متداولترین فنون و تکنیکهایی که آنالیست را در زمینه بهبود وضع فعلی و پیشنهاد وضع آتی یاری می دهند عبارتند از:
بررسی تقسیم کار
بررسی جریان کار
بررسی جا و مکان
کنترل فرمها
کنترل اسناد و سیستمهای بایگانی
اندازه گیری کار
برنامه ریزی شبکه ای ( پرت , سی پی ام , پی دی ام )
تعریف جدول تقسیم کار
تعریف : جدول تقسیم کار جدولی است که نشان می دهد کارکنان سازمان در یک مدت معین, چه کارهایی را انجام می دهند و چه مقدار وقت صرف انجام دادن این کارها می کنند .
مزایای تهیه جدول تقسیم کار
کسب آگاهی از بار واقعی کار و نحوه توزیع آن در عمل
شناخت محلهای تراکم کار از یک طرف و تراکم نیروی انسانی از طرف دیگر
آگاهی از تکرارها و تداخلهای وظیفه ای
آگاهی از نحوه اختصاص وقت به هر یک از وظایف و فعالیتها
آگاهی از نحوه تطبیق نوع و ماهیت وظیفه با تخصص کارکنان
کسب اطلاع از اوقات اضافی کارکنان
آگاهی از تعداد واقعی نیروی انسانی مورد نیاز
ارزشیابی کار کارکنان
به دست آوردن مبنایی جهت تعیین حقوق و دستمزد کارکنان
مراحل تهیه و تنظیم جدول تقسیم کار
انتخاب واحد بررسی
تهیه لیست وظایف کارکنان
تهیه لیست فعالیت های واحد
تهیه جدول تقسیم کار برای وضع موجود
تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار در وضع موجود و کشف نقایص وایرادات آن
تهیه جدول تقسیم کار پیشنهادی
مرحله اول – انتخاب واحد بررسی
آنالیست در شروع کار بایستی کل سازمان را به واحدهای کوچک تقسیم کند و جدول تقسیم کار را برای هر یک از واحدها به طور جداگانه تنظیم نماید .
مرحله _ تهیه لیست وظایف کارکنان
لیست وظایف کارکنان عبارت است از لیستی که نشان میدهد هر یک از کارکنان یک واحد سازمانی در یک مدت معین چه وظایف و عملیاتی را انجام می دهد و چه مقدار وقت صرف انجام آنها می کند .
مرحله سوم _ تهیه لیست فعالیت های واحد
لیست فعالیت ها عبارت است از: صورتی از کلیه فعالیتهایی که در یک واحد سازمانی انجام می شود. این لیست مجوعه فعالیتهایی اساسی و عمده ای که کارکنان آن واحد سازمان انجام می دهند , درج می گردد.
مرحله چهارم _ تهیه جدول تقسیم کار برای وضع موجود
در این مرحله , آنالیست با استفاده از اطلاعاتی که در دو مرحله قبلی فراهم آورده است , به تهیه و تنظیم جدول تقسیم کار می پردازد .
مرحله پنجم _ تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار
نمونه ای از سولات قابل طرح در مرحله تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار از این قرارند:
آیا کلیه فعالیت هایی که در این واحد انجام می شود, به این واحد تعلق دارد؟
کدام یک از فعالیتها, بیشترین وقت واحد را میگیرند و آیا لازم است که این مقدار وقت, صرف انجام آنها شود؟
چه مقدار از وقت , صرف انجام کارهای غیر ضروری می شود؟ منظور از کار غیر ضروری, کاری است که انجام آن در تامین هدف سازمان اثری ندارد.
آیا از تخصص و مهارت افراد, استفاده مناسب به عمل می آید ؟
آیا کار به طور مساوی بین افراد تقسیم شده است ؟
آیا وظایفی که به کارکنان ارجاع می شود , تا حدود زیادی با یکدیگر بی ارتباط هستند ؟
آیا تخصصها خیلی محدود و وظایف , بیش از اندازه به اجزا تقسیم شده اند .
آیا در تقسیم وظایف, به روحیه, علاقه, نگرش و ویژگیهای شخصی شاغلین توجه شده است؟
آیا در تعیین افرادی که با یکدیگر در ارتباط مستقیم کاری هستند , به وجود علایق مشترک و تشابه شخصیتی میان آنها توجه شده است ؟
آیا در انجام وظایف تکرار و تداخل وجود دارد ؟
مرحله ششم _ تهیه جدول تقسیم کار پیشنهادی
وقتی آنالیست سوالات مربوط به جدول تقسیم کار در وضع موجود را مطرح کرد و پاسخهای مناسب را در یافت, متوجه میشود که در مورد وظایف بعضی از افراد, ایجاد تغییراتی, ضرورت دارد .
بررسی جریان کار
تعریف نمودار جریان کار
نمودار جریان کار عبارت است از تصویری از مراحل مختلفی که برای انجام یک کار , از ابتدا تا انتها , طی میشود .
استفاده از علایم در نمودارهای جریان کار :
(نمودار ها در فایل اصلی موجود است)
انواع نمودار جریان کار
نموار جریان کار دو نوع است :
الف – نمودار عمودی یا یک ستونه
ب- نمودار افقی یا چند ستونه
الف – نمودار عمودی یا یک ستونه
نمودار عمودی در مواردی به کار می آید که کلیه مراحل یک کار در یک قسمت یا یک واحد انجام شود, با کمک این نمودار آنالیست می تواند به ارتباطهای کاری موجود در یک واحد پی ببرد و از تکرار ها و تداخلهای وظیفه ای و عملیاتی آگاه شود.
نمودار افقی یا چند ستونه
نمودار افقی در مواردی به کار می آید که مراحل یک کار در چند قسمت یا چند واحد انجام شود . این نمودار به آنالیست کمک می کند که به نحوه ارتباطهای بین واحدهای مختلف پی ببرد و از تکرار ها و تداخلهایی که در آن واحدها رخ می دهد , آگاهی پیدا کند