وظیفه اساسی هر سازمان آموزشی دست یافتن به هدف های از پیش تعیین شده آموزشی و تربیتی است که ممکن است در حیطه های مختلف شناختی، عاطفی، روانی، حرکتی و ادراکی قرار بگیرد. برنامه ریزی در یک مفهوم کلی یعنی پیش بینی و تعیین راه ها روش ها و امکانات برای رسیدن به یک هدف تربیتی مطلوب. در حقیقت، برنامه ریزی تفکر و تهیه نقشه برای گذر از وضع موجود و رسیدن به یک موقعیت مطلوب در آینده است.
اصولاً، مدیریت آموزشی چیزی جز پیش بینی راه ها، فراهم کردن زمینه ها و تأمین امکانات برای رسیدن به اهداف آموزش و پرورش نیست.
برنامه ریزی آموزشی عبارت است از کاربرد روشهای تحلیلی در مورد هر یک از اجزاء نظام آموزشی و هدف آن استقرار یک نظام آموزشی کارآمد است.
برنامه ریزی آموزشی شامل پیش بینی های کلان و کلی است که کل نظام آموزش و پرورش را در بر می گیرد. برنامه ریزی آموزشی جزئی از برنامه توسعه جامعه است که می خواهد با توجه به آینده های دورتر و بطور جامع نیازهای اساسی جامعه را برآورده سازد. اگرچه برنامه ریزی آموزشی وظیفه مدیران سطوح بالاتر و سیاستگذاران آموزش و پرورش می باشد، ولی همه مدیران سطوح میانی و پائینی مانند مدیران مدارس نیز باید از آن آگاهی داشته باشند تا هنگام عمل معنی کار خود را در راستای اهداف کلان درک کنند. از این نظر فرآیند تشخیص وضعیت موجود و مطلوب جامعه تعیین اهداف نظام آموزشی، سیاستگذاری، تعیین شاخصها و رویه ها و تخصیص منابع، امکانات نیروها، بودجه و روشهای تحقق آن اهداف برنامه ریزی آموزشی نامیده می شود.
نظارت بر اجرای برنامه ها:
نظارت: صرفاً یک امر اداری است که با هزینه و مدیریت طرح سروکار دارد.
ارزیابی: امری است پیچیده تر و به منظور مقایسه بین نتایج حاصل و هدفهای تعیین شده برنامه انجام می پذیرد. نتایج حاصل از برنامه می تواند کاملاً با آنچه انتظار می رفته است مغایر باشد. نتایج موردنظر و نتایج پیش بینی نشده برنامه آموزشی هر دو بر نظام آموزشی و نیز بر روابط بین نظام آموزشی و محیط سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، و فرهنگی آن اثر می گذارد. در حالی که نظارت توسط کارمندان اداری دولت انجام می پذیرد.
پی آمد اجرا، نظارت و ارزیابی یک برنام آموزشی اطلاعاتی است که به دست می آید. بر این پایه می توان فرایند برنامه ریزی را اصلاح نمود و بهبود بخشید و برنامه را با تغییرات احتمالی داخل کشور تطبیق داد.
اجرای برنامه: نحوه اجرای یک برنامه آموزشی از چگونگی تهیه آن پراهمیت تر است.
اولاً: برای اینکه، تا وقتی یک برنامه به اجرا در نیامده است مانند این است که وجود ندارد. ثانیاً بهترین برنامه آموزشی تهیه شده به علت اجرای ناقص می تواند نتایج دلسردکننده ای به دست دهد. این در حالی است که از یک برنامه تهیه شده نارسا –در صورتی که درست اجرا شود- می توان نتایج رضایت بخشی به دست آورد. البته در مورد اخیر پشتیبانی مقامات سیاسی بلندپایه تضمین کننده موفقیت است.
صرف این که یک برنامه تهیه شده است و تصمیم گیرندگان و قانون گذاران آن را تصویب کرده اند الزاماً موجب اجرای آن نمی شود. چه هیچ گونه اتصال خودبخودی میان تهیه برنامه و اجرای آن وجود ندارد. دلایل گوناگونی برای این امر وجود دارد.
الف: این امکان وجود دارد که یک برنامه به علت غیرعملی بودن اجرا نشود.
ب: شرایط و موقعیت های پیش بینی نشده در یک کشور
همان عواملی که در موقع تدوین برنامه آموزشی بر آن تأثیر می گذارند بر اجرای آن نیز می توانند اثر گذارند. در حقیقت تأثیر عوامل سیاسی در موقع اجرای برنامه می تواند جدی تر از موقع تهیه برنامه باشد. چه تصویب یک برنامه آسانتر از اجرای آن است.
نظارت بر اجرای برنامه ها:
همان گونه که قبلاً اشاره شد نظارت یک فعالیت اداری است، در حالی که ارزیابی از مفهوم وسیعتری برخوردار است. به طوری که آموزش و پرورش رابطه آن با اقتصاد، اجتماع محیط فرهنگی حاکم بر کشور را در بر می گیرد.
هدف از نظارت و ارزیابی برنامه آموزشی شناخت چگونگی اجرای آن و بهبودی بخشیدن به راههای اجرایی است. آنچه که دقیقاً باید مورد نظارت قرار گیرد شیوه های مدیریت بر منابع انسانی، کالبدی (فیزیکی) و مالی است که به وسیله دولت (وزارتخانه مربوطه، دوایر منطقه ای و محلی) و مدارس و دانشگاه های گوناگون در سطوح مختلف اعمال می گردد. نظارت و بازرسی معمولاً در بخش عمومی انجام می پذیرد. در مورد بخش خصوصی نیز در صورتی که دولت در تأمین بودجه آن سهیم باشد نظارت انجام می گیرد. اما این امر فقط برای اطلاع از اینکه آیا اقلام بودجه پرداخت شده برای مصارف تعیین شده هزینه شده است یا خیر می باشد.
نظارت معمولاً توسط گروهی متشکل از متخصصین امور اداری انجام می پذیرد این گروه با استفاده از قوانین و دستورالعمل های اداری و استخدامی کشور وضعیت استخدامی کارمندان، اسناد و مدارک حسابنداری و قراردادهایی که با شرکتهای گوناگون در حین اجرای برنامه بسته شده است را مورد بررسی و بازبینی قرار می دهند.
زمینه های مورد نظارت عبارتند از:
1- امور مالی 2- کارکنان 3- ساختمان آموزشگاه
فرایند برنامه ریزی:
برنامه ریزی آموزشی امری ستادی است که به سطوح بالای سازمان مربوط می شود. نهادهایی چون دولت، مجلس، وزارت برنامه و بودجه، وزارت آموزش و پرورش و نظایر آن در تعیین اهداف آموزشی سیاست گذاری و برنامه ریزی ها دخالت دارند. در حقیقت مجلس و دولت و سایر وزارتخانه ها عوامل جامه عمل پوشانیدن اصول اساسی هستند. اگرچه فعالیت های مدیران مدارس و مدیران آموزشی نزدیک به خط تولید یا صف در راستای برنامه ریزی آموزشی است، ولی خود الزاماً به برنامه ریزی آموزشی نمی پردازند. بیشتر وظایف و فعالیت های مدیران آموزشی واحدهای آموزشی مربوط به برنامه ریزی درسی است.
عوامل و منابع مهمی که در هر برنامه ریزی آموزشی مطرح است عبارتند از:
1- برنامه توسعه 2- انتظارات و خواست های جامعه
3- تغییرات تکنولوژیک 4- بودجه
5- بازار کار 6- نیازها و استعدادها و رشد و کمال انسان
7- نیروی انسانی 8- جمعیت
9- امکانات آموزشی 10- اطلاعات آمار و پژوهش
اصول تدوین اهداف کلی و جزئی دوره آموزشی:
کلیه اعمال و رفتارهای انسان و فعالیتهایی که در زمینه کار و زندگی صورت می گیرد معطوف به هدف یا هدفهایی است که اهدافی که انسانها برای خود ترسیم می کنند ممکن است از نظر اجتماعی منفی و بی حاصل و یا مثبت باشد. کسی که دست به سرقت اموال دیگران می زند هدف منفی دارد و یا کسی که بطالت و راحت طلبی را پیشه می کند هدف بی حاصلی دارد و هدفهای مثبت هدفهایی هستند که هم برای فرد و هم برای جامعه مفید باشند. اکثر افراد جامعه با کاری که پیش می گیرند در تهیه معاش خود و کمک به رفاه و آسایش جامعه تلاش می کنند علاوه بر این گونه افراد، سازمانها و نهادهای اجتماعی نیز بر اساس هدفهای مثبت و معینی تأسیس می شوند و به جامعه خدمت می کنند از جمله کلیه سازمانها و نهادهای آموزشی و پرورشی که هدف آنها انسان سازی است چنین هدفی مسئولیت خطیر و مهمی را بر عهده این نهادهای اجتماعی محول می کند.