تجزیه و تحلیل شغل
پایه و اساس سازمان، وظایفى است که به وسیله اعضاى آن انجام مىگیرد. این وظایف باید متناسب با یکدیگر و داراى هماهنگى در جهت رسیدن به اهداف سازمان باشد. بنابراین، تجزیه و تحلیل و شناخت مشاغل در سازمان، بخش مهمى از وظایف مدیریت منابع انسانى محسوب مىشود.
تجزیه و تحلیل شغل، فرآیندى است که از راه آن، ماهیت و ویژگىهاى هر یک از مشاغل، در سازمان بررسى مىگردد و اطلاعات کافى در باره آنها جمعآورى و گزارش مىشود. با تجزیه و تحلیل شغل معلوم مىشود که هر شغل چه وظایفى را شامل مىشود و براى احراز و انجام شایسته آن، چه مهارتها، دانشها و توانایىهایى لازم است.
در حال حاضر، روش بهخصوصى که به طور یکسان براى تجزیه و تحلیل همه مشاغل در هر شرایطى مناسب بوده و از پایایى و روانى لازم نیز برخوردار باشد، وجود ندارد. برخى از صاحبنظران معتقدند که ترکیبى از روشهاى گوناگون، مؤثرتر از به کارگیرى هر یک از آنها به تنهایى است و هیچیک از روشها به طور جداگانه بر دیگر روشها برترى ندارد.
تنظیم شرح شغل و شرایط احراز شغل
در شرح شغل، وظایف، مسؤولیتها و شرایط کلى کار به طور خلاصه بیان مىشود. شرایط احراز شغل نیز شرح حداقل شرایطى است که متصدى شغل باید داشته باشد تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآید. به بیان دیگر، دانش، مهارتها و توانایىهایى که براى انجام موفق و مؤثر شغل ضرورى است، در فرم شرایط احراز منعکس مىشود و انتظار مىرود کسى که داراى آن شرایط است، کار را بهتر از کسى که فاقد آنها است، انجام دهد.
تنظیم شرایط احراز شغل، نقش مهمى در فرآیند انتخاب افراد ایفا مىکند و با استفاده از آن مىتوان فردى را انتخاب و استخدام کرد که بیشترین شایستگى را براى تصدى شغل مورد نظر داشته باشد. در واقع، منظور از انتخاب درست در مدیریت منابع انسانى، این است که شاغل (با توجه به مشخصاتى که در شرایط احراز شغل درج گردیده) و شغل (آن طور که در شرح شغل آمده است) با هم تناسب داشته باشند.
در شرح شغل، عناوینى مانند: عنوان شغل، محل شغل، خلاصهاى از شغل، وظایف شغل، رئیس یا زیردستان، شرایط شغل و خطرهاى موجود در شغل مىآید. در شرایط احراز شغل، عناوینى مانند: تحصیلات، تجربیات، دورههاى تخصصى، قدرت قضاوت، ابتکار، توان تصمیمگیرى، مهارتهاى جسمى، مهارت در انتقال مفاهیم، ویژگىهاى روحى و روانى و نیاز به استفاده بیش از اندازه از یکى از حواس پنجگانه، مانند چشم، مىآید.
کاربرد تجزیه و تحلیل شغل
اطلاعاتى که از تجزیه و تحلیل شغل به دست مىآید، در امور گوناگون مربوط به مدیریت منابع انسانى، مورد استفاده قرار مىگیرد که مهمترین آنها عبارتند از: کارمندیابى، انتخاب و انتصاب، ایمنى، ارزیابى عملکرد، حقوق و دستمزد، طراحى شغل، برنامهریزى نیروى انسانى و تحقیق و پژوهش و تنظیم قوانین و مقررات استخدامى.
مشکلات تجزیه و تحلیل شغل
ممکن است در نتیجه تجزیه و تحلیل شغل، تصویر مبهمى از شغل ارائه شود. این احتمال، همواره حتى هنگامى که تجزیه و تحلیل بههنگام صورت گرفته باشد نیز وجود دارد. علت این است که افراد مختلف از دیدگاههاى مختلف به یک شغل نگاه مىکنند و برداشتهاى متفاوتى دارند. از این رو، ممکن است کارشناسان و تحلیلگران آمار، ارقام و اطلاعات به دست آمده را به صورتهاى گوناگون تفسیر کنند. این مشکل، تنها به تجزیه و تحلیل مشاغل محدود نمىشود، بلکه در هر فرآیندى که انسان به عنوان عامل، در آن دخالت داشته باشد، وجود دارد.
طراحى شغل
براى طراحى مشاغل، روش واحدى که همواره بتوان از آن استفاده کرد، وجود ندارد و در شرایط و موقعیتهاى گوناگون، طرحها و الگوهاى متفاوتى به کار برده مىشود؛ ولى معمولاً از چهار روش، بیشتر استفاده مىشود: روش مدیریت علمى، روش انگیزش، روش سیستمى و روش مبتنى بر ویژگىهاى عامل انسانى
1. روش مدیریت علمى
رایجترین شیوه براى طراحى شغل، روش مدیریت علمى است که تیلور آن را پیشنهاد کرده است. او معتقد بود که تقسیم کار (بر اساس تخصص) باید مبناى طراحى مشاغل قرار گیرد.
در این نظریه، بهترین طرح براى هر شغل، آن است که حرکات اضافى براى انجام دادن آن را حذف کرده باشد. او نکات زیر را مورد توجه قرار مىداد:
شغل باید به وظایف و مسؤولیتها محدود شود که مىتوان به بهترین وجه از عهده آنها بر آمد.
شاغل باید فنون و مهارتهاى خاص هر شغل را آموخته باشد.
ابزار و وسایل کار باید در دسترس کارکنان قرار داده شود، به گونهاى که از تعداد حرکات غیر ضرورى کاسته شود.
2. روش انگیزش
بر اساس این روش، مشاغل باید به گونهاى طراحى شوند که باعث رضایت کارکنان و ایجاد انگیزه در آنان گردد. روش انگیزش بر اساس نظریههاى زیر پیشنهاد گردیده است:
نظریه دو عاملى هرزبرگ (غنى سازى شغل)
بنابر این نظریه، بدون اینکه تغییرى در محتواى شغل داده شود، کارکنان، مسؤول برنامهریزى براى کار خویش و نظارت بر فرآیند کار مىشوند و در نتیجه، مسؤولیت آنان در برابر کار، مشخصتر مىگردد.
نظریه فعالسازى
طبق این نظریه، باید با ایجاد تنوع در کار و کاهش خستگى، کارکنان را فعال ساخت. گردش شغلى، یکى از روشهایى است که به این منظور بهکار گرفته مىشود. به جاى اینکه فردى همواره مأمور و مسؤول کار بهخصوصى باشد، مجموعهاى از وظایف مختلف و متنوع را انجام مىدهد.
نظریه ویژهگىهاى شغل
این نظریه، مانند نظریه هرزبرگ، معتقد است که کارکنان هنگامى براى انجام کار انگیزه خواهند داشت که احساس کنند شغلشان با ارزش است و از چگونگى عملکرد خود، بازخورد بگیرند؛ ولى بر خلاف نظریه هرزبرگ، که در آن، توصیه ویژهاى براى طراحى شغل ارائه نمىشود، در این نظریه، ابعاد کار به شرح زیر در طراحى شغل، مورد توجه قرار مىگیرد:
1. انجام کار باید به مجموعهاى از مهارتها و توانایىهاى گوناگون و متنوع نیاز داشته باشد.
2. هویت کار باید معلوم باشد؛ یعنى به جاى بخشى از کار، کارکنان باید یک کار را به طور کامل انجام دهند.
3. کار باید هم از نظر کسى که مسؤول انجام دادن آن است و هم از نظر دیگران، چه در داخل سازمان و چه در خارج از آن، مهم به شمار آید.
4. شغل باید طورى طراحى شود که شاغل آن، استقلال و آزادى عمل داشته باشد و بتواند در باره رویه کار، تصمیمگیرى کند.
5. طراحى شغل باید به گونهاى باشد که شاغل بتواند از عملکرد خود بازخورد بگیرد.
وجود سه عامل (تنوع، هویت و اهمیت) باعث مىشود کارمند احساس کند که کار مهمى دارد. استقلال و آزادى عمل باعث مىشود که خود را مسؤولِ نتیجه کار خود بداند و دریافت بازخورد باعث مىشود که فرد از نتایج واقعى عملکرد فعالیتهاى خویش آگاه گردد. نتیجه حاصل از این حالتهاى روحى در کارکنان، انگیزه بیشتر، افزایش کیفیت کار، رضایت بیشتر و غیبت کمتر است.
3. روش سیستمى
منظور از روش سیستمى، این است که به جاى طراحى تکتک مشاغل، نظام کار به گونهاى طراحى شود که ابعاد اجتماعى و فنى کار، مکمل یکدیگر باشند.
از نظر کارکنان، شغلى خوب است که پیشپا افتاده و عادى نباشد و انجام دادن آن تا حدودى به توان فکرى نیاز داشته باشد، تا اندازهاى در آن تنوع و آزادى عمل وجود داشته باشد، وجهه اجتماعى خوبى داشته باشد و امکان پیشرفت شاغل را فراهم کند. بنابر این، ضوابط نظام کار باید طورى طراحى شود که آن دسته از کارکنانى که خواهان مسؤولیت بیشتر، مشارکت در تصمیمگیرىها و رشد و پیشرفت در سازمان هستند، امکان دستیابى به این اهداف را داشته باشند.
در روش سیستمى، مانند روش مدیریت علمى، هدف این است که کارآیى عملیات افزایش یابد؛ ولى بر خلاف روش مدیریت علمى، به جاى توجه به افزایش کارآیى در همه وظایف شغل، به وظایفى توجه مىشود که نقش مهمى در روند کار دارند؛ مثلاً به جاى اینکه واحدى در سازمان براى کنترل کیفیت کالا ایجاد شود، کارگرى که کالایى را تولید مىکند، خود مسؤول حفظ کیفیت و رفع عیوب آن مىگردد. طراحى نظام کار به این شکل، تصمیمگیرى براى رفع مشکل را در پایینترین سطح، یعنى منشأ ایجاد آن، امکانپذیر مىکند.
4. روش مبتنى بر ویژگىهاى عامل انسانى
در این روش، ابزار، وسایل، تجهیزات و شرایط کار، به گونهاى طراحى مىشود که بیشترین کارآیى به دست آید و به بهداشت و ایمنى و نیز رضایت کارکنان بیفزاید. به بیان دیگر، هدف این است که روش کار، مطابق با ویژگىهاى عامل انسانى طراحى شود.(1)
- طراحى شغل از دیدگاه کتاب و سنت
از دیدگاه مدیریتپژوهان، براى طراحى مشاغل، روش واحدى که همواره بتوان از آن استفاده کرد، وجود ندارد و در شرایط و موقعیتهاى مختلف، طرحها و الگوهاى متفاوتى به کار برده مىشود.(2)
مدیریت اسلامى نیز علىالقاعده هیچیک از روشهاى نامبرده را ردع و منع نمىکند؛ اما بر اساس نظریه رشد و اصل رحمت، که خمیر مایه مدیریت رحمانى است، شغل باید به گونهاى طراحى شود که زمینههاى رشد همهجانبه شاغل را فراهم کند، او را از نظر استعداد، شکوفا سازد و در یک قالب بسته نگاه ندارد، ابتکارهاى او را جلوهگر سازد، مایه رضایت او باشد، انگیزههاى او را تقویت کند و صرفاً به کارآیى سازمانى و رشد کمى و فنى و ازدیاد تولید و محصول و ارتقاى کارآیى او بسنده نشود.
روش سیستمى در درجه اول، با اندازههاى مدیریت رحمانى سازگارتر است. پس از آن، روش انگیزشى مىتواند مورد لحاظ قرار گیرد. حسن و نقطه قوّت روش سیستمى این است که به جاى طراحى تک تک مشاغل، نظام کار به گونهاى طراحى مىشود که ابعاد اجتماعى، انسانى و فنى کار، مکمل یکدیگر هستند، که این امر نیز با مبناى حسن فعلى و فاعلى کار، سازگارتر است. بنابر این مبنا، فعل و فاعل، با هم باید داراى حُسن و درجات خداپسندانه باشند. حسن فعلى، ناظر بر حداکثر کارآیى است و حسن فاعلى، بیانگر روحیات و نیات و انگیزههاى فاعل است و این هر دو، مهم هستند.
از سوى دیگر، روش مدیریت علمى تیلور، کمترین مطلوبیت را دارد؛ زیرا تحقیقات نشان داده است که تقسیم کار به اجزاى کوچکتر، عواقب زیانبارى چون نارضایتى، فشارهاى عصبى و افت عملکرد کارکنان را در پى داشته است.(3) این امور در جهت خلاف قواعد مسلّمى، همچون نفى عسر و حرج و نفى ضرر در اسلام، قرار دارند.
- شرح شغل در قرآن و سیره نبوى و علوى
تبیین وظایف و معلومیت تکالیف، از اصول انکارناپذیر مدیریت رحمانى است. هم فرشتگان به عنوان کارگزاران خداوند، وظایف خویش را مىشناسند و هم رسولان الهى شرح وظایف مشخصى دارند؛ مثلاً وظایف رسول خدا(ص) عبارتند از:
1. تعلیم حقایقى که مردم نمىدانند یا نمىتوانند بدانند.(4)
2. تزکیه و پاکسازى انسانها از بدىها و سوق دادن آنان به سوى خوبىها.(5)
3. یادآورى بینشها و گرایشهاى فطرى متعالى، نهفته در وجود بشر.(6)
4. آزادى انسان از اسارت قدرتهاى سلطهجو و برداشتن زنجیرهایى که پیروى از هوا و هوس، بر دست و پاى روح او بسته است.(7)
. امر به معروف و نهى از منکر.(8)
6. حلال کردن طیبات و حرام کردن خبائث و پلیدىها.(9)
7. گرفتن مالیات و صدقات از توانمندان.(10)
8. بسیج نیروها براى جنگ و جهاد در راه خدا.(11)
9. تهجد و بیدارى شبانه.(12)
10. ابلاغ پیام الهى و آسمانى به مردم.(13)
11. انذار و بیم دادن به مردم.(14)
12. بشارت دادن به مؤمنان وعاملان صالح.(15)
13. همراهى و همنوایى با محرومان جامعه.(16)
14. بازگو کردن نعمتهاى پروردگار.(17)
15. استقامت در راه خدا.(18)
16. توکل کردن بر خدا.(19)
17. مشورت کردن با مردم در امر حکومت.(20)
18. بخشش خطاهاى مردم و استغفار براى آنان.(21)
19. برقرارى عدالت اجتماعى.(22)
20. اسوه و الگو بودن براى طالبان کمال.(23)
از آیات ذکر شده و امثال آن، که در قرآن فراوان است، این اصل استفاده مىشود که کسى که بر کارى گماشته مىشود، باید شرح وظایف او به شکل اجمالى و تفصیلى شخص باشد تا هم پاسخگو باشد و هم با او اتمام حجت شده باشد. در همین زمینه، یکى از وظایف رسول، تبیین و مشخص کردن وظایف و تکالیف دیگران، از جمله، کارگزاران خویش است: «و انزلنا الیک الذکر لتبیّن للناس ما نزّل الیهم»؛(24) یعنى ما این ذکر (قرآن) را بر تو نازل کردیم تا آنچه را به سوى مردم نازل شده است، براى آنان روشن سازى.
پیامبر اکرم(ص) این اصل را مانند دیگر اصول مدیریتى، کاملاً مراعات مىکرد. ما اکنون مجموعهاى از نامههاى آن حضرت را در دست داریم که بیشتر آنها در سالهاى هشتم تا دهم هجرى نوشته شدهاند. بخشى از این نامهها خطاب به رؤساى قبایل و براى نصب آنان به عنوان حاکم و عامل رسول خدا(ص) بر آن قبیله است. پیامبر اکرم(ص) در این نامهها دستورهایى در باره رعایت عدالت، مسائل قضایى و نیز حوزه جغرافیایى قبیله و حقوق خاص آنان صادر کردهاند.(25) برخى معتقدند که عهدنامهنویسى، همان شرح وظیفهنویسى بوده است که در زمان پیامبر(ص) و حضرت على(ع) آغاز شد.(26)
مقریزى در کتاب امتاع الاسماع(ص1039) شرح وظایفگونهاى از رسول خدا(ص) خطاب به عموم والیان و کارگزاران خویش آورده است که جاى نام والى خالى است و با اصطلاح «فلان» تنظیم شده است. بنابر این نقل، این شرح وظایف، شکل استاندارد شده و همسانى را براى همه کارگزاران بیان مىکند: