تحقیق مقاله حسابداری هتل

حسابداری هتل

از آن جا که توضیح کامل درباره هر نوع سیستم حسابداری رایج در هتلها از جمله حسابداری دوبل ، با ماشین NCR ویا حسابداری باکامپیوتر احتیاج به زمان بیشتر و گنجایش وسیع تر دارد از شرح و بسط این روشها خودداری می نماییم، چرا که هر یک از این سیستم ها به تنهایی احتیاج به یک کتاب جداگانه و فرصت مجزا دارد. با توجه به اهمیت حسابداری در هتل و تکیه بر این واقعیت که یک مدیر متبحردر صورتی به موفقیت دست خواهد یافت که با رموز حسابداری نیز آشنایی داشته باشد. بر آن هستیم که مختصری درباره حسابداری و بیان سرفصلهای حسابهایی که در سیستم گردش داخلی هتل مورد نیاز است بسنده کنیم. یاد آور می شویم که در سر فصلهای زیر آنچه با حروف فارسی مشخص شده مربوط به دفتر کل است و آنهایی که باعدد معین گردیده بیان کننده ریز سر فصلهای دفتر های معین است.

(ا لف ) در آمد:

01     فروش اتاق؛

02     رستوران؛

03     تریا؛

04     ضیافتها – جشنها؛

05     لباسشویی؛

06     تلفن.

(ب) بدهکاران موقت

1.       مسافران؛

2.       انواع تورها، آژانسهای مسافرتی؛

(پ) انبار

(ت)هزینه مصرف مواد غذایی

(ث) خسارات

(ج) کسر و اضافات صندوق

(چ)در آمدهای متفرقه

1. کرایه سالنها؛

2. سایر درآمدها

(ح) حقوق و سایر هزینه کارگران:

1. حقوق و دستمزد؛

2. حق مسکن؛

3. حق خواربار؛

4. حق اولاد؛

5. اضافه کاری؛

6. باز خرید ایام مرخصی؛

7. لباس؛

8. غذای روزانه؛

9. عیدی و پاداش؛

10.   حق بیمه سهم کارفرما؛

11.   سایر هزینه ها.

(خ) هزینه های اداری:

1. اجاره؛

2. هزینه های سوخت (گازوایل ، گاز)؛

3. پست،تلفن، تلکس،فکس؛

4. آب،برق؛

5. ایاب و ذهاب و مسافرت؛

6. تعمیر و نگهداری ماشین آلات؛

7. تعمیر و نگهداری تأسیسات؛

8. تعمیر و نگهداری ساختمان؛

9. تعمیر و نگهداری وسایل نقلیه؛

10.   تعمیر و نگهداری تزئینات،تشریفات؛

11.   مصارف و ملزومات اداری؛

12.   مطبوعات و تبلیغات؛

13.   کمکهای بلاعوض و امور خیریه؛

14.   سایر هزینه ها.

(د)هزینه های مالی:

1.سود تضمین شده؛

2. هزینه های حسابرسی؛

3. مشاوره حقوقی و …؛

4. خرید اوراق بها دار؛

5. حق الزحمه بازرسان؛

6. سایر هزینه ها.

(ذ) دارایی های جاری:

1. موجودیهای نقدی ( بانک و صندوق)؛

2. پیش پرداختها و سپرده های کوتاه مدت؛

3. اسناد دریافتی؛

4. حساب جاری شرکاء؛

5. بدهکاران؛

6. موجودی های جنسی؛

7. کالاهای در راه ( سفارشات)؛

8. سایر داراییها.

(ر)دارایی های ثابت:

1.زمین؛

2. ساختمان؛

3. تأسیسات؛

4. ماشین آلات؛

5. وسائط نقلیه؛

6. اثاثیه؛

7. ابزار آلات؛

8. سایر داراییهای ثابت.

(ز) سرمایه گذاریها:

1. مشارکت در سایر مؤسسات؛

2. وامهای پرداختی؛

3. سایر سرمایه گذاریها؛

(ژ) بدهیهای جاری:

1. اسناد پرداختی؛

2. اضافه برداشتهای بانکی؛

3. حساب جاری شرکاء؛

4. پیش دریافتها؛

5. بستانکاران متفرقه و ذخیره هزینه های تأخیری؛

6. وامهای کوتاه مدت.

(س) بدهیهای دراز مدت:

1. اسناد پرداختی دراز مدت

2. وامهای دریافتی

(ش) ارزش ویژه:

1. سرمایه؛

2. اندوخته قانونی؛

3. سود و زیان سالهای قبل؛

4. سود و زیان عملکرد.

مأمور کنترل

   امور مالی و اداری و  تجاری هر موسسه ای که با عدد و رقم و خرید و فروش سروکار دارد، هرچند دارای نظام صحیح گردش کار هم باشد ، باز بی نیاز از کنترل و رسیدگی نمی تواند باشد.

   از صحت هر محاسبه ای ، موقعی می توان اطمینان حاصل کرد که مورد تأیید حسابرس واقع شود . بخصوص در امر هتلداری که به طور دائم و مستمر، با خرید و مصرف انواع مواد غذایی و ارائه خدمات مختلف و حساب درآمد و هزینه های گوناگون ارتباط دارد. به کنترل ارقام و آمار شدیداً نیازمند است.

حساب هیچ قسمتی را نمی توان معتبر دانست ، مگر با رسیدگی دقیق و حصول اعتماد کامل از درستی آن.

خرید و تهیه مواد مصرفی و وسایل و لوازم هتل، وصول درآمدهای حاصله از فروش غذا در رستوران و تریا و سالنهای مجالس ومیهمانی ها و لباسشویی و فروش اتاقها و سایر امور مربوط به قسمتها و بخشهای مختلف هتل را نمی توان بدون بررسی دقیق به حال خود رها ساخت.

هر هتلی به تناسب ظرفیت و تعداد اتاقهاو آمار مسافران و مشتریان، مواد غذایی و وسایل پذیرایی مورد نیاز را خریداری، و در سرد خانه و انبارها نگهداری می کند و به تدریج به مصرف می رساند و بابت اقلام خریداری شده وجوهی      می پردازد و در مقابل این هزینه ها، درآمدی دارد و ارقام کلیه عملیات مربوط به خرید و مصرف و درآمد در دفاتری ثبت می شود و این دفاتر، نشاندهنده وضعیت مالی هتل می باشد، چنانچه شیوه عمل و ارقام ثبت شده مورد بررسی قرار نگیرد، مدیریت هتل قادر نخواهد بود تشخیص دهد که جریان کار بر مبنای صحیح می گردد ، یا در آن فعل و انفعالاتی به ضرر هتل اعمال می شود.

 اگر در قسمتی از امور مالی اشتباهی رخ دهد یا خطا و سوء استفاده ای در بین باشد، مدیریت هتل از چه کسی و کدام قسمت باید بازخواست کنند ؟ یا اصولا به چه وسیله ای به کشف اشتباه یا شناختن مقصر موفق شود ؟

 به طور کلی برای آن که امور مالی هتل به نحو مطلوب و منظمی انجام گیرد و کادر مدیریت هتل به درستی کار و اعمال پرسنل مربوط و ارقام و گزارشها و صورتحسابها و دفاتر حسابداری و انبار و سایر قسمتها ایمان داشته باشد و آینده هتل را، روشن و بی خدشه و امید بخش مجسم کند ، باید سیستم کنترل مداوم را در سرلوحه برنامه کار هتل قرار دهد و متوجه باشد که غفلت در این امر ، شالوده مالی هتل را دگرگون خواهد ساخت و زیانی پیش خواهد آورد که جبرانش بسیار مشکل ، بلکه غیر ممکن خواهد بود .

موارد عدیده ای در امور مالی باید مورد رسیدگی مامور کنترل واقع شود . تمام دفاتر و مدارک باید مورد بررسی قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که آنچه بابت غذا  و نوشابه و خدمات به حساب گذاشته شده، با قیمتهای واقعی تطبیق می کند یا خیر؟

مخارج مربوط به یک مسافر به حساب او منظور شده است، یا اشتباهاً به حساب اتاق دیگری وارد کرده اند؟

آیا تعداد اتاقهای تخلیه شده هر روز که رسپشن دردفتر مربوط ثبت نموده یا آنچه که وسیله خانه داری اعلام شده و صندوق (کشیر مادر) در گزارش خود ثبت کرده و برگهای خروج که نگهبانی از مسافران دریافت داشته و تعدادی که در دفتر (چک اوت ) یادداشت شده، تماماً با هم مطابقت دارد یا خیر؟

شماره صورت حسابهایی که باز شده از نظر توالی ردیف ، مرتب است یا از وسط ردیفها، تعدادی کم شده است ؟

کلیه اوراق بهادار که در قسمتهای مختلف هتل در جریان است به طور روزانه باید با دقت کنترل شود . مسؤول کنترل، موظف است در آغاز هر شیفت، حساب صندوقهای هتل را صفر کند. گزارش آخر شیفت را نیز بگیرد و با شیت دستی مقایسه و مطابقت نماید و از توازن و تساوی ارقام هر دو گزارش مطمئن شود. نوار ژورنال ماشین های حساب را مرتبا بررسی نماید.

کنترل مواد دریافتی قسمتها، با تعداد یا مقدار مصرفی نیز از  وظایف مسؤول کنترل می باشد . مثلاً اگر 50 عدد نوشابه گرفته شده ، باید در بن ها منعکس باشد و اگر 40 عدد آن به فروش رسیده ، 10 عدد موجودی نشان دهد.

اگر کنترل به درستی انجام گرفته باشد، شیتها معتبر خواهد بود و می توان با اطمینان در دفاتر حسابداری ثبت کرد.

با این ترتیب در دفاتر حسابداری نیز شبهه ای باقی نمی ماند، زیرا در صورتی که ارقام صحیح به حسابداری برسد، دفاتر حسابداری نیز ترتیب صحیح و منظمی خواهد داشت. والا اگر مدارک و اسناد مورد عمل ، مخدوش و ناقص باشد، مسلماً ارقام دفاتر حسابداری نیز غیر قابل اعتماد خواهد بود.

مأمور کنترل باید کاملا مجاز و مختار باشد تا به کلیه قسمتها سرکشی کند. هر چند گاه یک بار به موجودی انبارها برسد و با کارتهای اجناس تطبیق کند. وزنهای تعیین شده غذا را با آنچه که سرو می شود مقایسه نماید . به وضع حضور و غیاب پرسنل  با توجه به کارت ساعت زنی مخصوص تعیین زمان ورود و خروج کارکنان رسیدگی نماید. به لیست حقوق پرسنل و مدت مرخصی ها و تعطیلات و آنچه که باید از رقم حقوق کسر شود توجه کند.

نسخه دوم تمام بن ها را با نسخه اول ، چک کند و دقت نماید که در صورت حسابها چگونه عمل شده است ، آیا از لحاظ تعداد و قیمت ، اختلافی وجود دارد یا خیر ؟ و در صورت داشتن اشتباه ، تذکر لازم را بدهد که نسبت به حل اختلاف و رفع نقایص هر کار، اقدام نمایند.

در اجرای سیستم کنترل نباید وقفه ای ایجاد شود، زیرا کار هتل از نظر مراجعه با خروج مسافر، لحظه ای است. ممکن است همزمان، عده ای در هتل اتاق بگیرند و عده دیگر اتاق هایی را تخلیه نمایند .حساب رستوران و تریا و لباسشویی و غیره به موقع و بطور دائم نیاز به کنترل و بررسی دارد.

با توجه به جهات یاد شده و جنبه های مختلف دیگر، وجود مسؤول کنترل در هر هتلی یک ضرورت است و به این ضرورت نباید با بی اعتنایی توجه کرد.

با درک اهمیت و اعتقاد به اجرای امر کنترل و رسیدگی به کلیه امور مالی هتل باید کسی را برای قبول مسؤولیت کنترل انتخاب کرد که شایسته احراز این پست باشد. چنین مسؤولی چنانچه در تمام جزئیات کار هتل وارد و بصیر نباشد قادر نخواهد بود وظیفه خود را به خوبی انجام دهد.

درستی و امانت و بی غرضی وی از شرایط اولیه انتخاب است . مأمور کنترل باید در وظایف خود بسیار جدی و فعال باشد و درگزارش کارهای خلاف و اشتباهاتی که مشاهده می کند اهمال ننماید و چشم پوشی نکند تا بی نظری و ارزش صداقتش در نزد مدیریت هتل محفوظ بماند. از جانب کادر مدیریت اختیارات لازم به او داده شود تا بتواند در هر زمان و هر  قسمت که مقتضی بداند، امور جاری را مورد بررسی قرار دهد و نتایج کار خود را بدون حب و بغض و اغراض شخصی به مدیر هتل گزارش دهد.

نایت ادیتور Night Auditor

نایت ادیتور برای کار شب در هتل استخدام شده است .کار او عبارت است از این که رسیدگی کند تا گزارشهای قسمتهای مختلف هتل که به حسابداری داده شده، دقیق و صحیح و بدون اشتباه باشد و اطمینان حاصل شود که در هیچ کدام از  گزارشها و در مجموع آنها خلاف و خدشه ای وجود ندارد.

نایت ادیتور در هتلهایی که از سیستم ماشینهای NCR استفاده می شود Report ماشینهای حساب را می گیرد و با قید مسؤولیّت، حساب ماشینها را صفر می کند.

نایت ادیتور (نوار ژورنال) یعنی نوار اصلی ماشینهای حساب را که تمام ارقام عملیات صندوقدارها در آن ثبت شده، پس از صفر کردن حساب ماشین، برداشته و نوار نو داخل ماشین قرار می دهد.

نوارهایی را که از ماشین خارج کرده است، دقیقاً کنترل می کند و کلیه سندها و فرمهای متصدی صندوق فرانت آفیس را در صورت صحت تأیید و تصدیق می نماید.

فولیوهای مسافرین را بررسی می کند تا از این که هزینه های تلفن، لباسشویی، نوشابه، حساب رستوران و غیره جزء به جزء به فولیوهای میهمانان وارد شده است یا خیر اطمینان حاصل کند. شیت گزارش رسپشن مربوط به فروش اتاقها را گواهی نماید و نوار ماشینهای حساب را با گزارش دستی کنترل کند که از موازنه و مطابقت آن مطمئن باشد.