چکیده :
امروزه تکنولوژی اطلاعات (IT) تاثیر بسیار زیادی را در سازمانها داشته وساختارهاو روابط موجود در آنها را به طور چشمگیری دستخوش تغییر قرار داده است.به هرحال اطلاعات کار مهم و اصلی را در سازماندهی فعالیتهای درون سازمان انجام می دهد و تکنولوژی اطلاعات می تواند تاثیر بسزایی بر چگونگی این امر داشته باشد. مجازی سازی و سازمانهای مجازی مفاهیمی که در عصر اطلاعات و پس از ظهور پیشرفتهای زیاد در فنآوری اطلاعات مطرح شده اند. امروزه وسایل ارتباطی نظیر ماهواره ها، کامپیوترهای شخصی،اینترنت،شبکه های کامپیوتری و… بسترهایی را برای ایجاد سازمانهای مجازی بوجود آورده اند.در این مقاله به معرفی سازمانهای مجازی، چگونگی ایجاد، ویژگیها، مزایا و معایب، مدیریت این سازمانها و همچنین مجازی سازی در ایران خواهیم پرداخت.
مقدمه :
فنآوری اطلاعات یکی از پدیدههای مهم قرن بیستم میباشد که زندگی بشر را متحول ساخته و بسیاری از علوم و موضوعات را تحت تاثیر خود قرار داده است. امروزه استفاده از تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات به منظور ایجاد ساختارهای مشارکتی از اهمیت قابل توجهی برخوردار شده است. سازمانهای مجازی راه متفاوتی برای سازماندهی روابط بین کارکنان، مدیران و مشتریان هستند. به کارگیری اطلاعات در دهه 1980 جایگاه خود را در استراتژیهای تجاری به منظور به دست آوردن مزیت رقابتی کوتاه مدت و بلند مدت پیدا کرد.
ارتباطات الکترونیکی پیشرفته این امکان را برای سازمان های اقتصادی فراهم کرده اند که عمده مزایای ادغام عمودی را بدون سرمایه گذاری قابل توجه ای بدست آورند. در این صورت سازمانها مزیت های ادغام عمودی در بازار را تواماً دارا خواهند بود. به دلیل وجود تکنولوژی ارتباطات سازمانهای گوناگون می توانند مانند زمانی که بخشی از یک سازمان اقتصادی تک
مالکیتی هستند با یکدیگر هماهنگ کار کنند و این مساله مزیتی را ایجاد می کند که تواماً یک شرکت کوچک و یک شرکت بزرگ باشند.
تعریف سازمانهای مجازی :
سازمانهای مجازی به صورت موقت برای ترکیب و بکارگیری تواناییهای خاص اعضای آن سازمانها به وجود آمده و باعث افزایش بهروری و استفاده سریع از فرصتهای خاص برای ارائه محصولات یا خدمات خاص می شود و معمولاً بعد مسافت به وسیله تکنولوژی اطلاعات جبران می شود.(1)
براساس تعریف سازمان مجازی عبارت است از مجموعه شرکتهایی که از نظر قانونی مستقل بوده ولی برای یک منظور خاص با یکدیگر همکاری می کنند و یک فهم عمومی نسبت به هدف تجاری در آنها وجود دارد. در یک سازمان مجازی، شرکتها از استعدادها، قابلیتها، منابع و تواناییهای یکدیگر بهره می گیرند. بخش عمده منابعی که یک سازمان مجازی استفاده می کند اطلاعات است. سازمانهای مجازی در طی زمان شکل گرفته، تغییر کرده و منحل می شوند.(2)
از تعاریف متعددی که در مورد سازمانهای مجازی ارائه شده است می توان گفت که :
یک سازمان مجازی مجموعه ای است موقت و شبکه ای از شرکتهایی که از نظر فرهنگی، جغرافیایی و نوع فعالیتها، متنوع و پراکنده هستند و از تکنولوژی ارتباطات و اطلاعات به منظور هماهنگی و ایجاد ارتباط با هم استفاده می کنند تا بدین ترتیب از پاسخگویی بهتری به مشتری و کارآیی بیشتری در هزینه ها برخوردار شوند.
ایجاد سازمانهای مجازی :
یک سازمان مجازی به واسطه دو عامل توسعه داده می شود :
1 همکاری استراتژیک
2 تامین منابع از خارج
یک همکاری استراتژیک زمانی شکل می گیرد که دو شریک تجاری موافقت کنند که با هم مثل یک واحد تجاری به گونه ای تصمیم بگیرند که یک سازمان خارجی انجام فعالیتهایی را که در داخل شرکت انجام می شده است را بر عهده گیرد.یک واحد تجاری باید بر فعالیتهایی تمرکز کند و آنها را خود انجام دهد که برای انجام آنها بهترین است و بقیه فعالیتها را باید به
(1)_www.imiorg.com
(2)_www.sanaaye.com
بیرون از شرکت واگذار کند.
ویژگی سازمانهای مجازی :
سازمانهای مجازی با توجه به خصوصیاتی که دارند باعث بروز تفاوتهایی در درون سازمان و چه در رابطه با بیرون از آن می شوند که این خصوصیات عبارتند از :
تغییرات در مورد کارکنان : انتخاب افراد به عنوان اعضای یک تیم به دلیل قابلیتهای ویژه آن می باشد بنابراین تخصصهای آنها بسیار مهمتر از موقعیت سازمانی آنها است.
انتخاب کارکنان بیش از سابقه بر اساس اعتماد و مسوولیت پذیری آنهاست. بنابراین مدیران نیازی به کنترل مستقیم افراد ندارند و بدلیل اینکه ارتباط به صورت الکترونیکی انجام می شود افراد آزادی عمل بیشتری دارند در واقع انعطاف پذیرتر هستند.(1)
توسعه مهارتهای کارکنان : همان طور که گفته شد کارکنان کمتر تحت نظر مستقیم مدیران قرار دارند و ار آنجایی که اعضا فقط به صورت الکترونیکی با یکدیگر ارتباط دارند افراد می توانند مسوولیت بیشتری را بر عهده گیرند و تصمیمات بیشتری را شخصاً اتخاذ نمایند.(1)
تغییرات برای مدیران : در سازمانهای مجازی لازم است که بخشی از قدرت تصمیم گیری به کارکنان واگذار شود. مدیران باید قبول کنندکه کارکنان می توانند تصمیم بگیرند. این عوامل باعث دخالت کمتر مدیران در کارها و همچنین سبک مدیریت بر مبنای اعتماد می شود.(1)
مشتریان : سازمانهای مجازی در برابر سفارشات مشتریان به خوبی می توانند پاسخگو باشند. مشخصاً طراحی محصولات نیازمند تعامل با مشتریان است و این کار نه فقط در ابتدای سفارش انجام می شود بلکه به کمک تکنولوژی اطلاعات به راحتی می تواند در جریان طراحی انجام شود.
تامین کنندگان : تامین کنندگان درباره اهداف سازمانهای مجازی اطلاعاتی را ندارند و در سطح آ”نها نیز کار نمی کنند. تکنولوژی اطلاعات می تواند در ایجاد روابط بهتر، سریع تر و ارزان تر بین تامین کنندگان و سازمان اصلی اثر مهمی داشته باشد. به این ترتیب تامین کنندگان می توانند خدمات بهتری به مشتری خود(سازمانهای مجازی) ارائه دهند.
با توجه به توضیحاتی که داده شد برای مجازی سازی و مجازی شدن می توان عواملی را به
(1)_www.sanaaye.com
(2)_www.iust.ac.ir.com
شرح زیر برشمرد :
افزایش بیش از حد انعطاف پذیری در مشاغل.
نیاز به تسریع در برابر تغییرات و ارائه محصولات جدید به بازار.
نیاز به اقتصاد اطلاعات محور که ارزش محتوی فکری یک محصول را بالا می برد.
کاهش مشاغل ثابت و ترقی شغلی سنتی(پلکانی).
به طورکلی می توان موانع زیر را برای مجازی سازی مطرح کرد :
نگرش مدیران نسبت به کارکنان و تکنولوژی : امروزه بسیاری از سازمانها هنوز ساختار کنترل و فرمان راحفظ کرده اند نگرش مدیران نیز براین است که روندکاری منعطف باعث آشفتگی کارکنان می شود و آنها در مواقع لزوم در دسترس نیستند.
عدم وجود زیرساختهای مناسب سخت افزاری و نرم افزاری : عدم توانایی به کارگیری دانش رایانه توسط عموم مردمباعث عدم سرمایه گذاری دولت در این زمینه شده است.