کلمه بودجه از لغت bougette که در اصل یک واژه فرانسوی است گرفته شده است. ابتدا به معنی کیف چرمی یا کیسه پول بوده است. سپس کلمه بودجه به دفتر حساب داخلی و خرج دولتی اطلاق می‌شود. بودجه در مراحل تکمیل، شکل و ساختار با تغییرات اساسی روبرو بوده است. امروزه از بودجه به عنوان ابزاری در راستای اداره کشور استفاده می‌شود.به عبارت بهتر بودجه به عنوان یک ابزار مدیریتی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
تعریف بودجه:
تعریف‌های زیادی از بودجه ارایه شده است، اما تعریفی جامع وجود ندارد، مگر تعریف قانونی بودجه که مورد اهمیت است.
خاطر نشان می‌شود که هر تعریفی که از بودجه ارایه می‌شود، بستگی به دیدگاه افراد و کارشناسان دارد.
به عنوان مثال:- بودجه لایحه یا سند پیش‌بینی عواید و مخارج مملکت در یک سال شمسی است که به تصویب مجلس شورای اسلامی رسیده باشد. (این تعریف از بودجه بار سیاسی دارد).
-بودجه برنامه مالی دولت است که تمام نیازمندی‌های پولی دولت را در یک سال شمسی پیش‌بینی می‌کند. (این تعریف از بودجه دیدگاه مالی و حسابداری دارد).
یک سری از تعریف‌های بودجه اقتصادی و کلی و بعضی دیگر فرهنگی و اجتماعی است.
- بودجه فرآیند تبدیل منابع مالی به اهداف انسانی بخصوص مسایل انسانی و اجتماعی است.
- بودجه ابزار مدیریتی اداره اقتصاد کشور است. (این تعریف از بودجه جنبه مدیریتی و اقتصادی دارد).
تعریف قانونی بودجه اولین بار در سال 1289 ، تعریف دوم در سال 1312 ، تعریف سوم در سال 1349 و آخرین تعریف در سال 1366 ارایه شده است.
تعریف بودجه به لحاظ قانونی:
بودجه عبارت است سند مالی دولت که حاوی پیش‌بینی دریافت‌ها، درآمدها و سایر منابع تامین اعتبار در یک سال مالی (شمسی) و همچنین پیش بینی پرداخت‌ها و هزینه‌ها برای انجام عملیات و فعالیت‌هایی است که به منظور وصول و تحقق اهداف و سیاست‌های دولت انجام می‌شود.
عناصر اصلی تشکیل‌دهنده تعریف قانونی از بودجه:
1-اهداف و برنامه‌های دولت را نشان میدهد.
2- اعداد و ارقام بودجه برای پیش‌بینی آینده است.
3- مدت زمان آن یک سال شمسی است.
4- درآمدها و هزینه‌های دولت را شامل می‌شود.
بودجه دولت معمولاً از سه بخش تشکیل می‌شود:
1-بودجه عمومی 2- بودجه شرکت‌های دولتی و بانک‌ها 3- بودجه موسسات انتفاعی دولت.
بودجه عمومی دولت شامل دو بخش است:
1-پیش‌بینی دریافت‌ها و سایر منابع تامین اعتبار که بطور مستقیم یا غیرمستقیم در یک سال مالی قانون بودجه به وسیله دستگاههای اجرایی از حساب خزانه‌داری کل اخذ گردد.
2-پیش‌بینی پرداخت‌ها و هزینه‌هایی است که می‌تواند از محل درآمدهای عمومی یا اختصاصی برای اعتبارات جاری یا عمرانی دستگاه‌ها انجام شود.
در بخش پیش‌بینی دریافت‌ها و تامین منابع و اعتبار، بیشتر درآمدهای عمومی واختصاصی مطرح است. و در بخش پیش‌بینی پرداخت‌ها، بیشتر هزینه‌هایی که دستگاه‌ها در سال مالی مربوطه در قالب اعتبارات عمرانی، جاری یا هزینه‌ای در محل درآمدهای خصوصی مطرح است.
«درآمدهای عمومی» به درآمدهایی اطلاق می‌شود که بیشتر از کانال وزارت‌خانه‌ها، سازمانهای دولتی و دستگاههای اجرایی ، در قالب مالیات، فروش نفت و گاز، سود سهام عاید می‌شود. «درآمد اختصاصی» درآمدهایی هستند که به موجب قانون از دستگاههای اجرایی وصول و به حساب خزانه کل واریز و صرفاً جهت آن دستگاه هزینه می‌شود.
«وزارت‌خانه» یک واحد سازمانی است که به موجب قانون ایجاد شده است. معمولاً در راس آن وزیر قرار دارد. بهترین وظیفه و حیطه دامنه فعالیت وزارت‌خانه انجام وظایف اصلی دولت است.
«سایر منابع»، منابعی که تحت عنوان وام، سود اوراق قرضه و برگشتی از حساب‌های سالهای قبل و سایر مواردی که به موجب قانون پیش‌بینی می‌شود و مفهوم درآمدی هم روی آن نیست. «شرکت‌های دولتی» یک واحد سازمانی است که به موجب قانونی ایجاد می‌شود و بیش از 50 درصد از سهام آن باید متعلق به دولت باشد. شرکت‌ها معمولاً با دو هدف تاسیس می‌شوند.
1-تولید و ارایه خدمات 2- کسب سود مناسب
«موسسات انتفاعی دولتی» یک واحد سازمانی است که به موجب قانون تاسیس می‌شود و دارای اساسنامه است. حیطه و دامنه فعالیت آنها انجام وظایف فرعی دولت است.
معمولاً هدف از تاسیس موسسات انتفاعی کسب سود نیست (مانند شرکت‌ها) بیشتر به منظور ارایه خدمات و سرویس‌دهی تاسیس می‌شوند.
مراحل تصویب بودجه :
در هر کشوری که از نظام پارلمانی پیروی می نماید با اندک تفاوتی از چهار مرحله جداگانه تشکیل می شود که مجموع این چهار مرحله را ، دوره بودجه ای ، مراحل بودجه ، یا سیکل بودجه نامیده اند که به ترتیب عبارتند از
1) مرحله تهیه و تنظیم پیشنهاد بودجه توسط دولت
2) مرحله تصویب بودجه توسط مجلس
3) مرحله اجرای بودجه توسط دولت
4) مرحله نظارت بر بودجه توسط مجلس
شرح وظایف مدیر برنامه و بودجه
دریافت اصول، سیاستها و خط مشی های برنامه های توسعه و سیاستها و خط مشی ها و برنامه های مصوب رئیس دانشگاه در زمینه فعالیتهای جاری و عمرانی
تهیه بودجه جاری ، عمرانی و درآمد اختصاصی دانشگاه بر اساس برنامه های مصوب رئیس دانشگاه و درقالب قوانین و مقررات و ضوابط و معیارهای مصوب و ارائه بودجه به رئیس دانشگاه جهت تصویب
بررسی و شناسایی راههای مختلف تامین اعتبارات و منابع مورد نیاز از محل کمکهای دولت و درآمدهای اختصاصی ناشی از فعالیتهای دانشگاه و ارائه پیشنهاد به رئیس دانشگاه
بررسی ومطالعه مستمر قوانین برنامه وبودجه کل کشور و سایر مصوبات قانونی و تصویب نامه های دولتی جهت شناسایی و تشخیص منابع حصول و اقدام و پیگیری در مورد تحقق تامین و تحصیل منابع مذکور
تهیه و تنظیم گزارشهای تحلیلی و توجیهی جهت ارائه به دولت و مجلس شورای اسلامی، معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور، وزارت علوم تحقیقات و فناوری و حضور مستمر و پیگیری فعال ، بهنگام بحث و بررسی بودجه دانشگاه در مراجع مذکور
تهیه وارائه هر گونه آمار و اطلاعات و گزارشهای مورد نیاز به مراجع مذکور در طول مراحل بحث و بررسی و تصویب بودجه دانشگاه
یگیری مستمر مراحل تصویب بودجه و انعکاس اخبار و تحولات مرتبط با آن به رئیس دانشگاه از آغاز تا مرحله نهایی
تهیه و تنظیم موافقت نامه های بودجه جاری، عمرانی و درآمد اختصاصی دانشگاه و پیگیری اقدام های مربوط به امضاء و مبادله موافقت نامه ها
تهیه و تدوین ضوابط و معیارهای مربوط به نحوه محاسبه و برآورد اقلام درآمدها و هزینه های بودجه و تهیه و تنظیم دستورالعملها و روشهای بودجه بندی به دانشکده ها و واحدهای سازمانی و مراکز، و ارائه خدمات مشورتی، تخصصی و کارشناسی جهت تهیه ، تنظیم و پیشنهاد بودجه بر مبنای برنامه وبودجه مصوب دانشگاه
تهیه و ارائه گزارش های تحلیلی از وضعیت منابع و مصارف دانشگاه در مقاطع مختلف زمانی
تهیه و تدوین روش ها ، ضوابط و معیارهای ارزیابی و نظارت بر عملکرد بودجه و ابلاغ به حوزه ها ، واحدها و مراکز و اعمال روش ها و مقررات مذکور در جهت تطبیق و مقایسه عملکرد بودجه با مصوبات ابلاغ شده و ارائه گزارش نتایج حاصل به رئیس دانشگاه
ایجاد هماهنگی و تعامل با معاونتها، دانشکده ها ، پژوهشکده ها ، مراکز تحقیقاتی و مدیریت های مختلف دانشگاه در زمینه :
برنامه ریزی
بودجه ریزی
کنترل و ارزیابی
برنامه ریزی
ایجاد هماهنگی و تعامل بین دانشکده ها ، معاونتها و دفاتر در زمینه برنامه ریزی، بودجه ریزی، کنترل و ارزیابی
تدوین برنامه های کوتاه مدت، میان مدت (پنج ساله) و بلند مدت (سند چشم انداز) مربوط به دانشگاه با همکاری سایر معاونتها و دانشکده ها
بررسی و تنظیم لوایح مورد نیاز برای طرح در دولت یا مجلس
فراهم آوردن موجبات برنامه ای نمودن فعالیتهای دانشگاه و واحدهای وابسته و برآورد هزینه ها و اعتبارات مورد نیاز برای درج در بودجه های سالانه برای تحقق اهداف دانشگاه
هماهنگی با واحدهای سازمانی دانشگاه به منظور جمع آوری و تلفیق برنامه، ارشاد و راهنمایی آنها در تهیه و تنظیم طرحها و برنامه های مربوط در چارچوب نظام برنامه ریزی کشور
ایجاد ارتباط مستمر با معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور و سایر مراجع سیاست گذاری در امر برنامه ریزی برای اخذ سیاستها و خط مشی های کلی دراین زمینه
هماهنگی با معاوت برنامه ریزی ونظارت راهبردی ریاست جمهوری و سایر مراجع ذیربط در مورد تصویب برنامه ای دانشگاه و انجام پیگیریهای لازم در این زمینه
مطالعه، بررسی و ارائه طرحها و برنامه های مفید و مناسب در جهت بهبود امور مربوط و پیشبرد اهداف دانشگاه بر حسب مورد.
بودجه ریزی
تهیه و تنظیم بودجه سالانه واحدهای سازمانی دانشگاه و راهنمایی و ارشاد این واحدها در تهیه و تنظیم بودجه های مربوط در قالب اعتبارات هزینه ای ، تملک دارائیهای سرمایه ای ،درآمد های اختصاصی ردیفهای متفرقه و تبصره های قانون بودجه و اظهار نظر در خصوص پیشنهادات بودجه ای آنها
تهیه و صدور ضوابط و فرمهای مربوط به تنظیم بودجه به واحدهای سازمانی و مراقبت و اعمال نظارت لازم در جهت تنظیم و تکمیل و اعاده آنها
بررسی و تجزیه و تحلیل اعتبارات پیشنهادی واحدهای ستادی اعم از اعتبارات هزینه ای ، تملک دارائیهای سرمایه ای ،درآمد های اختصاصی و ردیفهای متمرکز با توجه به طرحها و برنامه های مربوط
اهنمایی و ارشاد واحدهای سازمانی دانشگاه در امر تهیه و تنظیم بودجه های مورد نیاز با توجه به بخشنامه ها و دستورالعملهای صادره و رعایت خط مشی و اهداف کلی دانشگاه
تلفیق و تنظیم بودجه نهایی دانشگاه بر اساس آخرین اطلاعات، پیش بینی ها و برآورد انجام شده با رعایت کامل مقررات و ضوابط و دستورالعملهای ناظر بر تدوین بودجه
طرح بودجه دانشگاه پس از تصویب رئیس دانشگاه در اعتبارات هزینه ای، تملک دارائیهای سرمایه ای، درآمدهای اختصاصی ، ردیفهای متفرقه و تبصره های قانون بودجه و ادای توضیحات در جلسات دفاع از بودجه پیشنهادی درکمسیون دایمی و هیات امنا دانشگاه
دریافت بودجه مصوب در قالب اعتبارات هزینه ای، تملک دارائیهای سرمایه ای، درآمدهای اختصاصی وردیفهای متفرقه و تبصره های قانون بودجه و تفکیک اعتبارات تصویبی بین برنامه ها و فعالیت های مختلف دانشگاه و تهیه و تنظیم موافقتنامه ها (اسناد بودجه) با وزارت علوم تحقیقات و فناوری و معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی و پیگیری امور تا مرحله مبادله موافقتنامه ها
مطالعه و بررسی و برآورد اعتبارات ناشی از وضع قوانین، تصویب نامه ها و آئین نامه های پیشنهادی
مطالعه مستمر در امر بهبود روشهای تنظیم و اجرای بودجه و استفاده از تجارب علمی در امور مذکور
ثبت و نگهداری کلیه آمارهای ثبتی و موضوعی به منظور استفاده در برآورد اعتبارات جاری دانشگاه
تهیه ، تنظیم و نگهداری اعتبارات بر حسب برنامه، فعالیت و عملیات
تدوین شاخصهای منطقی جهت توزیع عادلانه منابع بین واحدهای سازمانی دانشگاه
مطالعه و بررسی روشهای تقلیل و کنترل هزینه ها به منظور ارتقاء بازدهی (کمی و کیفی) امور مربوط و ارائه نظارت و طرحهای کارشناسی و اجرائیدانشگاه
تکمیل فرمها و تهیه نمودارهای مربوط به فعالیتها و گزارش عملکرد مالی دانشگاه جهت ارائه به هیات امنا، وزارت متبوع و مراجع ذیربط
برآورد کسری اعتبارات دانشگاه، ارائه راهکارهای کاربردی، پیگیری جهت تامین کسری ها ، تهیه گزارش از چالشها و مشکلات اعتباری و انعکاس به مسئولین و مراجع ذیربط
همکاری در تدوین برنامه استراتژیک دانشگاه، تهیه برنامه استراتژیک و عملیاتی مدیریت
برگزاری کارگاهها و دوره های آموزش بودجه ریزی و دوره های کارآموزی جهت مسئولین، کارشناسان جدید الاستخدام
ارتباط موثر کاری با کارشناسان بودجه وزارت متبوع، معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی، وزارت اقتصاد و دارایی، دیوان محاسبات ، استانداری و معاونتها و مدیریتهای دانشگاه
انجام امور مربوط به توزیع و ابلاغ اعتبارات هزینه ای تملک دارایی های سرمایه ای، درآمدهای اختصاصی ، ردیف های مختلف و تبصره بودجه کل کشور
تهیه و تدوین گزارش عملکرد اعتبارات هزینه ای تملک دارایی های سرمایه ای، درآمدهای اختصاصی و تبصره های بودجه
تهیه و تدوین گزارش عملکرد اعتبارات هزینه ای تملک دارایی های سرمایه ای، درآمدهای اختصاصی و تبصره های بودجه
کنترل و نظارت
شناخت مسائل و مشکلات ارجائی طرحها و برنامه ها و تعیین و تشخیص عواملی که موجب پیشرفت و یا تاخیر در اجرای آنها می گردد و انجام پیگریهای لازم برای رفع نارسائیها ، تنگناها و نواقص موجود و ارائه پیشنهادات و راه حلهای مناسب در این زمینه
بازدید از پروژه ها ،طرحهای تملک دارائیهای سرمایه ای در دست اجرا و تهیه و تنظیم گزارشهای نظارتی
نظارت بر اجرای بودجه عملیاتی و ارزشیابی از عملکرد بودجه از طریق اخذ مستمر گزارشهای ملی و صورت عملکرد هزینه های قطعی از واحدها و تجزیه و تحلیل هزینه ها در مقایسه با اعتبارات مصوب و تخصیصی
نظارت مستمر بر پیشرفت ریالی و فیزیکی طرحهای تملک دارائیهای سرمایه ای دانشکده ها ،و واحد های سازمانی و تهیه گزارش نظارتی برای ارائه به رئیس دانشگاه
تهیه و تنظیم گزارشهای لازم از نحوه اجرا و میزان پیشرفت طرحها و برنامه ها و همچنین مشکلات و نارسائیهای مربوط برای آگاهی مقامات مسئول
جمع آوری اطلاعات و سوابق لازم در زمینه طرحها و برنامه های دردست اقدام به منظور ارزشیابی از اجرای برنامه های مصوب دانشکده ها و واحد های سازمانی
ارزیابی مستمر شاخص های مربوط به سند چشم انداز، اهداف کمی قانون برنامه های توسعه کشور و اسناد توسعه بخشی و فرابخشی
تدوین شاخص ها و معیارهای ارزیابی برای فراهم آوردن موجبات ارزشیابی عملکرد برنامه ها و حصول اطمینان از میزان پیشرفت طرحها و برنامه های در دست اجرا دانشکده ها و واحد های سازمانی در مقایسه با برنامه های مصوب و جداول زمان بندی شده
تهیه و تدوین شاخص ها و معیارهای مورد نیاز برای ارزیابی سالانه طرح های تملک دارایی های سرمایه ای دانشکده ها و واحد های سازمانی به منظور تهیه و تنظیم گزارش ارزیابی به مسئولین ذیربط