تحقیق مقاله مدیریت عملکرد با تأکید بر ارزیابی منابع انسانی

مدیریت عملکرد با تأکید بر ارزیابی منابع انسانی 

مقدمه:

سازمان‌ها، برای حفظ بقای خود و پیشرفت در دنیای رقابتی، به بهبود مستمر عملکرد خود نیاز دارند. منابع انسانی سرمایه‌های بنیادی سازمان‌ها و منشاء هر گونه تحول و نوآوری در آنها تلقی می‌شوند. انسان موجودی است تغییر پذیر با تحولات و توانایی‌های بالقوه بی‌شمار. این توانایی‌ها باید ارزیابی و تحت شرایط تعلیم و تربیتی مطلوب از قوه به فعل در آیند.
از دیدگاه سازمانی ارزیابی عملکرد کارکنان، وظیفه‌ای ضروری و انکارناپذیر در زمینه سنجش پیشرفت افراد در مسیر نیل به اهداف و ماموریت‌های سازمانی است. ارزیابی عملکرد، موجب آگاهی و بازخورد شده و نقاط قوت و ضعف عملکرد و موقعیت سازمان در محیط پرتلاطم و پر از تغییرات محیطی را تعیین خواهد کرد.
اصلاح عملکرد فردی و سازمانی، کلید موفقیت در رقابت است.
ارزشیابی عملکرد فرد و سازمان، به مدیران کمک می‌کند تا میزان تحقق اهداف استراتژیک سازمان را کنترل کنند. مدیران برای آگاهی در مورد میزان تحقق اهداف سازمان، لازم است با تمام کارکنان در ارتباط باشند. این امر، مستلزم آن است که مشاغل را بدرستی طراحی کرده، افراد مناسب و آموزش دیده را برای تصدی سمت‌های سازمانی برگزینند و برای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان به آنها پاداش مناسب دهند و انگیزش لازم را ایجاد کنند. مدیریت عملکرد، رفتار فردی و سازمانی را سامان داده و عملکرد افراد را در سطوح پایین تا بالای سازمان بهبود می‌بخشد. یافته‌های پژوهشی نشان می‌دهند سازمان‌هایی که از مدیریت عملکرد برخوردارند، دارای سود بیشتر، گردش مالی بهتر، بهره‌وری بیشتر، عملکرد مالی بهتر و درامد بیشتر هستند.
در سال‌های اخیر، سازمان‌ها توجه بیشتر به کارکنان و اعضای خود را آغاز کرده و روش‌های بهسازی محیط کار و تشویق کارکنان را جست‌وجو می‌کنند. این توجه از آنجا ناشی می‌شود که «انسان ارزنده‌ترین سرمایه هوشمند» سازمان به شمار می‌رود. سازمان‌هایی که سرمایه هوشمند خود را از دست می‌دهند، شانس اندکی برای بقا دارند. برای ارج نهادن به این سرمایه عظیم، به مدیریت عملکرد و بویژه نظام ارزیابی عملکرد نیاز داریم.
مدیریت عملکرد، به منظور آگاهی از مهارت‌ها، توانایی‌ها، دانش و رفتار کارکنان پیوندی استراتژیک از طریق ارزیابی و ممیزی آنان فراهم می‌سازد. به این ترتیب، مدیریت ارشد در مورد چگونگی تأمین نیازهای کنونی و آتی سازمان خود آگاهی می‌یابد و نسبت به همسویی رفتار کارکنان در راستای تحقق اهداف، بازخورد مناسب می‌گیرد و در می‌یابد که آیا افراد، الزامات دستیابی به اهداف سازمانی را رعایت می‌کنند؟ آیا افراد از اینکه در تحقق اهداف سهیمند، احساس رضایت می‌کنند؟ آیا سازمان، رفتارهای مورد نیاز برای تحقق اهداف استراتژیک و پیشرفت را شناسایی، تشویق و ترغیب می‌کند؟ و آیا سازمان فرهنگ سازمانی مطلوبی را تقویت می‌کند؟

مدیریت عملکرد
تقریباً هر سازمانی دارای نوعی سیستم مدیریت عملکرد است که از آن انتظار می‌رود اهدافی مهم را در زمینه مدیریت سرمایه انسانی براورده سازد. این اهداف عبارتند از: برانگیختن افراد در جهت عملکرد مطلوب، کمک به افراد در جهت گسترش مهارت‌هایشان، ایجاد فرهنگ عملکرد، تعیین اینکه چه کسی مستحق ارتقاست، تصمیم‌گیری درباره افرادی که عملکردی ضعیف دارند و کمک به اجرای استراتژی‌های کسب و کار (رحمانی، 1384).
عملکرد هر سازمانی، تابع عملکرد منابع انسانی آن سازمان و تعامل آنها با منابع، امکانات و تکنولوژی موجود در سازمان است. از سوی دیگر عملکرد منابع انسانی، تابع انگیزش و توانایی آنهاست. توانایی منابع انسانی خود تابع دانش شغلی و مهارت در کاربرد دانش مذکور در انجام وظایف و فعالیت‌های شغلی است. انگیزش منابع انسانی، تابع نگرش آنها و شرایط و موقعیتی است که در آن کار می‌کنند. مدیریت عملکرد، فرایندی است که این توابع از طریق آن در سازمان به‌کار گرفته می‌شوند. به بیانی دیگر، مدیریت عملکرد مجموعه‌ای به هم پیوسته از سیاست‌ها و اقداماتی است که از طریق تمرکز بر عملکرد فردی، موجب دستیابی به اهداف می‌شود.
تحقیقات موجود، نمایانگر این واقعیت است که بین انجام وظایف و مسئولیت‌های اجتماعی یک سازمان از یک‌سو و عملکرد واحد مدیریت منابع انسانی آن از سوی دیگر، رابط‌هایی بسیار نیرومند وجود دارد (fa.Wikipedia.org).
عناصر اصلی مدیریت عملکرد عبارتند از:
1. ایجاد چشم‌اندازی مشترک از اهداف استراتژیک سازمان
2. تعیین اهداف عملکردی (ناشی از اهداف استراتژیک سازمان) برای هر یک از افراد و گروه‌ها به منظور حصول اطمینان نسبت به همسویی عملکرد افراد در راستای نیازهای سازمان
3. استفاده از فرایند رسمی بررسی و ارزشیابی میزان موفقیت گروه‌ها و افراد در تحقق اهداف
4. پیوند دادن ارزشیابی عملکرد و توسعه کارکنان، پاداش‌دهی و ایجاد انگیزه و تقویت رفتار مطلوب. این عناصر بین اهداف استراتژیک سازمان و عملکرد کارکنان، توسعه سازمانی، پاداش‌ها و نتایج سازمانی پیوند برقرار می‌کند.
همان‌گونه که از نمودار 1 استنباط می‌شود، مدیریت عملکرد از طریق رعایت این چرخه، باعث پرورش مستمر منابع انسانی سازمان می‌شود (میرسپاسی، 1383 ص 224).

ارزیابی عملکرد
این شیوه، عبارت است از سنجش سیستماتیک و منظم کار افراد در ارتباط با نحوه انجام وظیفه آنها در مشاغل محوله و تعیین پتانسیل موجود در آنها به منظور رشد و بهبود (میرسپاسی، 1383 ص 223).
ارزیابی عملکرد، معیاری است برای سنجش اثربخشی سازمان. اگر عملکرد فرد اصلاح شود، پر واضح است که عملکرد سازمان نیز بهبود خواهد یافت. ارزیابی عملکرد، فعالیتی اساسی و مستمر مدیریتی است. به همین دلیل است که مدیران دائماً رفتار کارکنان‌شان را مورد مطالعه قرار داده و در مورد آنها قضاوت می‌کنند. فرایند ارزیابی، به صورت رسمی و غیررسمی انجام می‌شود و تأثیری مستقیم بر افزایش حقوق، ارتقا و ترفیع، انفصال، انتقال و آموزش دارد.
به منظور آگاهی از نتایج عملکرد منابع انسانی و میزان کارایی آنان، ضروری است که منابع انسانی موجود در سازمان مورد ارزیابی قرار گیرند. از این طریق، با شناخت نقاط قوت و ضعف منابع انسانی، اقدامات بهسازی و بالندگی نیروی انسانی به منظور دستیابی به اهداف سازمانی صورت می‌پذیرد.
کیفیت عملکرد سازمان‌هایی که در زمینه رفع نیازهای اجتماعی فعالیت می‌کنند، در جامعه مورد ارزیابی مستمر قرار می‌گیرد و ادامه فعالیت و بقای این سازمان‌ها، منوط به ارزیابی مثبت جامعه از عملکرد آنان است. از سوی دیگر، ادامه فعالیت و بقای هر سازمان، دستیابی به اهداف است. هر دو مورد یاد شده مرهون کارامدی و شایستگی منابع انسانی شاغل در سازمان بوده و ضروری است که نحوه انجام کار توسط افراد و عملکرد آنان مورد ارزیابی قرار گیرد و ضمن مقایسه با استانداردها و معیارهای قابل قبول، بازخورد مناسبی به فرد داده شود (حبیب‌اله دعائی، 1384، ص 203).
صرفنظر از اهمیت مدیریت عملکرد، اکثر سازمان‌ها دارای هیچ نوع روش سیستماتیک برای ارزیابی یا استفاده از سیستمی که با فرهنگ سازمانی و اهداف استراتژیک سازمان همخوانی داشته باشد، نیستند.
مدیران منابع انسانی، در طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌های ارزیابی و ارائه آموزش‌های آشنایی مدیران و کارکنان با اهمیت و کاربرد ارزیابی عملکرد در توسعه منابع انسانی، بهبود عملکرد و دستیابی به اهداف استراتژی سازمان، نقشی چالش برانگیز و حساس دارند. البته پذیرش این واقعیت که ارزیابی کارکنان جزء وظایف اساسی و خطیر مدیران است، از سوی آنان کاری دشوار تلقی می‌شود.
مدیر یا رهبر در اجرای چنین نقشی، با زیردستان خود ارتباط برقرار کرده و همچون گذشته، خود را به عنوان قاضی یا دادستان به آنها تحمیل نمی‌کند. فراتر اینکه، فرد تشویق و ترغیب می‌شود برای برنامه‌ریزی و ارزیابی نقشی که خود در راه تأمین هدف‌های سازمانی ایفا می‌کند، مسئولیت‌های بیشتری را برعهده بگیرد که در نتیجه، به فرصت‌های مناسبی دست می‌یابد تا بتواند نیازهای خود شکوفایی خویش را ارضا کند. (پارسائیان، 1380، ص 338).

مقاصد و اهداف اساسی ارزیابی عملکرد
هدف اساسی ارزیابی عملکرد، ارائه اطلاعات صحیح و دقیق درباره عملکرد شغلی اعضای سازمان است. این اطلاعات هر چه دقیق‌تر و مؤثرتر باشند، ارزش بالقوه آنها برای سازمان بیشتر است. هدف ارزیابی عملکرد، شناسایی میزان اثربخشی و کارامدی کارکنان سازمان از طریق ایجاد و توسعه اطلاعات حیاتی منابع انسانی است.
ارزیابی عملکرد، نه تنها اطلاعاتی معتبر و صحیح را در اختیار مدیران قرار می‌دهد بلکه اطلاعات مناسبی را در اختیار کارکنان نیز قرار می‌دهد، آنان را نسبت به عملکرد و رفتارهای شغلی خود آگاه می‌سازد و باعث می‌شود تا به نقاط قوت و ضعف عملکرد خود پی ببرند. این اطلاعات، پایه مناسبی برای اصلاح و بهبود رفتارهای شغلی و رشد و پرورش شخصیت کارکنان خواهد بود.

نمودار 1: چرخه مدیریت عملکرد

نمودار 2: پیوند استراتژیک اهداف و عملکرد سازمانی با اهداف و عملکرد فردی

هدف اساسی نظام ارزیابی، تعیین و تعریف شکاف‌های ارزیابی است. این شکاف، زمانی پدید می‌آید که عملکرد در حد استانداردهای تعیین شده نباشد. هدف اساسی نظام بازخوردی، آگاهی دادن به کارکنان در مورد کیفیت عملکرد و مسائل شغلی آنهاست.

یکی از دلایل شکست سازمان‌ها، عدم رعایت اصل مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی است. این بی‌توجهی در جایی رخ می‌دهد که کارکنان، وظایف و مسئولیت‌های مشخصی داشته باشند، اما در برابر آنها پاسخگو نباشند. عدم پاسخگویی باعث می‌شود که افراد، نقص کار خود را به دیگری نسبت دهند.
گرچه بقای سلامت سازمان و ایجاد میل و رغبت به کار در کارکنان، در گرو وجود سیستم صحیح ارزیابی نیروی انسانی است، اما به‌طور کلی می‌توان اهم اهداف آن را به شرح ذیل بیان کرد:
1. تعیین بازدهی کار یا بهره‌وری
عبارت است از قدرت تولید و یا مقدار تولید یک شخص یا یک کارگر در یک واحد زمانی، به بیانی دیگر می‌توان گفت: بهره‌وری عبارت است از میزان و قدرت تولید یک واحد تولیدی و یا نسبت میان مقدار معینی محصول و مقدار معینی از یک یا چند عامل تولید.
2. تعیین کارایی
عبارت است از نسبت کار انجام شده یا انرژی مصرف شده به منابع مصروفه و یا نسبت مقدار تولید شده به مقدار عواملی که به کار گرفته شده‌اند.
3. تعیین کارامدی
عبارت است از میزان موفقیت در تحقق اهداف و یا انجام مأموریت‌ها.
4. طبقه‌بندی عادلانه کارکنان
عبارت است از دست‌یابی به وضعیت استعداد و توان نیروی انسانی موجود و سوق دادن استعدادهای نهفته به سمت اهداف مطلوب سازمان و نیز به کارگیری این اطلاعات در انتصابات و ترفیعات آتی و براورد نیازهای آموزشی کارکنان و تعیین طبقه‌بندی عادلانه کارکنان در گروه‌های مختلف شغلی (حبیب‌اله دعائی 1374 ص203).
ویژگی‌های برنامه پویایی ارزیابی عملکرد عبارتند از:
1. بیان اهداف
2. بازخورد عملکرد
3. اصلاح عملکرد
هدف‌گذاری مؤثر، یکی از الزامات اساسی برنامه ارزیابی عملکرد بوده و مبنایی برای اندازه‌گیری عملکرد و دریافت بازخورد است. هدف‌گذاری یکی از ضرورت‌های مطلق برای بازخورد عملکرد است. بازخورد نیز برای هدف‌گذاری کیفی برنامه‌ها، ضروری است زیرا به کارکنان اجازه می‌دهد تا نسبت به چگونگی انجام امور آگاهی یابند، نقاط قوت و ضعف عملکردی خود را باز شناسند. همچنین به آنها کمک می‌کند تا هدف‌های درستی تعیین کنند. هدف‌گذاری مؤثر برنامه‌ها می‌تواند ابزار قدرتمندی برای افزایش انگیزه کارکنان و عملکرد آنان باشد (ریموند استون، 1998).

محاسن اعمال مدیریت عملکرد
با توجه به اینکه هدف از ارزیابی، اعطای پاداش و جزای خوب به کسی است که وظایف خود را به نحو احسن انجام می‌دهد و یا تذکر و تنبیه فردی است که کار را به‌طور کامل انجام نمی‌دهد و یا نسبت به انجام صحیح وظایف خود بی‌اعتناست، بی‌شک این کار فواید متعددی را برای سازمان به ارمغان می‌آورد که اهم آنها عبارتند از (حبیب‌اله دعائی، 1374، ص206):
1. تشخیص کمبودها، براورد نیازهای آموزش و پرورش
2. به وجود آمدن مبنایی منطقی و عادلانه برای تشخیص میزان شایستگی کارکنان
3. ایجاد مبانی و معیارهایی صحیح برای برنامه‌ریزی جابجایی‌های افقی و عمودی کارکنان به منظور تطبیق هر چه بهتر شرایط فکری، روحی و جسمی آنان با مشاغل‌شان
4. ایجاد نظام ترفیع معقول و مبتنی‌بر شایستگی و نیازهای آینده سازمان‌ها
5. ایجاد زمینه برای تعالی و پیشرفت کارکنان
6. کاهش نارضایتی و شکایت ناشی از تبعیض و اعمال نظرهای مغرضانه
7. برقراری روش صحیح در امر واگذاری مزایا و امتیازات
8. کمک به تعیین معیار و ضوابط برکناری کارکنان از خدمت
9. علاقه‌مند کردن کارکنان ساعی به کار از طریق ایجاد نظام و تشویق و تنبیه منطقی
10. به وجود آوردن امکان تعیین اعتبار و دقت آزمون‌های استخدامی (میرسپاسی، 1383، ص225).
دستیابی به هدف‌ها، منافع و فواید ارزیابی کارکنان، مستلزم داشتن طرح و برنامه ارزیابی است. طرحی که بتواند اطلاعات درستی به دست دهد، مبنای سالمی برای تصمیمات مدیریت سازمان درباره حقوق، پاداش‌ها، ترفیعات و نظایر آن عرضه کند، نقاط قوت و ضعف کارکنان را آشکار سازد و فرایند انگیزش و بهسازی کارکنان را تسهیل بخشد.

چرا نیازمند ارزیابی عملکرد هستیم؟
ارزشیابی کارکنان و بررسی رفتارها و قابلیت‌های آنها یکی از وظایف اصلی مدیران است. با آگاه‌سازی کارکنان از عملکرد خود، زمینه پرورش آنان فراهم خواهد شد و آگاهانه در زمینه جایگزین‌سازی رفتارهای مناسب، حذف رفتارهای منفی و غیراثربخش تلاش خواهند کرد. این امر نه تنها کارایی کارکنان را ارتقا خواهد داد بلکه موجب اثربخشی سازمان نیز خواهد شد.

فنون و روش‌های ارزیابی
روش‌های متفاوتی برای ارزشیابی کارکنان وجود دارد. ساخت و استفاده از برخی فنون، ساده و برخی دیگر دشوار بوده و مستلزم تلاش بیشتر و شرکت در برنامه‌های آموزشی توجیهی درازمدت است.
انواع فنون ارزیابی عبارتند از:
1. مقیاس درجه‌بندی، شامل درجه‌بندی خطی، مقیاس درجه‌بندی ترسیمی موزون و مقیاس درجه‌بندی ثابت رفتاری