مقدمه
زمان همیشه به عنوان یک منبع مهم قلمداد شده است. اما ما عادت کرده‌ایم که اتلاف وقت را بیشتر به گردم دیگران بیندازیم و خودمان را در آن مقصر ندانیم. ما از کمبود وقت بیشتر به عنوان پوششی استفاده می‌کنیم که فقدان برنامه‌ریزی یا دوراندیشی، تأخیرها و فقدان ضرب‌العجل‌های تعیین شده قبلی در کارمان را از نظر دور دارد. اما واقعیت این است که ما در یک دنیای آرمانی زندگی نمی‌کنیم و بدین ترتیب مجبوریم با زمان و دیگر منابعی که در اختیار داریم به بهترین نتایج دست یابیم.
مدیریت صحیح زمان، عاملی اساسی در موفقیت هر سازمان محسوب می شود چیزی که تاکنون توجه چندانی به آن مبذول نشده است. مدیریت زمان و مدیریت کار، اساساً معطوف به انضباط فردی است. نظامی که انتخاب می‌کنیم تا ما را در استفاده بهتر از وقتمان یاری رساند، به نوعی ارتباط با این هدف است. عملکرد صحیح هر نظام با عملکرد صحیح کاربران آن سنجیده می‌شود. هیچ چوب جادویی باعث نمی‌شود که ما به طور اتفاقی از زمانی که در اختیار داریم به طور صحیح استفاده کنیم. صرفاً کافی است تصمیم بگیریم که اولویت‌های ما کدامند و سپس به آنها بپردازیم.
برنامه‌ریزی و الویت‌بندی اهداف
زمان همانند پول است که ما مقدار مشخصی از آن را در اختیار داریم و برای استفاده بهتر از آن باید برنامه مشخصی، چه در چگونگی مصرف کردن آن و چه درباره تنظیم هزینه‌ها، داشته باشیم.
در محیط کار، شما باید انتظاراتی را برآورده کنید و براساس نتایجی که ارایه می‌دهید، مورد قضاوت قرار می‌گیرید. موارد مشخصی وجود دارند که جزء وظایف شغلی شما محسوب می‌شوند، اما کار شما لزوماً با آنها قیاس نمی‌شود. مثلاً ممکن است شما در جلسه‌ای حضور پیدا کنید. اما حضور در جلسات، در ارزیابی پایان سال شما ملاحظه نخواهد شد. جملاتی مثل «آفرین کارولین! بودجه را تنظیم کردی، اما امسال در 405 جلسه شرکت نموده‌ای!» چیزی نیست که دوست داشته باشید از مدیرتان بشنوید.
در هر کاری که به ما محول می‌شود، وظایف متعدد و متنوعی گنجانده شده است، بعضی از آنها مهم‌اند و عدم انجامشان موجب از دست دادن شغل می‌گردد. بعضی از آنها هم چندان مهم نیستند، اما باید انجام شوند، چرا که بخشی از رویه‌های داخلی کار محسوب می‌شوند. بعضی از آنها نسبتاً بی‌اهمیت‌اند و باید توسط دیگران انجام شوند. و در نهایت، بعضی از کارها اصلاً اهمیت ندارند و لزومی به انجام آنها نیست، ما این وظایف را انجام می‌دهیم، چون نوشته‌ای که روی میزمان قرار دارد انجام آنها را گوشزد می‌کند و احساس می‌کنیم که چاره‌ای جز انجام آنها نداریم.
توانایی تفکیک بین انواع مختلف وظایفی که انتظار می‌رود شما انجام دهید، اولین قدم به سوی برنامه‌ریزی و الویت‌بندی مؤثر است. همین کار در انجام امور خانه هم مصداق دارد. بعضی کارها مانند پختن غذا و شستشوی لباس و ظروف باید حتماً انجام شوند. بعضی از کارهای دیگر را لازم نیست انجام دهید و انجام آنها صرفاً به علاقه و تمایل شما بستگی دارد. (مثل تمیز کردن اتاق زیرشیروانی)
همه با، با وجود آنکه کارهای مختلفی انجام می‌دهیم، در راستای اهداف سازمان حرکت می‌کنیم. اساساً تمام اهداف شغلی با اهداف بخش‌ها و اهداف کلی سازمان تناسب دارند. شما باید به طور مشخص از اهداف واحدها و سازمان اطلاع کامل داشته باشید. اهداف را یادداشت کنید، آنها را از نظر مدیرتان بگذرانید و از تأیید او مطمئن شوید.
شناخت تعهدات زمانی
وقتی به سازمانی ملحق می‌شوید، شرح کاری در اختیار شما قرار می‌گیرد که حوزه‌های مورد مسئولیت‌تان به تفصیل درآن مشخص شده است. شرح کار شما حداقل یک بار در سال باید به روز شود و زمان انجام کارهای خاص نیز باید در آن قید گردد. به عبارت دیگر، اهداف و وظایف فهرست‌شده در شرح کار شما آن چیزهایی هستند که سازمان در قبال انجامشان به شما حقوق می‌پردازد. این وظایف باید تعهدات اولیه اشتغال را برآورده سازند. آنها تعهدات زمانی شما را هم شامل می‌شوند.