول هستند و دربسیاری از سازمانهای بهداشتی هم افرادی را مشاهده می کنیم که دارای تخصص های مختلف می باشند.
ازسوی دیگر برخی از شرکتها(برای مثال : شرکت ساترن) توانسته اند باگسترده تر نمودن دامنه کارها و کاهش تخصص به موفقیت های چشم گیری دست یابند.
گروه بندی کارها[3]
پس از تقسیم کارها ، سازمان باید مجموعه ای از کارها را دریک گروه قراردهد و سپس گروهها را هماهنگ نماید . از این رو ،سازمان از طریق تشکیل وایر با گروههای ویژه، کارها را به گروههای مختلف و تا حدی تخصصی تقسیم می کند.
یکی از راههای شناخته شده این است که کارها را برحسب وظیفه گروه بندی کرد. مدیر یک واحد تولیدی، کارهای واحد را به صورت زیر طبقه بندی می کند: مهندسی، حسابداری،تولید ، کارگزینی وخرید. بدیهی است که تشکیل دوایر برحسب نوع وظیفه در بسیاری از سازمانها کارساز واقع می شود. وقتی هدفها و فعالیتهای سازمان تغییر میکند فقط کافی است گروه بندی جدیدی به عمل آید . امکان دارد یک بیمارستان دوایری را برای کار پژوهش ، مراقبت از بیماران، حسابداری و از این قبیل به وجد آورد. مزیت عمده چنین شیوه گروه بندی این است که می توان با دسته بندی کردن افراد متخصص برمیزان کارایی افزود چون کارها در دست دوایر مختلف قرار گیرد، سازمان می تواند با گماردن افرادی که دارای مهارتهای مشابه هستند(درواحد های مشابه) به گونه های مختلف صرفه جویی ها اقتصادی کند.
با توجه به نوع محصول هم می توان کارها را گروه بندی کرد و دوایری به وجود آورد برای مثال، در شرکت فراورده های نفتی سان، هریک از سه گروه محصول عمده شرکت (سوخت،روغن و داروهای شیمیایی) زیر نظر یک مقام مسئول و یک معاون قرار دارد که وی درآن کار متخصص بوده و مسئول همه کارهایی است که درآن خط تولیدی انجام می شود. برای مثال، هریک ازآنان مسئول تولید و بازاریابی گروه مربوطه می باشند. از مزیتهای اصلی این شیوه گروه بندی، بالا بردن میزان مسئولیت در مورد عملکرد است، زیرا همه فعالیتهای مربوط به یک محصول خاص زیر نظر و هدایت یک مدیر قرار می گیرد. اگرکارهای یک سازمان به صورت ارائه خدمات باشد(و نه تولید محصول) می توان گروههای مستقلی تشکیل داد. برای مثال، دریک سازمان حسابرسی دوایری برای امور مالیاتی ،مشاوره ،حسابرسی و از این قبیل وجود دارد. هریک خدمات مشخصی ارائه می کندو هرمجموعه از کار زیر نظر یک مسئول یا مدیر واحد اداره می شود.