تحقیق مقاله طراحی و نمای یک بانک اطلاعاتی

طراحی و نمای یک بانک اطلاعاتی

در این بخش با شیوه های طراحی یک سند باک اطلاعاتی  و همچنین نمای آن آشنا خواهید شد.

طراحی یک سند بانک اطلاعاتی:

برای ایجاد و طراحی یک بانگ اطلاعاتی ابتدا باید بدانید که نیاز به چه اطلاعاتی دارید و سپس بانک اطلاعات جمع آوری شده را به بانک اطلاعات وارد نمایید.

درخواست اطلاعات از شما

اطلاعات مجموعه سوالاتی است که در زمان طراحی یک پایگاه داده (Database) برای ایجاد بانک اطلاعاتی توسط طراح از شما درخواست شده و یا خود آن را مطرح می نمایید.

درخواست اطلاعات چیست؟

قبل از طراحی یک پایگاه داده  باید نیازهای خود از طراحی را تعریف نمایید. یعنی انتظاری را که از یک بانک اطلاعات دارید مشخص نمایید.

مهمترین اصل در طراحی یک پایگاه داده در خواست اطلاعاتی است که باید وارد برنامه کاربردی بانک اطلاعات   شود.

به چه منظوری اطلاعات درخواست می شود؟

اطلاعات شما سبب می شود که طراح، داده های اولیه شما را بررسی نموده و پس از بازنگری ابتدایی آن، سطبق نیاز جداول بانک اطلاعاتی را تعریف نماید.

به چه اطلاعاتی نیاز دارید؟

در خصوص  نوع اطلاعاتی باید به پرسش هایی دررابطه با نوع جستجو، شیوه قرارگیری اطلاعات و روش مصاحبه داده ها پاسخ دهید.

تعریف احتیاجات :

برای این که اطلاعات شما بتواند سودمند باشد باید یک طرح ساده (شرح کلی) از احتیاجات خود را بنویسید. اگر طراح بانک اطلاعات شخصی دیگری می باشد، باید احتیاجات شما طوری مشخص شود که به راحتی قابل درک بوده و بتوان آنها را کنترل نمود به عنوان مثال یک مجتمع آموزش دوره های کارمپیوتری متفاوتی را برای سنین مختلف ارائه می نماید.

برای ارائه این دوره ها از 4 مرکز دیگر استفاده می نماید. حال در تصویر زیر شیوه های آموزشی را که مجتمع برای مراکز مختلف تعریف نموده مشاهده می نمایید. (تعریف احتیاجات).

ساخت دکورهای غیر تکراری: هر جدول باید دارای یک کلید اصلی باشد. این کلید شامل یک فیلد و یا ترکیبی از فیلدها می باشد. زمانی که کلید اصلی را در جدول  تعریف می نماییم باید به این نکته توجه داشته باشیم که نباید دکوردهای تکراری را وارد جدول نماییم.

کلید اصلی به دو روش توسط کاربر و یا از طریق نرم افزار بانک اطلاعاتی تعریف می شود. در صورتی که کلید اصلی توسط نرم افزار بانک اطلاعاتی تعریف گردد. یک فیلد به عنوان شمارنده در اول هر رکورد قرار می گیرد.

در زمان درج داده ها در رکورد، فیلد شمارنده به صورت اتوماتیک برای هر رکورد یک شماره تعریف می کند و تغییر این فیلد توسط کاربر امکان پذیر نیست در نتیجه نمی توان رکوردهای تکراری ایجاد نمود.

ساخت فیلدهای (Fields) غیر تکراری:

در یک جدول نمی توان از فیلدهای تکراری استفاده نمود. در صورتی که بخواهیم از فیلدهای تکراری استفاده کنیم باید آن را در یک جدول دیگر تعریف نمود. به عنوان مثال نمی توان دو فیلد با عنوان Name را برای یک جدول تعریف نمود.

ساخت فیلد های وابسته به یکدیگر:

در طراحی یک جدول این نکته حائز اهمیت است که فیلدها می توانند با سایر جداول در ارتباط باشند. به این نوع از فیلدها، فیلدهای وابسته گفته می شود. به عنوان مثال: در یک شرکت خدماتی  می توان دو جدول مربوط به اشخاص و فاکتور فروش را تعریف نمود. درجدول اشخاص کلید شناسایی (Id) به عنوان کلید اصلی بوده و در جدول فاکتور کلید شناسایی (Id) به عنوان کلید فرعی  در نظر گرفته می شود. با این روش می توان فیلدهای وابسته به یکدیگر را تعریف نمود.

ساخت فیلدهای مستقل:

در این روش می توان فیلدهایی را ایجاد نمود که هیچ گونه وابستگی به سایر جداول نداشته باشند.

در مثال قبل فیلد نام در جدول اشخاص هیچگونه ارتباطی با جدول فاکتور ندارد.

ساخت یک جدول با استفاده از فیلدها و مشخصات مورد نظر:

در این بخش  با شیوه های ساخت یک جدول به کمک فیلدها و مشخصات آنها آشنا خواهید شد.

ساخت یک بانک اطلاعاتی جدید(New):

در این روش از منوی File فرمان New را اجرا می نماییم پس از انجام این عمل کادر محاوره ای فرمان ظاهر می شود.

در کادر ظاهر شده روی دکمه General کلیک می کنیم. در پنجره مربوط آیکون Database را انتخاب نموده و سپس روی دکمه Ok کلید می نماییم در این مرحله کادر تبادلی فایل جدید (File new) ظاهر می شود.

در بخش File name نام فایل مورد نظر را وارد نموده و روی دکمه Create کلیک می کنیم مجدداً یک کادر محاوره ای ظاهر می شود.

در کادر ظاهر شده یکی از موضوعات مربوظ به بانک اطلاعاتی ایجاد شده را انتخاب می نماییم. به عنوان مثال برای ایجاد جدول حالت Tables را انتخاب می کنیم. در رابطه با سایر موضوعات در بخش های دیگر توضیح بیشتری خواهیم داد.

ساخت یک جدول با استفاده از جدول ساز خبره (Wizard)

برای ایجاد یک جدول به روش خبره مراحل زیر را طی می نماییم:

دکمه Ok        آیکون File       New        General        Database پس از طی نمودن مراحل فوق کادر محاوره ای فایل جدید (File New) ظاهر می شود. نام بانک را در بخش File name وارد نموده روی دکمه Create کلیک می نماییم.

در این مرحله کادر محاوره ای مربوط به بانک ایجاد شده ظاهر می شودجهت ایجاد جدول روی گزینه Table کلیک نموده تا گزینه های مربوط به آن در پنجره سمت راست ظاهر شود.

روی گزینه انتخاب شده عمل کلیک دوبله را انجام می دهیم. با انجام این عمل کارد محاوره ای جدول ساز خبره (Table Wizard) ظاهر می شود.

انتخاب یک نمونه از جدول با استفاده از جدول ساز خبره (Wizard)

در کادر تبادلی ظاهر شده یکی از رده های Business (تجاری) و یا Personal (شخصی) جهت ساخت جداول تجاری و یا شخصی انتخاب می کنیم .

اضافه کرده فیلدها:

پس از تعیین رده جدول از قسمت لیست جداول (Sampe tables) نوع جدول مورد نظر را انتخاب وسپس به بخش لیست فیلدها (Sampe Field) مراجعه نموده و فیلد مورد نظر را انتخاب می کنیم، سپس روی دکمه فلش سمت راست کلیک می کنیم. با این عمل فیلد مورد نظر در پنجره New table قرار می گیرد.

تغییر نام یک فیلد موجود در فیلدهای ایجاد شده به کمک جدول ساز خبره

جهت تغییر نام فیلد مورد نظر که در بخش فیلدهای جدید (New Field) وجود دارد روی دکمه Rename field کلیک می کنیم. با انجام این کار کادر تبادلی فرمان ظاهر می شود.

حال در این کادر یک نام جدید وارد نموده و سپس روی دکمه Ok کلیک می کنیم. با طی نمودن مراحل فوق نام فیلد تغییر می نماید.

ساخت یک جدول در داخل جدول ساز خبره :

در کادر تبادلی روی دکمه Next کلیک می نماییم. با این کار یک کادر تبادلی ظاهر می شود.

در پنجره ظاهر شده نام جدول را در کادر مبتنی وارد نموده و روی دکمه Next کلیک می کنیم.

در کادر تبادلی ظاهر شده می توان حالت های زیر را انتخاب نمود:

Modify the table design * وارد شدن به محیط طراحی فیلدها (Design view)

Enter data directory into the table * وارد شدن به محیط صفحه داده ها (Data sheet view)

Enter data into the table using a from the wizard creates for me * ایجاد یک فرم به روش سریع.

ساخت یک جدول بدون استفاده از جدول ساز خبره (Wizard)

در پنجره بانک اطلاعاتی (Database) روی دکمه New کلیک می کنیم تا کادر تبادلی New table ظاهر شود.

در این کادر گزینه Design view را انتخاب و روی دکمه Ok کلیک می نماییم. با انجام این عمل کادر طراحی فیلد (Design view) ظاهر می شود.

حال می توانیم فیلدها را تعریف کنیم.

اضافه کردن نام یک فیلد: در قسمت نام فیلد (Field name) یک نام را وارد می نماییم.

نشان دادن نوع داده

در قسمت Data type نوعی داده فیلد را مشخص می کنیم.

اضافه کردن توضیحات فیلد

جهت تشریح موضوعات یک فیلد می توان در بخش Description  توضیحات مربوط به فیلد را وارد نمود. این بخش برای رفع اشکال از فیلدها در زمان استفاده مجدد بسیار مفید می باشد.

اضافه کردن سایر فیلدها به یک جدول

برای اضافه نمودن فیلدهای جدید به یک جدول مراحل قبلی را طی می نماییم.

ذخیره کردن یک جدول

برای ذخیره نمودن یک جدول ایجاد شده روی دکمه  (X) Close پنجره جدول کلیک               می نماییم با این عمل کادر تبادلی ذخیره سازی ظاهر می شود.

در این کادر روی دکمه Yes کلیک نموده و کارد محاوره ای ظاهر شده (Saveas) و نام جدول را وارد نموده و روی دکمه Ok کلیک می کنیم.

پس از انجام مراحل فوق در کارد تبادلی، جدول با نام مورد نظر ظاهر می گردد.

ابزارهای کنترلی جهت ویرایش رکوردها

رکورها را می توان در صفحه داده ها (Datasheet) و یا فرم (Form) ویرایش نمود. در این بخش با شیوه ویرایش رکوردها در صفحه داده ها آشنا خواهید شد.

جهت انجام ابتکار ابتدا فیلد مورد نظر را انتخاب نموده و پس بر دو روش می توان آن را ویرایش نمود.

* قرار دادن داده در فیلد به کمک روش کپی و چسپاندن

* تایپ نمودن داده در داخل فیلد

آیکونهای موجود در سمت چپ نشان دهنده وضعیت رکوردها می باشند این آیکنها عبارتند از:

انتخاب رکورد جاری

انتخاب تمام فیلدهای رکورد

تایپ فیلد انتخاب شده

نمایش آخرین رکورد

حرکت کردن در یک فیلد به کمک ماوس:

جهت انجام این کار نشان گر ماوس را روی فیلد مورد نظر قرار داده و عمل کلیک را انجام                می دهیم. این عمل سبب تغییر شکل نشان گر ماوس می شود.

حرکت کردن در یک فیلد به کمک صفحه کلید:

جهت حرکت از یک فیلد به فیلد دیگر و یا یک رکورد به رکورد دیگر می توان به روش های زیر از صفحه کلید استفاده نمود.

کلید Tab: حرکت به فیلد بعدی

کلیدهای Shift+Tab : حرکت به فیلد قبلی

کلید Home: رفتن به اولین فیلد در رکورد جاری

کلید End : رفتن به آخرین فیلد در رکورد جاری

کلید جهتی پایین: رفتن به رکورد بعدی

کلید جهتی بالا: برگشت به رکورد قبلی

کلیدهای Ctrl+Home: رفتن به اولین فیلد از اولین رکورد

کلیدهای Ctrl+End: رفتن به آخرین فیلد از آخرین رکورد

کلید Page up : رفتن به بالای یک صفحه

کلید Page Down : رفتن به پایین یک صفحه

حرکت کردن از یک رکورد به رکورد دیگر با استفاده از کارد پیمایش و ماوس :

جهت حرکت کردن بین رکوردها روش دیگری نیز وجود دارد و آن استفاده از کادر پیمایش (Scrollbar) و ماوس به صورت یکجا می باشد.

در پایین ترین بخش پنجره برنامه کادرهای پیمایش وجود دارد که با کلیک توسط ماوس روی آنها می توان عملیات زیر را انجام داد:

رفتن به رکورد بعدی

رفتن به رکورد قبلی

رفتن به آخرین رکورد

رفتن به اولین رکورد

حرکت کردن در یک رکورد ویژه با استفاده از منوی Edit:

جهت حرکت کردن در یک رکورد ویژه به کمک نوار منو ابتدا روی منوی Edit کلیک نموده و سپس دکمه Go to را انتخاب می کنیم.

در منوی کرکره ای ظاهر شده با کلیک روی هر کدام از حالت های زیر می توان عملیات مختلفی را انجام داد.

First: رفتن به اولین رکورد

Last: رفتن به آخرین رکورد

Next: رفتن به رکورد بعدی

Previous: رفتن به رکورد قبلی

New record: ایجاد یک رکورد جدید

حرکت کردن در یک رکورد ویژه با استفاده از صفحه کلید:

با فشردن کلید F5 شماره رکورد جاری روی کادر پیمایش که در پایین ترین بخش پنجره وجود دارد به حالت پررنگ (High light) نمایش داده می شود.

حال با درج شماره رکورد در کادر ذکر شده و زدن کلید Enter وارد رکورد مورد نظر خواهید شد.

وارد کردن داده به یک جدول :

در این بخش با شیوه اضافه کردن یک رکورد به جدول آشنا می شوید.

اضافه کردن یک  رکورد به جدول :

* روی آخرین رکورد قرار گرفته روی منوی Edit کلیک نمایید. سپس جهت اضافه کردن یک رکورد به جدول ابتدا جدول مورد نظر را باز کنید سپس به کمک روش های زیر رکورد را به جدول اضافه نمایید.