کنترل یکی از وظایف مهم مدیریت به شمار می رود. این وظیفه به قدری حایز اهمیت است که بعضی از نویسندگان مدیریت معتقدند که مدیریت خوب به داشتن نظام کنترل موثر بستگی دارد. « ارل استرانگ » و « رابرت اسمیت » نیاز به کنترل را چنین توجیه می کنند.
نقطه نظرهای متضادی درباره بهترین روش اداره سازمانها وجود دارد. اما نظریه پردازان و همچنین مدیران اهل عمل توافق دارند که مدیریت خوب مستلزم کنترل موثر است. ترکیبی از هدفهای خوب برنامه ریزی شده، ایجاد سازمان قوی، هدایت و رهبری موثر و اعمال انگیزش در صورتی به موفقیت کمک می کنند، که یک سیستم کنترل کافی وجود داشته باشد.
کنترل فرآیندی است که از طریق آن مدیران اطمینان حاصل می کنند که عملکرد سازمان با فعالیتهای برنامه ریزی شده تطبیق دارد. دربرنامه ریزی فعالیتهای یک سازمان، هدفهای اساسی و روشهای دست یافتن به آنها مشخص می شوند. فرآیند کنترل میزان پیشرفت به سوی هدفها را می سنجد و مدیران را قادر می سازد تا انحرافات برنامه ها را کشف کنند و اقدام اصلاحی به عمل آورند.
غالباً افراد مختلفی وظیفه برنامه ریزی و کنترل را انجام می دهند، لکن برای این که هر دو وظیفه به طور موثر انجام شوند، با هم ارتباط برقرار می کنند. از این روست که « کونتز »، « اُدانل » و « وایهریخ » برنامه ریزی و کنترل را به دو تیغه یک قیچی تشبیه می کنند، به این معنی که قیچی فقط با دو تیغه برنده می تواند کار کند.
فرآیند کنترل
کنترل فرآیندی است که به طور مستمر عملکرد جاری را به منظور حصول اطمینان از این که منجر به وصول هدفهای از پیش تعیین شده می شود، اندازه گیری می کند. نتایج مطلوب از طریق فرآیند برنامه ریزی مشخص می شود و کنترل، عملکرد را با توجه به استانداردهای معین می سنجد. به این ترتیب، کنترل تلاشی است منظم که با توجه به هدفهای از پیش تعیین شده، استانداردهای عملکرد را مشخص می کند، عملکرد واقعی را با معیارهای معین مقایسه می کند، انحرافات و درجه اهمیت آنها را تعیین می کند و اقدامات اصلاحی را در صورت لزوم معمول می دارد.
کنترل، شامل چهار مرحله است که ذیلاً مورد بحث واقع می شوند:
استقرار استانداردها با توجه به هدفهای از پیش تعیین شده .
این مرحله ممکن است تعیین استانداردهایی برای هر عمل را ( از فروش و هدفهای تولید گرفته تا حضور کارکنان و مسایل ایمنی آنان ) شامل شود. به منظور این که این مرحله موثر واقع شود، استانداردها باید مشخص و دارای معنی و مفهوم باشند، و چنانکه اشاره شد مورد قبول مسئولان مربوط قرار گیرند.
استانداردهایی که در برنامه ها تعیین می شوند باید قابل اجرا باشند. بیان و تعبیر و تفسیر هدفهای کلی مانند « تعلیم و تربیت بهتر » یا « منافع بیشتر » موجب ابهام می شود.
هدفها باید تا آنجا که ممکن است بر حسب واحد قابل اندازه گیری بیان شوند. فی المثل، باید بر حسب تعداد واحدهایی که در هر ساعت تولید می شود یا مقدار سودی که از هر قلم کالا عاید سازمان می شود ذکر شده باشند. چنانچه بیان هدفها مانند «افزایش روحیه »، « بهبود روابط اجتماعی »، « استقرار انضباط » یا « خلاقیت » به صورت کمی امکان پذیر نباشند، باید سعی کرد که مفهوم این هدفهای کیفی به وضوح فهمیده شوند و مکانیسم کنترلی طرح ریزی شود که در شرایط مزبور به اندازه گیری عملکرد کمک می کند.
این نوع مکانیسم های کنترل ماهیتاً ذهنی هستند و لذا تصمیم گیری باید بر مبنای قضاوت شخصی صورت بگیرد.
استانداردهای کمی
بعضی از استانداردهای مکی که با استفاده از آنها می توان عملکرد را اندازه گیری کرد عبارتند از :
استانداردهای زمان - برای استفاده از این استانداردها، هدف بر مبنای زمان مشخص که برای انجام وظیفه خاصی ضروری است تعیین می شود. به عنوان مثال تعداد واحدهای تولید شده یا تعداد صفحات تایپ شده در هر ساعت و یا تعداد تلفن های انجام شده در روز از جمله استانداردهای زمان هستند.
استانداردهای هزینه - این استانداردها، هزینه هر واحد فعالیت را نشان می هند، هزینه مواد برای ساختن هر واحد کالا، هزینه افرادی که روی کالای به خصوصی کار می کنند، یا هزینه توزیع هر واحد کالا و نظایر آن در شمار استانداردهای هزینه محسوب می شوند.
استاندارد های درآمد- استانداردهای درآمد در واقع درآمد مالی است که در نتیجه یک فعالیت خاص عاید می شود. فی المثل، حجم فروش در ماه یا مقدار فروش انجام شده در سال توسط یک نفر فروشنده به عنوان استاندارد درآمد منظور می شود.
بهره وری - هدفهای بازدهی رمز اساسی سودآوری عملیات هستند باید بر مبنای عملکرد گذشته، درجه ماشینی شدن کار، مهارتها، آموزش و انگیزش کارکنان تعیین شوند. یکی از طریق تعیین بازدهی اندازه گیری واحدهای تولید شده توسط یک فرد در ساعت است.