1-1- ارائه تقاضانامه مالک یا وکیل قانونی با درج مورد درخواست
1-2 -درصورتیکه تقاضا از طرف شرکت یاسازمان‌خاصی انجام پذیرد، اعزام نماینده رسمی شرکت و یاسازمان‌مربوطه‌بامعرفی‌نامه معتبربه‌شهرداری ضروری است
1-3 - ارائه یک سری فتوکپی از تمامی اوراق سند مالکیت که در قسمت تشکیل پرونده برابر اصل خواهد شد
1-4 - ارائه اصل و رونوشت شناسنامه مالک یا مالکین
1-5 – اصل‌سند مالکیت جهت بررسی و تطبیق به قسمت تشکیل پرونده ارائه خواهد شد
1-6 - درصورت مراجعه وکیل قانونی مالک یا مالکین تسلیم اصل وکالتنامه و رونوشت برابر با اصل شده آن به قسمت تشکیل پرونده ضرورت دارد
1-7 - ارائه برگ مفاصا حساب نوسازی در زمان تشکیل پرونده
1-8 - درصورت فوت مالک ، گواهی انحصار وراثت ، تسویه حساب مالیات بر ارث به انضمام وکالت نامه رسمی متقاضی از کلیه ورثه ضروری است
ضمناً در مورد ورثه صغیر، قیم نامه و اصل شناسنامه‌ها باید ارائه گردد .
1-9 - درصورتیکه زمین موقوفه باشد ارائه برگ اجاره نامه سازمان اوقاف ضرورت می‌یابد
1-10 - ارائه نقشه 2000/1 هوائی که موقعیت ملک توسط کارشناس رسمی دادگستری بر روی آن مشخص و به تأیید رسیده باشد .
1-11 - ارائه نقشه 500/1 نقشه برداری شده در سیستم U T M با بیضوی مبنای WGS84 از محل ملک مورد تقاضا و اطراف آن حداقل تا شعاع 40 متر همراه با دیسکت مربوطه که به تأیید کارشناس رسمی دادگستری (امور ثبتی) رسیده باشد.
1-12- ارائه تعهدنامه عدم جابجایی زمین توسط مالک ضروری است
1-13 - اسناد ملک و یا ابعاد و مساحت ملک که توسط مالک تهیه شده توسط کارشناس رسمی دادگستری تأیید شده باشد
1-14 - رأی کمیسیون ماده 12 (رونوشت برابر با اصل)
1-15 - ارائه نقشه ثبتی و یا تفکیکی مصوب شهرداری
1-16- تأییدیه‌ثبت‌شرکتها‌بر‌اساس‌آخرین‌تغییرات‌هیئت‌مدیره‌در خصوص تعاونیها
1-17- ارائه اساسنامه شرکت تعاونی
1-18- ارائه روزنامه رسمی شرکت که دارای آخرین تغییرات باشد.
توضیح یک : در صورت وجود قسمتی از مدارک فوق در سوابق نیازی به ارائه مجدد ندارد.
توضیح دو : درصورت نیاز به استعلام از اداره حقوقی منطقه ، سازمان زمین شهری ، اداره ثبت اسناد و یا سایر سازمانها این اقدامات توسط قسمت تشکیل پرونده انجام خواهد پذیرفت .
2- واحد GPS
در این مرحله سوابق جهت تعیین مختصات جغرافیائی ملک به واحد GPS منطقه ارسال می گردد که در صورت هماهنگی مالک جهت میخ کوبی و گچ ریزی حدود اربعه زمین ، برداشت مختصاتی زمین با دستگاه GPS انجام می گیرد.
3- واحد GIS
بعد از کنترل نقشه برداشت شده توسط واحد GPS و در صورت انطباق مختصات برداشت شده زمین با حدود اربعه زمین بر اساس نقشه های 2000/1 و 500/1 تائید شده توسط کارشناس رسمی دادگستری ، پرونده جهت انطباق بر روی نقشه های طرح تفصیلی منطقه به واحد GIS ارسال میگردد در واقع ملک در محل تعیین شده و مورد ادعای متقاضی (مالک) تثبیت و دارای شناسنامه و موجودیت خواهد شد .
4- بازدید
انجام بازدید از ملک جهت ثبت وضعیت ملک و برداشت و کنترل وضع موجود با سند و نقشه ها و ثبت مستحدثات از قبیل ابنیه ، چاه آب ، قنات ودرخت (درصورت وجود) و ...
می باشد که این اطلاعات در قسمتهای طرح تفصیلی و بروکف و صدور پروانه مورد استفاده قرار میگیرد.