تحقیق مقاله مدیریت تجارت یکپارچه

دیباچه

از آنجائیکه محیط کسب وکار عصر اطلاعات فعلی رقابت شدیدی را در اخذ اطلاعات و دانش ایجاد نموده است ،ضرورت دارد سیستم ها ی اطلاعاتی سازمانها  تا حد ممکن پیوستگی خود را حفظ کند وچنانچه بخواهند از هم جدا و به صورت جزیره های اطلاعاتی مستقل کار کنند اطلاعات مطلوبی از آنها نمیتوان استخراج کرد.

بسیاری از متخصصان ITبر این عقیده اند که تنها بخشی از اطلاعات سازمان در فرآیند های تصمیم گیری مورد استفاده قرار می گیرد، و بسیاری از آنها به علت فقدان متخصصان فن همچنان بی استفاده باقی می ماند .

مانند گازهای ذیقیمتی که به علت فقدان امکانات با بی توجهی تصمیم گیران سالها بر سر چاههای نفت سوزانده میشوند . بنابر این هر ابزاری ازIT که بتواند به سازمانها در جهت ممانعت از به هدر رفتن ارزشمند ترین منبع آن کمک نماید ، ودر عین حال سازمان را در جهت حرکت از حالت وظیفه گرائی سنتی به سمت فرایند گرائی یاری کند میتواند در بهبود روشهاو افزایش بهره وری منابع سازمان موثر واقع شود .

فناوری اطلاعات(IT) ومهندسی مجدد فرایندهای عملیاتی (BPR) دو ابزار حیاتی در جهت توسعه کیفی و کمی سازمانها برای گردآوری وبهره وری اصولی از منابع اطلاعاتی است .

راه حلهایERP  در حال حاضر مناسبترین بستر و ابزار در هر دو جهت فناوری اطلاعات و مهندسی مجدد فرایندها است

مقدمه

رشد غیر قابل پیش بینی فناوری اطلاعات و ارتباطات در دهه های گذشته که با تکیه بر توسعه صنایع مختلفی ازجمله الکترونیک، کامپیوتر، مخابرات و ... صورت گرفته، بر جنبه های مختلف عملکرد سازمانها تاثیرات شگرفی داشته است. همزمان با این تغییرات، محیط فعالیت سازمانهای مختلف پیچیده تر شده و به همین جهت نیاز به سیستمهایی که بتواند ارتباط بهتری بین اجزای مختلف سازمانی برقرار کرده و جریان اطلاعات را در بین آنها تسهیل کند، افزایش چشمگیری یافته است. این سیستمها که در مجموع به سیستمهای سازمانی Enterprise Systems (ES) معروف هستند، زمینه ای را فراهم آورده اند که مدیران بتوانند در تصمیم گیری های مختلف خود از اطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمایند.

از اوایل دهه 1990 میلادی، ظهور نرم افزارهای یکپارچه ای تحت عنوان Enterprise Resource Planning (ERP) با هدف قراردادن سازمانهای بزرگ، توسعه بسیار زیادی پیدا کردند. این نرم افزارهای بسیار قدرتمند، پیچیده و گران قیمت، سیستمهای از پیش طراحی شده ای هستند که پس از اندک تغییراتی در آنها  ( Customization )  توسط مشاوران پیاده ساز و مشاوران تحلیل فرایندهای سازمانی، پیاده سازی و اجرا می شوند. در بسیاری از موارد سازمانها به دلیل اجبار در تبعیت از منطق حاکم بر این نرم افزارها، مجبور به اصلاح و بازبینی مجدد فرایندهای خود هستند

فصل اول

(1_1)تعریف ERP

ERP یا Enterprise Resource Planning یک بسته نرم افزاری است که تمامی فرایندهای اصلی تجاری در تمام صنایع را پوشش میدهد.و آخرین راهکار تکنولوژی اطلاعات جهت تامین نیازهای انفورماتیکی سازمانها وموسسات وبرنامه ریزی بهینه منابع آنها با نگرش توام درون وبرون سازمانی می باشد.

نرم افزار برنامه ریزی منابع شرکت یا همان ERPدر واقع آن چیزی که از نامش بر می آید نیست.  برنامه ریزی را فراموش کنید - چون این کار را  انجام نمی دهد-  منابع را نیز که واژه ای مستعمل است به کنار می گذاریم. هدف دگرگون ساختن روش کاری شرکت* است.  ماموریت اصلی ERP این است که  تمام زیر مجموعه ها و توابع یک سازمان را در یک سیستم کامپیوتری که می تواند به تمام نیازهای آنها  پاسخ دهد گردآوری کند.

طراحی نرم افزاری که همزمان نیازهای افراد در امور مالی ،منابع انسانی و انبارداری را جوابگو باشد به هیچ وجه آسان نیست.هرکدام از این اجزا ، معمولا سیستم کامپیوتری مخصوص به خود دارند،که هر یک با روش بخصوصی که آن بخش نیاز دارد سازگار است ؛ ولی ERP همه آنها را ترکیب می کند: برنامه نرم افزاری یکپارچه، که پایگاه داده های یگانه ای ایجاد می کند که توسط آن قسمتهای مختلف می توانند به سهولت اطلاعات را با هم به اشتراک بگذارند و با یکدیگرارتباط بر قرار کنند. این رویکرد مجتمع می تواند نتایج فوق العاده ای در پی داشته باشد ؛ لازمه این امر پیاده سازی صحیح برنامه توسط شرکتها است.برای مثال سفارش یک  مشتری را در نظر بگیرید.  معمولأ هنگامی که مشتری سفارش خود را  ارائه می دهد  سفری طولانی که بیشتر روی  کاغذ است آغاز می شود ، از این قسمت به آن قسمت فرستاده می شود ودر طی راه بارها در سیستم های کامپیوتری بخشهای مختلف  ثبت  و  مجددأ  ارسال می گردد. این امر سبب تاخیر یا گم شدن سفارشها می شود .همچنین در سیستم کامپیوتری هر بخش احتمال رخ دادن اشتباه در ثبت وجود دارد . در این فاصله هیچ یک از کارکنان شرکت بدرستی از وضعیت سفارش در یک مرحله بخصوص  اطلاع ندارد.

 برای مثال بخش مالی سازمان نمی تواند به سیستم کامپیوتر انبار راه یابد تا بررسی کند که آیا کالای مورد نظر ارسال شده یا نه؟ « باید با انبار تماس بگیرید » ترجیع بند معروفی است که در جواب مشتری منتظر بکار برده می شود.

ERP دارای ماژول های از پیش ساخته شده ای است که برخی از بهترین فرآیندهای اجرایی در دنیا برای هر فعالیتی را ترکیب و پیشنهاد می کند. مثلاً بخش مالی، منابع انسانی، تولید و انبار ماژولهای جداگانه خود را دارند که وظایفشان را با استفاده از آنها انجام می دهند. در عین حال این قسمت ها با یکدیگر در ارتباط هستند و می توانند از اطلاعات یکدیگر استفاده کنند. به عنوان مثال یک کارمند امور مالی می تواند به درون سیستم انبار دسترسی یابد و وضعیت ارسال یا فعالیتهای مربوط به یک سفارش خاص را مشاهده کند. اغلب عرضه کنندگان سیستم های ERP ماژولهای مختلف را مستقل از یکدیگر و بدون نیاز به خرید و نصب کل سیستم ارائه می کنند. در این صورت تهیه بقیه ماژولها را می توان به آینده موکول کرد.

(2_1)نقش سیستمهای اطلاعاتی در موسسات تولیدی و صنعتی

در دهه های گذشته مدیران واحدهای صنعتی وتولیدی با روشهای سنتی، عملکرد مجموعه تحت امر خود را کنترل می نمودند . با توجه به افزایش حجم فعالیتهاوتوسعه سازمانها،استفاده از روشهای سنتی دیگر جوابگو نیازهای اطلاعاتی موسسات  نبوده ونیازهای اطلاعاتی را برآورده نمی سازد. با توجه به گسترش تکنولوژی امروزه استفاده از روشها و ابزار مختلف در مدیریت مدرن جایگاه خاصی دارد. کامپیوتر از جمله ابزاریست که بصورت گسترده ای جهت هدایت وکنترل عملیات وفعالیتها مورد استفاده قرار می گیرد.

فصل دوم

(1_2)سیر تکامل سیستمهای اطلاعاتی

در  ادامه مطالب به بررسی سیر تکامل سیستمهای اطلاعاتی می پردازیم:

 (2_2) -سیستمهای Batch  در کامپیوترهای مرکزی

این سیستمها در زمان خود دارای قدرت زیادی بوده واطلاعات ارزنده ای در اختیار صاحبان صنایع قرارمی داد. و ازآنجا که درآن دوران رقبای بازاردرحد محدودی بود بحث به روز بودن اطلاعات مهم نبود.در این قبیل سیستمها که امروزه نیز برای جمع آوری اطلاعات دوره ای دربعضی مراکزاستفاده می شود اطلاعات در محیطهای مختلف جمع آوری میشود وهنگام استفاده از اطلاعات از آن محیط ها به یک کامپیوتر مرکزی انتقال داده شده وپردازش می شود وگزارش مورد نظر را در اختیار کاربر قرار می دهد. از معایب عمده این سیستمها این است که هیچ وقت آخرین اطلاعات در دسترس مدیران نخواهد بود وهمیشه به صورتBatch پردازش می شوند . یعنی بین ورودی های اطلاعات وخروجی آن یک خلا وجود دارد.

(3_2)- سیستمهای OnLine در کامپیوترهای سازمانی(تک کاربره)

دراین سیستمها اطلاعات به صورت پراکنده در کل سازمان به صورت OnLine موجود می باشد وتقریبا اطلاعات در اختیار همه سازمان قرار دارد .

این سیستمها از لحاظ به روز بودن جوابگوی نیاز سازمانهای تولیدی می باشد ولی از ایرادهای وارده به این سیستمها می توان بحث دسترسی همه سازمان به اطلاعات را عنوان کرد .زیرا دیگر دراین سیستمها  طبقه بندی اطلاعات وجود ندارد وهمه افراد تقریبا به همه اطلاعات دسترسی دارند البته از طریق همان کامپیوتری که برنامه برروی آن به صورت Single نصب شده است .

ایراد دیگری که به این سیستمها می توان گرفت این است که از آنجا که این سیستمها به صورت تک کاربره کار می کنند رویه ورود اطلاعات در سازمانهای بزرگ بسیار مشکل و طاقت فرساست زیرا مسئولیت ورود اطلاعات به عهده یک نفر واز روی یک کامپیوتر خواهد بود .

این امر طراحان سیستمهای اطلاعاتی را برآن داشت تا به فکر راه اندازی سیستمهای اطلاعاتی چند کاربره بیافتند تا درآن تقسیم کارانجام گیرد.

(4_2)- تفکیک DATA ازبرنامه ها وراه اندازی مراکز سرویس داده

مشکلات ومسائل سیستمهای قبلی، طراحان سیستمهای اطلاعاتی را وادار به طراحی وساختن سیستمهایی نمود که بتوانند در سازمانها به صورت چند کاربره مورد استفاده قرارگیرند وبه طور همزمان چند کاربر از ایستگاههای مختلف کاری بتوانند وظیفه ورود اطلاعات را انجام دهند.و از طرفی دسترسی به اطلاعات به طور طبقه بندی شده وبه صورت Online باشد.

از مشخصات بارز این سیستمها این است که Data برروی کامپیوتری که به عنوانDataBase Server  می باشد قراردارد وبقیه کامپیوترهای سازمان به عنوان میهمان از این کامپیوتر مرکزی استفاده می نمایند.

Databases Server

Client

Client

(شکل 12_)

از دیگر محاسن این سیستمها این است که داده ها در جای امنی قراردارندکه از دسترسی کاربران غیر مرتبط به دور می باشد و امکان خرابی اطلاعات به حداقل میرسد از طرفی امکان دستیابی به تمام اطلاعات سازمان برای کاربران مرتبط ومجاز به آسانی مهیاست .ولی هنوز مشکلاتی بر سر راه طراحان سیستمهای اطلاعاتی وجود دارد وآن اینکه به علت قرار گرفتن برنامه ها برروی کامپیوترهای میهمان خطر خرابی برنامه ها و ویروسی شدن آنها وجود دارد از طرفی پشتیبانی این سیستمها بسیار هزینه بر می باشد. و در مواقعی که تعداد تراکنش داده ها زیاد میباشد به علت کندی خطوط ارتباطی وحجم داده انتقال داده شده باعث کندی دسترسی به اطلاعات می گردد.

ولی باز هم طراحان سیستمها دست از کار نکشیدند و به دنبال راه حل برای مسائل قبلی گشتند. شرکتهای برنامه نویس وطراحان سیستمهای اطلاعاتی ، کمک وهم فکری شرکتهای سخت افزاری وشرکتهای ارائه دهنده راهکارهای  شبکه ای را نیز در کار طراحی خود دخیل نمودند تا به بهترین نحوی بتوانند با کمک واستفاده از راهکارهای تکنیکی این مسائل را نیز حل نمایند وحل کردن این مسائل باب جدیدی را در طراحی سیستمهای اطلاعاتی جهت شرکتهای ارائه دهنده سیستمهای اطلاعاتی باز نمود.

 (5_2)- راه اندازی مراکز سرویس برنامه(Application Server)

دراین سیستمها که مباحث جدیدی را در زمینه برنامه نویسی سیستمهای اطلاعاتی پشتیبانی می کند داده های اطلاعاتی سازمان برروی یک کامپیوتر قراردارد(َِDataBase Server) ومانند روش قبل پشتیبانی می گردد. ولی دسترسی به این اطلاعات به صورت مستقیم نمی باشد وبرنامه های کاربردی برروی کامپیوتری که به عنوان Application Server می باشد قراردارد ودسترسی به اطلاعات از طریق برنامه هایی که برروی این کامپیوتر قرار دارد امکان پذیرخواهد بود. وظیفه این کامپیوتر ارتباط دادن  کامپیوترهای میهمان به کامپیوتر مرکزی مربوط به دیتا میباشد.

وبرنامه نویسان با بسط دادن این مباحث به سراغ برنامه های سه لایه و چند لایه رفتند بدین معنی که بار پردازش هارا برروی نقاط مختلف شبکه ها تقسیم نمودند.

تا اینجا سیستمهای اطلاعاتی جوابگوی سیستم های درون سازمانی  بوده ولی هنوز ارتباط اطلاعاتی داخلی می باشد و در چرخه اطلاعات از رقبای بازار و از تامین کنندگان هیچ خبری نیست پس باید سیستمهای اطلاعاتی به گونه ای طرح گردند که بتوان از اطلاعات برون سازمانی نیز استفاده کنند.

-  سازمانی است که فعالیت اقتصادی دارد و به منظور کسب منفعت ، دست به خطر می زند .- Enterprise  *