بخش اول مدیریت
مقدمه :
شاید یکی از مهمترین فعالیت ها در زندگی اجتماعی بشر امروز را بتوان مدیریت دانست . درعصر حاضر به مدد این فعالیت است که مأموریت ها و اهداف سازمان ها تحقق می یابند، از منابع و امکانات موجود بهره برداری می شود و توانائی و استعداد انسان ها از قوه به فعل در می آید .مدیران در انجام وظایف خود فرآیندی را دنبال می کنند که شامل اجزائی چون برنامه ریزی،سازماندهی، نظارت و کنترل، ارتباطات، هدایت و تصمیم گیری است مجموعه این فعالیت هاست که مدیریت را شکل می دهد و هماهنگی و نیل به هدف ها را میسر می سازد اگر چه بر اساس دیدگاه ها و نظرات جدید مدیریت وظایف و نقش های دیگری به استثنای ٥ جزء فوق را برای مدیران عنوان نموده اند ( به عنوان مثال نظریه نقش های مدیران ارائ ه شده توسط هنری مینتزبرگ یا دید گاه های آدیزس در مورد ٤ نقش عمده مدیران و ... ) به هر حال مدیریت از جمله مسائل مهم جامعه امروز به شمار می رود و مدیریت صحیح در سازمان ها برای بهره گیری هر چه بیشتر منابع و دستیابی به
اهداف سازمانی اهمیتی غیر قابل انکار دارد.
تعریف مدیریت
تعاریف متعددی از مدیریت ارائه شده است که تعدادی از این تعاریف در ادامه می آید :
علم انجام امور به وسیله دیگران
علم و هنر هماهنگی کوشش ها و مساعی اعضای سازمان و استفاده از منابع برای نیل به اهداف معین
مدیریت عبارت است از تصمیم گیری
مدیریت عبارت است از ایفای نقش های اطلاعاتی، تصمیم گیری و بین پرسنلی.
مدیریت عبارت است از بهره گیری از منابع مادی و انسانی جهت دستیابی به اهداف سازمان بطور مؤثر و اثربخش.
مدیریت در شرکت های تعاونی از اصول و چارچوبی که دیگر شرکت ها و مؤسسات وجود دارد خارج نیست با این تفاوت که در تع اونی ها به لحاظ اهمیت و نقش مشارکت اعضاء درتصمیم گیری ها گرایش به بهره گیری از سیستم مدیریت مشارکتی و همفکری و همکاری هر چه بیشتر بین اعضاء ،مدیران و کارکنان می باید مورد توجه بیشتر قرار گیرد . در ادامه بر اساس وظایف پنچ گانه مدیران ( برنامه ریزی ، سازمانده ی ، تأمین نیروی انسانی ، هدایت و رهبری و کنترل ) در سازمان ها و تعاونی ها را بررسی می کنیم .
برنامه ریزی
برنامه ریزی فرآیند تعیین اهداف و خطوط کلی فعالیت ها و مأموریت های سازمان در بلند مدت است ،تشخیص اولویت ها و تعیین اقدامات اصلی و کلیدی که برای نیل به اهداف سازمان ضروری است نیز در فرآیند برنامه ریزی انجام می گیرد . برنامه ریزی به طور کلی به دو صورت جامع و عملیاتی انجام می شود . برنامه ریزی جامع یا استراتژیک ، چارچوب و اساسی است که عملیات و برنامه های جزئی سازمان را شکل می دهد و به آن ها جهت می بخشد . برنامه ریزی جامع با خصوصیت فراگیر بودنش برنامه های جزئی سازمان را در بر می گیرد و آن ها را هماهنگ می سازد .
برنامه ریزی عملیاتی در سطوح میانی و پایه سازمان انجام می گیرید در حالی که برنامه ریزی جامع در سطوح عالی شرکت می باشد، تأکید برنامه ریزی عملیاتی بیشتر بر کارائی و بازدهی است در حالی که برنامه ریزی جامع یا استراتژیک به اثر بخشی نظر دارد ، در برنامه ریزی عملیاتی بر برنامه فعلی سازمان تأکید می شود و در برنامه ریزی جامع توجه به منافع آینده است به عبارت دیگر دید برنامه ریزی عملیاتی کوتاه مدت و دید برنامه ر یزی جامع بلند مدت است . در برنامه ریزی جامع ساختار سازمان و شرایط محیطی با ثبات در نظر گرفته می شود در حالی که در برنامه ریزی جامع ساختار سازمانی منعطف و متناسب و همراه با تغییرات در طول زمان است . به هر حال انجام هر دو دسته برنامه ریزی در سازمان ها و از جمله اتحادیه تعاونی ها ضرورت دارد.
برنامه ریزی در اتحادیه ها
در اتحادیه تعاونیها نیز می باید برنامه ریزی های لازم به عمل آید ،این برنامه ریزی توسط هیأت مدیره انجام و به تصویب مجمع عمومی نیز خواهد رسید ،برنامه ریزی در این اتحادیه ها هم به صورت جامع ( استر اتژیک ) و هم به صورت عملیاتی ( کوتاه مدت ) انجام خواهد شد . هیأت مدیره می تواند برنامه ای جامع را به تصویب برساند) مثلاً برای یک دوره ٣ ساله ) و سپس بر مبنای آن برنامه های کوتاه مدت عملیاتی ( مثلاً ١ ساله ) را تهیه و به مدیر عامل جهت اجراء ،ابلاغ نماید . ضمن این که در هر سال و یا حتی مقاطع کوتاه تر بعد از بازنگری د رعملکرد ها و بررسی میزان دست یابی به اهداف امکان اصلاح برنامه ها نیز وجود دارد .
مدیر عامل در اتحادیه تعاونیها نیز می تواند بر اساس برنامه سالانه مصوب هیأت مدیره برای اجرائی نمودن برنامه . برنامه ریزی را در مقاطع زمان کوتاه تر در داخل اتحادیه انجام دهد . ضمن اینکه برنامه ریزی برای خرید ، فروش ، آموزش و تربیت نیروی انسانی ، تأمین نیروی انسانی مورد نیاز و ... به عنوان اجزاء کوچک تر برنامه ریزی تخصصی در داخل اتحادی ه باید انجام شود .
برنامه ریزی عملیاتی
برنامه ریزی عملیاتی را میتوان پیش بینی عملیات برای نیل به هدف های معین با توجه به امکانات و محدودیت ها و خطوط کلی ترسیم شده در برنامه ریزی جامع تعریف کرد . هدف و پیش بینی عملیات اجزای برنامه ریزی عملیاتی هستند . هدف عبارتست از نقطه ای که کوشش ها معطوف رسیدن به آن است در برنامه ریزی می توان هدف را نتیجه نهائی عملیات دانست که مقصود برنامه ریز نیل به آن است .هدف در برنامه ریزی عملیاتی باید مشخص ،جزئی ، قابل سنجش و واقع بینانه باشد . به عبارت دیگر هدف های عام و کلی ، غیرقابل سنجش و غیر عملی ، برای برنامه ریزی مفید نخواهد بود پس از آن که هدف مورد نظر انتخاب شد باید به پیش بینی عملیات برای نیل به آن پرداخت .پیش بینی با روش های مختلف امکان پذیر است و تکنیک های مختلفی برای آن ابلاغ گردیده است که از جمله آن می توان به روش های پیش بینی قضاوتی (استفاده از نظرات افراد و خبرگان )، پیش بینی روند گذشته ( تجزیه و تحلیل علت و معلولی بررسی روابط بین متغیرها و میزان همبستگی و ارتباط بین آن ها ) اشاره نمود .
بعد از آنکه روش مناسب پیش بینی مشخص گردید باید به کمک آن برای سؤالات زیر پاسخ های مناسب را ارائه داد :
١. چه کاری ؟ فعالیت های لازم برای تحقق هدف چیستند ؟ چه فعالیت هایی برای اجرای هدف پیش بینی می شوند ؟
٢. چه روشی ؟ روش انجام هر یک از این فعالیت ها باید چگونه باشد ؟( پیش بینی های روش انجام کار )
٣. در چه زمانی ؟ هر یک از فعالیت ها چه زمانی را به خود اختصاص می دهد ؟ ( پیش بینی زمانی برنامه )
٤. در چه جائی ؟ فعالیت های برنامه در چه محل و مکانی عملی می گردند ؟( پیش بینی موقعیت مکانی برنامه)
٥. با چه سازمانی ؟ فعالیت های برنامه کمک چه تشکیلاتی قابل عمل می گردند ؟ ( پیش بینی سازمان و تشکیلات مورد نیاز)
٦. با چه منابعی ؟ برای تحقق هدف به چه منابعی اعم از انسانی ، مالی ، ابزاری و .. نیاز است ؟ ( پیش بینی منابع مورد نیاز )
برنامه ریزی خرید در اتحادیه تعاونیهای مصرف
برای درک هرچه بهتر برنامه ریزی عملیاتی و فرآیند آن در اتحادیه ها ، روندی را که برای انجام برنامه ریزی خرید در اتحادیه های مصرف باید طی شود بررسی می کنیم . تأمین کالاهای مورد نیاز اعضاء به اندازه کافی ، با کیفیت مناسب ، قیمت مناسب در زمان مناسب از منبع مناسب به عنوان اهداف خرید مطلوب در تعاونی ها ( و دیگر سازمان ها ) مطرح هستند و دستیابی به این اهداف با برنامه ریزی صحیح و کارآمد خرید امکان پذیر خواهد بود .
برای نیل به این اهداف می باید :
از یک طرف نیازمندی های کالائی تعاونیهای عضو و آنها نیز به نوبه خود نیاز مشتریان و اعضاء را شناسائی و از طرف دیگر اطلاعات جامعی از منابع تأمین این کالاها را بدست آوریم ( چه کاری
از میان روش های خرید مختلف خرید توسط مأمور یا مسئول خرید با ارائه فاکتور ، استعلام بها و یا مناقصه روش مناسب و مطلوب خرید را برگزینیم (چه روشی)
کالاها را بر حسب نیاز می توان به دو گروه تقسیم کرد : کالاهائی که بطور مستمر مصرف می شوند و بر این اساس بطور مستمر باید خریداری گردند و کالاهائی که به صورت فصلی مصرف می شوند و در مقاطع خاصی از سال می باید خریداری شوند که نیار به آن ها وجود دارد( در چه زمانی )
برنامه ریزی خرید و فعالیت های مربوط اتحادیه از طریق عرضه کنندگا نی که شناسا ئی شده اند صورت می گیرید ( در چه جائی ؟)
در اتحادیه می باید با توجه به حجم خرید پرسنل و کادر مناسب و تشکیلات لازم پیش بینی و طراحی گردد (با چه سازمانی )
از محل درآمدهای شرکت و در چارچوب بودجه اتحادیه می باید منابع مالی مورد نیاز درنظر گرفته شود ، وسا ئل و تجهیزات لازم و نیروهای انسانی کافی پیش بینی گردد( منابع مورد نیا))
سازماندهی در اتحادیه ها
یک اتحادیه مصرف واجد تمام خصوصیات یک سازمان فعال می باشد . در یک محیط اقتصادی و اجتماعی معین بوجود می آید، رشد پیدا می کند و تکامل می یابد، اگر وظائف اساسی خود را ( از قبیل تهیه وسائل مورد نیاز اعضاء، فروش محصولات و ارائه دیگر خدمات مورد نیاز اعضاء ) انجام ندهد باقی نخواهد ماند ،این وظایف بین همکاران مختلف تقسیم می گردد و سازماندهی فرآیندی است که این امر را محقق می گرداند . سازماندهی فرآیندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد و گروه های کاری و هماهنگی میان آنان به منظور کسب اهداف صورت می گیرد . به بیان دیگر
سازماندهی فرآیندی است ٣ مرحله ای مرکب از :
١. طراحی کارها و فعالیت ها
٢. دسته بندی فعالیت ها به پست های سازمانی
٣. برقراری رابطه میان پست ها به منظور کسب هدف مشترک
ساخت سازمانی یا طراحی سازمان حاصل فرآیند سازماندهی است و عبارت از سیستم روابطی است که به طور غیررسمی شکل گرفته و به طور رسمی تصویب شده است و حاکم بر فعالیت های افرادی است که برای کسب اهداف مشترک به هم وابسته اند .
ساخت سازمانی ، به کارگیری منابع و فعالیت های افراد را باید گونه ای با هم ترکیب و هماهنگ کند که از منابع استفاده بیشتری به عمل آید ( این بهره گیری بیشتر از منابع ، افزون تر از جمع منابع ، سینرژی گفته می شود
نکته مهم این است که با توجه به تفاوت انواع سازمان ها ، تعداد و نوع مسائلی که م دیران با آن مواجهند ، متفاوت خواهد بود ،سازمان های کوچک حول تقسیم کار ، تعیین مسئولیت ها و حیطه نظارت متمرکز می شوند ، مشکل سازمان های متوسط بیشتر از ساختار وظیفه ای ، تأمین نیروی انسانی و هماهنگی است و سازمان های بزرگ بیشتر درگیر مسائل عدم تمرکزند . مطلب اساسی دیگر در سازماندهی سازمان ها و از جمله اتحادیه ها این است که نمودار یک سازمان نباید وضع شرکت را خشک و جامد نشان دهد بلکه باید آینده را نیز پیش بینی نماید عوامل مختلفی از قبیل توسعه تعاونی ، پیشرفت های فنی ، تغییر شرایط خرید و فروش ، پرسنل و .. می توانند این تکامل را توجیه کنند . سازمان شرکت باید با تکامل پیش بینی شده پیشرفت نموده و خود را با تغییرات حاصله منطبق نماید . در سازمان امکانات تغییر و تبدیل و ترفیع کادر پرسنلی جهت تربیت کادر پرسنلی و همچنین استخدام کارکنان جوان قدم های مؤثری به سمت کمال بردار د. نمونه هائی از روش های مختلف سازماندهی در ادامه می آید.
تأمین نیروی انسانی
تأمین نیروی انسانی یکی از وظایف اصلی مدیریت محسوب می شود . اساسًا آن دسته از وظایف مدیریت که تاکنون مورد بحث قرار گرفته است یعنی برنامه ریزی و سازماندهی وقتی در عمل تحقق می یابد که نیروی انسانی مناسب و متخصص برای اجرای آن وجود داشته باشد .
همانطور که مدیریت برای تهیه و تأمین احتیاجات یک مجموعه از نظر مواد ، وسائل و تجهیزات و محل مناسب دقت کافی به کار می برد برای جذب نیروی انسانی شایسته و مناسب و آموزش و تربیت آن ها نیز باید دقت کافی به عمل آورد .
در عین حال نباید فراموش کرد که تأمین و استخدام و به کارگیری نیروی انسانی به مراتب مشکل تر و پیچیده تر از تأمین مواد و وسائل است . حفاظت و نگهداری از نیروهای انسانی نیز به مراتب سخت تر و ظریف تر از حفاظت از مواد و تجهیزات می باشد .
تعریف
پرکردن مشاغل ساختار سازمانی از طریق شناسائی « : تأمین نیروی انسانی عبارتست از نیازمندی های نیروی کار ، ذخیره کردن افراد در دسترس ، استخدام ، انتخاب ، جایگزنی ، تشویق ، ازریابی ، جبران و آموزش افراد مورد نیاز»
در تأمین نیروی انسانی آنچه که در عمل ر وی می دهد این است که با توجه به برنامه های سازمان ،نیروهای انسانی مورد نیاز مشخص می گردد و در مرحله اول با بررسی نیروی موجود در جهت تأمین این نیروها اقدام می شود و در صورت لزوم آموزش های لازم نیز به عمل می آید و در مرحله دوم در صورت عدم تأمین این نیاز از د رون سازمان ، از خارج سازمان نیروهای مناسب برگزیده می شوند و به موازات استخدام نیروی انسانی ، برنامه های آموزشی و ارتقاء نیروی انسانی و همچنین برنامه های حفظ و نگهداری آن به مرحله اجراء در می آید .