کلید واژه ها: سلامت پروژه، ارزیابی مدیریت پروژه، گزارشات ممیزی
چکیده: به منظور ممیزی یک سیستم لازم است ابتدا الزامات و به عبارتی وضعیت ایده آل آن سیستم تعریف گردد. بدین منظور از یکی از معتبرترین و مقبولترین استانداردهای مدیریت پروژه دنیا به نام PMBOK® Guide:2004 استفاده می گردد. حوزه بررسی این مقاله صرفا مرحله پیاده سازی پروژه می باشد و مرحله امکان سنجی و راه اندازی را شامل نمی شود. به منظور اجرای ممیزی، سلسله مراتب مشخصی بیان شده که هر سطح عمق بیشتری به تحلیل می دهد. برای هر سطح گزارشات متعددی تهیه می گردد که روش تولید و تحلیل آنها ارائه شده است. نتیجه اینکه با فرض بهره گیری از تعریف جامع برای مدیریت پروژه می توان اذعان داشت که مدیریت پروژه موفق یقیناً پروژه موفق به همراه دارد و با ممیزی آن به روش ارائه شده می توان این موفقیت را سنجش نمود.
مقدمه
با توجه به محیط متلاطم کنونی سازمان ها ساختارهای پروژه محور و موقتی ویژه از محبوبیت بالاتری برخوردار شده اند. این ساختارها به سازمان ظرفیت انعطاف بالاتری داده و سرعت پاسخگویی سازمان به محیط متلاطم موجود را افزایش می دهند. بدین ترتیب این سازمان ها به منظور تحقق اهداف استراتژیک خود اقدام به تعریف و اجرای پروژه می نمایند. هر چه این پروژه ها با اهداف استراتژیک سازمان منطبق تر باشند و کارائی بالاتری داشته باشند، موجبات دستیابی سازمان به اهداف را بهتر و سریع تر فراهم می نمایند. بنابراین امروزه یکی از مهمترین مزیت های رقابتی سازمان ها کارائی در مدیریت پروژه ها می باشد. به منظور بهبود این مزیت رقابتی ضرورت دارد که کلیه سازمان ها بتوانند پروژه های خود را ممیزی نموده و نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی نمایند تا با اجرای ابتکارات کیفی هرچه سریعتر نسبت به جبران کاستی های خود دست به کار شوند تا از دور رقابت جهانی عقب نمانند. این نوشتار با ارائه مدلی ساختار یافته و ساده به دنبال پاسخگویی به این نیاز می باشد. به منظور هرچه مفیدتر شدن مدل، از استاندارد معتبری چون کتاب راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK® Guide:2004 استفاده شده است.
ممیزی
بر اساس تعریف انجمن کیفیت امریکا (ASQ) ممیزی به معنای «بازرسی و آزمون یک فرآیند یا سیستم کیفیت به منظور حصول اطمینان از مطابقت با الزامات می باشد. ممیزی می تواند برای کل سازمان به کار رود یا مختص به یک وظیفه، فرآیند یا مرحله تولید باشد»[1]. از سوی دیگر بنابر تعریف استاندارد ایزو 10006 مدیریت پروژه عبارت است از «طرح ریزی، سازمان دهی، پایش، کنترل و گزارش دهی تمامی جوانب یک پروژه و ایجاد انگیزه برای تمامی افراد درگیر در آن در جهت دستیابی به اهداف پروژه»[2]. با توجه به این تعاریف از ممیزی و مدیریت پروژه به منظور ممیزی مدیریت پروژه ضرورت دارد که ابتدا الزامات مشخصی برای مدیریت کارای یک پروژه تعریف نماییم. سپس سازوکار مناسبی جهت آزمون و بازرسی مطابقت سیستم موجود پروژه با آن الزامات طراحی نماییم.
یکی از استانداردهای مقبول جهانی استاندارد کتاب راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK® Guideمی باشد[3]. این استاندارد توسط انجمن مدیریت پروژه امریکا (PMI) انتشار یافته است. با توجه به جهان شمول بودن این استاندارد و همچنین رویکرد فرآیندگرا و جامعیت و آشنایی نسبی آن در ایران، از این مدل به عنوان مبنای ممیزی و تعیین الزامات یک مدیریت ایده آل پروژه بهره می گیریم.
متدلوژی
مجموعه ای از روشها که در تمام چرخه حیات سیستم نرم افزاری اعمال شده و بر یک نوع نگرش کلی درباره جهان نرم افزار متکی می باشند. عدم بکارگیری یک متدلوژی مدون در تولید نرم افزار منجر به افزایش ریسک پروژه و افزایش هزینه (زمانی اقتصادی) می گردد. از ویژگیهای یک متدلوژی مطلوب می توان به “وجود ابزار اتوماتیک برای کمک به تولید و اجرای مدلهای مبتنی بر متدلوژی”اشاره نمود که در رویکرد دوم از آن بهره خواهیم جست.
متدلوژیها به دو دسته ساخت یافته و شئ گرا تقسیم بندی می گردند :
متدلوژیهای ساخت یافته (کلاسیک سنتی) همانند:
SSADM (Structured System Analysis & Design Method)
(محصول شرکت ORACLE )Case Method
(محصول شرکت ORACLE) CDM(Custom Development Method)
متدلوژی شئ گرا که متدلوژی نوینی می باشد بر 4 اصل تجرید(Abstraction) ، محصورسازی(Encapsulation) ، واحدبندی (Modulation ) و سلسله مراتب( Hierarchy) استوار می باشد. به عنوان نمونه ای از این نوع متدلوژی، متدلوژی شئ گرائی USDP(Unified Software Development Process) را می توان نام برد. RUP(Rational Unified Process) شاخص ترین نمونه متدلوژی شئ گرا می باشد که ابزارهای مناسبی جهت مدیریت پیکربندی و مدیریت تغییرات ارائه نموده است.
هم اکنون با آشنائی مختصر نسبت به متدلوژیها دو رویکرد مطرح در ابتدای بحث را ارائه می نمائیم :
رویکرد اول:
استفاده از یک پایگاه داده (Database) همانند ORACLE، SQL SERVER، ACCESSبه همراه یک پلاتفرم (زبان برنامه نویسی )همانند Java ، C++ .جدول موجود در شکل صفحه قبل قابلیتهای موجود در پایگاه های داده مختلف جهت پشتیبانی از اهداف مطرح در مدیریت پیکربندی را ارائه می نماید .
* بعنوان مثال در نسخه Access 2000 حداکثر 1.2 گیگا بایت از داده ها را می توان طبق پیش فرض در هر بانک اطلاعاتی ذخیره نمود. همچنین حداکثر 255 کاربر می توانند با بانک اطلاعاتی Access 2000 ارتباط برقرار کنند . این محدودیتها در پایگاه های داده شکل گرفته بر اساس SQL SERVER و OEACLE وجود ندارد. در مقابل سادگی و در دسترس بودن افراد مسلط بر Access از مزایای این بانک اطلاعاتی است . همانگونه که ذکر گردید با توجه به نیازمندیهای سازمان می توان مبادرت به انتخاب پایگاه داده مناسب نمود.
توضیحات مرتبط با رویکرد اول :
برقراری ارتباط با ابزار AutoCAD توسط پیوند(Link) ها امکان پذیر است .
تمامی پایگاه داده های فوق قابلیت نگاهداری متون و تصاویر را دارا می باشند. برای نگاهداری نمودارها و نقشه ها یا می توان آنها را بصورت تصاویر ذخیره نمود (با پسوندهائی همانند JPEG ، GIF ، BMG) ویا آنها را با پسوندهای مرتبط با ابزار ذخیره نمود.
جهت انجام گزارش گیری علاوه بر امکانات موجود در پایگاه های داده مذکور ( این امکانات به تنهائی جوابگوی نیازمندیهای موجود در مدیریت پیکربندی و مدیریت تغییرات می باشد) می توان از ابزار جانبی که قابلیت اتصال به پلاتفرمها را دارند نیز استفاده نمود. برخی از این ابزارها عبارتند از :
Crystal Report for Visual C++ Crystal Report for VB6
Robo print for VB5 / VB6
RTF Report Generator for Delphi (Version 1.2)
جهت پوشش امضا الکترونیکی می توان از کلمه رمز(Password) استفاده نمود . همچنین شناسائی بر اساس اثر انگشت ، شناسائی بر اساس صوت ، شناسائی بر اساس مردمک چشم و موارد نظیر آن از دیگر راهکارهای امنیتی می باشد که با توجه به میزان سرمایه گذاری سازمان می توان از آنها بهره جست.
در این رویکرد تمامی فعالیتها جهت پوشش اهداف مدیریت پیکر بندی بصورت دستی (Manually) صورت می پذیرد . بعنوان مثال ارسال اتوماتیک E-Mail بصورت دستی ایجاد می گردد و ابزار فوق امکانی را با طریقه استفاده آسان جهت ارسال اتوماتیک E-Mail فراهم ننموده است.