ارائه زمان بندی مستقل از پیمانکار برای اجرای پروژه توسط کارفرما
قبل از ورود به بحث اصلی بگذارید سه مثال به عنوان نمونه ذکر کنم:
مثال1: از شرکتی خصوصی، اوایل سال 82 برای خرید سیستم تلفن گویا با ما تماس گرفتند.جلساتی برگزار شد و در آن زمان خاص پروژه به مرز تایید نهایی نزدیک شد و پیش نویس قرارداد برای آنها ارسال گردید تا قرارداد منعقد گردد. از اولین تماس تا آخرین تماس در این بین چیزی در حدود 2 ماه زمان طول کشید و در جلسات متعدد طرح اصلاح گردید تا در نهایت طرح نهایی تصویب شد. از طرف شرکت خریدار هم ضرب الاجل تعیین شد که هر چه سریعتر کار انجام شود و با سرعت پیش نویس قرارداد برستید تا کار زودتر اجرا شود. اما...... بعد از ارسال قرارداد مدت زمان طولانی سپری شد و خبری از آنها نشد! تماس های مکرر هم نتیجه نداد. تا اینکه چهار، پنج ماه بعد مجددا تماس گرفتند که تشری بیارید برای جلسه!..... جلسه بعد از اینهمه زمان باز هم جلسه!؟ ما هم گفتیم چشم. رتیم. جلسه خوبی بود. معلوم شد تازه بعد از اینهمه وقت یک نفر دیگر هم باید نظر بدهد. باز هم چند ماه گذشت. تااینکه روزی فکس دریافت کردیم مبنی بر دعوت به شرکت در مناقصه! بعد از اینهمه وقت تازه دعوت به شرکت در مناقصه. ایندفعه تصمیم گرفتیم که در مناقصه شرکت نکنیم. اما به اصرار یکی از همکاران، فرمها را پرکرده ارسال کردیم. بازهم هیچ خبری نشد تا اسفند ماه 83 که از طرفآن شرکت آمدند برای بازدید . مجددا تمامی بحث هایی که قبلا شده بود مطرح شد و باز هم پیشنهاد ما از لحاظ فنی تایید شد. اما تا امروز هم هنوز خبری مبنی بر قبول یا رد پیشنهاد ما دریافت نشده است!
مثال2: در اواخر سال 81 دعوت شدیم به اجرای پروژه برای یکی از وزارتخانه های دولتی. بعد از جلسات متعدد در اواخر اسفند ماه به ما گفتند که پروژه را شروع کنید و هر چه سریعتر پروژه را انجام دهید. ما هم نیروها را به پروژه اختصاص داده و طراحی اولیه آن را انجام دادیم. اما مدیران این وزارتخانه به دلیل ترافیک آخر سال به ما گفتند که فعلا دست نگه دارید تا آغاز سال جدید. از 5 فروردین شروع کنید. ما هم صبح روز 5 فروردین به آنجا مراجعه کردیم. نبودند! تا اینکه بعد از 15 فروردین آمدند. به ما گفتند فعلا صبر کنید! مشکلی پیش آمده! حدود 5 الی 6 ماه مدام با آنها در ارتباط بودیم اما می گفتند که شما پروژه را انجام می دهید اما فعلا صبر کنید. تا اینکه در تماس های آخر به ما گفتند ببخشید! خدمات کامپیوتر خود ما با دیدن طرح شما گفته است که خودش آن را می سازد! (این مشکل یکی از مشکلات ارائه پیشنهاد برای پروژه است (proposal) در آینده در مورد آفات ارائه پیشنهاد خواهم نوشت). امروز که شاید بیش از 2 سال و اندی از آن جریان می گذرد هنوز هم آن پروژه اجرا نشده است!
مثال3: انتهای سال 83 ، پروژه ای گرفتیم برای ایجاد یک سیستم خاص تلفن گویا. به کارفرما قول دادیم که به لحاظ عجله ای که در بهره برداری از سیستم داشتند یک هفته ای کار را تحویل دهیم. با همت بچه ها، کار در زمان مشخص به پایان رسید. اما نتوانسیتم بر خلاف انتظار در روزهای پایانی سال نمایندگان کارفرما را پیدا کنیم. با شروع سال هم هنوز موفق نشده ایم پروژه را تحویل دهیم!
این سه مورد و موارد بسیاری نظیر این که شاید برای هر کس که دستی در توسعه نرم افزار در داخل کشور داشته باشد امری طبیعی و عادی به شمار می رود و در طی کار خود بارها با این مشکل مواجه شده است، مواردی که زمانبندی از جانب پیمانکار یا مجری رعایت شده است، اما کارفرما در طی یک برنامه مشخص پروژه را تحویل نمی گیرد و یا زمان آنقدر طولانی می کند که اجرای پروژه مقرون به صرٿه نباشد. مواری لزوم ارائه یک زمانبندی برای اجرا از طرف کارفرمای یک پروژه نرم افزاری را بیش از پیش الزامی می کند.
بگذارید از زاویه دید دیگری به این مساله نگاهی بیاندازیم. معمولا در هنگام ارائه پیشنهاد کارفرما منتظر دریافت یک زمانبندی برای اجرای یک پروژه از طرف پیشنهاد دهنده می ماند. در هنگام عقد قرارداد نیز نه تنها در متن قرارداد بلکه معمولا در پیوست ها نیز زمانبندی اجرای پروژه از طرف کارفرما ارائه شده و تبعیت از این زمانبندی جزء تعهدات وی محسوب می شود. هرچند این زمانبندی در بسیاری موارد مشمول تسامح و تساهل می شود و به درستی رعایت نمی شود اما با این وجود به عنوان یک ابزار کنترلی (بهتر بگویم ابزار فشار) به پیمانکار استفاده می شود. در حالیکه برای یک کارفرمای سخت گیر، چیزی جذاب تر از تحت فشار گذاردن مجری نیست!
در لزوم ارائه این زمانبندی از جانب پیمانکار و تعهد داشتن به آن شک نداریم. امری است لازم و ضروری و بایستی با استفاده از متریک های تخمین مناسب، زمانبندی نزدیک به واقعیت برآورد شده و سپس اجرا تحت آن زمانبندی کنترل شود. اما باید بدانیم که بایستی یک زمانبندی نیز از جانب کارفرما برای اجرای پروژه تعریف شود.
این زمانبندی که می تواند توسط خود کارفرما و یا مشاور فنآوری اطلاعات و ارتباط وی تهیه شود به جای پرداختن به زمانهای اجرای پروژه، زمانبندی آغاز پروژه، تهیه فهرست نیازها و برگزاری مناقصه (یا هر مکانیسم دیگر) و در نهایت انتخاب مجری یا پیمانکار در ابتدای پروژه و سپس دریافت نسخه های مختلف سیستم از مجری در زمانهای پیش بینی شده در زمانبندی وی و ارائه نظر در مورد آن در زمان مقرر و در نهایت زمانبندی تحویل نهایی پروژه و تسویه حساب با پیمانکار و از همه مهم تر زمانبندی پشتیبانی نرم افزار را محور بحث قرار می دهد.
به عبارت دیگر، کارفرما باید بداند که برای تهیه یک سیستم نرم افزاری چه گامهایی باید پیموده شود و برای همه این گامها زمان تعیین کند تا بتواند در زمان مقرر، ضمن تهیه این سیستم به تعهدات خود نیز عمل کرده باشد. همانگونه که به موقع تحویل دادن یک پروژه از طرف پیمانکار کاری پسندیده است و به نفع وی می باشد، تحویل گرفتن به موقع یک پروژه نیز ، کارفرما را منتفع می سازد.
ارائه این نوع زمانبندی با نحوه تنظیم زمانبندی پروژه متفاوت است و بایستی موارد دیگری را به عنوان خطرات و یا ریسک های نرم افزاری در نظر گرفت و در مدیریت و تحلیل خطر ها (Risk Analysis) به آنها پرداخت.مواردی نظیر نیاز واقعی به داشتن چنین سیستمی ، بودجه و اعتبارات ، گلوگاههای اداری که با بروکراسی زیاد باعث اتلاف وقت می شوند و ..... تهیه این زمانبندی امری است که شاید به تجربه زیادی نیاز دارد.
یکی از راه حل های رسیدن به چنین زمانبندی هایی اجرای طرح های راهبردی فنآوری اطلاعات و یا طرح های جامع فنآوری اطلاعات و ارتباطات (IT Master Plan) که پیشتر در مورد آنها نوشته بودم می باشد. با داشتن یک ICT Master Plan می توان مشخص کرد که چه پروژه را در چه زمانی بایستی آغاز کرد و در چه زمانی باید به نتیجه رسید. با تقسیم این زمان های کلی می توان زمانبندی جزئی اجرای یک پروژه را بدست آورد.
مجددا متذکر می شود ارائه این زمانبندی و حرکت طبق آن، ضمن ایجاد آسایش و امنیت برای مجریان و پیمانکاران، باعث می شود ضمن بهره گیری مناسب از نیروی انسانی و منابع کارفرما ، در نهایت محصول در زمانی که واقعا به آن نیاز دارد در سیستم عملیاتی شود.
یک الگوریتم ابتکاری برای مسئله زمانبندی پروژه با هدف حداکثر کردن NPV
چکیده:
مسأله زمان بندی پروژه عبارت است از تعیین زمان فعالیتهای یک پروژه برای رسیدن به یک هدف معین. این هدف می تواند تکمیل هر چه زودتر پروژه و یا حداکثر کردن منافع ناشی از اجرای پروژه باشد. اکثر متدلوژی هایی که در موضوع زمان بندی پروژه در مقالات معرفی شده اند به هدف حداقل کردن مدت پروژه با انواع مختلف محدودیتهای منابع و محدودیتهای پیش نیازی پرداخته اند. لذا جنبه های مالی پروژه اغلب نادیده گرفته شده، و یا به عنوان معیار درجه دوم مدنظر بوده است. هنگامی که جنبه های مالی مدیریت پروژه مدنظر باشد، تابع هدف حداکثر کردن خالص ارزش فعلی، یکی از مناسبترین معیارها به شمار می رود. در این مقاله مساله زمان بندی پروژه با هدف ماکزیمم کردن خالص ارزش فعلی بدون محدودیت منابع بررسی شده است. الگوریتمی به نام الگوریتم تفاضلی برای این منظور ارائه شده است. برای ارزیابی کارایی این الگوریتم شبکه هایی با تعداد 10 تا 1000 گره و با ضریب پیچیدگی شبکه بین 1.3 تا 6.6 تولید شده است. مقدار خالص ارزش فعلی و مدت زمان حل مسائل در الگوریتم تفاضلی با مقدار خالص ارزش فعلی ومدت زمان جوابهای به دست آمده از الگوریتم جستجوی برگشتی مقایسه شده است. نتایج محاسباتی نشان می دهد که الگوریتم تفاضلی با توجه به پارامترهای تعداد گره، ضریب پیچیدگی شبکه و سررسید پروژه از کارایی خوبی برخوردار است.