همچون ویرایش های یش می توانید اجزای مختلف را روی دیسک نصب کنید یا آنها را به صورت “ first-time use ” نصب نمایید ( در این حالت فایل های مربوط به یک بخش از نرم افزار هنگامی که برای اولین بار فراخوانی می شوند، به محل مخصوص خود کپی می شوند) و یا این که برخی از آنها را اصلا نصب نکنید. گزینه آخر زمانی سودمند است که هرگز نیازی به نوارها (tabs ) و لیست های یک ویژگی خاص ندارید. یک گزینه دیگر نیز در اختیار است که البته همچون گزینه“ first-time use ” در فضای دیسک سخت صرفه جویی نمی کند ولی این امکان را به شما می دهد که فایل های نصب شدنی را روی دیسک نگه دارید. در این صورت همین که بخواهید برای اولین بار از قابلیت های بخش های مربوط استفاده کنید. فایل ها خود به خود از دیسک سخت خوانده و به محل مناسب کپی می شوند. حجم فایل های مربوط به امکانات اصلی Publisher, Outlook, powerpoint, Excel, Office pro-word و Access در مجموع 509 مگابایت است. علاوه بر این 227 مگابایت فایل نصبی اختیاری نیز موجود است. این ویرایش از Office تقریبا 200 مگابایت حجیم تر از ویرایش پیشین آن است که البته برای سخت- دیسک های امروزی چیزی به حساب نمی آید. تفاوت دیگرش با ویرایش های پیشین این است که این بار به Windows 2000 SP3 یا Windows XP نیاز دارید: Office 2003 روی ویندوزهای قدیمی تر اجرا نمی شود. همانند Office XP می بایست این محصول را هم روی اینترنت یا توسط تلفن همراه فعال کنید. فعال سازی از راه اینترنت تنها چند ثانیه طول کشید و بدون این که نیازی به وارد کردن چیزی از سوی کاربر باشد، فقط می بایست چند بار کلیک کنید. گرچه روزآمد سازی ویرایش Office XP فقط Outlook را در برنداشت- که می بایست روزآمد می شد- این فرآیند بسیار خوب انجام شد و همه تنظیمات همانند آنچه در Office XP بود، حفظ شد.
ظاهر تازه
گرچه منوها و نوار ابزارها تغییر شدید و چشم گیری نکرده اند ولی به گونه ای متفاوت به نظر می رسند. ظاهر تخت و بی پیرایه آفیس XP و 2000 دستخوش تغییر شده است: جعبه ابزارها و نوارهای حاشیه ای منوها با یک انحنای استوانه ای برجسته و قابل لمس شده اند. دکمه ها و سرمنوها زمانی که نشانگر ماوس روی آنها قرار می گیرد نارنجی کم رنگ می شوند و اگر آنها را بفشارید رنگ نارنجی آنها پر رنگ می شود. اینها گذشته از جذاب کردن محیط کار، به رویت پذیری اجزای محیط کار می افزایند، مثلا به راحتی متوجه می شوید که آیا حالت پر رنگ انتخاب شده است یا نه. گذشته از جنبه های ظاهری این ویرایش می توان گفت که آنچه Office 2003 را بیش از همه خواستنی می کند در سه حرف خلاصه می شود – XML . این نیز همانند HTML یک mark-up language است و از برچسب ها تشکیل می شود. اما در حالی که HTML در درجه اول متوجه ظواهری مانند ‹ Font › است،برچسب های XML می توانند به محتوا آدرس دهی کنند و با توجه به طرح کلی ( Schema ) تعریف شوند. بنابراین، به عنوان نمونه گروهی از تولید کنندگان پنیر می توانند یک برچسب ‹ Bordeaux › تعریف کنند که نشان می دهد داده ای با این برچسب دربردارنده اطلاعاتی از پنیر تولید بردو است. علاوه بر این، مستنداتی که با فرمت XML ذخیره شده اند را می توان با موتورهای دیگر پردازش داده بر پایه نوع داده شان مورد جست و جو قرار داد، نه فقط بر پایه کلمه های ساده. برتری این روش روشن است- مانند این است که برای پیدا کردن اطلاعات یک پرواز به خصوص از یک موتور جست و جو مناسب مانند Expedia استفاده کنید، نه این که عبارت “ flight+tehran+rome+Tuesday ” در Google تایپ کنید. XML را همچنین می توان توسط سرویس های وب برای انجام کارهایی چون فعال کردن یک نرم افزار ثبت سفارش در جهت کار با یک برنامه کنترل سهام در یک سازمان یا سازمان های مختلف به کار گرفت.
جست و جو
ویژگی بعدی پنجره Research است و زمانی که آفیس فعال شود به صورت مجموعه ای از منابع برخط ( Online ) و نابرخط ( Offline ) شکل می گیرد. منظور از منابع نابرخط، thesaurus واژنامه و منظور از منابع برخط، Gale,Factiva,Elibrary,Microsoft Encarta و Commpany profiles است. هنگامی که جست و جو انجام می دهید، پنجره Research با یافته های فشرده ای انباشته می شود که هر کدام در زیر منبع خود گرد آمده اند و شامل یک لینک به مقاله اصلی هستند. با اینکه یک نمایش این چنینی از قابلیت کاری XML خیره کننده است،ولی انچه واقعا به دست می آید کمتر از چیزی است که در برابر دیدگان شما قرار می گیرد. ما بسیاری از لینگ هایی به مقاله های Encarta اشاره داشتید را امتحان کردیم. این لینک ها در بیشتر مواقع به “ Pay to join ” منتهی می شدند و این در حالی بود که یک جست و جوی مستقیم در Encarta ، مقاله را به صورت کامل و به رایگان در اختیار ما قرار می داد. لینک هایlibrary E و Factiva نیز بدون پرداخت امکان دسترسی به مطلب را فراهم نمی کردند، گرچه بسیاری از مطالب Factiva برگرفته از صفحات Observer,BBC و Times بودند که به راحتی از سایت های خودشان قابل دسترسی هستند. با وجود این که می توانید خدمات جست و جو را مطابق نیاز خود تنظیم کنید ولی امکان افزودن سایت های دلخواهی همچون Wikiped و Google را ندارید. این تا حدودی شرم آور است و ما را به این نتیجه می رساند که این ویژگی نه برای فنی کردن دانش کاربر، بلکه برای غنی کردن جیب شرکای مایکروسافت در نظر گرفته شده است. اعلام شده است که قرار است یک قرار داد با آمازون ( http://www.amazon.com ) بسته شود تا کاربران بتوانند با انجام یک دان لود ( download ) رایگان، از امکان جست و جو در آمازون نیز بهره مند شوند. بدین ترتیب می توان جزییات کتاب ها با جلد آنها را به صورت مستقیم به آفیس کپی کرد یا اینکه بدون ترک محیط آفیس کتاب خرید. نکته مثبتی که می توان به آن اشاره کرد، امکان ترجمه است که توسط Worldlingo فراهم شده است. ما توانستیم یک مستند 3000 کلمه ای ورد را در عرض چند ثانیه از انگلیسی به فرانسه ترجمه کنیم. متن ترجمه شده در یک پنجره IE پس داده شد. کیفیت ترجمه با توجه به این که توسط یک ماشین انجام شده بود، قابل قبول می نمود. ولی باید گفت که هیچ کس انتظار ندارد ترجمه URL هایی که به .co.uk منتهی می شوند در زبان فرانسوی به صورت .co.r-u باشد! هنوز جا دارد زبان های بیشتری افزوده شوند- مانند یونانی، روسی و چینی. بخش دیگری از Task Pane که می توان از آن سخن گفت Shared Workspace است که در Powerpoint, Excel, word موجود است که برای ایجاد تبادل میان اعضای یک تیم در نظر گرفته شده است. اعضای یک تیم می توانند بدین وسیله مستندات خود را روزآمد کنند، وظایف را مشخص کنند و لینک هایی که به منابع خارجی دارند به اشتراک بگذارند.