آگاهی دقیق از گذران وقت و زمان
اگر مایل هستید که از زمان خود استفاده بیشتری ببرید، قبل از همه باید بدانید در حال حاضر وقت شما چگونه می‌گذرد؟ چه زمانهایی را از دست می‌دهید و چه زمانهایی سرتان را شلوغ می‌کنید و ... . برای این کار به فعالیتهای خود در طول یک روز فکر کنید. چه ساعتی از خواب بیدار شدید؟ چقدر وقت صرف فعالیت اولیه صبحگاهی مثل ورزش ، صبحانه خوردن ، نظافت و ... کردید؟ برای هر کاری که بعد از آن انجام دادید چقدر وقت گذاشتید؟ آیا زمان اختصاص داده شده متناسب با فعالیت و کار مورد نظر بود؟ آیا می‌توانستید کمتر از آن هم وقت صرف کنید؟ آیا برای انجام آن فعالیت زمان مناسبی را انتخاب کردید؟ آیا بهتر بود آن فعالیت را صبح انجام می‌دادید یا ظهر یا شب و چه ساعتی؟
فکر کنید چه وقتهایی را از دست دادید؟ کجاها تأخیر داشتید؟ بحث تأخیرتان چه بوده است؟ آیا مجبور شدید فعالیتهایی را انجام دهید که جزء برنامه شما نبودند؟ آیا لازم بود این فعالیتها را انجام دهید، حتی به قیمت به هم خوردن برنامه زمانی‌‌تان؟ انجام این فعالیت کدام بخش از فعالیتهای برنامه ریزی شده شما را حذف کرد؟ برای اجرای آنها چه برنامه جدیدی چیدید؟ یک راه مناسب برای اینکه به سؤالات فوق و سؤالات مشابه دیگر جواب دهید این است که یک دفتر یادداشت برای خود تهیه کنید و فعالیتهای روزانه خود را در آن تثبیت کنید. یادتان نرود حتما مدت زمان صرف شده برای هر فعالیت را نیز یادداشت کنید. به این ترتیب و با این برنامه شما می‌توانید نکات ضعف و قوت برنامه فعلی خود را شناسایی کنید و متناسب با شرایط شخصی خودتان برنامه ریزی کنید.
برنامه منحصر به فرد شما
توجه کنید هر چند یکسری اصول کلی برای برنامه ریزی زمانی وجود دارد، اما معمولا برنامه زندگی هر فردی مختص به خود اوست. به این دلیل که افراد مختلف فعالیتهای مختلف دارند، اولویت بندی مختلفی دارند و سرعت عمل متفاوتی دارند. بر این اساس برنامه زمانی که خانم خانه‌دار دارای فرزند دو ساله با خانم خانه‌دار دارای یک فرزند نوجوان و یک خانم شاغل ، یک جوان کنکوری ، یک مرد شاغل ورزشکار نویسنده و ... متفاوت خواهد بود. برخی افراد سرعت بیشتری دارند، در نتیجه کمتر وقت خود را با عمل کند خود از دست می‌دهند. برخی افراد مشغله بیشتری دارند و به فعالیتهای مختلفی می‌پردازند، در حالی که تنوع فعالیتهای برخی افراد بسیار محدود است. از این جهت یکسری اصول کلی برای شخص خود یک برنامه منحصر به فرد باید تهیه کنیم. الگوبرداری و کپی نامه‌های دیگران مجاز نیست؟
اهداف خود را بر حسب زمان دسته بندی کنید.
به دو صورت می‌توانید اهداف خود را دسته بندی کنید. یکی بر حسب اینکه چه مدت طول خواهد کشید تا شما به اهداف خود برسید، که بر این اساس اهداف شما به سه دسته تقسیم می‌شوند. اهداف طولانی مدت که مدت زمان زیادی طول خواهد کشد تا شما به اهداف خود برسید، مثل رسیدن به شغل دلخواه برای یک نوجوان دبیرستانی که می‌خواهد استاد دانشگاه شود. اهداف کوتاه مدت که مدت زمانی که نیاز هست تا شما به اهداف خود برسید کمتر است، مثل هدف قبولی در کنکور امسال. دسته سوم اهداف روزمره هستند که معمولا مدت زمانی کمتری طی می‌شود تا آنها برآورده شوند، مثل مطالعه کتاب ریاضی بخش اول همین امروز. در مرحله اول اهداف خود را با این دسته بندی ، طبقه بندی کنید و اهداف طولانی مدت ، کوتاه مدت روزمره خود را مشخص کنید و طول زمانی هر یک را نیز یادداشت کنید. یعنی چقدر طول خواهد کشید تا شما به آن هدف برسید، یک روز ، یک سال یا ده سال.
در مرحله دوم اهداف بر اساس مدت زمانی که برای انجام آنها لازم است دسته بندی می‌شوند. برخی از اهداف نیازمند صرف وقت بیشتری هستند، مثلا شما برای مطالعه کتاب زیست شناسی سال سوم خود به مدت بیشتری نیاز دارید تا مطالعه یک فصل آن. برای هر روز خود ، هر هفته خود ، هر ماه خود و هر سال خود برنامه ریزی کنید. اهداف طولانی مدت خود را در نظر بگیرید، برای رسیدن به آنها چه کارهایی را باید انجام دهید. در انجام این کارها هر سال چقدر باید پیشرفت داشته باشید، هر ماه چقدر ، هر هفته و هر روز چقدر؟ نتیجه را در برنامه روزانه ، ماهانه و سالانه خود یادداشت کنید. به این ترتیب مشاهده می‌کنید که حتی برای رسیدن به اهداف سالانه و طولانی مدت خود نیز باید برنامه ریزی روزانه داشته باشید. اجزاء لازم برای رسیدن به این اهداف را در برنامه روزانه خود قرار دهید.
زمان اجرای هر فعالیت را به صورت مناسب انتخاب کنید.
برخی فعالیتها نیاز به اوقات خاصی در شبانه روز دارند. یک مثال واضح از این دسته از فعالیتها این است که شما نمی‌توانید تمرین آواز یا موسیقی خود را برای ساعاتی از شب که معمولا سایر افراد در حال استراحت هستند برنامه ریزی کنید. در مورد سایر فعالیتها مسأله کلی حساستر و ظریفتر است. مثلا در مورد مطالعه ، تحقیقات نشان می‌دهد که ساعاتی از شبانه روز بهترین زمان برای مطالعه هستند، مثل ساعت حول و حوش 10 صبح و 2 نصف شب ، در این دو ساعت منحنی یادگیری بسیار بالاست. علاوه بر این ساعت حول و حوش 3 بعد از ظهر منحنی یادگیری در پایینترین نقطه خود قرار دارد، بنابراین زمانی مناسب برای مطالعه نیست.
بنابراین توجه به رعایت تناسب زمانی بسیار مهم است. شما نمی‌توانید کارهایی را که نیاز به تمرکز بیشتری دارند در زمان بیداری فرزندان خانواده که در حال بازی و شلوغی هستند انجام دهید، یا زمان استراحت خود را در زمان کار و فعالیت دیگران قرار دهید. از اتلاف وقت جلوگیری کنید. ما معمولا اوقاتی را داریم که ذره ذره هدر می‌روند، بدون آنکه متوجه شویم آنها را شناسایی کنید، علت آنرا بدانید و به رفع آنها اقدام کنید، این وقتها صرف استراحت شما نشده‌اند. چرا که استراحت یک زمان ویژه را در برنامه ریزی زمانی شما دارد. اتلاف وقت معمولا بخاطر تأخیر ، کندی عمل ، بی حوصلگی و فراهم نبودن شرایط انجام فعالیت و ... بوجود می‌آیند.