مدیریت زمان
هیچ چیز را نمی توان جایگزین وقت کرد . هیچ چیز دیگری قابلیت آن را ندارد . مخصوصا در مورد روابط شخصی .
استفاده از وقت ضروری است . هر کاری نیاز به صرف مقداری وقت دارد .
وقت برای به ثمر رساندن هر کاری لازم است . شما چطور از وقتتان استفاده می کنید ؟
مدیریت زمان مهارتی است که می توان آن را با انضباط و تمرین فرا گرفت .
مدیریت زمان شما را قادر می سازد که جریان وقایع را تحت کنترل بگیرید .
شما همیشه آزادید که انتخاب کنید چه کاری را اول انجام دهید ، چه کاری را پس از آن انجام دهید و چه کاری را اصلا انجام ندهید .
مدیریت زمان بیش از هر چیز به انضباط فردی ، خویشتن داری و تسلط بر نفس نیاز دارد .
اکثر مردم سرگرم فعالیت هایی هستند که بیشتر آرامش بخشند تا هدفمند بنابر این :
مدام از خود بپرسید : آیا کاری که مشغول انجام آن هستم بیشترین بازده برای وقت صرف شده را دارد یا نه ؟
وقت ماده خام زندگی است شما چطور آن را عمل می آورید ؟
از کمبود وقت گله نکنید شما تمام وقتی را که وجود دارد دراختیار دارید .
بهره وری بالا نتیجه بالا بردن کارایی وقت است . به این ترتیب که فقط مهمترین کارها را انجام دهید .
توانایی شما در به تعویق انداختن خوشی های کوتاه مدت تعیین کننده میزان پیشرفت مالی شما در دراز مدت است .
ارزش هر چیزی را می توان با مقدار وقتی که حاضرید صرف آن کنید، اندازه گیری کرد .
انجام کاری که واقعا از آن لذت می برید رمز عملکرد عالی است .
جمع آوری هر ثروتی با فروش خدمات فردی ، یا در واقع وقت شخصی ، آغاز می شود .
بدترین نوع هدر دادن وقت این است که کارهایی را که اصلا نیازی به انجام دادنشان نیست به بهترین نحو ممکن انجام دهیم .
انجام کاری که واقعا از آن لذت می برید رمز عملکرد عالی است .
هر وقت می بینید کاری خیلی خوب پیش می رود ، می توانید دو چیز دیگر را هم پیدا کنید : یک آدم یک دنده و یک احساس وظیفه .
آیا در گذشته، خود را درگیر کاری کرده اید که اگر اطلاعات امروزتان را داشتید، حاضر نمی شدید به آن تن دهید ؟
همیشه از خودتان بپرسید : با ارزش ترین استفاده ای که در حال حاضر می توانم از وقتم بکنم چیست ؟
مدیریت زمان وسیله ای است که می تواند شما را از جایی که هستید به جایی که می خواهید باشید برساند .
اگر همین امروز یک میلیارد تومان برنده شوید ، چه کارهایی را به نحو دیگری انجام می دهید و چگونه زندگی خود را تغییر خواهید داد ؟
اگر همین امروز به شما بگویند فقط شش ماه دیگر زنده اید ، چه می کنید و وقت خود را چگونه صرف خواهید کرد؟
چه رویاهایی در سر دارید ؟ اگر هیچ محدودیتی نداشتید ، دلتان می خواست چه جور آدمی باشید ؟ چه چیزهایی داشته باشید ؟ و چه
کارهایی انجام دهید ؟
اگر مطمئن بودید شکست نمی خورید ، جرات می کردید کدام آرزوی بزرگ خود را عملی کنید ؟
وظیفه شخصی شما چیست ؟ آیا هماهنگ با آن زندگی می کنید ؟
یادگیری مداوم حداقل شرط لازم برای موفقیت در هر زمینه ای است که در آن فعالیت می کنید . هر روز چیز جدیدی بیاموزید .
هر فعالیت یا عدم فعالیتی مستلزم انتخابی است بین آنچه بیشتر اهمیت دارد و آنچه کمتر اهمیت دارد .
قانون حذف گزینه ها می گوید : انجام یک کار مستلزم صرف نظر از انجام کارهای دیگری است .
اصل پاراتو می گوید 80% از دست آوردهای شما نتیجه 20% از فعالیت های شماست . 20% فعالیت های سازنده شما کدامند ؟
20% وقتی که صرف برنامه ریزی برای یک پروژه می کنید به اندازه 80% وقتی که صرف انجام تمام پروژه می کنید ارزش دارد
برای فعالیت های خود اولویت و ممنوعیت تعیین کنید . چه فعالیت هایی را باید رها کنید تا بتوانید برای کارهایی که حقیقتا مهم هستند
جای بیشتری باز کنید ؟
قانون حد توانایی می گوید : همیشه برای انجام ضروری ترین کارها وقت کافی وجود دارد .
برای اولویت بندی کارها باید نتایج هر کدام از آنها را در دراز مدت در نظر گرفت .
پاداش شما همیشه بر مبنای نتایجی که به دست می آورید تعیین می شود ، از شما انتظار می رود که چه نتایجی به دست آورید ؟
چه کاری است که شما ، و فقط شما ، می توانید انجام دهید و اگر خوب انجام شود یک دگرگونی واقعی به وجود می آورد ؟
برای اینکه به کاری بیشتر بپردازید باید کار دیگری را کمتر انجام دهید . چه کارهایی را باید بیشتر و چه کارهایی را باید کمتر انجام
دهید ؟
با وقت خود مثل پول رفتار کنید . چطور می توانید وقتتان را به بهترین نحو صرف کنید تا بیشترین رضایت حاصل شود .
آرامش ذهنی را بالاترین هدف خود قرار دهید و وقت و زندگی خود را حول محور آن تنظیم کنید .
پیشرفت های جزئی در استفاده بهتر از وقت می تواند در مجموع منجر به دگرگونی های اساسی در زندگی شما شود .
وقتی که با خانواده هستید ، صددرصد وقت خود را جسما و روحا در اختیار آنها قرار دهید .
مقدار قابل ملاحظه ای از وقت خود را با کسانی بگذرانید که در زندگی برای شما بیشترین اهمیت را دارند و نگذارید که در طول این
مدت کسی مزاحمتان شود.
در خانه کمیت وقت و در کار کیفیت وقت است که به حساب می آید آنها را با هم مخلوط نکنید .
اهمیتی ندارد که از کجا آمده اید ، مهم این است که به کجا می روید .
پاداشهایی که در زندگی می گیرید بستگی به این دارد که چه کاری می کنید ، چقدر خوب آن را انجام می دهید و چقدر مشکل است که
بتوان کسی را جایگزین شما کرد .
یکی از بهترین راه های استفاده از وقت این است که قابلیتهای خود را در زمینه هایی که نتایج کلیدی را برای شما به بار می آورد
افزایش دهید .
استعداد و توانایی های منحصر به فرد شما کدام است ؟ چطور می توانید آنها را به حد اکثر برسانید .
اینکه چه کسی باشید و در چه موقعیتی قرار داشته باشید بر عهده شما و نتیجه انتخابها و تصمیم گیری های خودتان است .
همه چیز به حساب می آید . هر کاری که انجام دهید یا به شما کمک می کند یا آسیب میرساند ، هیچ چیز خنثی نیست .
نقطه آغاز تصمیم های بهتر نقطه پایان تصمیم های بدتر است .
در شغل شما چه عواملی برای پیشرفت حیاتی هستند ؟ در انجام چه کاری باید حتما عالی باشید تا بتوانید به موفقیت دست یابید ؟
نقاط قوت و ضعف شما در چه زمینه ای است ؟ یک نقطه ضعف کافی است تا شما را از پیشرفت باز دارد .
تمام آموزشهای ممکن را ببینید . یک ایده خوب کافی است تا شما را از انجام سالها کار سخت معاف کند .
اگر بخواهید همین امروز شروع کنید ، برای غلبه بر ضعف ها و به حداکثر رساندن قدرت هایتان چه کار می توانید بکنید ؟
هر دقیقه ای که صرف برنامه ریزی می کنید در انجام کار ده دقیقه صرفه جویی می کنید . بدین ترتیب ، بازده انرژی شما 1000 %
افزایش می یابد .
روشن نبودن قضایا علت اصلی اتلاف وقت است . مدام از خودتان بپرسید : می خواهم چه کاری انجام بدهم ؟ و چطور می خواهم این
کار را انجام بدهم ؟
بعضی ها می توانند وقت آدم را زیاد تلف کنند . چه کسی در محیط کار وقت شما را تلف می کند ؟
شما در محیط کار وقت چه کسی را تلف می کنید و این کار را چطور انجام می دهید ؟
کلمه نه می تواند در صرفه جویی در وقت کمک بزرگی به شما بکند . به هر چیزی که بهترین و عالی ترین استفاده از وقتتان نیست نه بگویید .
گاهی دیگر به مدیریت زمان
مقدمه :بسیاری از افراد ادعا می کنند که وقت آنها به هدر نمی رود و ابراز می دارند که: من خیلی سازماندهی شده کار می کنم، می دانم کجا می روم، می دانم چکار می کنم و... اگر شما واقعاً و صادقانه جزء این دسته از افراد هستید باید بگوییم که در گروه اقلیتی جای گرفته اید. خیلی از مردم نسبت به روزهای بدون بهره وری (بی حاصل) خود بی تفاوت هستند در حالی که همگی مایل هستیم کارهای بسیاری را در یک روز انجام دهیم، ولی معلوم نیست کارهایمان چقدر ارزش داشته و بر چه اساسی اولویت بندی شده اند و چقدر وقت باید صرف آنها کنیم.
مثلاً گاه برای گرفتن یک جواب یا ارسال یک نامه یا درخواست کالا از انبار، بیش از اهمیت موضوع موردنظر به پیگیری، تعارفات و حاشیه پردازی مشغول می شویم. همچنین در بسیاری از جلسات مسایل جنبی نظیر سیاست، تجارت، خانواده، اوضاع اجتماعی، اخبار سازمانی، و... بیشتر از موضوع یا دستور جلسه موردبررسی و تبادل نظر قرار می گیرند.
مقوله مدیریت زمان سالهاست که ذهن افراد و صاحب نظران رشته های مختلف را به خود مشغول کرده و تاکنون دوره های آموزشی و سمینارهای بسیاری در این ارتباط برگزار شده است. اما آیا واقعاً توانسته ایم بر زمان احاطه پیدا کرده و آن را در کنترل خود داشته باشیم.
حقیقت آن است که ما باید خود را اداره کنیم نه زمان را. چرا که زمان اساساً اداره شدنی نیست و خواه ناخواه زمان می گذرد و این ما هستیم که بایستی از آن به خوبی استفاده کنیم.
به یک تعبیر مدیریت زمان درواقع همان مدیریت بر خویشتن است و جالب است بدانید مهارتهایی که ما برای اداره کردن دیگران نیازمندیم، همان مهارتهایی است که برای اداره کردن خود نیازمندیم مانند توانایی ومهارت در برنامه ریزی، تفویض اختیار، سازماندهی، رهبری و کنترل.
شناخت صحیح و به موقع عواملی که وقت ما را هدر می دهند، خیلی مهم است زیرا بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را کوتاه خواهیم کرد. بد نیست این سوال را مطرح کنیم که وقت روزانه شما صرف چه کارهایی می شود؟ فرقی نمی کند دارای چه موقعیت شغلی و کاری هستید فقط کافی است لحظاتی روزهای گذشته و امروز خود را مرور کنید.
شاید قبل از اینکه به پاسخ شما بپردازیم بهتر است در یک مورد، تکلیف خود را روشن کنیم و آن این موضوع که آیا شما با ارباب رجوع سروکار دارید یا خیر؟
اگر شما ارباب رجوع ندارید دو حالت دارد: 1 - یا مدیر هستید، اختیارات و کارها را تفویض کرده اید.
2 - یا اینکه ماهیت شغل شما به گونه ای است که با ارباب رجوع سروکار ندارید. ازطرح این سوالها دو هدف را دنبال می کنیم.
الف) ذکر این نکته که میان صرف وقت برای کسی که ارباب رجوع دارد و کسی که با ارباب رجوع سروکار ندارد خیلی فاصله است.
به عبارت دیگر، افرادی که با ارباب رجوع سروکار دارند، وقتشان طوری دیگر صرف می شود که مطلب مهمی است و در تجزیه و تحلیلهای مربوط به مدیریت زمان اغلب دیده شده که موردغفلت قرار گرفته است.
ب) ذکر این نکته که شما باید اختیارات و کارهای خود را به دیگران تفویض کنید.
خوب برگردیم بر سر سوال قبلی مان. واقعاً وقت شما در طول روز صرف چه کارهایی می شود؟ شاید پاسخهای شما برحسب فراوانی و اهمیت اینگونه باشد:
1 - دیدن کارتابل نامه ها؛
2 - جلسات و تماسهای تلفنی؛
3 - بررسی پرونده ها و تهیه پیش نویس نامه ها یا اخبار و اطلاعات لازم؛
4 - بازرسی و سرکشی به قسمتها؛
5 - ماموریتهای اداری؛
6 - انجام امور شخصی؛
7 - ارتباطات غیررسمی و حضور در غذاخوری و نظایر آن.
شناسایی عوامل موثر در اتلاف وقت
به طور اجمال می توان عوامل موثر در اتلاف وقت را به قرار زیر برشمرد:
عدم تفویض اختیار؛
تماسها و مکالمات زیاد تلفنی؛
جلسات بسیار (درون سازمانی و برون سازمانی)؛
قبول و یا تحمیل بیش از حد مسئولیت و کار؛
آشفتگی و بی نظمی فردی و عدم تمرکز فکری؛
نداشتن کارکنان و همکاران شایسته و کارآمد؛
مسافرتها و ماموریتهای متعدد اداری؛
امور شخصی و گرفتاریهای خانوادگی؛
عدم برنامه ریزی مناسب؛
کار امروز را به فرداافکندن.
همانگونه که مشاهده می شود موضوع «عدم تفویض اختیار» به عنوان شاید مهمترین عامل اتلاف وقت بویژه برای مدیران عنوان گردیده است.
به راستی چرا شما بخشی از اختیارات خود را به دیگران واگذار نمی کنید؟ بد نیست در این قسمت مهمترین دلایلی را که برای عدم تفویض اختیار برشمرده شده است را ذکر کنیم:
1 - کارکنان هنوز کار بسیاری برای انجام دادن دارند و واگذاری و تفویض اختیار بیشتر به آنها معقولانه نیست؛
2 - کارکنان توان انجام دادن برخی کارها را ندارند، لذا نمی توان اختیاری به آنها تفویض کرد؛
3 - کارکنان نمی خواهند به آنها تفویض اختیار شود؛
4 - فرد مناسبی نیست که کارها و اختیارات به او واگذار شود؛
5 - قدرت وجسارت لازم در تفویض اختیار وجود ندارد؛
6 - مدیران ترجیح می دهند برای حفظ شأن و شخصیت خود از تفویض اختیار پرهیز کنند؛