تحقیق مقاله کاربرگ و کنترل کیفیت در حسابرسی

حسابرسی

گرچه قرنها است که حسابرسی داخلی در عمل انجام میشود اما تنها 50 تا 60 سال است که بعنوان یک حرفه نوین در سطح جهان شناخته شده است. شالوده حسابرسی داخلی بر شناخت مدیریت سازمانی مبتنی است . بنابراین حسابرسی داخلی جایگاه والا در سیستم کنترلهای داخلی دارد ( کنترلهای داخلی : مجموعه سیاستها و روشهایی است که توسط مدیریت وضع میگردد) و مدیریت واحدهای اقتصادی را در انجام دادن مسئولیتها و وظایف خود از طریق تقویت کنترلها یاری می نماید از آنجا که مدیریت هر دستگاه اجرائی ، اقتصادی مسئولیت سیستم های کنترل داخلی را به عهده دارد، بنابر این برای ارزیابی عملکرد سیستم کنترل داخلی، به گونه ای فزاینده از خدمات حسابرسی داخلی به عنوان یک ابزار مدیریت استفاده می نمایند

حسابرسی داخلی یکی از گیراترین، پرچالش ترین و پویاترین فرصتهای شغلی است که امروزه وجود دارد. حرفه حسابرسی داخلی پاسخگوی نیازهای روزافزون بالاترین رده های مدیریت شرکتها، دولت و موسسه های غیرانتفاعی همانند شهرداری تهران میباشد. مدیریت اینگونه سازمانها به دنبال اطلاعات درست درباره فعالیتهای سازمان، به ویژه کنترل عملیات و کارائی و اثربخشی آن فعالیتها میباشد. در نتیجه، حسابرسان داخلی عموماً درگیر عملیات اساسی سازمان میباشند و اغلب مورد توجه تصمیم گیرندگان رده بالای سازمان خود هستند و اطلاعات گرانبها و مهمی را برای مدیریت فراهم میکنند و از موقعیت شغلی بسیار خوبی برخوردارند. حسابرسی داخلی به دلیل داشتن تخصص حرفه ای بالاو استقلال نسبی از دیگر واحدهای سازمانی و همچنین ماهیت مسئولیتها محوله ، همواره جزئی لاینفک از شغلهای رده بالای پیشروترین سازمانها و موسسات غیرانتفاعی می باشند.

- حسابرسی داخلی مجموعه ای است از افراد متخصص و با دانش کار که وظیفه اجرای ارزیابی، کارایی کنترلهای داخلی، دستورالعملها، فعالیتها، قابلیت اعتماد اسناد و مدارک و اطلاعات حسابداری را به منظور جلوگیری از تقلب ، سوء جریانات مالی و برآورد نهایی خطر عهده دار میباشند.

حسابرسان داخلی جزء کارکنان سازمان محسوب شده و به منظور ایفاء هرچه بهتر مسئولیت خود باید در رشته حسابداری و حسابرسی و یا سایر رشته های مشابه از تحصیلات لازم و تجربه کافی برخوردار باشند. حسابرسی داخلی باید در رسیدگیهای که انجام میدهد همواره استقلال و بیطرفی خود را حفظ نماید.

استفاده از کاربرگهای حسابرسی تحت اکسل (Excel) در عملیات حسابرسی و تهیه صورتهای مالی اولیه

استفاده از کاربرگهای نهائی، اصلی و فرعی در انجام حسابرسی قطعی بوده و باید تهیه گردد. آوردن اقلام نهائی شده سال قبل، انتقال و نوشتن اقلام طبق دفاتر و تراز آزمایشی در ستون سال مورد رسیدگی، انجام اصلاحات و تعدیلات، نقل مانده تراز آزمایشی اصلاح شده پس از صدور اسناد اصلاحی، انجام اصلاحات طبقه بندی شده و تهیه مانده نهائی، عطف گذاری کاربرگهای اصلی و فرعی بهم دیگر و تهیه کاربرگهای نهایی اقداماتی است که گروه حسابرسی زمان قابل ملاحظه ای برای تهیه آن صرف می کنند. کاربرگ نهایی مبنایی برای کنترل صورتهای مالی و یا تهیه آن برای واحد مورد رسیدگی است. صدور اسناد اصلاحی پس از تهیه کاربرگها توسط صاحبکار و اصلاح کاربرگهای فرعی تا نهایی، از مشکلاتی است که صبر و حوصله حسابرسان را کاهش میدهد. از طرفی بجای صرف وقت برای رسیدگی و تهیه گزارش در شرایطی که زمان کوتاهی به برگزاری مجامع باقی مانده است، روحیه افسردگی را در حسابرسان افزایش میدهد. این موضوع در کلیه کارها و در طول چهار ماه بارها و بارها تکرار میشود و پس از تیر ماه خستگی مفرطی در روح حسابرسان باقی میگذارد. با انجام روشی که در زیر توضیح داده می شود، حدود 30 درصد از زمان حسابرسی را که عملاð تلف میشد، کاهش داده میشود. اینک مراحل انجام کار به اختصار توضیح داده میشود:

1. فرمت کلیه کاربرگهای نهایی، اصلی و فرعی تحت نرم افزار اکسل طراحی گردد.

2. کلیه کاربرگها عطف گذاری شده و مانده مندرج در کاربرگهای فرعی به کاربرگ اصلی و از کاربرگهای اصلی به نهایی لینک شود. بنابراین با کوچکترین تغییر در ارقام کاربرگهای فرعی، کاربرگ اصلی و نهایی اصلاح میگردد.

3. در اولین سال انجام این پروژه، مانده اقلام نهایی سال قبل در کاربرگهای فرعی باید وارد گردد. لیکن در دومین سال اجرا، از مانده�های نهایی کاربرگهای سال قبل کپی برداری می شود. بنابراین زمان تهیه کاربرگها با مانده نهایی سال قبل به حداقل زمان ممکن(کمتر از یک ساعت) کاهش می یابد.

4. وارد کردن اقلام تراز آزمایشی در سطح تفصیلی در کاربرگهای فرعی به دو روش امکان دارد. در روش اول، اقلام تراز آزمایشی در کاربرگهای طراحی شده تحت نرم افزار اکسل، وارد شود که در سال اول با نوشتن در کاربرگ از نظر صرف وقت تفاوتی ندارد. لیکن بلافاصله این اعداد در ستون مانده نهایی کاربرگهای فرعی، و جمع آن در اصلی و نهایی جای میگیرد. در روش دوم با استفاده از تمهیدات نرم افزار نویسی می توان، از بانک اطلاعاتی نرم افزار حسابداری شرکت استفاده کرد و اقلام تراز آزمایشی همراه با کد و عنوان حساب را وارد کاربرگهای فرعی نمود. فقط زمان اندکی برای ویرایش و دسته بندی آن باید صرف شود.

5. ثبت اسناد اصلاحی و یا اصلاحات طبقه بندی به این شیوه عمل می گردد که ابتدا سند اصلاحی و یا اصلاح طبقه بندی در پایین ترین سطح کاربرگهای فرعی وارد شود. سپس به صورت خودکار همراه با شماره سند در کنار مبلغ اصلاحی در کاربرگهای فرعی دیگر و اصلی عمل شود. سیستم، اختلافات تراز و یا عدم ثبت طرف دیگر سند اصلاحی را به ما گوشزد مینماید.

6. در پایان مانده نهایی کاربرگهای فرعی، اصلی و نهایی بر روی فرمت پیش نویس صورتهای مالی خام می نشیند. در این هنگام صورتهای مالی آماده ویرایش و جمله نویسی میگردد. همچنین صورتهای مالی در هر لحظه از مراحل رسیدگی و بستگی به تکمیل کار، آماده ویرایش میباشد.

7. در طول عملیات حسابرسی، کاربرگها بر روی رایانه اختصاصی حسابرس ارشد در حال نمایش و استفاده سایر حسابرسان است. آنها عطفهای رسیدگی خود را در قسمت تعبیه شده وارد مینمایند و در پایان عملیات حسابرسی، یک نسخه از کاربرگهای نهایی چاپ میشود و در بخشهای مربوط به خود در پرونده جاری امضا و بایگانی میشود. همچنین یک نسخه از کاربرگها بر روی دیسکت و یا سی�دی در فایل پرونده جاری بایگانی میشود.

دسترسی سریعتر به پرونده دائمی

افزایش سالانه مدارک پرونده دائمی وحجیم شدن پرونده ها، اشغال فضای دفتر کار مؤسسات حسابرسی بدلیل بایگانی پرونده های دائمی و پرونده های جاری، فرسوده شدن مدارک پرونده دائمی در سنوات متمادی بدلیل استفاده از آن و یا بایگانی در هوای نامطلوب انبارهای مؤسسات، باعث گردید روش زیر را (تحت عنوان پروژه رایانه ای پرونده های دائمی) به کلیه موسسات پیشنهاد دهیم:

1. کلیه مدارک مورد لزوم و قابل استفاده شرکتی که طی چندین سال حسابرسی شده، تفکیک گردد و مدارک مازاد بر استفاده در قسمت آخر پرونده دائمی بایگانی و بر روی کاربرگ خلاصه مدارک در قسمت آخر تهیه شود.

2. کلیه مدارک اسکن گردیده و سپس با استفاده از برنامه طراحی شده (با استفاده از چندین نرم افزار) کلیه مدارک اسکن شده در دیوایدرهای جداگانه رایانه ای بایگانی شود.

3. در هر دیوایدر رایانه ای عنوانها و توضیحات ضروری تهیه گردد. با کلیک کردن به روی هر کدام از آنها به مشاهده مدارک اسکن شده پرداخته میشود. به طور مثال در روی دیوایدر شماره 2 دائمی، یکی از عناوین، اساسنامه و خلاصه ای از آن میباشد. با کلیک کردن بر روی این عنوان به صفحه خلاصه اساسنامه لینک میشویم. در این صفحه خلاصه مفاد اساسنامه تایپ و شماره گذاری گردیده است. سپس پس از کلیک کردن روی خلاصه هر ماده به بند تفصیلی اساسنامه که اسکن گردیده لینک میشویم. همچنین مشاهده کل اساسنامه امکان پذیر است. در خصوص خلاصه صورت جلسات هیأت مدیره که باید توسط سرپرست حسابرسی تهیه گردد، جدولی در ابتدا طراحی می شود که مشخصات جلسات هیأت مدیره (شامل زمان برگزاری، شماره جلسه، تیتر موضوعات و یا خلاصه مصوبات، اعضای شرکت کننده) در آن درج شود، سپس با کلیک نمودن بر روی تاریخ یا شماره جلسه و یا موضوع جلسه به اصل صورتجلسه اسکن شده لینک میگردیم.

کنترل کیفیت در سطح کار حسابرسی اعضا ، شامل مؤسسات حسابرسی ، حسابداران رسمی شاغل انفرادی و حسابداران رسمی شاغل تحت استخدام سازمان حسابرسی و مؤسسات حسابرسی عضو ، به صورت انتخابی توسط کارگروه انجام می‌شود که در آن، ضمن بررسی پرونده‌های یک کار حسابرسی ، پرسش‌نامه کنترل کیفیت کار حسابرسی برای آن تکمیل می‌شود . کنترل کیفیت کار حسابرسی اعضا به گونه‌ای خواهد بود که هر 3 سال حداقل یک کار حسابرسی ( که گزارش آن صادر شده است ) از هر عضو  بررسی شود .

ماده6

شکایتهای مطروحه از طرف مراجع ذی‌صلاح و اشخاص ذی‌نفع در خصوص گزارشهای حسابرسی ، به تشخیص دبیرکل ، جهت بررسی موردی به کارگروه کنترل کیفیت ارجاع می‌شود . اطلاعات و رسیدگی‌های موضوع این ماده محرمانه است .

ماده7

کارگروه کنترل کیفیت ، برنامه کنترل کیفیت سالانه موضوع مواد (4) و (5) را در ابتدای هر سال تهیه و جهت تصویب به هیأت مدیره ارائه می‌نماید .

ماده8

کارگروه کنترل کیفیت جهت انجام وظایف خود حسب مورد از همکاری حسابداران رسمی  استفاده می‌کند .

تبصره 1 کنترل کیفیت در سطح مؤسسات حسابرسی و هر کار حسابرسی توسط حداقل دو نفر حسابدار رسمی ، در محل مؤسسه یا محل کار حسابدار رسمی شاغل انجام شود .

تبصره 2 همکاران کارگروه کنترل کیفیت تنها از میان افرادی انتخاب می‌شوند که :

1)      در بررسیهای کنترل کیفیت ، امتیازهای مناسبی کسب کرده باشند .

2)      در رعایت ضوابط حرفه‌ای ، سوابق نامناسب نداشته باشند .

ماده 9

پرسش‌نامه‌های تکمیل شده توسط همکاران کارگروه کنترل کیفیت (موضوع مواد 4 و 5) جهت بررسی و اظهارنظر نهایی به کارگروه کنترل کیفیت ارائه می‌شود . پرسش‌نامه‌های پیش‌گفته محرمانه است ، قبل از طرح و بررسی در کارگروه معتبر نیست و در هیچ مرجعی قابل استناد نمی‌باشد .

ماده10

ممانعت از انجام وظایف نمایندگان کارگروه کنترل کیفیت و عدم همکاری با آنان جهت بررسی وضعیت مؤسسه و یا عدم تحویل پرونده‌های حسابرسی انتخابی در زمان تعیین شده ، تخلف از مقررات جامعه حسابداران محسوب می‌شود .

ماده11

نتایج حاصل از بررسی نهایی در کارگروه به اشکال زیر مورد استفاده قرار می گیرد :

الف ثبت نتایج در بانک اطلاعاتی جامعه حسابداران 

ب رده‌بندی مؤسسات حسابرسی

ج اعلام به مؤسسه حسابرسی یا حسابدار رسمی شاغل انفرادی جهت رفع اشکالات و تعیین تاریخ مراجعه بعدی همکاران کارگروه ، جهت حصول اطمینان از رفع اشکالات.

د ارائه گزارش عدم رعایت استانداردهای حسابرسی ، آیین رفتار حرفه‌ای و مقررات عمومی جامعه حسابداران به دبیرکل جهت اقدامات لازم .

ه ارائه رهنمودهای لازم جهت رفع اشکالاتی که بر اساس نتایج بدست آمده دارای بیشترین فراوانی است.

ماده12

این آیین نامه در (12) ماده و 2 تبصره در تاریخ 17/4/1383 به تأیید شورای عالی جامعه حسابداران و در تاریخ 12/5/1383 به تصویب وزیر امور اقتصادی و دارایی رسیده و از تاریخ اخیر لازم‌الاجراست . هرگونه تغییرات بعدی در این آیین نامه ،‌ منوط به پیشنهاد شورای عالی و تصویب وزیر امور اقتصادی و دارایی است .

سیاستهای‌ کنترل‌ کیفیت‌ لازم‌ برای‌ هر موسسه‌ حسابرسی‌

کنترل‌ و بازبینی‌:

24 . دامنه‌ و محتوای‌ برنامه‌ لازم‌ برای‌ کنترل‌ و بازبینی‌ سیاستهای‌ کنترل‌ کیفیت‌ موسسه‌ را تدوین‌ کنید.

1 - 24 . روشهای‌ کنترل‌ و بازبینی‌ لازم‌ را برای‌ حصول‌ اطمینان‌ معقول‌ از اجرای‌ موثر سایر سیاستها و روشهای‌ کنترل‌ کیفیت‌ موسسه‌، تدوین‌ کنید.

1-1-24 . هدفهای‌ کنترل‌ و بازبینی‌ را تدوین‌، دستورالعملهای‌ لازم‌ را تهیه‌ و برنامه‌های‌ اجرایی‌ عملیات‌ کنترل‌ و بازبینی‌ را بررسی‌ کنید.

2-1-24 . رهنمودهای‌ لازم‌ برای‌ تشخیص‌ میزان‌ کار و معیار مورد نیاز برای‌ انتخاب‌ کارهای‌ حسابرسی‌ جهت‌ بررسی‌ را تدوین‌ کنید.

3-1-24 . دفعات‌ و زمان‌بندی‌ فعالیتهای‌ کنترل‌ و بازبینی‌ را تدوین‌ کنید.

4-1-24 . روشهای‌ لازم‌ را برای‌ حل‌وفصل‌ اختلاف‌ نظرهایی‌ که‌ ممکن‌ است‌ بین‌ بررسی‌کنندگان‌ و اعضا یا مدیریت‌ گروه‌ حسابرسی‌ پدید آید، تدوین‌ کنید.

2 - 24 . سطوح‌ مهارت‌ و کاردانی‌ کارکنان‌ شرکت‌کننده‌ در فعالیتهای‌ کنترل‌ و بازبینی‌ و روشهای‌ انتخاب‌ آنان‌ را تدوین‌ کنید.

1-2-24 . ضوابط‌ انتخاب‌ کارکنان‌ کنترل‌ و بازبینی‌، شامل‌ سطوح‌ مسئولیت‌ آنان‌ در داخل‌ موسسه‌ و دانش‌ تخصصی‌ مورد لزوم‌ آنان‌ را، تعیین‌ کنید.

2-2-24 . مسئولیت‌ انتخاب‌ کارکنان‌ کنترل‌ و بازبینی‌ را به‌ فرد یا افرادی‌ مشخص‌ واگذار کنید.

3 - 24 . فعالیتهای‌ عملیات‌ کنترل‌ و بازبینی‌ را اجرا کنید.

1-3-24 . رعایت‌ سیاستها و روشهای‌ کلی‌ کنترل‌ کیفیت‌ موسسه‌ را بررسی‌ و آزمون‌ کنید.

2-3-24. برخی‌ از حسابرسیهای‌ انجام‌ شده‌ را برای‌ تشخیص‌ رعایت‌ استانداردهای‌ حرفه‌ای‌ و سیاستها و روشهای‌ کنترل‌ کیفیت‌ موسسه‌، انتخاب‌ و بررسی‌ کنید.