مقدمه
مدخلی بر مفهوم مدیریت
شاید یکی از مهمترین فعالیتها در زندگی اجتماعی بشر امروز را بتوان مدیریت دانست. در عصر حاضر به مدد این فعالیت است که مأموریتها و اهداف سازمانها تحقق می یابند. از منابع و امکانات موجود بهره برداری می شود و توانایی و استعداد انسانها از قوه به فعل در می آید. مدیران در انجام وظایف خود فرایندی را دنبال می کنند که شامل اجزایی چون برنامه ریزی، سازماندهی، نظارت و کنترل، انگیزش، ارتباطات، هدایت و تصمیم گیری است. مجموعه این فعالیتهاست که مدیریت را شکل می دهد و هماهنگی و نیل به هدفها را میسر می سازد.
صاحبنظران مدیریت را هنر انجام امور به وسیله دیگران توصیف کرده و بر نقش دیگران و قبول هدف از سوی آنان تأکید ورزیده است. گروهی مدیریت را علم و هنر هماهنگی کوششها و مساعی اعضای سازمان و استفاده از منابع برای نیل به اهداف معین توصیف کرده اند. گروهی دیگر مدیریت را در قالب وظایفی چون برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی و… بیان نموده اند. یکی از علمای مدیریت و اقتصاد مدیریت را تصمیم گیری دانسته و این وظیفه را بهترین و اصیلترین نقش مدیر قلمداد نموده است. عالم دیگری بر نقشهای مدیر از دیدگاه تازه تری نگریسته و برای مدیر وظایف و نقشهایی چون رهبری سازمان، منبع اطلاعاتی، و عامل تصمیم گیری و رابط با سایر سازمانها بر شمرده است. اندیشمندان دیگر نیز نقش های هشتگانه ای را برای مدیر بر شمرده اند که در فصل یکم به آنها اشاره خواهد شد.
برنامه ریزی
برنامه ریزی جامع( استراتژیک)
نویسندگان و اندیشمندان مدیریت هر کدام تعریف خاصی از این نوع برنامه ریزی ارائه داده اند که شاید بتوان همه آنها را در این تعریف خلاصه کرد که برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است در جهت تجهیز منابع سازمان و وحدت بخشیدن به تلاشهای آن برای نیل به اهداف و رسالتهای بلند مدت، با توجه به امکانات و محدودیتهای درونی و بیرونی. البته باید یادآور شد که برنامه ریزی استراتژیک قبل از آنکه یک تکنیک و فن باشد یک نحوه تلقی و باور است که مدیران را به تفکر دراز مدت و آینده نگری و پیش بینی افقهای دور ترغیب می کند.
خصوصیات برنامه ریزی استراتژیک
1 برنامه ریزی جامع، انعکاسی از ارزشهای حاکم بر جامعه است. جهان بینی ها، اعتقادات و سنتهای جامعه در برنامه ریزی جامع منعکس می شود.
2 برنامه ریزی جامع معطوف به سؤالات اصلی و مسائل اساسی سازمانها است. سؤالاتی از این قبیل که« برنامه های امروز سازمان چیست و برنامه های آتی چه باید باشد؟»« امروز کجا هستیم و جهت گیریهای آینده چیستند؟»«امکانات و منابع سازمان در آینده چه وضعیتی دارند و باید مصروف چه اهدافی گردند؟»… در برنامه ریزی جامع مطرح می شوند.
3 برنامه ریزی جامع با مطرح ساختن اهداف بلند مدت و تبیین رسالتهای سازمان مدیران را در انجام فعالیتهایشان هم جهت و هماهنگ می سازد.
4 برنامه ریزی جامع دارای دید دراز مدت است و افق های دورتری را در سازمان مطرح می سازد. برنامه ریز در این نوع برنامه ریزی به آینده های دور می اندیشد و می کوشد تا موقعیت سازمان را در بلند مدت ترسیم نماید.
5 برنامه ریزی جامع، عملیات و اقدامات سازمان را در دوره های زمانی بالنسبه طولانی هماهنگ نموده و به آنها پیوستگی و انسجام می بخشد.
6 برنامه ریزی جامع در سطوح عالی سازمان شکل می گیرد، زیرا در این سطح است که تقریباً به طور همه جانبه ای اطلاعات لازم در مورد امکانات و منابع سازمان و انتظارات و توقعات از آن متمرکز است.
7 برنامه ریزی جامع، فراگیر بوده و برنامه های عملیاتی سازمان را در بر می گیرد و به آنها جهت می بخشد.
8 برنامه ریزی جامع امکانات و محدودیتهای درونی و بیرونی سازمان را در مد نظر دارد و با توجه به آنها پیش بینی های خود را انجام می دهد.
اهمیت و ضرورت برنامه ریزی جامع در سازمان
در سنوات اخیر با تغییرات شگفت آوری که سازمانها را احاطه کرده است، مدیران به فراست دریافته اند که با تعیین و تبیین اهداف و مأموریتهای سازمان در دراز مدت بهتر می توانند برنامه های خود را به ثمر رسانند. سازمان بهتر کار می کند و نسبت به محیط خود واکنشهای مناسبتری نشان می دهد. از این رو استفاده از برنامه ریزی استراتژیک و جامع به عنوان یک ضرورت در سازمانها مطرح گردیده است. به کمک این برنامه ریزی، مدیریت قادر می شود جهت گیریهای خود را در آینده معین ساخته و سازمان را در مقابل تغییرات و تحولات فردا مجهز سازد. برنامه ریزی جامع به مدیر کمک می کند تا تصویر روشنی از سازمان و هدفهای آن به دست دهد و فعالیتهای سازمان را در لوای استراتژی واحدی هماهنگ سازد.
فرایند برنامه ریزی جامع
1 تعیین و تدوین اهداف آینده سازمان
2 شناخت اهداف و استراتژیهای موجود سازمان
3 تجزیه و تحلیل شرایط محیطی سازمان
4 تجزیه و تحلیل منابع و امکانات سازمان
5 شناخت وضع موجود سازمان
6 تعیین تغییرات مورد لزوم در استراتژیها
7 تصمیم گیری در مورد استراتژی مطلوب
8 اجرای استراتژی جدید
9 کنترل و سنجش استراتژی جدید در عمل
برنامه ریزی عملیاتی در سازمان
برنامه ریزی جامع چون چتری بر سازمان و عملیات و اقدامات آن سایه می گسترد و مدیران و مسئولان امور را در انجام فعالیتهایشان هدایت می کند. اما این برنامه ریزی راهنما، مدیران و مسئولان رده های پایین سازمان را از وظیفه اصلی شان که برنامه ریزی عملیاتی است بی نیاز نمی سازد. آنان باید با الهام از استراتژیهای تعیین شده، و با توجه به اهداف کلی سازمان به برنامه ریزیهای عملیاتی بپردازند و اهداف جزئی شده در واحد خود را تحقق بخشند.
اصولاً برنامه ریزی عملیاتی از جهات کلی شباهت بسیار به برنامه ریزی جامع دارد؛ زیرا در برنامه ریزی عملیاتی، هدفهای عملیاتی به جای هدفهای کلی قرار گرفته و نحوه نیل به آنها در قالب یک سری عملیات پیش بینی می گردند. در برنامه ریزی عملیاتی هدف جزئی به صورت برنامه عملیات در می آید و طریق رسیدن به هدف جزء به جزء بیان می گردد. برنامه ریزی عملیاتی را می توان پیش بینی عملیات برای نیل به هدفهای معین با توجه به امکانات و محدودیتها و خطوط کلی ترسیم شده در برنامه ریزی جامع تعریف کرد. همان گونه که ملاحظه می شود، هدف و پیش بینی عملیات برای نیل به آن، اجزای اصلی در تعریف برنامه ریزی می باشند.
تکنیک های برنامه ریزی
برای برنامه ریزی عملیاتی تکنیکهای مختلفی ارائه شده است. یکی از ساده ترین این تکنیکها جدول کارنما است که ضمن سادگی و سهولت استفاده، در کار برنامه ریزی بسیار مفید است.
این جدول که نمونه ای از آن در شکلهای زیر مشاهده می شود. فعالیتها، ارتباط و زمان اجرای آنها را نشان می دهد. برای استفاده از جدول مذکور، ابتدا با توجه به نوع فعالیتها و زمان مصروفه برای آنها، واحدی را برای زمان تعیین می کنیم. مثلاً واحد زمانی را روز یا هفته یا ماه در نظر می گیریم و هر فعالیت را در ردیفهای جدول درج نموده و زمان آن را با هاشور زدن مشخص می کنیم.