مقدمه
از زمانی که بشر به زندگی اجتماعی روی آورد, برای رفع نیازهای خود همواره در کارهای دسته جمعی و گروهی نیاز به هماهنگی و رهبری و در بسیاری موارد برنامه ریزی و سازماندهی پیدا کرد.
در هر زمینه ای که برای تحقق اهداف دسته جمعی نیاز به همکاری پیدا می شد.
ولی واقعیتی که وجود دارد این است که بدون وجود اندیشه مدیریتی از بدو زندگی اجتماعی انسانها, یا از بدو تاریخ, عمل مدیریت وجود داشته است.
بررسی تاریخ ملل باستانی مانند مصر, چین, ایران و روم نشانگر آنست که بدون وجود سیستمهای منطقی از اعمال سازمان یافته و نظامدار و بدون مدیریتی دقیقی امکان اجرای سیستمهای آبیاری و کشاورزی منظم برای آبادانی سرزمینهای آنها, ساختن آثار معماری بسیار عظیم و دقیق و زیبا و بسیاری از موارد دیگر امکان پذیر نبود.
مدیریت چیست؟
انسان برای نیل به مقاصد خود و جهت دادن به فعالیتهای در راستای هدفهایش به سرپرستی, نظارت] هماهنگی و هدایت نیاز دارد. مجموعه وظایفی که رفتار و فعالیتهای سازمان را در مسیر هدف تنظیم تداوم فعالیت خود به مدیریت نیاز دارد.
1-هدف داشته باشید
شما, همه چیز برای مردم نیستید, بر روی مشتریان مخصوص خودتان تمرکز کنید و سعی کنید آنها را راضی کنید. بازار هدف شما معمولاً بخش خاصی از مردم هستند نه همه مردم.
2-متفاوت باشید
اگر رقبای شما کاری را انجام می دهند, شما انجام ندهید, از بازارهای شلوغ پرهیز کنید که در این بازارها همه محصولات و تبلیغات آنها مانند هم هستند.
3-یک تیم داشته باشید
برای پر نمودن یک جای خالی در کسب و کارتان استخدام نکنید. افراد را برای این استخدام کنید که بخشی از تیم شما باشند و کسب و کار شما را بسازند.
4-سریع باشید(مدیریت زمان داشته باشید)
زمان گرانبهاترین کالای شماست. وقتی قرار است کاری را روز جمعه انجام دهید, سعی کنید انرا پنج شنبه عصر انجام دهید. همه تلفنها و ایمیلها را سریع پاسخ دهید.
5-تشکر کنید
خیلی زیاد, به مشتریان و کارمندهای خود بگویید که چقدر برای شما مهم هستند. حتی بهتر از این, اینکار را با روشهای قدیمی انجام دهید, قلم را بردارید و این مطلب را برای آنها بنویسید.
6-یکرو باشید
مطمئن باشید که کسب و کار شما دارای ظاهر و درون یکسان باشد. مشتری همیشه باید با تمام افراد در کسب و کار شما یک ارتباط مناسب داشته باشد.
7-لبخند بزنید
قیمت, محصولات, کیفیت یا خدمات شما دلیل خرید یک مشتری از شما نیست, بلکه مشتری چون شما را دوست دارد از شما خرید می کند.
8-خوش بین باشید
همیشه نیمه پر لیوان را ببینید. نگرش مثبت شما در انتها بر همه چیز غلبه کرده و تمامی مسائل جانبی شما را در بر خواهد گرفت.
9-فروشنده مهربان
تلاش نکنید با فشار و زور خدمت یا محصولی را به مشتری بفروشید. مشکلات را حل کرده و نیازهای مشتری را بر طرف نمائید. بهترین کاری را که می توانید برای مشتری انجام دهید.
10-آسایش خود را فراموش نکنید
هیچگاه اعتقاد نداشته باشید راهی که می روطد همیشه باید بروید, هیچگاه باور نکنید که ایده های جدید یا تکنولوژی جدید بدرد شما نمی خورد.
برآورد های زمانی
زمانیکه فعالیت مورد نظر از نظر روال کار؛ تهیه و تنظیم گردید, همه فعالیتی را باید بر حسب زمانیکه برای انجام آن لازم است روشن ساخته و "برآورد زمانی" آن را معلوم نمود.
گرچه می توان از برآورد زمانی منفرد استفاده نمود ولی سه نوع برآورد زمانی برای هر فعالیت بکار برده می شود:
1-برآورد زمانی با خوش بینی (optimizer time) (to)
مدت زمان لازم برای انجام فعالیت بدون پیش بینی مشکلات اینده, در بسیاری از موارد چنین برآورد زمانی مشکل و دارای احتمال موفقیت کمی است. تجربه نشان داده است که فقط یک درصد احتمال برای انجام کار زودتر از زمان پیش بینی شدهخ وجود دارد.
2-برآورد زمانی محتمل (motlikely time) (tm)
مدت زمانی که در آن فعالیت مربوط با بیشترین احتمال انجام می گردد. در این نوع براورد باید حوادث عادی پیش بینی گردیده و زمان کافی برای وقایع غیر قابل پیش بینی در نظر گرفته شود و بر اساس بهترین اطلاعات موجود برآورد مربوط به عمل آید.
3-براورد زمانی با بدبینی (pessimistic time) (tp)
مدت زمان لازم برای انجام فعالیت با درنظر گرفتن مشکلات آینده. در صورتی که برآورد زمانی استفاده کنیم باید برآورد زمانی محتمل(tm) را به کار برد.
برآورد زمانی را مستقیماً روی دیاگرام شبکه می نویسند و اگر از سه نوع برآورد استفاده شده باشد. ترتیب نوشتن آن: اول برآورد زمانی با خوش بینی , دوم برآورد زمانی محتمل و سوم برآورد زمانی با بدبینی می باشد. این عمل موجب تسهیل در فهم مطالب و فعالیتها گردیده احتمال بی توجهی به بعضی از فعالیتها را کاهش می دهد.
مدیریت زمان
مدیریتزمان امری محال و غیرممکن است. این نکته نگران کننده ولی در عین حال منطقی است. بنابراین مهم نیست که شما مشغول انجام چه کاری هستید؛ زمان بدون توجه به شما با سرعت ثابت یک ثانیه در هر ثانیه به حرکت خود ادامه خواهد داد . تا زمانی که نتوانیم ماشین زمان را کنترل کنیم زمان نیز قابل کنترل نیست. سوال این است؛ شما چگونه قصد دارید چیزهایی را که هم اکنون در حال انجام دادن آن هستید کنترل کنید؟
ممکن است بارها شنیده باشید که تمرکز اصلی مدیریت زمان بر مفهوم زمان است. اگرچه بحث زمان در مدیریت زمان به دفعات مطرح می شود با این وجود زمان تنها یک عامل ثتنویه در مدیریت زمان به شمار می اید زیرا که عامل اساسی در مدیریت زمان واقعی باید اولویتهای شخصی شما باشد.
نکته جالب توجه این است که اکثر مردم مدیریت زمان را یک فعالیت بی روح و خسته کننده تلقی می کنند زیرا فکر می کنند مدیریت زمان تنها درباره زمان بحث می کند. علی رغم اقبال عمومی کتاب تقویم؛ هنوز تعداد انگشت شماری از ما به بحث زمان علاقه مندیم. عامل اصلی شکست و ناکامی ما در مدیریت موفق زمان, نادیده گرفتن واژه شخصی است. اغلب اوقات مقاصد و نیات برنامه ریزی شده در آغاز سال به این علت فراموش می شوند که آنها به اولویت های اشخاص دیگر ارتباط پیدا می کنند. بطور مشابه علت شکست مدیریت زمان در کسب و کارهای مختلف فقدان یک زیربنای اساسی برای تشخیص اهمیت اشخاص است. پروژه های کاری ممکن است در فهرست اولویتهای شخصی شما جایگاه بالایی داشته باشد اما نکته مهم این است که شما به عنوان یک فرد آن اولویتها را تنظیم می کنید:
حیطه کارهایی که مهم نیست ولی اضطراری است. برای این کارها نمی توان برنامه ریزی زمانی کزد و به طور ناگهانی برای ما اتفاق می افتند. اینگونه کارهای اتفاقی می تواند تا 15 درصد از زمان ما را به خود اختصاص دهد.
حیطه کارهایی که نه مهم است و نه اضطراری, یکتا 2 درصد از زمان ما می تواند باری انجام کارها تلف شود.
بنابراین براساس این جدول باید برای کارهایمان برنامه زمانی تنظیم کنیم تا از زمان خود استفاده کیفی ببریم و به اصطلاح از "کیفیت زمان" استفاده کنیم.