مدیریت تغییر و بهبود سازمان
مدیران امروزی در محیطی پرابهام، پویا و متحول کار میکنند. یکی از بارزترین خصوصیات عصر حاضر، تغییرات و تحولات شگرف و مداوم در طرز تفکر، ایدئولوژی، ارزشهای اجتماعی، روشهای انجام کار و بسیاری از پدیده‌های دیگر زندگی است. علوم مختلف در چند دهه اخیر بیش از هر دوران دیگر در طول تاریخ بشر، پیشرفت کرده است. فناوری بهطورمداوم و باشتابی بیمانند در حال تحول و پیشرفت است و ارتباطات جدید، امکان هرگونه تماس را از هر نقطه جهان به نقطه دیگر در کوتاهترین مدت و با کمترین هزینه میسر ساخته است. در دنیای کنونی، بر اثر پیشرفت فناوری، طبیعت و محتوای کار به گونهای تغییر کرده است که نه تنها کالا و خدمتی که قبلا توسط نیروی انسانی تولید میشد امروزه توسط دستگاه، تولید میشود، بلکه عمل تصمیمگیری که تاکنون توسط انسان انجام می‌شده است، درحال حاضرتا حد زیادی توسط دستگاه انجام میشود. استفاده از انواع رایانه‌های پیشرفته و نیروی کار رایانهای در سازمانها و محیطهای کار، نمونههایی از اینگونه تغییرات به شمار میآیند. آثاری که دستگاههای پردازش الکترونیکی و نیروی کار رایانهای در عملکرد سازمانها و زندگی بشر امروز و آینده خواهند گذاشت، به تنهایی آنچنان زیاد و عظیم است که برخی از نویسندگان بزرگ در تاریخ تمدن انسان را بعد از انقلاب کشاورزی و انقلاب صنعتی،" انقلاب الکترونیکی" خواندهاند.
کثرت تغییراتی که سازمانها و افراد با آنها روبه رو هستند، از چنان فشار و نیرویی برخوردار است که همچون سیلی خروشان، هر نوع مقاومتی را در هم کوبیده و همه را با خود به جلو میبرد. به بیان دیگر، وسعت و تنوع نیروی تغییری که بر پیکر سازمانهای امروزی وارد میآید آنقدر زیاد است که برای آنها چارهای جز انطباق با این تغییرات باقی نمیگذارد.
تعدادی از نویسندگان مدیریت، نیروها و فشارهای تغییررا تحت چهارعنوان زیر طبقه بندی و خلاصه کردهاند:
1. تغییر فناوری: در حال حاضر، آهنگ تغییر فناوری سریعتر ازهرزمان دیگری است.
2. علم و دانش: به سبب وسعت دامنه علم، رشتههای جدیدی ازعلوم موجود منشعب شده و در صحنه علم ظاهر شدهاند.
3. کهنگی محصول و خدمت: محصولات، برنامهها و روشهای ارائه خدمات، تحت تاثیر تغییرات فناوری و پیشرفت علم و دانش، کهنه و منسوخ میشوند.
4. تغییر اجتماعی: انتظارات و ارزشهای فکری کارکنان نسبت به نسلهای گذشته تغییر کرده است.
عوامل بالا گوشهای از تغییرات بیشماری است که مدیران امروز با آنها مواجهاند. لازم به تاکید است که این تغییرات با چنان سرعت فزایندهای حادث میشوند و آنچنان متعدد و متنوعند که گاه نظامهای اجتماعی و اداری قادر به همگامی و انطباق با آنها نیستند. به همین دلیل، امروزه بزرگترین مسئلهای که هر سازمان با آن رو به روست، مسئله تحول و دگرگونیست. از این روست که مدیریت تغییر یکی از مهمترین مباحث علم مدیریت به شمار میرود.
از طرف دیگر، قبول تحول و تحقق بخشیدن به آن از مهمترین لازمههای بقا و رشد هر سازمان است، زیرا هر سازمانی، نظامی فرعی از یک نظام اجتماعی و یک نظام بزرگتر جهانی است و هنگامی که مجموع یک نظام در حال تحول و پیشرفت است، نظامهای فرعی نیز ناگزیر باید خود را با تحولاتی که در نظام بزرگتر پدید آمده است، همگام و هماهنگ کنند، با توجه به مطلب فوق میتوان گفت که مدیران امروزی با دو مسئله اساسی رو به رو هستند.
مسئله اول این است که چگونه سازمان خود را در جهتی توسعه دهند که بهتر بتواند با تغییرات و تحولات محیط هماهنگ شود، مسئله دوم اینکه چگونه انرژی و منابع انسانی سازمان را در جهتی هدایت کنند که ضمن تحقق اهداف سازمان و انجام ماموریتهای سیستم، نیازهای کارکنان نیز تامین شود. در چند دهه اخیر، مدیران روز به روز بیشتر متوجه این حقیقت شدهاند که کوششهای پراکنده و جزء به جزء برای حل مسائل پیچیده سازمانی، کافی نیست. امروزه برنامهریزی همه جانبه و وسیعتری لازم است، به نحوی که راهبردهای هماهنگ شدهای را برای پرورش فضای سازمانی، روش کار، روابط افراد، نظامهای ارتباطی و اطلاعاتی در برداشته باشد و با شرایط و الزامات قابل پیشبینی و غیرقابل پیشبینی سالهای آینده منطبق و سازگار باشد. به سبب این نیاز است که بهبود سازمان یا به عبارت دیگر، مساعی سیستماتیک برای تغییر برنامهریزی شده، پای به عرصه وجود نهاده و امروزه از اهمیتی ویژه در علم مدیریت برخوردار است.
معنی و مفهوم بهبود سازمان
اصلاح بهبود سازمان به نوعی تجدید نظر اصولی در سازمان دلالت دارد، تجدید نظری که بر نظامهای ارزشی، اعتقادات و طرز تفکر موجود در داخل سازمان به گونهای اثر گذارد که سازمان بتواند خود را با شتاب فزاینده تغییر، بهتر منطبق و هماهنگ کند، این اصطلاح چنان که از معنی ظاهری آن پیداست، به بهبود و پرورش تواناییهای سازمان توجه دارد.
تا حدی که سازمان بتواند به سطح مطلوبی از عملکرد و ایفای نقش برسد و این سطح را حفظ کند. بهبود سازمان، جریان مداوم مشکلگشایی است و انجام آن مستلزم همکاری اعضای سازمان و کارشناسان علوم رفتاری است. از دید بهبود سازمان، حتی سازمانهایی هم که در حال حاضر در سطح رضایت بخش عمل میکنند، جایی برای بهبود وپیشرفت بیشتر دارند. بهبود سازمان، فرایندی از تغییر برنامه ریزی شدهاست که بیشتر در اطراف تغییر"فرهنگ سازمانی" دور میزند. تغییر برنامهریزی شده علاوه بر ساختار سازمان، فرایندهای حساس اطلاعاتی، تصمیم گیری، برنامهریزی و ارتباطات را نیز در بر میگیرد. همچنین انتقال از یک فرهنگ سازمانی مقاوم در برابر تغییر به فرهنگی که برنامه ریزی برای مقابله و تطبیق با تغییرات را تشویق کند نیز از جمله مواردی است که بهبود سازمان به آن توجه دارد.
اهداف برنامههای بهبود سازمان
به طور کلی در فعالیتهای بهبود سازمان اهداف زیر دنبال میشود:
1. پرورش نظامی مستعد برای رشد و خود سازی
2. افزایش سلامت و اثربخشی سازمان اعم ازکل سازمان یا قسمتی از سازمان و یا نظامهای موقت مانند کمیتهها و امثال آنها.
3. ایجاد فضایی که در آن رقابت ناسالم بین گروهها و واحدهای سازمان کاهش یافته و همکاری و اشتراک مساعی بین آنها افزایش یابد.
4. ایجاد فضایی که در آن برخوردها و تضادها تحت کنترل درآید و بخوبی اداره شود.
5. ایجاد فضایی که در آن تصمیم گیری بیشتر براساس اطلاعات صورت گیرد، نه بر اساس نقش سازمانی یا سمت.
6. ادغام و یکسانسازی اهداف فردی با اهداف سازمانی.
7. تغییر فرهنگ گروهی و سازمانی به گونهای که مقاومت در برابر تغییر را به حداقل برساند و برنامهریزی و آینده نگری را تشویق کند.
8. پرورش دادن گروههای کارامد
9. آموزش و پرورش افراد به ویژه مدیران و افرادی که دارای مشاغل حساس هستند.
10. ایجاد فضایی که در آن کارکنان بتوانند عقاید و ایدههای خود را آزادانه ابراز کنند و در حل مسائل گروهی و سازمانی مشارکت داشته باشند.
11. ایجاد نظام تشویق پاداش که هم به تامین اهداف و ماموریتهای سازمان توجه داشته باشد و هم به پیشرفت و رشد شخصی کارکنان
12. کمک به مدیران در پیاده کردن روشی که مدیریت برمبنای هدف اعمال شود نه مدیریت بر اساس عملکرد گذشته و هدفهای نامرتبط با وظایف و مسئولیتها.
13. ایجاد روحیه خود هدایتی و خود نظمی درافراد و گروهها.
سرعت بخشی به برنامه های بهبود سازمان
سازمانها در سالهای اخیر برای ورود به بازارهای جدید با چالشهای تازه‌ای مواجه شدهاند.
سازمانهای امروز نیازمند نوآوری هستند تا زمان چرخه بهبود سازمان را در بیشتر جنبه‌های عملیاتی خود کاهش دهند.
در حال حاضر مبنای بیشتر تصمیمهای مربوط به بهبود عملکرد سازمان شعار «سریعتر، بهتر و ارزانتر» است.
سرعت‌بخشی به فرآیند بهبود سازمان نشان‌دهنده پذیرش واقعیتهای جهانی کسب و کار از طرف سازمانهاست.
بهبود سازمان یک جریان پیوسته حل مشکل است و انجام آن مستلزم همکاری اعضای سازمان و کارشناسان علوم رفتاری است.
بهبود سازمان یعنی تحول در طرز تفکر و رفتار گروهها و سازمانها نسبت به کارهایی که انجام می‌دهند و محیط پویایی که با آن روبه‌رو هستند.
امروزه فرق بین سازمانهای بازنده و برنده در داشتن استراتژی دقیق نیست بلکه در اجرای سریع آن است.
توضیحاتی پیرامون برنامه بهبود و تغییر سازمان
مقدمه
در سالهای اخیر سازمانها برای افزایش درآمد، کاهش هزینه‌های عملیاتی و سرمایه‌گذاری در جهت توسعه محصول و ورود به بازارهای جدید با چالشهای تازه‌ای مواجه شدهاند. رقابت جهانی شدید و بی‌رحم شده است. در اجرای برنامهها و انجام فعالیتها سرعت، حرف اول را میزند. دیگر سازمانها برای انتخاب استراتژی نمی‌توانند وقت زیادی صرف کنند و همه کارکنان آنها در جهت نیل به هدفهای استراتژیک سازمان درگیر هستند. در نتیجه، سازمانها نیازمند نوآوریهایی از قبیل مهندسی همزمان، تولید ناب و تحویل به‌موقع هستند تا زمان چرخه بهبود سازمان را در بیشتر جنبه‌های عملیاتی خود کاهش دهند. در حال حاضر مبنای بیشتر تصمیمات مربوط به بهبود عملکرد سازمان شعار «سریعتر، بهتر و ارزانتر» است.
متخصصان بهبود سازمان پنجاه سال است که برنامههای تغییر سازمانی را طراحی و اجرا میکنند. آنها دانش و مهارتهایی را به‌وجود آورده‌اند که برای رهبران سازمانهایی که به‌اجرای تغییر سازمانی نیاز داشتند، اثبات کردند که این دانش و مهارتها ارزشمند هستند. چرخه بهبود سازمان (شناخت، طراحی، استقرار، ارزیابی و ارتقأ) متدولوژی اثبات شدهای برای اجرای تغییر محسوب میشود. باوجود این، برنامههای بهبود سازمان در خلأ انجام نمی‌شود و فشارهایی که بر سایر جنبه‌های سازمان تاثیر می‌گذارد برانجام بهبود سازمانی نیز تاثیر می‌گذارد. سازمانها با به‌کارگیری افراد کمتر و صرف زمان کوتاه‌تری می‌توانند در برنامههای تغییر مشارکت کنند. اکنون موقع آن فرا رسیده است که زمان چرخه طراحی و اجرای تغییر سازمانی کاهش یابد.
سرعت‌بخشی به فرایند بهبود سازمان نشان‌دهنده پذیرش واقعیتهای جهانی کسب و کار از طرف سازمانها است. این واقعیتها سازمانها را با شرایط جدیدی مواجه ساخته که نیازمند اجرای برنامههای بهبود سازمان، به‌طور سریعتر، بهتر و ارزانتر هستند. منظور از مفهوم «سریعتر» این است که مراحل چرخه بهبود سازمان فشرده میشود و به‌جای اینکه این مراحل یکی‌یکی به ترتیب اجرا گردد، برخی از مراحل به‌صورت همزمان و موازی اجرا میشود؛ عبارت «بهتر» بدین معنی است که برنامههای جدیدتر بهبود سازمان ارزش بیشتری ایجاد میکنند و نسبت به استراتژی، نگرش کامل‌تری ارائه میکنند؛ عبارت «ارزانتر» به‌معنی صرف زمان کمتر جهت اجرای تغییر مورد نیاز و در نتیجه افزایش بازده سرمایه‌گذاری است[5].
هدف این مقاله بررسی مفهوم «سرعت‌بخشی به چرخه بهبود سازمان» است. در این راستا، ابتدا مفهوم بهبود سازمانی تشریح میشود، سپس از رویدادهایی صحبت خواهد شد که سازمانها را ملزم به تسریع فرایند بهبود سازمانی می‌کند. در ادامه به تواناییهای متخصصان بهبود سازمان اشاره خواهد شد که این تواناییها در ایجاد ارزش برای سازمانها مهم هستند و در نهایت مفهوم ایجاد ارزش و مراحل مختلف چرخه بهبود سازمان تشریح خواهد شد.
1 - مفهوم بهبود سازمان
واژه بهبود سازمان بر یک نوع تجدیدنظر اصولی در آموزش و پرورش توجه دارد؛ تجدیدنظری که بر نظامهای ارزشی، اعتقادات و طرزتفکر موجود در داخل سازمان به‌گونه‌ای اثر گذارد که سازمان را قادر سازند تا خود را با سرعت فزاینده تغییر، بهتر منطبق و هماهنگ سازد. این واژه به بهبود و پرورش تواناییهای یک سازمان توجه دارد تا حدی که سازمان بتواند به سطح مطلوبی از عملکرد و ایفای نقش برسد و این سطح را حفظ کند. بهبود سازمان یک جریان مداوم مشکلگشایی است و انجام آن مستلزم همکاری اعضای سازمان و کارشناسان علوم رفتاری است. از دید بهبود سازمان حتی سازمانهایی که در حال حاضر در سطح رضایت‌بخش عمل میکنند، جایی برای بهبود و پیشرفت بیشتر دارند.
بهبود سازمان یعنی تحول و دگرگونی در طرز تفکر و رفتار گروهها و سازمانها نسبت به کارهایی که انجام می‌دهند، جایی که در آن کار میکنند و محیط پویایی که با آن روبه‌رو هستند. شالوده بهبود سازمان اصولاً براساس علوم رفتاری کاربردی بنیان نهاده شده است و چنین فرض میشود که انسان قادر و علاقه‌مند به یادگیری و رشد است و می‌خواهد که کار برایش معنی و مفهوم داشته باشد و ناسازگاری و تضاد بین نیازهای افراد و گروهها و سازمانها امری است طبیعی و اجتناب‌ناپذیر. در بهبود سازمان سعی میشود که با بهره‌گیری از فنون مشکلگشایی، رقابتهای ناسالم و ناسازگاری و برخورد بین افراد و گروهها و سازمانها از بین برود و فضایی آکنده از تفاهم، اعتماد و همکاری جایگزین آن گردد. به‌عبارت دیگر، در بهبود سازمان سعی میشود که برای حل مسائل و مشکلات کار، از حداکثر توانائیهای کارکنان و منابع سازمان استفاده به‌عمل آید.
بهبود سازمان دانشی است که براساس علوم رفتاری کاربردی پی‌ریزی شده، به مجموع و کل سازمان نظر دارد، با همکاری و مشارکت مدیریت عالی سازمان به‌مورد اجرا گذاشته میشود، به توسعه و تغییر و بهسازی نظامها و نظامهای فرعی تاکید می‌ورزد، فعالیتهایش در اطراف هدفها و ماموریتهای کوتاه‌مدت و میان مدت تمرکز دارد، و هدف نهایی آن افزایش سلامت و در جه کفایت و اثربخشی سازمانی است[1].
2 - روندهای تسریع
حداقل سه روند عمده‌ای وجود دارد که سازمانها را ناگزیر به تسریع چرخه بهبود سازمانی می‌کند. این روندها عبارتند از[2]:
O سریع‌شدن آهنگ تغییرات کسب و کار؛
O درگیرشدن کل سیستم سازمانی در برنامههای بهبود سازمان؛
O استراتژی محورشدن برنامههای بهبود سازمان.
این سه روند در شکل شماره (1) به‌عنوان پیکان‌هایی که سازمانها را ملزم به تسریع چرخه بهبود سازمان می‌کند، نشان داده شده است.