تحقیق مقاله مدیریت مجامع و سهام ایران خودرو

مقدمه :

مدیریت و رهبری از ارکان هر سازمان و جامعه است . نیاز به مدیریت و رهبری در همه زمینه‌های فعالیت اجتماعی امری محسوب و حیاتی است و شاید بتوان گفت که یکی از مهمترین فعالیتها در زندگی اجتماعی بشر امروز ، مدیریت است . در عصر حاضر به کمک این فعالیت است که مأموریتها و اهداف سازمان تحقق می‌یابند ، از منابع و امکانات موجود بهره‌برداری می‌شود و توانایی و استعداد انسانها از قوه به فعل درمی‌آید . منابع انسانی و مادی بدون هدایت و رهبری لایق ، روبه کاهش و نابودی می‌رود .

مدیر در هر رده‌ای که قرار داشته باشد ، از مدیران ارشد و عالی تا مدیران پایه ، در سرپرستی مستقیم و نظارت بر اجرای عملیات ، برای موفقیت در انجام وظایف سازمانی خود نیازمند به کسب اطلاعات کافی می‌باشند . ما امروز در یک عصر سازمانی زندگی می‌کنیم ، سازمان به عنوان وسیله و ابزار اجرای هدفهای گوناگون اجتماعی ، فرهنگی و اقتصادی پدیده‌ای است همه جاگیر .

نیروی انسانی جزیی جدایی ناپذیر از دنیای سازمانی را تشکیل می‌دهد . تحقق هدفهای سازمانی بدون در اختیار داشتن نیروی انسانی کارآمد و علاقمند امکان پذیر نیست .

آشنا ساختن مدیران و کارکنان با دانش مدیریت که جنبه‌های مختلفی را در بر‌می‌گیرد   می‌تواند تا حد زیادی برای حل و فصل مسایل و غلبه بر مشکلات و پیش‌بینی شرایط نامطمئن ، راهگشا باشد .

بدیهی است آموزش صحیح و در اختیار قرار دادن ابزار مناسب کار ، باعث پرورش و آماده شدن مدیران شایسته ، مبتکر و خلاق می‌شود و برخورداری آنان از ویژگیهای اخلاقی و انسانی باعث رشد و تکامل مدیریت در سطح جامعه خواهد گردید .

 مدیریت مجامع و سهام ایران خودرو :

مسئولیتهای کلی ( جاری ) این مدیریت با توجه به تعریف ساختار سازمانی آن نظارت بر عملکرد شرکتهای تابعه ، وابسته و تحت نظارت ، در چارچوب قانون تجارت و سیاستهای متأثر از آیین نامه‌ها و دستورالعملها و مقررات ابلاغی از جانب شرکت ایران خودرو و سازمان گسترش می‌باشد مضافاً اینکه کلیه امور مربوط به سهامداران شرکت ایران خودرو نیز به عهده این مدیریت است . همچنین این اداره وظیفه پاسخگویی به کلیه مسائل و مشکلات مربوط به سهامداران شرکت ایران خودرو ، نظارت در تهیه و نگهداری آمار سهامداران ، ارتباط مستمر با سازمان بورس اوراق بهادار و پرداخت سود سهام سهامداران طبق برنامه‌ریزی مدیریت مجامع و سهام و نگهداری آمار و اطلاعات مرتبط با سود سهامداران را بر عهده دارد .

این سازمان ارتباط مستقیم با سازمان بورس اوراق بهادار تهران و کلیه شرکتهای زیر مجموعه ایران خودرو مانند : شرکت ایساکو ، شرکت سایکو ، شرکت ایران خودرو دیزل،  شرکت گسترش صنایع ایران خودرو دارد .

این اداره زیر نظر مستقیم مدیر عامل شرکت ایران خودرو قرار دارد و دو واحد را تحت پوشش قرار می‌دهد :

اداره کل سهام و روابط سهامداران .

نظارت بر شرکتها .

هزینه‌های جاری در این اداره عبارتند از :

حقوق و مزایای کارکنان .

هزینه‌های آب ، برق ، سوخت ، تلفن ، کپی ، فاکس و پست .

هزینه‌های مربوط به تعمیر و نگهداری ابزار و وسایل و تجهیزات .

هزینه‌های سرمایه‌ای این اداره نیز شامل : خرید اثاثه اداری و تجهیزات کامپیوتری و کلیه لوازم و مواد مصرف نشدنی می باشد . 

 اکثر افراد شاغل در این اداره به غیر از مدیر و رؤسای کل به صورت قرار دادی و با مراجعه به اداره گزینش شرکت ایران خودرو استخدام شده‌اند و کارمندان رسمی با 30 سال سابقه کار بازنشسته می‌شوند .

کارمندان 14 نفر هستند که 5 نفر زن و 9 نفر مرد باشند و مدرک تحصیلی آنان لیسانس و دیپلم است .

مدیر ، رئیس کل و رییس اداره دارای مدرک تحصیلی لیسانس و مسئول و سرپرست اداره نیز دیپلمه می‌باشند .

این سازمان واقع در تهران ، خیابان ظفر ، نرسیده به خیابان ولیعصر ، پلاک 359    می باشد . باتوجه به شرح وظایف کارکنان در هر قسمت تقسیم کار در سازمان انجام گرفته است و مسئولیت شغلی هر کارمند با دامنه اختیارش برابر نیست . دامنه اختیار هر کارمند فقط محدود به شغلی می‌شود که مسئولیت انجام آن را دارد ، در صورتی که اختیار و مسئولیت باید همگام با یکدیگر پیش بروند . این دو شباهتی بیشتر از دو روی یک سکه با هم ندارند .مسئولیتهای کارکنان مواردی هستند که باید در برابر آنها پاسخگو باشند ( هزینه‌ها ، تحویلهای به موقع و نگهداری مناسب ) از مسئولیتها به عنوان وظایف افراد نیز یاد می‌شود . مانند :

کنترل کارتهای ساعت زنی ، بررسی حوادث ، زمان بندی برای کارکنان ، نگهداری سوابق ، اما اختیار قدرتی است که برای انجام مسئولیتهای خود به آن نیاز دارند . مثلاً :

اختیار یک سرپرست شامل :

حق او در تصمیم گیری ، کنترل هزینه و کیفیت و اعمال انضباط لازم بر کارکنانی است که برای کمک به انجام مسئولیتها در نظر گرفته شده‌اند.

بدیهی است که بدون اعطای اختیار لازم برای انجام امور ، نباید مسئولیتی به سرپرست واگذار شود . اگر به یک سرپرست ، مسئولیت نظارت بر کیفیت داده شود ، باید این اختیار را داشته باشد که در صورت کاهش کیفیت ، خط تولید را متوقف کرده و یا برای اصلاح وضعیت ، اقدامات لازم را انجام دهد .

اختیار نیز همانند مسئولیت معمولاً به صورت مستقیم از بالادستان به سرپرستان اعطا می‌شود . رؤسا نیز به نوبه خود اختیارات و مسئولیتهای خود را از مقام ما فوق خویش دریافت می‌کنند و این ترتیب تا مدیر شرکت ادامه می‌یابد . مدیر نیز اختیارات خود را از هیئت مدیره کسب می‌کند . قسمت عمده اختیارات و مسئولیتها در اختیار رئیس شرکت قرار دارد و او این اختیار و مسئولیت را به سه قسمت ( بین معاونان تولید ، فروش و مالی ) یا به 20 قسمت ( بین معاونان مسئول 20 محصول مختلف ) تقسیم می‌کند . هرچه مسئولیتها و اختیارات پایین‌تر می‌آیند کوچکتر و اختصاصی‌تر می‌شوند.

هدف اصلی مدیر و سر پرست از کنترل ، حفظ امور در مسیرهای تعیین شده و اطمینان از منتهی شده برنامه‌ها به اهداف مورد نظر سازمان می‌باشد . مدیران از کنترل و نظارت به این منظور استفاده می‌کنند که مطمئن شوند کارکنان به موقع در محل کار خود حاضر می‌شوند ، مواد ضایع نشود و یا به سرقت نروند و برخی از افراد از حدود اختیارات خود تجاوز نکنند . سرپرستان دو کار اساسی را در فرآیند کنترل و نظارت انجام می‌دهند . در اولین نقش ، سرپرست تا حدودی مشابه یک قاضی عمل می‌کند و وقایع واحد خود را تحت نظر دارد تا ببیند آیا فعالیتها ، شرایط و نتایج ، همانند آنچه انتظار می‌رود انجام می‌شوند یا خیر . در دومین نقش سرپرستان به عنوان حل کننده مشکلات و تصمیم گیرنده عمل می‌کنند . آنها به دنبال این هستند که دریابند چرا بعضی امور به اشتباه انجام شده‌اند و سپس تصمیم می‌گیرند که چه کاری باید انجام شود .

پس به طور خلاصه طبق نمودار سازمانی هر فرد در حیطه مسئولیتهای سازمانی خود نظارت کرده و امور را کنترل می‌کند .

در خصوص ارتباطی که باید هدف فرد و اهداف سازمان وجود داشته باشد :

اولاً باید مشخص گردد که هدف فرد از کارکردن چیست و کارکردن چه تفاوتی با دیگر فعالیتها دارد .

منظور از کار فعالیتی است که یک فرد ، توانایی یا استعداد‌های خود را برای انجام یا اجرای آن به کار می‌گیرد . و بیشتر افراد به دو علت کار می‌کنند :

 1 بخاطر پولی که بدست می‌آید و مایحتاج و رفاهی که از طریق این پول ، تأمین و ایجاد می‌شود .

 2 برای رضایتی که از کار ، ارتباط با دیگر مردم و موفقیت شخصی حاصل می‌شود . برای بیشتر مردم هر دو امتیاز مهم است یعنی هم پول و هم رضایت شغلی . اما تا زمانی که حقوق آنان برای انجام امور شخصی‌ کفایت نمی‌کند ، احتمالاً رضایت کاری در درجه پایین‌تری قرار می‌گیرد .

از کسانی که مسئولیت مدیریت را بر عهده می‌گیرند ، انتظار می‌رود که پیش از منافع شخصی خود ، منافع سازمان را مورد توجه قرار دهند . البته بر کسی پوشیده نیست که بسیاری از مدیران این چنین عمل نمی‌کنند . آنها ، اول به منافع خود فکر می‌کنند و منافع شرکت و به خصوص کارکنان در درجه دوم مورد اهمیت قرار می‌گیرد . کارکنان چنین مدیرانی ، رضایت شغلی کمتری دارند و احتمالاً بیشتر تلاش‌هایشان صرف شکوه‌کردن می‌شود .

امروزه کارکنان می‌خواهند مهارتهایشان به کار گرفته شود و در برابر تلاش بیشتری که ارائه می‌دهند ، حقوق خوبی دریافت کنند . کارکنان تصور می‌کنند که افزایش بازدهی فقط منافع مشتری ، سهامداران و مدیریت را تأمین می‌کند و برای آنها سودی دربر ندارد . ولی اگر کار اغلب کارکنان ، باب‌طبعشان باشد و از طرف رؤسای خود واقعاً مورد تمجید قرار گیرند ، بیشتر و بهتر کار خواهند کرد .

بر طبق سلسله مراتب سازمانی مدیریت این اداره مستقیماً از رئیس شرکت ایران خودرو دستور می‌گیرد و مدیر نیز به نوبه خود و در محدوده سازمان خویش دستور دهنده می‌باشد تا کارها مطابق اهداف سازمانی پیش برود . در رده‌های پایین‌تر این اختیار ، به سرپرستان داده‌ شده است ولی بامشخص بودن قوانین و مقررات هر فردی وظیفه خود را بخوبی انجام می‌دهد و دیگر نیاز به دستور مقام مافوق وجود ندارد .

ارتباطات درون سازمانی این اداره عبارتند از : روابطی که میان کارکنان با سهامداران شرکت برقرار می‌باشد .

ارتباطات برون سازمانی روابطی هستند که با سازمان بورس و اوراق بهادار ، وزارت دارایی و شرکتهای تحت پوشش دارند .

آشنایی با مدیر اداره :

آقای غلامرضا شوندی با 16 سال سابقه کار در این اداره، مدیریت این سازمان را بر عهده دارند . ایشان دارای مدرک تحصیلی لیسانس حسابداری هستند و همچنین حسابدار رسمی شرکت ایران خودرو نیز می‌باشند .

پست قبلی ایشان معاون کل امور مالی شرکت ایران خودرو بوده است که بر اثر جابجایی درون سازمانی ریاست این اداره به ایشان واگذار شده است .

شرح وظایف مدیر :

اخذ سیاستها و خط مشی‌های کلان شرکت از مدیریت عامل :

خط مشی‌های سازمان ، دستورالعملهای جامعی برای نحوه انجام فعالیت‌هاست . این دستورالعمل‌ها در بهترین حالت ، نشان دهنده اهداف سازمان و اصول اساسی آن برای انجام امور هستند .

در حالت کلی ، آنها بیانگر تعهد عمومی کارکنان ، فروشندگان ، مشتریان و کل سازمان بوده و در عمل راهنمای سرپرستان و مدیران برای انجام کار به شمار می‌آیند .

 در سطح عملیاتی ، بسیاری از سیاستها به سرپرستان فرصت تحقق بهترین نظریاتشان را می‌دهند . بعضی از سیاستها نیز با قوانین و مقرراتی همراهند که اختیارات سرپرستان را محدود می‌سازند . سیاست و خط‌مشی ، عموماً توسط مدیران سطح بالای سازمان یا شرکت تعیین می‌شوند ، اما اگر سرپرست از ابتدا آنها را به مرحله اجرا نگذارد ، چیزی جز مجموعه‌ای از کلماتی پیچیده نیستند .

تعیین و اعلام رئوس اصلی برنامه‌ها به واحدهای تحت امر برای تعیین برنامه‌های عملیاتی در کلیه جوانب امر و تبدیل آنها به بودجه‌های اجرایی :

بعد از تعیین خط‌مشی‌ها ، باید برنامه‌های عملیاتی ویژه را تنظیم کنیم . برنامه‌های عملیاتی ، شامل :

1 جداولی هستند که نوع کار و زمان آغاز و پایان آن را نشان می‌دهند .

2 دستورالعمل‌هایی هستند که روشهای دقیق مورد استفاده و سلسله فعالیتهایی را که در انجام کار باید از آنها پیروی شود ، نشان می‌دهند .

اعلام برنامه‌ها و تقسیم کار و مسئولیتها جهت اجرای برنامه بین واحدهای تحت سرپرستی .

برنامه‌ها از فرآیند برنامه‌ریزی حاصل می‌شوند . برنامه ، کار یا کارهایی است که در آینده قصد انجام آنها را داریم . قبل از انجام برنامه‌ها ، باید اهداف را مشخص کنیم . بعد از تعیین این موارد باید روشها و رهنمودهای کلی رسیدن به اهداف را مشخص کنیم . این روشها ، خط‌مشی‌ها یا سیاستها نامیده می‌شوند که در واقع برنامه‌هایی اصلی هستند که از اهداف سازمانی مشتق شده‌اند .

تأیید و تصویب درخواستها ، تأمین نیازهای اجرایی برنامه‌ها .

تصویب روشها و دستورالعمل‌های مورد نیاز اجرای بهینه کارها در واحدهای تحت سرپرستی .

اتخاذ تدابیر لازم جهت ایجاد روشهای مناسب به منطقه ارتقاء کیفیت و بهره‌وری و بهبود مستمر امور:

با وجودی که کیفیت باید نشان دهنده تلاش تمام بخشهای مربوطه ، مانند : طراحی ، مواد ، خرید ، تولید و بازرسی باشد ، سرپرست خط مقدم نقشی کلیدی در نظارت بر وجود کیفیت مورد نظر در محصولات و خدمات ارائه شده دارد . در صورت فقدان بازرسی رسمی یا بخش کنترل کیفیت ، سرپرستان این امور را انجام می‌دهند .

راهنمایی و توجیه واحدهای تحت سرپرستی به منظور انجام صحیح امور محوله و حل مشکلات اجرایی واحدهای تحت سرپرستی .

تأمین نیازهای علمی و اطلاعاتی واحد ذیربط .

شناسایی امکانات بالقوه نیروی انسانی ، ماشین آلات و تجهیزات و سایر منابع به منظور بهره‌گیری مناسب از آنها .

پیش‌بینی و برآورد در تغییرات محیطی ( ملی و جهانی ) و تغییرات داخلی شرکت و سنجش تأثیر آنها بر فعالیتهای شرکت و پیشنهاد راه حلها و استراتژیهایی که شرکت برای مواجه با آنها می تواند اتخاذ نماید .

-تعیین استراتژی توسعه فعالیتها و سیاستهای اجرایی و پیش‌بینی مقررات و منابع مورد نیاز برای اجرای آنها و ارائه پیشنهاد به مدیریت شرکت در خصوص مسائل فوق .

تعیین استراتژی بهسازی منابع انسانی و واحدهای متبوعه .

شناسایی موانع کاری و برنامه‌ریزی برای رفع و جلوگیری از تأثیر منفی آنها در عملکرد واحد ذیربط .

مشارکت در جلسات سیاستگذاری مدیریت شرکت و طرح مسائل فنی و اجرایی .

اتخاذ تصمیمات کلی در جهت حل و فصل مشکلات کاری .

برقراری تماس ، ارتباط ، همکاری و هماهنگی‌های لازم با مسئولین سایر واحدها به منظور انجام هر چه بهتر امور محوله و اجرای برنامه‌ها .

ارائه خدمات مشاوره تخصصی به مدیریت و سایر واحدهای شرکت .

تجزیه و تحلیل نتایج انجام کارها ( در حین اجرا و در پایان کار ) جهت مقایسه نتایج با اهداف پیش‌بینی شده و کشف انحرافات و موانع موجود در دستیابی به نتایج مطلوب.

بررسی و تجزیه و تحلیل گزارشهای واحدهای تحت سرپرستی و اتخاذ تصمیمات مقتضی در خصوص بهره‌برداری از این گزارشها در انجام وظایف واحدهای متبوعه .

شناسایی افراد توانمند و تفویض اختیار اجرایی در خصوص مسائل کاری :

هر یک از اعضای مدیریت به اضافه سرپرستان : می‌توانند برخی مسئولیتها و اختیارات را واگذار کنند . این دو باید همراه هم باشند . مثلاً ، سرپرستی که مسئول نظارت بر نگهداری صحیح سوابق در واحد است ، می‌تواند این مسئولیت را به متصدی بایگانی واگذار کند ، ولی متصدی باید اختیار جمع‌آوری برگه‌های زمان از کاربران را داشته باشد و در صورت دقیق نبودن برگه‌ها از آنان بازخواست کند .

نظارت بر اجرای برنامه‌های پیش‌بینی شده و کنترل مراحل پیشرفت کارها .

ابلاغ روشها و دستورالعمل‌های داخلی .

نظارت بر رعایت و حسن اجرای آیین نامه‌ها ، مقررات و ضوابط داخلی شر( ایمنی ، بهداشت و …) در واحدهای تحت سرپرستی .

ارائه گزارش در خصوص فعالیتهای واحد متبوعه و سایر فعالیتهای تأثیرگذار بر روند انجام کارها .

رسیدگی به مشکلات کارکنان و واحدهای تحت سرپرستی و تأمین شرایط لازم برای آسایش و آرامش روحی آنان و برقراری رابطه مناسب بین آنها .

اداره امور پرسنلی کارکنان تحت امر ( استخدام ، اضافه کاری ، مرخصی ، غیبت ، ارزیابی عملکرد و …)‌ .