تحقیق مقاله فرایند و عملکرد سیستم ERP ایده آل

یک سیستم ایده آل زمانی یک پایگاه اطلاعاتی جداگانه محسوب می شود که مورد استفاده قرار گرفته و تمام اطلاعات مربوط به گزینه های مختلف نرم افزاری را دربر گیرد. این قطعات نرم افزاری می تواند شامل این موارد باشد:

تولید:

مجموعه عملکردهایی که شامل این موارد می‌شود؛ مهندسی، ظرفیت، مدیریت و کنترل جریان کار، کنترل کیفیت، صورت حساب مواد اولیه، جریان و فرآیند تولید و غیره

امور مالی:

حساب های قابل پرداخت، حساب های دریافتی، دارایی های ثابت، دفتر حساب کنترل و مدیریت پول نقد و غیره.

منابع انسانی:

سودها، آموزش، لیست حقوق، زمان حضور و غیره.

کنترل زنجیره عرضه کالا:

لیست سیاهه انبار، برنامه ریزی زنجیره عرضه کالا، برنامه ریزی زمان بندی شده تأمین کننده، جریان ادعای خسارت، ثبت سفارش و غیره.

پروژه ها:

هزینه ای، صورت حسابی، کنترل فعالیت، زمان و مخارج مصرفی و غیره.

کنترل و مدیریت رابطه مشتری:

فروش و بازاریابی، سرویس خدماتی، تشکیل کمیسیون، تماس با مشتری، فراخواندن مرکز حمایتی و غیره.

انبار اطلاعات:

به طور معمول بخشی است که می تواند توسط سازمان ها و مشتریان و تأمین کنندگان و کارمندان به آن دسترسی پیدا شود.

ERP روند تولید را بهبود می بخشد:

قبل از سیستم های ERP، هر اداره موجود در یک سازمان به احتمال بسیار زیاد از سیستم های کامپیوتری، اطلاعات و پایگاه مختص به خود برخوردار خواهند بود. متأسفانه، بسیاری از این سیستم ها قادر به برقراری ارتباط با یک سیستم دیگر نخواهد بود با این که به ذخیره و نوشتن مجدد اطلاعات جهت امکان پذیر ساختن برقراری ارتباط بین سیستم های کامپیوتری نیاز خواهند داشت. برای مثال، امور مالی یک شرکت به جای سیستم HR بر مبنای سیستم کامپیوتری مجزاست و آن را در زمینه به جریان انداختن برخی عملکردها، پیچیده و سخت گیرانه می سازد.

هرگاه سیستم ERP در جایی وجود داشته باشد، به طور معمول تمام جنبه های یک سازمان می توانند به طور هماهنگ به جای هر سیستم جداگانه و منفردی که نیاز به سازگاری با یکدیگر دارند، کار کنند. سازمان های بزرگ، قدرت تولید را افزایش دادند و انواع نرم افزاری کمتری را نتیجه کار خود قرار دادند.

اجرای یک سیستم ERP :

اجرای سیستم ERP کار ساده ای نمی باشد. در واقع مستلزم برنامه ریزی و مشاوره و رایزنی بسیاری است و در اکثر موارد 3 ماه تا 1 سال طول می کشد. سیستم های ERP به طور فوق العاده ای از نظر ادراکی وسیع و گسترده می باشند و برای بسیاری از سازمان های بزرگ تر این سیستم می تواند بی نهایت پیچیده باشد. اجرای سیستم ERP در نهایت مستلزم تغییرات قابل توجهی در زمینه عملکردهای پرسنل و عملکردهای کاری خواهد بود. در حالی که این سیستم ممکن است برای پرسنل خانگی AT تا رییس و مدیر پروژه معقول به نظر برسد، بسیار توصیه می شود که از مشاوران اجرایی ERP به واسطه این حقیقت که مشاوران به طور معمول مقرون به صرفه تر می باشند و به ویژه در زمینه اجرایی این نوع سیستم ها آموزش دیده اند، استفاده می شود. یکی از مهمترین ویژگی هایی که یک سازمان باید در زمان اجرای سیستم ERP داشته باشد، مالکیت پروژه است. از آن جا که تغییرات بسیار زیادی اتفاق می افتد و تأثیر گسترده آن بر روی تا حدودی هر فرد حاضر در سازمان رخ می دهد، کسب اطمینان از این که هر فرد عضو هیأت رئیسه است و به ساخت پروژه و استفاده از  موفقیت یک سیستم جدید ERP، مهم تلقی می شود. به طور معمول سازمان ها از فروشندگان ERP استفاده می کنند یا برای اجرای سیستم سفارشی ERP خود یا شرکت ها مشورت می کنند. سه نوع سرویس خدماتی حرفه ای وجود دارد که در هنگام اجرای سیستم ERP فراهم آورده می شوند، آنها سیستم های مشورتی، سفارشی و حمایتی می باشند.

سرویس های مشورتی:

به طور معمول سرویس های خدماتی مشاوره ای هستند که مسئول مراحل اولیه اجرای ERP می باشند، این سیستم ها به سازمان کمک می کنند تا با سیستم جدید خود، پیش بروند، با آموزش تولید محصول جریان کار همراه باشند و استفاده ERP را در سازمان خاص و غیره بهبود بخشند.

سرویس های سفارشی:

سرویس های خدماتی سفارشی با گسترش استفاده از سیستم جدید ERP با تغییر استفاده از آن و با ایجاد رابطه های سفارشی و یا کاربرد کد و رمز بنیادی کار می کنند.

سرویس های حمایتی:

سرویس های حمایتی هم شامل حمایت و هم حفظ و پایدری سیستم های ERP می شوند. برای مثال، عیب زدایی و رفع اشکال و یاری رساندن به موضوعات ERP.

فواید سیستم های ERP:

فواید بسیار زیادی در خصوص اجرای سیستم ERP وجود دارد؛ در اینجا تعداد کمی از آن ها ارائه می شود:

یک سیستم به طور کامل هماهنگ و منسجم

توانایی کارآمد ساختن فرآیندها و جریان های کاری مختلف

توانایی به سادگی سهیم شدن اطلاعات سراسر ادارات متعدد در یک سازمان

بهبود کارآیی و راندمان و سطح تولید و بهره وری

ردیابی و پیش بینی بهتر

هزینه های کمتر

بهبود سرویس خدمات مشتری

مضرات سیستم های ERP:

در حالی که فواید این سیستم به طور معمول نسبت به مضرات آن برای اکثر سازمان های اجرایی سیستم ERP در کفه سنگین تر ترازو قرار دارد، اما در این جا بعضی از متداول ترین موانع تجربه شده را بیان می داریم: به طور معمول بسیاری از موانع می تواند جلوگیری شود مشروط بر این که سرمایه کافی تخصیص داده شود و آموزش کافی داده شود، با این همه، موفقیت آن به مهارت ها و تجربه نیروی کاری برای سازگاری سریع تر با سیستم جدید بستگی دارد.

سفارش در بعضی موقعیت ها محدود می شود.

نیاز به مهندسی دوباره جریان های تجاری و بازرگانی

سیستم های ERP می توانند برای نصب و راه اندازی، هزینه های بازدارنده داشته باشند.

حمایت فنی و تکنیکی آن می تواند چیز سرهم بندی شده ای باشد.

ممکن است ERP برای سازمان های خاصی که هم جدید هستند و هم خواهان پیشرفت و سوق یافتن به یک چیز جدید در آینده نزدیک می باشند، بسیار سختگیرانه عمل می کند.

مرور و بازنگری

برنامهریزی منبع سازمانی (ERP) سیستم های تجاری عملی را که یک سازمان برای کنترل و مدیریت عملکردها و فعالیت های تجاری پایه اش در رابطه شغل و حرفه خود به کار می بندد از قبیل تخصیص بودجه، حسابرسی، منابع انسانی و جریان مواد اولیه را با هم هماهنگ و یکپارچه می سازد. راه حل و فصل برنامه ریزی منبع سازمانی (ERP) به شرکت ها در حفظ هماهنگی جریان تجاری و حرفه ای بدون مرز مشخص در میان عملکردها و فعالیتهای تجاری مهم، کمک می کند؛ و روند رقابتی خود را با پیشرفت های فناوری کنونی ادامه می دهد.

اجرای موفقیت آمیز ERP به سازمان ها این توان را می دهد تا جریان تجاری خود را به منظور بهبود فعالیت ها و عملکردهای تولیدی، توزیعی و جریان های مالی هر شغل و حرفه، ارتقا بدهند، خودکار سازند و مطلوب بگردانند. راه کار استفاده از ERP می بایست سازمان را در جهت تأمین خدمات عالی به مشتری، قابلیت نظارت روزانه بر عملکردها، برانگیختن عوامل محرک کاری، پیش بینی گرایش های آتی و اندازه‌گیری ضربان موقعیت مالی شرکت، توانمند سازد.

 ص 70

ERP، جریان تجارت و حرفه بازرگانی را با استفاده از محیط متداول سیستم اطلاعاتی، خودگردان می‌سازد. این خودگردانی به این خاطر به دست می‌آید چون ERP یک ساختار و چارچوب کاربردی چند بخشی است که از طریق پایگاه اطلاعاتی منسجم و هماهنگ فعالیت می کنند.

راه حل ERP مرکب از چندین بخش عملکردی است، و هر یک از این بخش ها در راستای بهترین عملکردها ساخته می‌شود. این راه حل به مشاغل در درک بهتر و کنترل بهتر منبع اجرایی خود کمک می کند.